文書・文章作成

研修報告書の書き方のコツを解説!すぐに使える例文とテンプレートも

研修報告書の書き方のコツ

多くの企業では研修を受けた社員に研修報告書の提出を求めることがあるようです。

研修報告書を初めて書く社員は研修の受講自体も慣れていないと思いますので、研修報告書の作成自体に戸惑ってしまうかもしれません。

実際には真剣に研修に取り組み多くのことを学んでいたとしても、研修報告書が内容の薄いものになってしまうと、上司は研修報告書作成者の研修の理解度が低いと感じられてしまうこともあるため、作成には注意が必要です。

この記事では、研修報告書の書き方やコツを説明します。すぐに活用できる例文やテンプレートも紹介いたしますので、初めて研修報告書を作成する方は、ぜひ参考にしてください。

 

研修報告書の書き方とは

研修報告書は書き方やルールが明確に決まっているものではありません。そのため、会社で指定されたフォーマットがなくては、何を書けば良いか分からないと感じる方が多いでしょう。

研修報告書という名称なのだから、研修の内容を細かく書けば良いと勘違いしてしまう方もいるようですが、それでは研修を受けたメモと代わりませんし、上司に見せる意味がありません。研修報告書には書かなくてはいけない必須項目が存在しており、それ以外にも押さえるべきポイントがあるのです。

正しい研修報告書が記載できれば、研修によって多くの知識を手に入れたこと・社員個人だけでなく組織にとってもその研修が有益なものであったことが上司に伝えられるでしょう。初めて研修報告書を作成する方以外でも、今までは研修内容を書くだけの研修報告書を提出してしまっていたと思うのであれば、この記事で研修報告書の書き方への理解を深めてください。

一般的に研修報告書は、あまり修正などの指摘をされる書類ではありませんが、作成者の評価につながっている書類であることを忘れないようにしましょう。

報告書の基本的な書き方やポイントについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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研修報告書を書く目的

研修が社内・社外どちらで開催された場合でも、研修に参加するためには多くの時間とコストが発生しています。

そのため、研修への参加・開催には必ず何らかの理由や目的が存在し、上司は研修に参加した部下が研修で何を学んだのか・何を得たのかなどの成果を知る必要があるのです。そうすることで「前任の人も受けていたから何となく受講した」「受講が習慣化しているから研修に行った」など本来であれば不要であった可能性がある研修への参加を、今後考え直すこともできるでしょう。

また研修報告書を使用すれば、その研修の成果が口頭やメールを使用するよりも上司に分かりやすく伝えられます。書類として記録に残し、社内で情報を共有することも可能になるでしょう。自分が持ち帰った知識や研修資料が社内で活用されることもありますし、実施した行動に対して記録を残すことがビジネスの基本でもありますので、研修報告書は自分のためだけに作成するものではないということです。

 

基本的な内容と書き方

会社や部署内で研修報告書のフォーマットがあれば、その書式を活用すれば良いですが、用意がない場合もあります。

研修報告書は定められたルールがありませんので、自由に作成できるのですが、必ず記載が必要な必須項目を理解しておきましょう。研修報告書の基本項目を押さえテンプレート化しておけば、絶対に伝えなくてはいけない内容が漏れることはありません。一般的にビジネスマンは会社に入ったときだけでなく、定期的に何らかの研修を受講する機会がありますので、作成したテンプレートは今後も活用できるでしょう。

研修報告書の提出方法については、メールやチャットの他にも社内の情報共有システムを使用する方法など会社によって違いがあると思います。基本的には提出方法が会社または部署で指定されると思いますので、そのルールに従ってください。

自分でも提出済の研修報告書をまとめて保管しておけば、また研修報告書を作成するときに参考にできるでしょう。

【研修報告書の基本的な項目】

・研修報告書の作成日
・研修報告書の作成者氏名
場合によっては研修報告書の提出先も記載します。

・研修名
研修会の名称をそのまま記載します。

・研修の開催日時
研修が行われた開催日と時間を記載します。

・研修が実施された会場
どこで研修が行われたかを記載します。社内の場合は使用した会議室名などを書くと良いでしょう。

・研修の講師名
複数の講師がいる場合には複数名を記載します。講師が所属する団体名・会社名も記載できると良いです。

・参加費用
社外の有料の研修を受けた場合には費用を記載します。社内での研修の場合は不要です。

・参加者
社内の場合は少人数なら参加者氏名・大人数なら人数や対象の部署名・社外の場合は大まかな人数などを記載します。

・研修内容
研修で実施された内容を箇条書きなどを活用して、簡潔に分かりやすく説明します。社外で開催された研修であれば、情報共有のために配布された資料をPDF化して添付すると良いでしょう。

・所感
研修に参加した感想になるのですが、読書感想文のような仕上がりにならないように注意します。研修内容をそのまま記載するようなことは避け、研修内容から何を学んだのか?その知識を今後の業務にどう役立てるか・応用していこうと考えているのかを記載できるようにしましょう。こちらも研修内容と同じく長くなり過ぎないように注意してください。

 

研修報告書の書き方のコツ

研修報告書の書き方のコツ

研修報告書は何も考えずに作成すると、読む側にメリットのない内容の薄いものになってしまいます。

研修を受けた報告をするだけの書類だと考えずに、研修で得た成果をアピールするためにあり、その仕上がりによっては自分の評価に直結するものだと理解しておきましょう。

ここからは研修報告書の書き方のコツについてお伝えします。どれも覚えてしまえば難しいことではありませんので、ぜひ覚えてください。

 

研修の目的を意識して書く

研修には多くの種類があります。

たとえば「新しく導入されるシステムの知識を深めるための研修」「より効率良く部署内で情報共有が行われるようにするための研修」社内の研修であれば「社内コンプライアンス研修」「新人研修」などがあるでしょう。

それぞれの研修の参加者には必ず、何の知識を得たいのか・何を学びたいのかという理由や目的が存在します。研修は社内外どちらで実施されたものであっても、時間やコストが発生しておりますので、目的に対する成果を得なくてはいけません。研修で何を学んだか・何を得たのかを書くことは欠かせませんが、研修参加前に持っていた目的が果たせているのかどうかをしっかりと記録しましょう。

研修報告書作成時には、目的に対する成果を記載するという意識を忘れないようにしてください。

 

数字などで具体的に書く

研修の内容によっては数字を使用することが難しい場合もありますが、可能な限り抽象的な表現は避けるようにして研修報告書を書きましょう。

たとえば「システム導入による効果に対する項目の説明が一番長かったので、よく内容が分かったと思う。」ではなく「システム導入による効果については30分をかけて細かな説明があり、十分その効果を理解することができました。」30分という数が重要な数字とは言えない部分ではありますが、研修の重点がどこにあったのか?文章を読むだけで伝わってくる内容に変わったと思います。

研修で得たものや学んだことも、数字で表現できるものがあれば数字を活用した表現を心がけてください。

数字を活用するだけで文章全体が分かりやすく明確な印象に変わるのです。

 

読み手にとってわかりやすく書く

分かりにくい・読みにくい・誤字脱字が多い研修報告書は、自分の評価を下げてしまう可能性があります。

「この人はケアレスミスが多いから重要な仕事は任せにくい」と感じられることのないように書類の提出前には誤字脱字がないか・文章全体が読みやすくまとまっているかを確認し直しましょう。文章は箇条書きや番号付けを活用して、簡潔でいて分かりやすいものにする工夫も必要です。

読み手の立場に立って伝わりやすい文章を書けるように心掛けます。

また「ですます調」「である調」を混在させないようにしてください。「ですます調」と「である調」の混在した文章は違和感があり、美しい文章とは言えません。

「研修では新規システムの目的や効果と具体的な導入方法の説明があった。新規システムの導入に欠かせない知識を手に入れられたと思います。」

上記が「ですます調」「である調」の混在した文章です。

ビジネス文書ではどちらの書き方をしても良いと言われていますが、どちらかの書き方に統一するようにしてください。長文や記載する項目が多い書類だと、この混在ミスがよく発生してしまいますので注意しましょう。また、本来この注意事項は研修報告書に限らずビジネスで使用する書類全てに言えることですので、覚えておく必要があります。

 

今後への活かし方を明記にする

研修に参加することは目的ではありません。先ほども説明いたしましたが、研修によって何を学び・何を得るか?さらにその経験と知識今後どのように活かしていくか?が重要なのです。

特に研修報告書の「所感」は、感想文のようになりがちな項目でもあります。「難しかった」「おもしろかった」「おどろいた」などの個人的な感想は、文章全体を幼稚な印象に変えてしまいますので、極力書かないように注意してください。

「今回のビジネスマナー研修ではビジネスマナーの基礎を学びましたが。知識としてのマナーを身につけることができましたので、これからは業務による実践にてより理解を深めたいと思います。」

「新規システムの活用方法や活用事例を学びました。自社でも同様の効果が期待できると感じています。よりその効果を高めるためにも、システム導入時の基礎知識を多くの社員で共有したいと考えています。今回の研修会で手にした知識や資料を元としてシステム導入前の研修会の開催やマニュアル配布の準備を進めます。」

このような表現で研修の所感を記載すると、研修で得た・学んだことがすぐに業務で活用されていくことが、読む側に伝えられるでしょう。

研修で得たことは今後の業務で活かされてから会社にとってのプラスに働きます。研修報告書を読んだ相手に、自分が研修に参加しただけで満足してしまっている印象を持たれないように気をつけてください。

 

研修報告書の例文・テンプレート

最後に、研修報告書の例文とテンプレートを紹介します。

内容を変更すれば、どのような業種でも応用できる書式を用意致しましたので、ぜひ活用してください。

こちらでは文書で作成していますが、エクセルなどを活用して表にしておくと、より文章を読みやすくなるでしょう。

提出日:2020年○月○日(○)
氏名:総務部 〇〇
題名:研修報告書
概要:2020年○月○日、「2020年度新入社員向けビジネスマナー研修」を受講しましたため、下記の通り報告いたします。
研修名:2020年度新入社員向けビジネスマナー研修
開催日時:2020年○月○日 9:00〜17:00
研修会場:東京営業所 大研修室A
講師:株式会社ビジネスマナー研修所 鈴木美恵子氏
参加者:2020年度新入社員30名

研修内容:
・ビジネスにマナーが必要な理由
・ビジネスマナーの基本
・正しい身だしなみと姿勢・態度
・正しい敬語・言葉遣い
・来客対応(トレーニング含む)
・訪問対応(トレーニング含む)
・電話応対(トレーニング含む)
・確認テストと復習(文書テストと口頭のテスト)

所感:
ビジネスマナーの基本的な知識を学ぶことができました。今まで経験のなかった来客対応・訪問対応・電話対応はトレーニング形式で行われ、実践的な経験ができたと思います。
研修内でも復習の時間が設けられましたが、今後自主的に復習と実践を繰り返し、ビジネスマナーをしっかりと身につけていきます。

出張報告書や議事録などその他の報告書についてはこちらの記事もご参考ください。

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報告書の書き方を学ぶのにおすすめの書籍

研修報告書に限らず報告書は様々な場面で書くことを求められるため、報告書の基本的な書き方についての本を持っておき、必要に応じて参照すると報告書を書く能力アップにつながります。以下に参考になる書籍をご紹介します。

仕事の基本 正しい報告書・レポートの書き方

日報、議事録、提案書などのビジネスシーンでよく使われる報告書をテーマとして取り上げており、「ありがちなNG表現」「好感度UPの表現」などポイントを絞った解説で、初心者でも、正確な報告書・レポートを簡単に書けるように構成されています。また、文例が122と多く、様々なシーンで具体的な例を見ながら報告書を作成することができるようになっています。

報告書の書き方(日経文庫)

ポケットサイズに充実した内容の日経文庫の書籍です。コンパクトにまとまっているので日々の通勤時間などで勉強することができます。

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

報告書に限らず、「文章を論理的に書く方法」について、情報を整理・構造化するところから詳しく記載されている名著です。内容は高度ですが、こちらの内容を理解すれば様々な文章作成に応用できる能力を身に着けることができるでしょう。ワークブックも販売しているので、書籍で理解したことをワークブックで実践してみる、というトレーニングが可能です。

まとめ

研修報告書の書き方や、すぐに活用できる例文とテンプレートについて説明いたしました。

特に会社に入ったばかりで研修報告書の作成をする場合には、研修報告書が社内で初めて提出する文書になることもあり、作成自体に緊張してしまうかもしれません。

基本的な項目が漏れていないか・読む側が読みやすく分かりやすい文章であるかに気をつけ、研修で得られたことと今後にどう活かしたいと考えているのかを明確に記載しましょう。

最適な研修報告書が作成できれば、自分が研修で十分な成果を得たという事実を上司に伝えられます。

 

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