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会議で使える!議事録の取り方の基礎から上級スキルまで徹底解説

議事録の取り方

上司や先輩から初めて議事録を依頼されたとき、まず議事録の取り方が分からずに困ってしまうと思います。

議事録の取り方は誰もが知っている知識とは言えませんので、実際に議事録の作成担当にならなければ調べることもないでしょう。

この記事では、誰にでも伝わりやすい議事録を取るための基礎知識から上級スキルまで詳しく説明いたします。これから議事録の取り方について学びたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

議事録の取り方をマスターする必要性

議事録は取り方に明確なルールがあるわけではありませんが、守らなくてはいけない基準がいくつか用意されています。そして議事録の取り方をマスターするためには、その基準を理解しなくてはいけません。

議事録は会議の内容をまとめるために作られるのに、なぜそのような基準が存在するのでしょうか?

 

社内の時間の損失を防ぐため

議事録が一般的な基準を満たしていない場合は、議事録に必要な情報が不足しているということになり、議事録を読んだ人が確認のために時間を割くような非効率な事態が起こってしまいます。もしくは上司の確認段階で、議事録の修正を何度も繰り返す必要性もあるでしょう。

どちらにしても、このような状態では多くの社員の時間を無駄に奪ってしまうことになります。逆に考えれば、優れた議事録は業務効率化の役割があるとも考えられ、「ただの会議の記録」ではないことが分かります。

 

会議内容を正確に理解してもらうため

議事録は会議の証拠資料にもなる書類です。議事録は数ヶ月後・数年後に誰が見直しても、会議の決定事項や決定までの流れを理解する非常に便利な存在なのです。

また、会議に参加していない社員に、会議の内容を伝える役割も持っています。そのためには会議に参加していなくては理解しにくいような書き方を避け、誰が読んでも分かりやすい文章しなくてはいけません。

また会議に参加した社員でも、時間の経過や個人の解釈によって記憶の相違が発生してしまうことがあります。議事録があれば、「あの時はああ言ったのに」「いや、こうだった」などという意見のすれ違いを防ぐことが可能でしょう。

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議事録の目的を知る

伝わりやすい議事録の取り方をマスターするためには、議事録作成のそもそもの目的を明確に知る必要があります。ここからは、議事録を取る目的について理解を深めましょう。

 

会議内容を周知する

議事録の一番の役割は、会議の内容を参加者と会議に参加していない関係者に周知することにあります。また、会議の決定事項を知らせるだけでなく、決定に至った経緯なども分かりやすく伝えられると、決定事項に対して疑問点を持つ人も少なくなるでしょう。

会議に参加していない人が何かの質問をしたいと思ったときにも、誰がどのような発言をしたかが議事録に残されていれば、誰に質問をするべきかが分かるようになります。

 

ネクストアクションを明確にする

ほとんどの会議では、決定事項とともに次に行うべき行動「ネクストアクション」が話し合われます。決定事項以外にネクストアクションも議事録で伝えられれば、会議の参加者からの指示の理解が深められたり、たとえ指示がなかったとしても今やるべきことや方針を会議に参加していない多くの社員が理解できるようになるのです。

 

情報を適切に保管する

議事録がなくては、会議の内容だけでなく会議が行われたという事実を残すことすらできません。どんなの重大な決定事項が定められたとしても、議事録が存在しなければ、その決定事項がなぜ・どのように決められたかが分からないままになります。

議事録という形で記録を保管しておけば、会議が行われた何ヶ月・何年先でも決定事項や会議内容を誰もが理解できるようになるのです。

 

議事録の取り方:基礎編

議事録の取り方

議事録の目的について理解を深めることができましたが、ここからは議事録の取り方を具体的に学んできましょう。まずは、議事録の基礎から説明していきます。

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普段の議事録をもとに事前に準備する

基本的に、普段社内で使っている議事録のフォーマットを参考にしましょう。会社によって好まれる議事録の書式には多少の違いがありますので、過去の議事録を参考にするのが一番の近道であると言えるでしょう。

【議事録に必要な基本項目】

・議事録の作成日と曜日
・会議名
・会議の実施日と曜日・開始時間と終了時間
・会議の開催場所(会議室名など)
・会議の出席者(役職順に記載すると良い)
・会議の議題(複数ある場合は全て記載)
・会議ないで出た質疑応答内容(発言者の名前も記載)
・会議で決定された決定事項(複数ある場合は全て記載)
・次回の会議までの課題(複数ある場合は全て記載)
・補足事項
・次回の会議の開催日時
・次回の会議の議題(複数ある場合は全て記載)

企業によって追加事項があることも考えられますが、基本的には上記の内容が記載されています。

議事録を取るときには、あらかじめ会議の開催前に記入できる部分を書いておくと良いでしょう。また、参考にする議事録がない場合は上記の内容でテンプレートを作成しておくのもおすすめです。

 

会議の目的・経緯を事前に把握する

本来であれば議事録を取る担当でなくても心がけるべきことなのですが、議事録を取る場合には通常の会議参加時よりも、会議の内容を事前にしっかりと理解しておく必要があります。

「会議に参加すれば良い」「聞いていれば良い」という考えではなく、会議の開催目的・開催意図・会議の流れを把握するようにしましょう。そうしないと、会議が進むうちに流れについていけなくなってしまう恐れがあります。今後どのように会議が進むかを頭に入れておけば、議事録の全体像も会議開始前から見えている状態が用意できるのです。

 

文語体として要約する

会話形式の文章のことを口語体、文章として読みやすい文型を文語体と言います。会議は会話を繰り返しながら進められますので、会議の内容をそのままセリフのように書き残せば口語体の議事録になりますが、それでは会議の雰囲気は伝わるものの、結論が非常に分かりにくくなってしまいます。

そのため、議事録は文語体で作成することが好ましいです。ここでは、口語体と文語体を文章にして見比べてみましょう。

【口語体】
山田主任「新商品パッケージのデザインは企画課に任せるから、とりあえず何点か作ってみてもらえる?」
田中課長「分かりました。では新商品パッケージのデザインサンプルを数点作りますが、大体いつ頃までに提出すれば良いですか?」
山田主任「できれば、今週中だと助かるな。」
田中課長「かしこまりました。今週金曜日までに作成させていただきます。」
山田主任「じゃあ、デザインサンプルを見て方向性を決めていこうか。サンプルができたら連絡をして。」

【文語体】
・新商品パッケージを10月20日(金)までに第一案を作成し主任に提出(田中課長)
・新商品パッケージ第一案を確認後、イメージのすり合わせ予定(山田主任)

ご覧のように、口語体よりも文語体の方が、分かりやすく会議の要点をまとめられます。

口語体→文語体の変換作業は経験が少ないと思いますので、初めはどこまで要約すれば良いのか迷うこともあると思いますが「分かりやすく簡潔に」というポイントに注意して、作業を進めていきましょう。

 



読む人の視点で要点を編集する

議事録を取る担当者は会議に参加しているため、つい会議の参加者を前提として議事録を取ってしまう傾向がありますが、それでは会議に出席しなかった人に会議の内容を伝えることが難しくなってしまいます。

つまり、議事録を取るときには「会議に参加していない人にとっても理解しやすいか」を考えなくてはいけないということです。誰にでも理解しやすい議事録を取るコツとして、5W2Hを意識する方法を紹介しましょう。

5W2Hとは

・What(何を)
・When(いつ)
・Who(誰が)
・Where(どこで)
・Why(なぜ)
・How(どうやって)
・How much(いくら)

上記の頭文字を数えたものです。

たとえば、「販促企画Aの実施が決まった」だけでは疑問点が多い文章ですが、「新商品の周知を広めるため、販促企画Aを10月中に営業部が実施することが決まった。日時・場所・予算は、次回の会議までに検討する。」という部分まで説明すれば、明確に理解することができます。

このように5W2Hを意識した議事録があれば、「販促企画Aはどの部署が実施するのか?」「販促企画Aはいつどこで行うのか?」「販促企画Aは何のために行うのか?」などの疑問点を各自が確認する手間を省けるでしょう。

また客観的意見を取り入れるためにも、議事録は共有前に一度上司に確認してもらうことも大切です。

 

当日中に共有する

議事録を取るポイントでもありますが、可能な限り議事録は当日中に共有するようにしてください。当日中の方が自分自身も会議に対しての記憶がしっかりしていますし、議事録の決定事項には当日・翌日から反映されるべき内容があることも考えられます。

会議に参加できなかった人が議事録の共有を待っている可能性もありますので、なるべく早く議事録を共有する必要があるのです。鮮度の低い議事録は「口頭で参加者に聞いた方が早い」と感じられてしまうでしょう。

 

議事録の取り方:上級編

議事録の取り方の基本的な知識をお伝えしたので、ここからは上級者向けに議事録を取る際のテクニックを紹介したいと思います。

「まずは基本的な知識だけで」と思わず、ぜひ上級者向けのテクニックも取り入れてみましょう。分かりやすい議事録をはじめから取れれば、議事録を読んだ相手に「仕事のできる人間」として評価されることも期待できます。

 

図を駆使してメモを取る

議事録の担当者は、誰よりも会議の内容を理解しなくてはいけません。しかし、中には会議の内容が非常に複雑で、咄嗟に文章だけでメモができないと感じることもあるでしょう。最終的には文書にするとしても、まずは自分の理解を深めるために図や簡単な絵などを駆使してメモを取れば、会議をより短時間で理解しやすくなります。

また、メモを取りながら会議に参加している中で、余裕があれば議事録にどうまとめていくかまで考えておくと、議事録作成がよりスムーズに進められるようになるでしょう。

 

議事録を共有する際のメッセージを作っておく

先ほど議事録は会議終了後なるべく早く共有するべきものであるとお伝えしましたが、そのためには会議開始前に、できる限り多くの手間を省いておくことをおすすめします。

たとえば、メールやチャットで議事録を共有しているのなら、議事録と一緒に送る文章を先に作成しておき、議事録が完成したらすぐに発信ができる状態を用意しておくのも良いでしょう。また、今後も議事録を取る可能性を考え、メッセージをテンプレートにしておくのもおすすめの方法です。

議事録のテンプレートについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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ツールやアプリでさらに効率化

議事録は本来の業務とは別に行う作業ですので、何時間も時間をかけることはできないと思います。つまり議事録を取るためには効率良く作業を進める必要があるのです。そのため、議事録作成を効率化するツール・アプリを活用すると良いでしょう。

たとえば、録音・音声入力アプリを活用して会議そのものを録音し、議事録作成時に再度会議内容を確認するという手段もあります。

また情報共有ツールとして有名なflouu(フロー)を導入すれば、議事録の共有作業が非常にスムーズに進められるようになります。flouu(フロー)には優れた文書テンプレートが豊富に用意されていますので、議事録だけでなく他の文書を作成する時間も大幅に削減できるでしょう。

利用できる方法は積極的に取り入れ、より短時間で分かりやすい優れた議事録を取れるようになれば、議事録を読んだ相手からの評価を高める効果も期待できるでしょう。

議事録作成アプリ・ツールについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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まとめ

議事録の取り方について基礎から上級スキルまでを解説いたしました。

どの方法もそれほど難しくないと感じられたのではないでしょうか?初めは注意点が多いと思うかもしれませんが、回数をこなすうちに効率良く優れた議事録を取れるようになります。

議事録を取ることで身につけたテクニックは、今後の業務で活かされる機会も多いでしょう。

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