テレワーク

テレワークの課題と改善策!テレワーク導入前に知っておくことまとめ!


テレワークには、業務の生産性を高める・従業員満足度の向上など多くのメリットがあります。

しかし残念ながら、テレワークはただ「導入すれば良い」というものではないため、テレワーク導入後に生まれた課題やトラブルを解決できず、思うような成果が得られない場合もあるのです。

この記事では、テレワークにある課題やその改善方法を紹介します。自社でテレワークを成功させたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 テレワークに失敗する企業は多い

日本でテレワークという働き方が一般的になったのはここ数年の間ですが、アメリカの企業では1990年代からテレワークの導入が始まっています。

しかし、そんなテレワークの先駆者的な存在であるアメリカでも、テレワークの導入に失敗し、テレワークを廃止している企業がいくつもあるのも事実です。

テレワークを廃止した理由は企業によって変わりますが、その代表的なものにはチームワークの欠如や生産性の低下があげられます。

 

現在テレワークが広がりつつある日本企業に目を向けてみると、アメリカに比べてアナログな業務が多く、テレワーク導入前にペーパーレス化が進められていない企業も珍しくありません。

さらに日本特有の印鑑文化や、マネジメント層が新しい働き方を嫌がる国民性もテレワークの浸透を妨げ、より多くの課題を増やしていると言えるでしょう。

日本の企業でのテレワークの成功は、アメリカ以上に困難であると言っても過言ではないということです。

テレワークの課題と改善方法

ここからはテレワークが抱える課題と、その改善方法を説明しましょう。

改善方法を把握し対策を準備しておけば、テレワーク導入後に起こり得るトラブルを防げます。

コミュニケーション不足になる

オフィスでの勤務では、社員同士は特別意識せずにコミュニケーションを取りながら業務を進めていますが、テレワークになるとチャットやビデオ通話などを活用しなくてはコミュニケーションが取れません。

そのため、テレワーク中はコミュニケーション不足を原因として社員同士に認識のズレが生まれ、大きなトラブルにつながる・チームワークが低下するなどの問題があるのです。

 テレワークのコミュニケーション不足を防ぐためには、まず「テレワークではコミュニケーションを意識的取る必要がある」ことを社員に自覚させる必要があります。

さらに、手間を感じずにコミュニケーションが取れるチャットツールなどを利用し、コミュニケーションが活性化しやすい環境を整えましょう。

リーダーがチーム内で積極的なコミュニケーションを取り「質問しやすい環境」「提案しやすい環境」を構築すれば、オフィスでの勤務以上に密なコミュニケーションが取れるようになります。

部下のマネジメントが難しくなる

テレワークの課題の一つに、マネジメントの困難さがあります。

部下の働きぶりや状態が見えにくくなるため、オフィスでのマネジメントと同じ方法で部下を管理することはできません。

マネジメント不足に陥ると、担当者ごとに業務量にムラが生まれたり、チーム全体の生産性が低下する恐れがあります。

業務内容や進捗を把握できなければ、正当な評価をすることも難しくなるでしょう。その結果、部下のモチベーションも下がってしまうのです。


このような問題は、情報共有ツールを用いたドキュメント・タスク共有で解消できます。

代表的な情報共有ツールであるflouuでは、一つのドキュメントを複数のメンバーで同時閲覧・リアルタイム編集が可能になっています。

そのためお互いの距離を感じず、その場にいるような感覚でドキュメントの参照・評価が行えるでしょう。

また、ドキュメントのコメント機能を活用すれば、ドキュメント上で情報のやり取りが可能で、ドキュメントに対しての修正指示や提案が伝わりやすくなります。

テレワークでも適切なツールを用いることで、上司は部下の業務の進捗・成果を簡単に把握できるということです。

情報漏洩の恐れがある

テレワークでは、今まで社内でしか扱わなかったような機密情報を社外に持ち出す機会が増えます。

そのため、端末の紛失・盗難の他、ウイルス感染や公共Wi-Fi利用を原因とした情報漏洩が起こる可能性があるのです。

情報管理の観点で考えれば、プライベートで使用しているようなSNSツールをビジネスで利用することは、非常に危険であると言えます。

テレワークで利用するツールはビジネスに特化し、万全のセキュリティ対策が施されているものを選定しなくてはいけません。

また、社員に情報管理の重要性を教育する必要もあるでしょう。

テレワークを失敗させないためのポイント

テレワーク時の課題と改善方法をお伝えしました。最後に、テレワークの失敗を防ぐための具体的なポイントを紹介しましょう。

事前準備を行う

テレワークの課題・改善方法でもツール導入の重要性をお伝えしていますが、テレワーク開始前には「テレワークが成功するための環境づくり」が欠かせません。

テレワークの成功は事前準備に掛かっていると言っても良いのです。

先ほど紹介したflouuのような情報共有ツールは複数存在していますが、それぞれ用意されている機能は違います。

自社が活用したいという機能が搭載されているツールを選べるようにしてください。

情報共有自体が複雑なシステムの場合には、社員にツールの使用を避けられてしまう恐れもあります。

情報共有ツールの選定時には、シンプルで誰でも使いやすいと感じられるものを探しましょう。

ほとんどの情報共有ツールは、無料の試用期間が設けられています。この試用期間を活用し、実際の使い心地を確認した上でツールを選ぶと良いです。

テレワークのメリットを社員に周知する

どのようなことでも、新しい取り組みを行うには一定数の反対意見・抵抗があるものです。

特にメリットの感じられないことは浸透しにくく、一部の社員から嫌煙されてしまう恐れもあるでしょう。

テレワーク導入時には、テレワーク導入の理由と共に、導入後に企業全体・社員個人が得られる効果やメリットを社員全員に理解してもらう必要があります。

さらに、多くの場合は、企業内にテレワークが不可能な部署も存在するため、部署ごとに不公平感が生まれないようにする工夫もしなくてはいけません。

つまりテレワーク導入時には、情報共有ツールを使ったテレワーク環境の整備の他にも、企業側の体制や社員の意識といった面の事前準備も欠かせないということです。

テレワークのルールを作る


多くの方にとってテレワークは新しい働き方であり、テレワーク自体に常識や慣習が生まれていません。

そのため、一定のルールを設けて円滑に業務が進められるようにすると良いでしょう。

ルールは覚えることが難しい内容のものは避け、マニュアルやガイドブックにして共有するようにします。

【テレワーク時の代表的なルール】

・勤怠の入力・報告方法

・必ず連絡を入れる時間の設定(勤務開始時・終了時など)

・情報共有の頻度の設定(毎日1回以上など)

・技術トラブル発生時の連絡先(システム部への連絡など)

まとめ

テレワークの課題と、その改善方法について説明いたしました。

テレワークを成功させるためのポイントでお伝えしたように、テレワークは事前準備が十分に行われているかどうかが重要です。

テレワークの導入前には、この記事で紹介した内容を参考にしっかりとした準備を行いましょう。

特に情報共有ツールの選定時は、自社が求めている機能を明確にしておいてください。

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