情報共有

メールを使った情報共有はもう古い?業務効率化を進める情報共有の方法を徹底解説!


メールは遠方にいる相手や社外の相手にも情報を伝えるために適しており、連絡内容が残せるなどのメリットから、情報共有の優れた手段としてビジネスの場で多く利用されていました。

しかし今では共有するべき情報の量が増え、最新の情報を追いかけることが重要視されるようになったため、メールを使った情報共有が非効率になってしまう場合があります。

特に新しい取り組みに抵抗を感じる方は、メール利用の情報共有を好むようですが、その他のツールを取り入れることで情報共有だけでなく業務全体を効率化させられるのです。

この記事では、メールで情報共有をするメリット・デメリットと、情報共有ツールの利用で何が変わるのかを説明しましょう。メールの情報共有に不満を感じているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

情報共有をメールで行う際のメリットとデメリット

まずは情報共有をメールで行うメリットとデメリットを紹介しましょう。両方を面を理解し、自社に最適な情報共有の方法について考えてみてください。

 

メールで情報共有するメリット

メールを使って情報共有を行うメリットには次のようなものがあります。

 

新システムを探す手間が省ける

一般的な企業ではすでにメールを導入しているため、情報共有を目的として新しいシステムを探す必要がありません。社員は入社と同時に自分のメールアドレスを受け取ります。

既存のツールだけで情報共有を行いたいと考えているのであれば、メールを活用することになるでしょう。

 

導入コストがかからない

メールを使用していない企業は非常に稀であることから、情報共有にメールを使う場合は特別なコストが発生しません。無料で情報共有ができると言えますが、メールによって情報共有自体が非効率になり、業務の妨げになる可能性はあります。

 

メールで情報共有するデメリット

メールで情報共有をするメリットは、情報共有のためのシステムの導入コストや選択の手間が省けるという点があります。しかし、メールによる情報共有にはメールの性質上カバーすることが難しいデメリットも存在しているのです。

 

相手が情報を確認したか分からない

メールにはチャットや情報共有ツールと違って「既読」「閲覧済」機能がありません。そのため、メールを送った相手が本当にメールを確認したのかが分からないのです。万が一送信したメールに宛先間違いがあった場合にも、メールを受け取った相手から間違いを指摘されない限り自分のミスに気づきにくいでしょう。

受信者がメールを読むタイミングが分からないため、スムーズに話を進めにくいこともあります。

 

相手にメールを読んでもらえない可能性がある

メールを受け取っている人の中には毎日100通以上のメールを閲覧・整理している方もおり、すべてのメールに目を通しているわけではありません。重要なメールであっても誤って削除されてしまう・読まれないことも考えられるでしょう。

もちろん、メールによる情報共有では送信したメールを相手がどのように扱ったかを確認することもできません。

 

メールを受け取った相手の反応が分からない

メールを確認した相手が返信をしてくれない限り、自分が送った情報に対する相手の反応は分かりません。情報に修正が必要な場合にも、相手からの指摘がなければ情報はそのままになってしまううでしょう。

特に迅速な対応が必要な情報にとっては、相手の反応が分からない状態は大きな問題であると言えます。大きな修正が必要な情報も、相手からの反応を待たなくては何もできないということです。

 

複数の相手とのやり取りに向いていない

メールは複数の相手に一斉送信することができますが、一斉送信されたメールに対しての返事は一人ひとりに対応する必要があります。

例えば10人に会議の日程のメールを送った場合、10通の返信を確認しながら日程調整を行い、一人ひとりにメールを返さなくてはいけないこともあるでしょう。ただ情報を送るだけであればメールでも複数の相手へ情報配信ができるのですが、その後のやりとりには多くの労力がかかってしまうのです。

 

スムーズにコミュニケーションが進まない

チャットや情報共有ツールのコメント機能では、スピーディーにメッセージを送り合えますが、メールでは受信・送信作業が必要となり、相手のメール確認前に次のメールが来てしまう・メールの行き違いでなかなか話が進まないような問題が起こりやすいです。

特に複数の相手と連絡を取り合うためには、非常に効率が悪いと言えるでしょう。

 

膨大な量のメールが行き交うようになってしまう

日本にはメールの宛先とは別に、情報に関係性のある人物をCCやBCCに含めるという習慣があり、社員全員が必然的に受け取るメールの数を増やしてしまっています。

メールの確認作業だけで多くの時間が割かれ、本来の業務に支障をきたしている事例も多いです。扱うべきメールの量が増えることで、情報の確認漏れが起こりやすくなります。

 

共有できる情報に制限がある

メールで送れる情報には限りがあり、どの企業でも送受信可能なデータサイズが定められています。また、テキスト以外をメール本文に使う自由度が低く、文章では説明が難しい情報の共有には向いていないでしょう。

 

送信後の修正ができない

メールは「送信」ボタンを押してしまってからの修正や送信取り消しができません。そのため、一度送った情報を変更したいと考えた場合も何も対策が取れないのです。

 

情報共有に情報共有ツールを使うということ

メールを使った情報共有のメリットとデメリットをお伝えしました。情報共有をスムーズに進めるためには、社内の情報共有をサポートしてくれる機能を持ったツールを使用するという方法もあります。

 

情報共有ツールとは

情報共有ツールとは情報共有が円滑に行えるための機能が搭載されたシステムのことで、情報共有が重要視されている今では多くの企業がこの情報共有ツールを活用しています。

情報共有ツールの代表的な機能は下記の通りです。

・情報の作成・共有
・情報の検索
・情報の管理
・情報ごとの権限設定
・情報へのコメントやチャット機能

また、複数のデバイスに対応しているツールが多く、パソコンだけでなくタブレットやスマホを使って情報共有ができるようになっています。

 

情報共有ツールの利用で変わること

情報共有にメールを使用していた企業が情報共有ツールを使うことで、どのような変化があるのでしょうか?ここからはツールの利用によって企業が得られる効果をまとめました。

 

同時編集・閲覧機能で情報をリアルタイム編集できる

情報共有ツールでは共有した情報を複数のメンバーで同時に閲覧し、コメントを書く・その場で修正することができます。変更内容やコメントはリアルタイムで情報に反映されるため、相手がその場にいるかのような感覚で情報を編集可能です。

メールでの情報共有では、メールで情報を伝える・情報の変更内容の指示を受ける・修正した情報を再度メールで送るという作業が必要で、場合によっては何度もこの作業を繰り返さなくてはいけませんが、リアルタイム編集によって非常に効率良く情報を完成させられるのです。

 

閲覧済みのメンバーを確認できる

情報共有ツールでは情報を閲覧したメンバーの確認や、未閲覧のメンバーへのアラーム機能などが用意されています。そのため、相手が情報を見たのかが分からない状態を防ぎ、情報の伝達漏れも怒らなくなるでしょう。

情報を確認してもらった後に直接話をしたいと考えているのであれば、閲覧済みをチェックした上で電話や訪問を選ぶと良いです。

 

情報を中心にしたコミュニケーションが促せる

情報へのコメント・チャット機能を使えば、情報を中心としてコミュニケーションが進められます。一つのチャットで複数のプロジェクトの話が混在してしまうようなことを避け、テーマを絞った効果的な話し合いができるのです。

メールと違って複数のメンバーがたくさんのメッセージを書き込んでも、確認に時間がかかったり連絡の行き違いが起きたりすることはないでしょう。

 

検索機能を使って必要な情報がすぐに手に入る

メールにも検索機能は搭載されていますが、情報共有ツールでは部分一致や完全一致の指定などより細かな検索設定によって必要な情報がすぐに手に入れられます。情報検索にかかっていた時間を節約できれば、業務全体を効率化可能でしょう。

キーワード検索をしたものの検索結果に膨大な量のメールが表示されてしまい、何通もメールの内容を確認しなくてはいけないような状態を防ぎます。

 

情報ごとに権限を設けられる

情報共有ツールの大きな特徴として、情報ごとに権限を設けられるという点があります。メールでは送信先を絞ることでしか情報の権限を変えられませんでしたが、情報共有ツールを使えば閲覧権限・編集権限などを個別に設定できるのです。

より情報管理が行いやすくなるでしょう。

 

最新の情報が相手に伝えられる

メールで情報共有をしていると、相手が最新の情報を確認できているかが分かりません。例えば相手に最新データを送ったとしても、相手がそのデータで古い情報を書き換えてくれたのかは把握できないでしょう。相手が受け取った情報をどのように扱うのか送信者に伝わらないのです。

情報共有ツールであれば情報の共有相手と自分は同じデータを確認しているため、このような問題は起こりません。

また、情報共有ツールのバージョン管理機能を利用すれば、古い情報と新しい情報が混ざってしまうこともないでしょう。

 

おすすめの情報共有ツール3選!

情報共有ツールには情報共有に必要な機能が備わっていることから、情報共有がうまく進まないと考えているのであれば、情報共有ツールを利用す流と良いでしょう。ここではおすすめの情報共有ツーを紹介します。それぞれの特徴を比較して、自社に最適なツールを選べるようにしてください。

 

flouu

flouuは、複数のメンバーによる情報のリアルタイム編集・チャット機能が搭載されており、メールでの情報共有では想像できないようなスピード感を持って情報を理想の形に仕上げられます。

社内に散らばっている情報を集約して管理でき、優れた検索機能があることから、必要な情報をすぐに手に入れられるでしょう。情報作成・編集・検索・閲覧に必要な労力と時間が大幅に削減され、業務全体を効率化できるのです。

【flouuの費用(30日間/1ユーザーあたり)】
・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
・ORCオプション 220円
※14日間の試用期間あり

 

Confluence

同時編集に優れ複数のメンバーで共同作業を進める機能に優れているConfluenceは多くのテンプレートを用意して、より情報共有にかかる労力を少なくしています。ソーシャル機能によってオープンな情報共有が実現し、適切なフィードバックが受けられるようになるでしょう。メールに比べて短時間で情報作成・迅速なフィードバックが手に入るということです。

また、無料の試用期間とは別にフリープランが用意されているため、プライベートの個人利用にも適しています。

【Confluenceの費用(1ヶ月間/1ユーザーあたり)】
・Free 0円
・Standard 660円
・Premium 1,250円
・Enterprise  要見積
※7日間の試用期間あり

 

esa

esaは、情報を発信しやすいシステムにこだわっており、不完全な情報でも共有して社員全員で情報を育てていくという考えで情報共有を進めるツールです。情報共有を行う行動自体のハードル下げ、アウトプットが習慣化しやすい環境を作るのです。

メールでは完成した情報をやり取りすることが一般的であるため、esaを使えば今までとは違った情報共有が社内に定着するでしょう。

【esaの費用(1ヶ月間/1ユーザーあたり)】
・500円(ユーザー8人まで)
※無料の試用期間2ヶ月間

 

まとめ

メールを使った情報共有はスピーディーな対応が難しく、情報共有が思うように進められない恐れがあります。情報共有では最新の情報が迅速に伝えられる・確認できることが大切なので、多くの情報を扱っている企業ほど、スピード感が重要視されるでしょう。

情報共有に特化したツールを使えば、社員が情報共有のために使う労力も最小限に抑えられ、情報共有自体がスムーズに浸透しやすくなります。この記事を参考に、自社に最適な情報共有ツールを導入して、効率良く情報共有が進められるようにしましょう。

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