文書・文章作成

文書管理の分類方法まとめ!分類方法ごとのメリット・デメリットと文書分類のポイントとは?


文書管理を行う際には適切な分類分けが欠かせません。正しい分類分けが全社員に徹底されれば、文書の量がどんなに多くなっても文書が管理できないほど混乱してしまうことはないでしょう。

企業で行う文書管理は社員全員で取り組むものであるため、誰にでも分かりやすい分類を設定する必要があります。

この記事では文書管理時に行う分類分けの基本とポイントを紹介しましょう。文書管理の分類が上手くできていないと感じているのであれば、ぜひ参考にしてください。

文書分類の方法

文書分類の方法は大きく分けて3つあります。それぞれの方法にメリット・デメリとが存在するため、自社に最適な分類方法は何か考えてみましょう。

ワリツケ方式

ワリツケ方式の文書分類ではトップダウン的に文書を分類する方法を管理部署が決定し、分類→中分類→小分類というように文書を分けていきます。具体的には、総務部などの文書管理を任されている主管部門が全社の文書分類ルールを作成することが多いでしょう。

ワリツケ方式のメリット

ワリツケ方式は文書管理部門の指導のもとで分類分けが行われることから、文書の分類がスピーディーに進められるというメリットがあります。

さらに、企業全体で同じ方法を使って文書を分類分けするため、文書管理部門が文書を管理しやすく、人事異動で社員が部署を移動しても文書管理の方法を覚え直す必要がありません。

ワリツケ方式のデメリット

ワリツケ方式では文書管理部門は各部の業務分析を行なった上で分類ルールを決定しますが、実務担当者の意向に沿っていない場合もあり、運用に手間がかかってしまう・実務的ではない分類方法を設定してしまう恐れがあります。

ワリツケ方式を行うのであれば、実務担当者と文書管理部門で十分な認識合わせを行うべきでしょう。

ツミアゲ方式

ツミアゲ方式では、ワリツケ方式とは逆に実務担当者が文書の分類ルールを作ります。大分類→中分類→小分類の分類はワリツケ方式と同じです。

ツミアゲ方式のメリット

ツミアゲ方式では現場の業務・文書の活用方法をよく理解した実務担当者が現場のニーズに合ったルールを作れるため、実務的な文書分類ができるでしょう。

また、融通性・即効性が高いことから、今までの分類では対応できない文書が現れた際にもルールの改変がすぐに行えます。

ツミアゲ方式のデメリット

ツミアゲ方式は部署ごとに文書の分類方法を定めるため、企業全体で見ると企業内で複数の文書分類の方法が存在することになり、組織横断的な文書管理が難しくなります。

人事異動があれば、社員は新しい部署での文書分類の方法を一から覚える必要もあるでしょう。

ハイブリット方式

ハイブリット方式はワリツケ方式とツミアゲ方式の中間にあたる文書分類の方法で、両方のメリットが取り入れられています。

具体的には、上位階層から一定の階層までの分類方法をワリツケ方式で行い、それ以降の階層の分類はツミアゲ方式を使うのです。

上位階層の文書は全社的に同じルールで統制を取り、下位階層の文書は実務担当者が使いやすい分類方法が設定可能であることから、バランスの取れた文書分類の方法だと言えるでしょう。

文書分類の分類基準

文書の分類方法の種類を紹介しましたが、具体的な分類はどのような基準で行われるべきなのでしょうか?ここからは代表的な文書の分類基準を紹介しましょう。

発生日別

文書を発生日ごとに並べる方法です。紙の文書の場合は新しい文書を手前にファイリングしていき、電子データの場合は新しい文書が上に表示されるようにすると良いでしょう。

階層の設定方法は「2021年」という年階層の中に「1月」「2月」の月階層を設けることが一般的です。その中で新しい文書が上部に来るように日付順に並べていきます。

顧客別

顧客の名称を五十音順に並べる・案件の重要度順に並べる方法です。多くの顧客を扱う文書に最適な分類基準で、顧客の数が膨大になっても簡単に検索できます。

地域別

地域別の分類が有効な文書であれば、都道府県別や市区町村別に文書を分けていきます。五十音順に並べる・都道府県の北から南に並べるなどの方法があるでしょう。

書類別

多くの種類の書類を管理する場合には、書類別に文書を分類するという手段もあります。例えば見積書・契約書・領収書ごとに文書を分け、その中で発生日順・五十音順に並べます。

手順別

業務プロセスごとに文書を分け、下位階層ではツミアゲ方式で発生日や顧客別などの分類分けをします。上位階層の例は「営業プロセス」「品質管理プロセス」などがあり、業種によってプロセスが変わります。

文書分類のポイント

文書管理時の分類分けが複雑なもの・理解が難しいもの・実務的ではないものなってしまうと、正確な文書管理が行えなくなり文書の検索に多くの時間がかかる・文書を紛失してしまうなどの問題が起こりやすくなります。

文書分類のポイントを知り、文書を正しく分けられるようにしてください。

文書の分類方法を周知する

文書管理の分類分けを理解できていない社員がいれば、すぐに文書が乱れてしまいます。文書の分類方法に分かりやすいルールを設定し、全社員に共有しましょう。

可能であれば、研修などの機会を設けて文書管理の目的と同時に文書分類のルールを周知すると良いです。

職種によって最適な分類方法を導入する

文書分類は職種によって最適な方法が変わります。業務内容が変われば扱う文書も違ってくるため、部署に適した方法で文書分類ができるようにしてください。

特に実務担当者の意向を反映しにくいワリツケ方式での文書分類を予定しているのなら、十分なヒアリングによって実務担当者の意見を聞く必要があるでしょう。

 

電子データはファイル名の付け方にルールを設ける

紙の文書管理は今までの経験から企業ごとに最適なファイリング方法で管理されていることが多いですが、ペーパーレス化によって電子データが導入されたものの、電子データの適切な管理方法が定められていない企業が多いです。

特に電子データの場合、データが埋もれやすいというデメリットがあるため、ファイル名の付け方にルールを設けると良いでしょう。具体的にはデータの内容の前に半角英数字で作成日を入力し、最新のデータが分かりやすくする方法があります。

ファイル名にルールを設ければ、バージョン管理時に混乱を招きやすい「最新版」や「改訂済」などの表現を避け、同じような名称のデータが乱立してしまう事態も避けられるでしょう。

階層内のレベル感を統一する

文書分類の同一階層内には同じレベル感の文書を保管しなくてはいけません。例えば「請求書」「納品書」というフォルダが並んでいる階層の中に「2021年10月1日見積書:〇〇様」というファイルがあってはいけないということです。この場合であれば「見積書」というフォルダを追加し、見積書のファイルをフォルダ内に入れます。

先ほどの例は極端ですが、階層内の文書レベルが違っていると、文書管理が複雑になってしまいます。

分類を細分化し過ぎない

分類を細かく分ければ、より文書が管理しやすいと考えてしまう方もいるようですが、あまりに細か過ぎる分類は実務的ではありません。

分類が細分化すれば、分類作業自体に手間が掛かるようになり、非効率な状態に陥ってしまうでしょう。

状況に合わせた階層を用意する

階層分けの方法は部署によって変わります。業務内容はもちろん文書量にも左右されるでしょう。

例えば見積書の階層も、多くの場合は「年」「月」という階層が用意されますが、部署内で毎日何百枚もの見積書が作成されるのなら「日」の階層を用意したほうが管理がしやすくなることもあります。

このように、効率良く文書管理をするために最適な階層を作らなくてはいけません。

まとめ

適切な文書分類ができなければ、文書管理は成功しません。文書分類に問題があれば、どこに必要な文書があるのか分からない状態になり、文書の検索に多くの労力が割かれるだけでなく

文書の紛失やセキュリティ対策不足による情報漏洩などにつながる恐れもあるでしょう。また、実務的ではない文書分類は業務の効率を下げ文書管理の浸透の妨げにもなります。

この記事を参考に、自社に最適な文書分類の方法を考え導入しましょう。

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