未分類

ナレッジベースは自作できる?ナレッジベースの作り方のまとめ!


ナレッジベースを構築すれば、企業はナレッジを知的財産として長く所有できるようになり、社員の業務効率化・生産性の向上につながります。

その他にも、ナレッジベース構築のメリットは多く、情報化社会の今ではナレッジベースの重要性が社会的に周知されていると言えるでしょう。

中には、コストをかけずにナレッジベースを自作したいと考える企業も増えています。この記事では、ナレッジベースの自作は可能なのか?またその作り方についてまとめました。

これからナレッジベースを自分で構築したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

ナレッジベースとは

ナレッジベースとはナレッジを蓄積して管理するデータベースのことを指しています。

ナレッジは社員が業務を行う中で生まれる知識や経験、またはセミナー参加などの学びによって手に入った知見という意味があり、業務を効率良く円滑に進めるために重要な役割を果たします。

ナレッジベースがない企業では、ナレッジが個人保有になってしまう場合が多く、優れたナレッジが企業で活用できません。ナレッジを多くの社員で活用するためには、ナレッジベースの構築が欠かせないと言えるでしょう。

ナレッジベースについての基本的な情報は、こちらの記事をご確認ください。

ナレッジベースとは何か?ナレッジベースを構築するためのツールの選び方

続きを見る

ノウハウとナレッジの違いとは?ノウハウ蓄積の重要性と課題のまとめ

続きを見る

 

ナレッジベースを構築するメリット

ナレッジベースの構築によって企業が得られるメリットは次のようなものです。

 

暗黙知が形式知に変わる

暗黙知とはマニュアルなどが存在せず言葉やテキストでの説明が難しい知識のことで、暗黙知の存在する業務には人材を育てるために多くの時間が必要になります。

それに対して形式知はマニュアル化・言語化・テキスト化されている知識であり、暗黙知が形式知に変換されれば、多くの業務の引き継ぎがスムーズに進むだけでなく、業務の属人化も防げます。

業務が属人化してしまうと、担当者以外は業務を行えない・担当者がいなければ業務が滞るような状態に陥ってしまうのです。

 

人材流出時もナレッジが残る

ナレッジが個人保有の状態では、社員が退職すると同時に企業は貴重なナレッジも失ってしまうでしょう。

定年まで一つの企業で勤めるという考え方が一般的ではなくなった今、人材流出はいつでも発生し得ると考えなくてはいけません。

もちろん重要な人材が失われないことは一番ですが、ナレッジベースの構築によってその損害を最小限に抑えられるのです。

 

業務効率化・生産性の向上につながる

優れたナレッジは業務を短時間で進められるようになる・得られる成果を増やすなど業務効率化と生産性の向上に役立ちます。

ナレッジベースが構築されていなければ、そのナレッジが共有される機会は限られますが、ナレッジベースの活用によって、その優れたナレッジを全社員が使えるようになるのです。

チームや部署単位だけでなく、企業全体の業務効率化・生産性の向上が可能で、全社員のスキルの底上げもできるでしょう。

こちらの記事で記載しているナレッジ共有の成功事例・失敗事例も参考にしてください。

ナレッジ共有の成功・失敗事例!おすすめのツールと成功のポイントまとめ

続きを見る

 

ナレッジベースの作り方

ナレッジベースが企業に与えるメリットは非常に多いということをお伝えしました。ここからは具体的にナレッジベースを自作する場合の作り方を紹介しましょう。

 

①ナレッジを収集して整理する

まずは社内に点在している・個人保有になっているナレッジを集めて整理します。

ナレッジベースには必ずしも全てのナレッジを蓄積するのではなく、一定の基準を設けた方が良いでしょう。

ナレッジの整理は「使用するタイミング」「使用が想定される部署」「業務内容」などで分かりやすく分類しておきます。

 

②サーバーまたはwebサーバーを契約する

ナレッジベース構築にはナレッジを蓄積するためのサーバーが欠かせません。しかしサーバーを社内に構築するには多くの費用が必要になることから、レンタルサーバーを利用する企業が増えています。

特に共有サーバーを選択すれば、手頃な費用設定が用意されているサービスが豊富にあります。自社に最適なプランがあるレンタルサーバーサービスを選ぶと良いでしょう。

 

③Wikiエンジンを選ぶ

WikiエンジンとはWikipediaのような環境を社内に用意するために使用するツールです。

Wikiエンジンがあれば、ナレッジの量が増えても必要なナレッジをすぐに検索可能で、実用的なナレッジベースを作れます。

Wikiエンジンには無料のものもあるため、コストを抑えてナレッジベースを構築できるでしょう。

 

 

ナレッジベースを自作するメリット

ナレッジベースを自作するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか?

 

ナレッジベース構築時の費用が抑えられる

ナレッジベース自作の得られる最大のメリットは、ナレッジベース構築のための費用が抑えられるという点でしょう。

ナレッジベースを自作する企業の多くは、このメリットに重点を置いています。

ただし、全て無料でナレッジベースを構築するのは難しく、サーバ構築費用またはサーバーのレンタル料・有料のWikiエンジンを活用するのであれば、その導入費用が必要です。

 

自社に最適な機能を搭載できる

後ほどお伝えしますが、ナレッジベース構築に適したツールも数多く存在しています。

しかし、中には「この機能はいらないのに」「どうしても欲しい機能が用意されていない」など、自社にぴったりの機能が搭載されたツールが見つからない場合もあるでしょう。

ナレッジベースを自作すれば、思い通りのナレッジベースを形にできるのです。

 

ナレッジベースを自作するデメリット

ナレッジベース構築自体にはデメリットはないと言えますが、ナレッジベースを自作することには多少のデメリットが存在します。メリットとデメリットを比較した上で構築方法を決めるべきでしょう。

 

特定のスキルを持った人材が必要

ナレッジベースを自作する場合で、サーバーも自社サーバーを使おうと考えているのなら、自社サーバーを構築するための特定のスキルを持った人材を確保しなくてはいけません。

サーバー構築は簡単に手に入るスキルではないため、場合によっては新規採用も検討することになるでしょう。

 

システムに問題が発生した場合は全て自己責任

ナレッジベースを自作した場合は、ナレッジベースに何らかの障害が発生した際に全て自社内で対処しなくてはいけません。

サポートを依頼することができないため、迅速な対応が難しければコア業務に悪い影響を与える恐れもあるでしょう。

さらにナレッジベースの運用スキルを持った社員が少数しかいない状況になると、ナレッジベース運用という業務自体が属人化してしまいます。

 

常に最新のセキュリティを取り入れなくてはいけない

有害なウイルスや情報を盗み取る技術などは日々進化しており、情報セキュリティ対策も外部からの攻撃の進化と共に変わっていかなければいけません。

そのため、ナレッジベース構築時に用意したセキュリティ対策は定期的に改善する必要があるのです。

常に最新のセキュリティを導入する作業には、特定の知識・スキル・労力がかかるでしょう。

 

ナレッジベースの構築には専用ツールの導入がおすすめ!

ナレッジベースを自作することは可能であるとお伝えしましたが、そのデメリットにはコア業務に悪影響を与えるような致命的なものも存在します。

そのため、多くの企業ではナレッジベースを構築するための専用ツールを導入し、ナレッジベース構築自体を効率良く行っているのです。

ここでは、ナレッジベース構築のための専用ツールを使用するメリットをまとめました。

 

すぐに利用を開始できる

ナレッジ構築のためのツールには、すぐにナレッジを整理・管理可能な機能が搭載されています。そのため、自社サーバーの構築やレンタルサーバーの選定などの手間なく、すぐにナレッジベースが作れるということです。

早くナレッジベースを構築したいと考えている企業ほど、ナレッジ構築ツールを導入するべきでしょう。

 

特別なスキルを持った人材を雇用しなくても良い

ナレッジベース構築のために活用するツールの多くは、誰もが簡単に利用できるようなシステムが搭載されています。

特別なスキルを持った人材を新規雇用しなくても、ナレッジベースの構築が実現するということです。

組織にとって人材の確保は簡単に進められるものではないため、今いる人材で業務が続けられるというのは大きなメリットだと言えるでしょう。

 

トラブル発生時はサポートに任せられる

自社でナレッジを構築すると管理も含めて全ての責任は社内にあり、トラブル発生時にも外部に頼ることができません。

ナレッジ構築の専用ツールを用いれば、トラブル発生時もしっかりとしたサポートが受けられ迅速な対応が期待でき、疑問点なども問い合わせによって解決可能です。

 

最新のセキュリティが導入・更新される

ナレッジベース構築ツールでは、多くの企業の大切なナレッジ・情報を預かっています。

どのツールも万全なセキュリティ対策に尽力しており、常に最新の情報を取り入れながら対策の改善を繰り返しているのです。

社内で最新のセキュリティ対策を実行するのは非常に困難なことですが、ツールの利用によって安心してナレッジを扱えるようになるでしょう。

 

ナレッジベースを構築するならflouu

ナレッジベース構築に適したツールとして、多くの企業から信頼を集めているflouuは、ナレッジの作成・共有・管理がスムーズに実施可能な使いやすい操作性を備えています。

ここではflouuの特徴について詳しく説明しましょう。

 

ナレッジを活用しやすい形で管理

flouuではディレクトリ管理・ラベル管理など多様な文書管理方法で、誰が見てもどこに必要なナレッジがあるのかが分かりやすくなっています。

また、ドキュメントはもちろんコメントやファイルまで横断的に検索可能な全文検索機能も搭載されていることから、時間がない時でもすぐにピンポイントで欲しいナレッジが見つけられるでしょう。

使いやすいナレッジベースが構築されれば、社内でのナレッジベースの活用はどんどん進んでいきます。

 

万全のセキュリティでナレッジを管理

ナレッジは企業にとって財産であり、常に安全な状態で管理されなくてはいけません。

flouuは情報セキュリティマネジメントの国際規格であるセキュリティマネジメントの国際認証(ISO27001)を取得しており、組織的なセキュリティ対策を行なっているのです。

さらに世界最高水準の信頼性を持つデータセンター(AWS)を利用しているため、ナレッジはもちろん機密情報や個人情報の取り扱いも問題なく行えます。

セキュリティオプションを利用すれば、特定のIPアドレス以外からのアクセス制限も可能になり、よりナレッジベースのセキュリティを高められるでしょう。

 

ナレッジ作成・蓄積を効率化

ナレッジベースを構築しても、社員が活用を避けてしまうのでは意味がありません。

flouuでは豊富なテンプレートが用意されているため、ナレッジ作成にかかる労力を最小限に抑えながらナレッジの書式を統一して、より扱いやすいナレッジベースを構築できるのです。

また、システムの操作性がシンプルであることから、パソコン操作が苦手な社員でもすぐにツールを使いこなせるでしょう。

 

コミュニケーションを活性化する

情報共有ツールとしての活用が可能なflouuではドキュメントを主体としたコミュニケーションが可能です。

同時編集もできるため、複数のメンバーでナレッジについての意見を出し合い、より良いナレッジへと改善できるでしょう。

また、テレワーク時にも距離を感じないスムーズなコミュニケーションが可能なことから、コミュニケーション不足の問題の解決にも役立ちます。

 

こちらでもナレッジベース構築ツールについて記載していますので、ぜひ参考にしてください。

ナレッジ共有ツールおすすめ8選
ナレッジ共有ツールおすすめ13選【決定版】無料ツール含め選び方をご紹介

続きを見る

社内のナレッジ共有を促進するコツ
社内のナレッジ共有を促進する3つのコツとおすすめツール

続きを見る

 

まとめ

ナレッジベースを自作する際の作り方と、ナレッジベース自作のメリット・デメリットを紹介しました。

ナレッジベースを自作すれば、少ないコストで自社にぴったりのナレッジベースを手に入れられますが、セキュリティ対策や障害発生時の対応についてのデメリットを考えると、ナレッジベースは専用ツールを使って構築・運用した方が良いでしょう。

ツールを使ってナレッジベースを構築すれば、高いセキュリティが確保された中で安心してナレッジを管理できるのです。

ナレッジベース自作のメリット・デメリットを比較した上で、自社に最適なナレッジベース構築の方法について考えてみてください。

-未分類

© 2022 仕事のお役立ち情報