情報共有

情報共有の8つのメリットを解説!共有不足のデメリットと解決策も

情報共有のメリット

情報共有とはビジネスを行う上で必要不可欠な要素です。情報共有がスムーズに行われている組織では、個人が持っている有益な情報を組織全体で蓄積・活用できるようになります。

一方で、情報共有ができていない組織は業務効率が悪く、組織全体の生産性も落としてしまいます。

ここでは、情報共有をすることのメリット・デメリットとその理由について具体的にまとめました。

社内での情報共有のコツやおすすめのツールも紹介しますので、これから情報共有を促進させたいと考えている方はぜひ参考にしてください。

そもそも情報共有がなぜ必要なのか、意味や目的についてはこちらの記事をご参考ください。

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情報共有のメリット8

まずは実際に情報共有をすることで、どのようなメリットが得られるのかとその理由を知りましょう。ここでは、情報共有が組織に与える代表的なメリットを8つご紹介します。

 

1. 仕事が属人化されない

仕事の属人化とは、業務を担当者である個人や少人数だけが抱えてしまい、組織としての情報共有ができていない状態のことです。

担当者がいなければ業務の遂行が不可能になってしまうような問題は、組織として非常に不安定な状態であると言えます。

業務の担当者が急な退職や入院などでいなくなってしまった場合、誰もその業務を引き継ぐことができません。顧客や取引先側から見れば、そんな問題を抱えている商品やサービスに不満を感じますし、企業全体のイメージも悪くなってしまいます。

社内での情報共有ができていれば、担当者以外の社員も業務内容を把握でき、トラブルが発生した場合も他の社員が対応できるようになるでしょう。

また専門的な知識や能力が必要な業務であれば、優れた技術やノウハウが社内で引き継がれ、社員のスキル向上も期待できるというメリットもあります。

 

2. コミュニケーションが活性化される

情報共有が日常的に行われると、次第に社員間のコミュニケーションが活性化してきます。

コミュニケーションが円滑に進む組織では新しいアイデアが生まれやすいですし、意見を言い合えるような環境が整っているため、議論を繰り返して個人のアイデアに磨きをかけることも可能です。

特にチームワークが必要な職場では、よりコミュニケーションは大切な要素になるでしょう。コミュニケーションの活性化は情報共有の間接的なメリットです。

 

3. 意思決定のスピードが早くなる

ビジネスにスピード感が重要視される現代では、意思決定に時間がかかる組織は利益を得られるタイミングを逃してしまう可能性があります。

情報共有ができていれば、上司も業務の内容を理解しているため判断がしやすく、スピード感を持って意思決定ができるというメリットがあるのです。

情報共有が不足している状況だと、トラブル発生後からの情報伝達にタイムラグが発生しやすくなります。そのような場合は、対応まで多くの時間が必要になってしまいますが、普段から情報共有ができていれば発生してしまったトラブルにも迅速に対応できるでしょう。

さらに、意思決定と情報共有の関係性はスピード感以外にもあります。

情報共有がされていない職場での従来の情報伝達方法は、担当者→上司→その上司と情報を伝えていく形なので、その情報伝達の過程で個人の主観が加わって事実と異なる情報に変わってしまう恐れがあるのです。このようなプロセスでは、正しい意思決定を下すのが難しい状態になってしまいます。

 

4. 社内の情報が見えやすくなる

社員間で情報が共有できているという状態は、誰もが業務に必要な情報を自由に入手・提供できるということであり、社内の情報が可視化されているということです。本来会社のための情報は個人が管理するものではなく、組織全体で共有し管理する必要があるのです。

また情報の可視化が会社に与えるメリットとして、他の社員の業務を把握して理解する過程で、組織全体で優れたノウハウを引き継げるという点があります。

有能な人材が退職や転職で職場を去った場合にも、その社員が持っていたノウハウを多くの社員が共有できていれば、会社の損失を最小限に抑えることが可能だと言えるでしょう。

さらに情報が可視化された組織は必然的に社員同士の議論も活性化し、業務の改変や提案も行いやすいため、効率的な業務を進めたいと思う会社にとってメリットの多い理想的な環境なのです。

 

5. 必要な情報を明確に選択できる

組織内の個人が一人で情報を抱えている状態では、その情報が組織に必要かどうかを個人で見極めなくてはいけません。内容によっては個人が判断するには難しい情報もありますし、個人の判断力に任せた結果、非常に有益な情報を逃してしまう可能性もあります。

個人にとっては無益な情報だとしても、他の業務担当からすれば有益な情報である可能性も考え、情報の取捨選択は組織で行うのが正しいのです。情報を共有して社員同士で正しい選択をしていくことにより、会社にメリットがある有益な情報のみを蓄積できるようになります。

本来情報は会社の資産にもなる重要なものなので、その蓄積された情報が今後の組織運営を大きく変える可能性もあるのです。

 

6. 引き継ぎや人材育成がスムーズにできる

情報共有のメリットは人材育成にもあります。

組織内で情報共有ができている状態は、業務内容を担当者以外の人間も理解しているということです。そのため担当者以外の誰もが人材育成が可能で、担当者の変更や新しいメンバーが加わる場合も引き継ぎがスムーズにできるようになります。

教育担当が一人しかいない場合に起きうる、引き継ぎ期間にその担当者の他業務が滞ってしまうというトラブルも防げますし、担当者が忙しく教育ができずに新任が手持ち無沙汰になる問題も避けられるでしょう。

このように情報共有によって、効率的に教育が進められる環境にもなるのです。

 

7. 社内メンバー同士の理解が深まる

誰がどのような業務を行なっているか把握できていない職場では「いつも暇そうにしているから、きっと楽な業務をしているのだろう」「大変な業務でもないのに、余裕がなさそうなので要領が悪いのだろう」などと事実と違った誤解を招くことがあります。

上記の例ほどの誤解ではなくても、単純に「何をしているのかよく分からない相手」への理解はなかなか深まらないものです。

同じ組織のメンバーの業務を理解していない状態でチームワークは作りにくく、チームワークがないまま同じ社内で仕事をすれば些細なことでトラブルが発生しやすい状態になってしまいます。

情報共有ができれば社内のメンバー同士の理解が深まる効果が期待できますし、違う業務を担当しているもの同士でもお互いを助け合い、補い合うような関係を構築することも可能でしょう。

 

8. 業務の効率化が進む

社内で業務の情報が共有できている職場では、業務がスムーズに進みやすくなるというメリットもあります。

情報の確認をする時間や情報を探し出す時間を節約できますし、どの社員も全ての業務を理解していれば、お互いに担当する業務を手助け・代行できるということです。たとえば、必要なデータが社内で共有されていないとします。

そのデータがどこにあるのか担当者しか理解していなければ、社員全員がデータを探す・データの場所を聞くなどの行動を取らなくてはいけません。このような非効率なことを積み重ねることによって、やがて組織の大きな損失につながってしまうでしょう。

またチームメンバーのスケジュールや業務状況を把握できれば、社員同士の連携も取りやすくなります。

 

情報共有の不足がもたらすデメリット

情報共有のデメリット

情報共有ができている組織のメリットお伝えしましたが、情報共有が不足している状態の組織ではどのようなデメリットがあるのでしょうか?

ここからは情報共有不足の組織が被るデメリットとその理由を紹介します。

 

問題への対応が遅くなる

情報共有のメリットで紹介したことの逆ですが、情報共有ができていない状態では、その業務の担当者以外は業務内容すら把握できていないことが多いです。

そのため担当者だけでは対応ができないような大きな問題が発生した時には、その業務内容の把握からスタートしなくてはならなくなり、迅速な対応ができません。

万が一業務内容が把握できていないまま謝罪や対策などの対応をしたことが先方に知れた場合、発生したトラブル以上の問題となり信頼の回復が難しくなってしまうでしょう。

また担当者の目線から考えても、上司や先輩でも業務内容を把握していない相手には相談しにくいと感じ、些細なトラブルを担当者が一人で抱え込んでしまう恐れがあります。

そのような状態では結果的に解決に至らずに、より大きなトラブルに発展させてしまう可能性も否定できません。

 

経緯を理解した本質的な議論ができなくなる

情報共有がなされていなければ、業務の経緯を理解することは困難です。

情報不足の状態の社員内で議論をしても本質的な話には進まず、誤った解釈から的外れな結論を出してしまうこともあるでしょう。

どんなに高い能力を持っている社員でも、必要な情報を得られていない状態で明確な答えは導き出せません。

 

情報が会社の資産にならない

情報には色々な種類がありますが、組織で共有するべき有益な情報を個人が抱えてしまうことは会社の不利益になります。

会社にとって有益な情報は資産です。組織のメンバーがその情報を手に入れているのに、共有できていないのでは意味がなく、何のメリットも得られず会社の資産にもなりません。

非常に有益な情報でも共有され活用できなくては、元からなかったものと同じことです。

 

情報共有のメリットを最大化するコツ

組織が情報を共有することで得られるメリットは非常に多く、そのデメリットも大きな問題であることが分かりました。

ここからは、情報共有のメリットをより最大限高めるコツをお伝えしましょう。

 

社内でのルールを決める

情報共有は所属する社員全員の協力がなくては、そのメリットを最大限活かせません。まずは社内で情報共有の明確なルールを決めましょう。反対の意見があるのならば精査し、改善が必要な場合も考慮します。

ルールを作成した後は社内全体で全ての社員に伝わるように周知し、マニュアルを配るだけではなく必要であれば研修会などを開きましょう。情報共有の重要性やルールについて十分な理解を深めることは、長期的にとても重要になります。

また、そのルールを社内で継続的に根づかせなくてはいけません。

 

共有方法を簡単にする

人によって感じ方に差はありますが、新しいことを始める場合に多くの人は拒否反応を示します。

情報共有を促進させたいと考え、方法やルールを周知したとしてもなかなか浸透しないこともあるでしょう。年齢に関係なく、作業手順が面倒なことは定着しない可能性もありますので、情報の共有方法は可能な限り簡単にする必要があります。

結果的に組織の作業効率を上げるためのシステムだとしても、個人の作業効率を優先させてしまう人もいます。

パソコン操作を得意と感じないような方も含め、誰もが非常に簡単に使いやすい共有方法を構築しなくてはいけません。

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情報共有のおすすめツール

情報共有は全員が簡単に利用でき、誰もが使いやすいと感じる方法で実施することでそのメリットを最大限に活かせるとお伝えしました。

そのためには、優れた情報共有ツールの導入が最も効率の良い方法と言えるでしょう。最後に、情報共有におけるおすすめツールを2つご紹介します。

 

flouu(フロー)

情報共有ツール flouu(フロー)

flouu(フロー)は社内に散財した情報を集約してチームの業務を効率化できるオンラインワークスペースです。

様々な保存形式で散らばってしまっている情報を一括して管理し、簡単に検索しやすくなるため、情報を検索する時間を大幅に短縮できます。

また、データは複数のメンバーでデータの同時編集が可能なので、リモートワークにも最適。情報検索や管理に多くの時間を取られることがなくなり、業務の効率化が進む情報共有ツールです。

Googleドライブ

Googleドライブ 情報共有おすすめツール

Googleドライブは、多くの企業で利用されている情報共有ツールです。

テキストや表などのデータをクラウド上で管理でき、flouu同様に複数のメンバーで同時に閲覧・編集も可能です。

作成したデータごとに権限を変えることもできるので、様々な用途のデータ管理に利用しやすいと感じられるでしょう。

同じGoogleが提供しているGoogleカレンダーはカレンダーをオンライン上で共有するため、他の社員のスケジュールを確認して予定を立てることもできます。

 

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まとめ

情報を共有することで発生するメリットとデメリットについて紹介しました。

やはり複数の人が業務に携わる企業にとって、情報共有は欠かせないものであると感じられたのではないでしょうか?

現在はもちろんですが、スピード感のある対応や新しいアイデアが重要となるこれからの時代は、より情報共有の必要性が高まると言われています。

自分たちの会社に最適な方法とルールを設け、社内の情報共有を進めていきましょう。

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