業務効率化

短い時間でも効率的な会議を!会議を効率化するためのルール

短い時間でも効率的な会議を!会議を効率化するためのルール

複数のメンバーで仕事を進める中で、会議は重要な意思決定や今後の方向性を明確にするために欠かせない存在であると言えます。

しかし、効率の悪い会議を行っても無駄な時間ばかりがかかってしまい、求めている結果につながらないこともあるでしょう。

この記事では会議を効率化させるための方法をお伝えしますので、会議の効率を上げたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

会議を効率化するメリット

効率の良い会議には時間や労力に無駄が発生しません。

無駄話や議題から外れている討論などで、ダラダラと会議が長引くこともなくなり、会議参加者は時間を有効に利用できるようになるのです。

そして、段取り良くスムーズに会議を進めるためには参加者が円滑にコミュニケーションを行うことが欠かせませんので、組織全体の結束力も高めることが可能です。

また、会議を効率化させるためには、必要最小限の参加者のみで会議を行うことが良いとされています。必要な関係者のみで会議を開くようにすれば、移動費などのコストも節約できますし、会議そのものの質が上がり、短時間で明確な結論が出せるようになるでしょう。

情報整理や社内の情報共有についてはこちらの記事もご参考ください。

情報整理力を鍛える3つの方法
情報整理力を鍛えるたった3つの方法!仕事で必要な思考と能力

続きを見る

社内情報共有を効率化する4つの方法
社内情報共有を効率化する4つの方法とおすすめツール10選【タイプ別】

続きを見る

 

会議を効率化するためのルールと具体例

会議を効率化させるためには、会議中だけでなく会議の準備段階にも守るべきルールがあります。

ここからはそのルールと具体例について紹介しましょう。

会議前の準備

まずは会議を開催する前にしておけば会議の効率化が期待できるルールを説明します。事前の準備が会議を円滑に進められるかどうかを左右するのです。

 

資料とアジェンダを準備して、事前に共有しておく

会議の資料とアジェンダは準備しておくだけでなく、参加者に事前に共有します。

会議の開始と同時に資料を配るのでは、参加者が会議で検討するべき内容を考えておくことができません。会議中に資料を読むような時間を短縮するためにも、会議の資料とアジェンダは会議前に共有しておく必要があるのです。

参加者が余裕を持って内容を確認できるように、資料とアジェンダの共有は3日前くらいまでには行えると良いでしょう。

具体例:楽天株式会社の場合

会議の時間をより有意義に使うべきだと考えている楽天では、会議の前日までには参加者は必ず資料の内容を確認することをルールとし、会議中に資料の内容を説明する必要をなくしました。資料を読んだ上で、生まれた不明点のみを話し合うために会議が開かれます。

こうして、今まで1時間かかっていた会議を10分で完了させられるようになったそうです。非常に効率の良い会議ができているということです。

 

目的・ゴールを明確にする

先ほどお伝えした事前に共有しておくべきアジェンダに会議の目的・ゴールを組み込んでおきます。

目的やゴールが明確になっていれば「何のために会議を行うのか」が分かりやすくなり、会議で出すべき結論がどこにあるのかがはっきりします。

また、会議の目的・ゴールは可能な限り抽象的な表現を使わず、明確なものにしてください。
例えば「新商品販促に向けたアイデアを集める」ではなく「新商品販促に向けたアイデアを10案集める」のような目的の方が、参加者にはっきりと会議のゴールを伝えられます。

 

必要に応じて参加者への問題提起や宿題をアナウンス

参加者に会議までに考えておいてほしいことがあれば、事前にアナウンスしておきます。

特に抱えている問題について会議を開く時には、その解決策・改善策を宿題として提示しておけば、会議中に意見待ちの時間が発生しにくくなるのです。

参加者に宿題を与えることで、無駄な時間のない有益な会議が開けるようになるでしょう。

 

必要最小限の資料にする

会議に使う資料が多すぎると、参加者の負担が大きくなるだけでなく、資料を作成する担当者も多くの時間を割かなくてはいけなくなります。

会議は話し合いのために行うのであり、資料を読ませるために行うものではありません。

そのため、必要最低限の資料を用意し、話し合いに集中できるようにしましょう。

事前に周知した資料以外に会議中にプリントなどを配らず、話し合いのみを行うという手段もあります。

具体例:トヨタ自動車株式会社の場合

高品質な車づくりをしていることで知られているトヨタでは、本音で語り合う環境づくりに重きを置いており、トップミーティングに「資料を持ち込まない」という原則があります。

内部報告のための資料作りは会社にとって無駄であると考えているのです。

具体例:Amazonの場合

会議資料の作成にかかる手間を省くべきだと考えているAmazonでは、会議資料にパワーポイントを使わないというルールが定められています。

パワーポイントを資料作りに利用すると、見栄えにこだわりすぎる傾向があり、多くの時間がかかってしまうためです。

つまり、社内資料の作成に時間を掛けないような工夫がされているということです。

 

会議の数・時間を適切に設定する

議題に対して会議時間が短すぎる・多すぎる、または一つの会議に議題を詰め込みすぎる状態では、価値のある会議はできません。

特に長すぎる会議は非効率なものになりやすいため、避けるべきでしょう。無駄に長い会議は止め、議題を絞って30分以内で結論をまとめられるようにすると、隙間時間で会議が開催できます。

また、同じ議題の会議は複数回行わず、なるべく1回で結論が出るようにしてください。

具体例:Googleの場合

会議は効率的に意見の発表・問題の議論・判断ができる場であるべきだと考えているGoogleでは5分や10分単位の会議を設けています。

多忙なマネージャー層も短時間の会議であれば時間の融通が効きやすく、定められた時間内で効率良く速やかな意思決定ができるのです。

 

参加者を絞る

会議の参加者は本当に必要な人員のみに絞るのは会議効率化の基本です。

参加者が絞られれば傍観者を作らず、質の高い議論ができるため、会議を長引かせません。会議効率化のために、企業によっては参加者の最大人数を定めている場合もあるようです。

 

会議の進行役(ファシリテーター)を決めておく

効率良く会議を進めるためには進行役の設定が欠かせません。進行役は会議の進行だけでなく、会議中に意見の相違があれば仲裁し、得た意見をまとめた上で時間内に適切な結論を決定します。

また、進行役は中立の立場で会議を誘導する必要がありますので、基本的に自分の意見は発言せずに会議を円滑に進めることに集中しなくてはいけません。非常に重要な役割であるため多くの経験が必要ですが、会議の参加者が進行役に協力することで進行役を育てていくことができます。

さらに会議の目的を確実に達成するために、進行役以外に議事録の作成担当などの役割も決めておくと良いでしょう。

 

会議に使う機材をチェックする

会議中にプロジェクターや会議システムなどを利用する場合は必ず機材の動作確認を会議前にしておきます。

ホワイトボードのマーカーの準備など、目を落としがちな部分にも注意してください。

会議の開始後に準備不足によって待ち時間が発生してしまうと、参加者に良い印象も持たれません。効率化された会議を目指すのなら、少しでも無駄な時間を作らないように注意しましょう。

 

会議中の進め方

効率良く会議を進めるためには、会議の進め方についても十分な理解が必要です。スムーズな進行のために、ここで紹介するルールを覚えておきましょう。

 

発言する際のルールを決める

学校の授業と同様、会議中も好きな時に誰でも発言できるのでは会議が混乱してしまう可能性があります。

発言時には手を上げるなどのルールを設けると、会議が円滑に進めやすくなります。その他にも、会議中に議論の発生を防ぐために下記のようなルールを用意すると良いでしょう。

無駄な議論の発生を防ぐためのルール例

・一回の発言は短く簡潔に
・提案や改善案のない批判はしない
・「できない」「わからない」は禁止
・相手を傷つける発言・失礼な発言はしない

文章にするほどのことではありませんので、会議の冒頭でシェアしておくようにします。

 

内職を禁止にする

参加者が会議に集中できるように、スマホやパソコンの持ち込みを禁止し、内職をさせないようにします。パソコンを会議に持ち込むと、ついついメールチェックをしてしまったり、自分の作業を続けてしまう参加者が出る可能性があるためです。

もちろん、議事録の作成者やプレゼンの担当者はパソコンの持ち込みが必要ですが、その他の参加者は話し合いに集中してもらうと良いでしょう。

 

時間を厳守する

会議の開始時刻を厳守することはもちろん、予定通りの時間に会議を終了させます。

会議の進行役は時間配分に留意し、効率良く段取りを立てて会議を進行させましょう。

必要であれば、参加者全員に時間の経過を意識させるためにタイマーや時計を目立つ場所に置いておくという手もあります。

具体例:Googleの場合

Googleで行われる会議では、参加者全員が時間の経過を意識できるよう、大きなタイマーを設置して会議を進めます。

タイムキーパーを用意しなくても、参加者自らが時間の管理をできるようにしているのです。

 

適切なツールを活用する

遠方からの参加者やリモートワークをしている参加者がいるのなら、会議自体をWeb会議にして移動時間とコストを削減するという方法もあります。

必要なツールがあれば積極的に取り入れ、会議自体のスタイルを柔軟に変えて効率化を優先させると良いでしょう。立って会議を行うことで参加者の集中力を高めるという方法もあります。

具体例:Amazonの場合

会議はブレーンストーミングのために使うべきだと考えているAmazonでは、あえて会議にアジェンダを用意せずクリエイティブな発想が生まれやすい環境を整えています。

会議には「顧客の席」として1席の空席を用意し、常に顧客の意向を最優先に決断を下せるよう参加者に意識づけているのです。

 

議事録は会議中に作成する

議事録の作成担当者を決め、会議を行っている最中に議事録を作らせます。会議の最後には参加者全員が議事録を確認すれば、会議終了後に議事録を作成して合意を取るという手間が省けるのです。

こうすれば会議終了時にはその内容をすぐに参加者以外も共有できるということです。

さらに効率良く議事録を作成するために、議題への知識を持っているメンバーを議事録作成担当に設定したり、議事録作成ツールを導入するのも良いでしょう。

具体例:日産株式会社の場合

自社の意思決定スピードを早くするために日産では社内の意識改革・業務改善を行いました。その中でも特徴的な改善策として、日産では議事録の作成をしていません。

かつて部門間の対立があった日産は、議事録作成後に内容の訂正依頼・修正要望などが相次ぎ、会議の開催意義を失ってしまうという事態につながっていたためです。現在では大きな模造紙を用意し、その模造紙に付箋でアイデアを貼る、付箋に書かれたアイデアについて話し合うというスタイルの会議が開かれています。

そして会議終了後には、撮影した模造紙のデータを共有し議事録とする手段がとられているのです。通常の議事録と違って解釈が含まれないため、修正や訂正の必要がなくなるということです。

 

会議の最後は決定事項・アクションの確認

会議の最後には会議中に出された決定事項や今後のアクションを参加者全員で確認します。会議自体のまとめと言っても良いでしょう。

それぞれの参加者が自分の業務に戻る前に「何のために会議を開き、何の結論が出たのか、これから行うべき行動」をしっかりと理解できます。会議最後に会議で決まった事項・アクションの確認があれば会議の意義をより高いものにできるでしょう。

 

会議を効率化するためのおすすめツール

短い時間でも効率的な会議を!会議を効率化するためのルール

会議を効率化させるためには、会議の効率化に特化したツールを導入するという手段もあります。

例えば会議効率化ツール flouu(フロー)では、非常に簡単な操作でドキュメントの作成・共有ができるため、ホワイトボードのような感覚で会議前のアジェンダ共有・会議中の議事録作成が行えます。

共有したドキュメントは複数のメンバーで同時閲覧・編集が可能なので、Web会議の際には遠隔地のメンバーとも距離を感じずにスムーズなやりとりができるでしょう。

つまり、flouu(フロー)などの会議効率化ツールを導入すれば、より会議が効率良く進められるようになるということです。

会議効率化のためのツールやアプリについてはこちらの記事もご参考ください。

非効率な会議を劇的に効率化する方法!会議効率化ツール7選
非効率な会議を劇的に効率化する方法!会議効率化ツール7選

続きを見る

会議効率化アプリを使って、非効率な会議を減らす方法
会議効率化アプリを使って、非効率な会議を減らす方法をご紹介

続きを見る

 

まとめ

会議を効率化させるためのルールをお伝えしました。
会議の方法は会社によって最適なスタイルが変わるため、自社にベストな方法を試しながら見つけていくと良いでしょう。

この記事で紹介した会議効率化のルールや具体例を参考に、会議の効率化を進めてください。

-業務効率化
-

© 2021 仕事のお役立ち情報