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会議効率化アプリを使って、非効率な会議を減らす方法をご紹介

会議効率化アプリを使って、非効率な会議を減らす方法

会議は組織の意思決定を行うために実施される非常に重要なものです。そのため、毎日のように会議をしているという組織も多いでしょう。

しかし、会議は効率の良いものでなくてはいけません。非効率な会議は組織の業務全体の生産性を下げてしまう恐れがあるのです。

この記事では、会議を効率化させるために多くの企業で利用されている会議効率化アプリについて説明します。社内の会議を効率化させたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

会議効率化アプリとは

会議効率化アプリを利用すれば会議が効率化できるとお伝えしましたが、具体的にはアプリを導入することで、どのような効果が期待できるのでしょうか?

会議効率化アプリでできること

・Web会議の導入
・議事録の作成
・スケジュール調整
・会議の内容の共有

その他にもアプリによっては独自の機能を搭載しているものもあります。

効率良く会議を進められるようにしたいと考えているのなら、会議効率化アプリの導入を考えるべきでしょう。

 

会議を効率化する目的

会議はどのような目的を持って効率化させる必要があるのでしょうか?会議を効率化する目的について理解しておきましょう。

 

無駄な時間・労力を削減する

会議が効率化されれば無駄に長い会議を適切な長さで終わらせることができます。また、Web会議を活用すれば、会議のために遠方から移動する必要もなくなります。

つまり、会議の効率化は時間や労力の節約になるということです。

時間=お金と同じ価値のあるものですので、非効率な会議は組織の損失だと考えても良いでしょう。

 

会議を有益なものにする

非効率な会議では明確な結論が出ず、せっかく時間をかけて会議をしても、得られるものがないという結果になってしまうことがあります。

効率化された会議は短い時間で求めている答えを導き出せるため、会議を有益なものに変えられるのです。

 

組織の結束力を強くする

会議の効率化には参加者の円滑なコミュニケーションが欠かせません。

お互い意見を出し合って会議の議題を話し合うことで、チームワークも生まれるでしょう。

会議そのものが参加者の結束力を高める効果があるということです。

 

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会議を効率化するおすすめアプリ

会議効率化アプリを使って、非効率な会議を減らす方法

会議効率化のためのアプリを利用すれば、会議の効率化は難しいことではありません。

ここでは、おすすめの会議効率化アプリを紹介しましょう。

会議効率化アプリはWeb会議アプリ・ディスカッションアプリ・議事録作成アプリ・スケジュールアプリの4つに分類できますので、それぞれの特徴も理解した上で会議効率化アプリを選ぶようにしてください。

会議効率化のためのツールについてはこちらの記事もご参考ください。

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Web会議アプリ

Web会議アプリを使用すれば、 特別な機器を用意しなくても簡単に遠隔会議が行えるようになります。

そのため、リモートワーク時や遠方の支部の相手とも簡単に会議ができるのです。

Web会議アプリの導入で、会議のために移動する費用や時間を大幅に節約することが可能でしょう。

 

Zoom

Zoomは安定した映像・音声でWeb会議ができると評判があり、多くの企業で利用されています。

無料で使用できるプランで100人もの相手と会議ができるため、使用状況によっては無料プランでも問題なく運用可能でしょう。

有料プランになると、さらに参加可能な人数が増えて会議の時間制限もなくなります。

また会議への招待は、ホストから送られるURLをクリックするだけでできるため、参加者側に登録作業などの手間がかからないという魅力もあります。

社外の方と会議をする際にも利用しやすいアプリだと言えます。

Zoom:契約期間や費用

基本:無料
100人以下最大40分までのWeb会議

プロ:20,100円/年
最大100人のホスト・無制限のWeb会議・1GBのクラウド録画

ビジネス:26,900円/年
最大300人のホスト・シングルサインオン・クラウド録画トランスクリプト・管理対象ドメイン

ZOOM UNITEDビジネス:47,040円/年
Web会議機能の他電話・チャット機能が利用可能

 

Google Meet

Googleが運営しているGoogle Meetは、Web会議の暗号化だけでなく、各種の不正防止機能も搭載されているビジネスでも安心して使いやすい強固なセキュリティが確保されていることが特徴です。

GoogleカレンダーやGmailなどその他のGoogleツールとも連携がしやすく、Googleサービスで会議アプリも統一することも可能でしょう。

スマホやタブレットからの利用ができるので、リモートワーク時や出張の際のWeb会議にも利用しやすいです。

Google Meet:契約期間や費用

Business Starter:680円/月
100人以下のWeb会議・30GBのクラウドストレージ・ビジネス用メール

Business Standard:1,360円/月
150人以下のWeb会議・2TBのクラウドストレージ・ビジネス用メール

Business Plus:2,04円/月
250人以下のWeb会議・5TBのクラウドストレージ・ビジネス用メール・高度なセキュリティ

Enterprise:要見積
250人以下のWeb会議・必要に応じて増やせるクラウドストレージ・ビジネス用メール・高度なセキュリティ
※試用期間14日間

 

Microsoft teams

シンプルな使い心地が特徴のMicrosoft teamsは、Officeソフトで有名なMicrosoftが運営しているWeb会議アプリです。

Web会議以外にもチャット・通話・ドキュメント作成及び編集などの機能も搭載していますので、Microsoft teamsさえ導入すれば、ビジネスで必要なツールが揃うといっても過言ではないでしょう。

ボタン一つでグループチャットからビデオ通話への切り替えなどができるシンプルな操作性も魅力です。

Microsoft teams:契約期間や費用

Microsoft teams:無料
300人以下最大60分間のWeb会議

Microsoft 365 Business Basic:540円/月
300人以下最大24時間のWeb会議・会議の録画

Microsoft 365 Business Standard:1,360円/月
300人以下最大24時間のWeb会議・会議の録画・管理サポート

Office 365 E3:2,170円/月
10,000人以下最大24時間のWeb会議・会議の録画・管理サポート

 

ディスカッションアプリ

ディスカッションアプリがあれば、リモートワークや出張の時などにも、メンバー全員がその場にいるかのようにディスカッションが行えます。

使いやすいディスカッションアプリがあれば、会議を開く必要のない会議はツール上のディスカッションのみで結論を出せることもあるでしょう。

不要な会議は行わないというのも、会議の効率化に欠かせない要素です。

 

flouu

flouu(フロー)は組織の情報共有を行うために開発されたディスカッションアプリです。

豊富なテンプレートが用意されているため、素早くドキュメントが作成でき、社内での共有や管理が行えます。

flouu(フロー)では作成したドキュメントは複数の社員で同時編集が可能で、コメント機能も用意されているため、ドキュメントをメンバー全員で閲覧しながら話し合い、リアルタイム編集ができるでしょう。

また、優れた検索機能が用意されているので、情報が膨大な量になっても情報の管理に困る心配もいりません。

flouu:契約期間や費用

スタンダード:500円/30日
1GBのストレージ

エンタープライズ:要見積

※試用期間14日間
※導入支援サービス・セキュリティオプションあり

 

miro

用意された大きなボードに付箋紙で情報を貼り付けていくような感覚で、視覚的に情報が共有できるmiroは、直感的な操作が可能なのでパソコンが苦手な方でも簡単に使えるという特徴があります。

会議を開きながらドキュメントを編集すれば、会議の開催と同時に情報共有ができるでしょう。

Web会議の場合は、ドキュメントとお互いの顔の両方を画面に映し出しながら話し合いが進められます。

miro:契約期間や費用

フリー:無料
3つのボード

チーム:8ドル/月
無制限のボード・プライベート共有・カスタムテンプレート

ビジネス:16ドル/月
無制限のボード・シングルサインオン・協力者の1日パス

企業:要見積
マルチチームセットアップ・高度な権限・プレミアムサポート

 

Googleドキュメント

GoogleドキュメントはGoogleアカウントさえあれば誰でも無料で使用できるサービスです。

Officeソフトのワードやエクセルと同じ要領で使用できるので、導入がスムーズに進みやすいでしょう。

ドキュメントは同時編集が可能で、コメント機能もついています。

有料のプランになると、多くのクラウドストレージや強固なセキュリティが追加されるため、膨大な情報を社内で共有したいと考えているのなら、有料プランを検討するのもおすすめです。

Googleドキュメント:契約期間や費用

Business starter:680円/月
30GBのクラウドストレージ

Business Standard:1,360円/月
2TBのクラウドストレージ

Business Plus:2,040円/月
5TBのクラウドストレージ

Enterprise:要見積
必要に応じて増やせる保存容量

※試用期間14日間

 

議事録作成アプリ

会議開催後には議事録を作成する必要がありますが、議事録は会議終了後になるべく早く共有する必要があります。

議事録作成アプリを使用すれば、効率良く優れた議事録が作成できるでしょう。

また、多くの議事録作成アプリには録音・録画機能が搭載されていますので、会議中にメモが追いつかないという時にも役立ちます。

会議の動画データそのものを残せば、議事録だけでは分からない会議中の空気も残しておくことが可能になります。

GIJI

議事録作成アプリGIJIは議事録を書く・共有・参照するがスムーズに行える機能が用意されています。

議事録に特化したエディタで議事録作成を行えば、誰でも分かりやすい議事録を作れるでしょう。さらに、基本的な情報を定型化できるので、議事録作成にかかる手間も省けます。

GIJIを活用すれば共有までの流れがスムーズに行えるので、スピーディーに議事録が作成できるのです。

GIJI:契約期間や費用

クラウドFree:無料
10名まで・5GBの容量・議事録の共有

クラウドCommunity(学校や非営利団体専用):無料
ユーザー制限なし・容量無制限

クラウドStandard:300円/月
無料 ユーザー制限なし・容量無制限

On-Premises:500円/月
ユーザー制限なし・容量は導入環境に依存

 

Apowersoft

Apowersoftはオンラインで音声録音ができるフリーソフトです。

ワンクリックで録音できる音声は、耳で聞こえるままの音声で録音が可能であるという特徴があり、さまざまなデバイスで使えます。

聞きやすい音声で会議を記録できれば、議事録作成もスムーズに進められるでしょう。

その他、録音したデータの管理も行いやすくなっているため、会議の内容を音声で保管しておくための目的でも使用しやすいアプリです。

Apowersoft:契約期間や費用

無料

 

Texter

文字起こし・録音が可能なTexterでは、使用者の声をAIが音声認識してテキスト変換します。

また、画像からテキストを作成することも可能なので、今まで手作業で行っていた議事録作成をオートマ化することもできるのです。

リアルタイム翻訳機能を使えば、他言語が利用される会議や議事録を多言語化も行えます。

業務で利用される言語が多いグローバルな企業なら、活用できる機能が非常に多いアプリだと言えるでしょう。

Texter:契約期間や費用

Free:無料
1分の文字起こし・短時間の動画文字起こし・1日3回の画像文字起こし

Premium M:1,000円/月
1時間に1000の文字起こし・毎月3時間の動画文字起こし・無制限の画像文字起こし・リアルタイム翻訳

Premium M+:3,000円/月
1時間に1000の文字起こし・毎月10時間の動画文字起こし・無制限の画像文字起こし・リアルタイム翻訳

Premium Y:6,000円/月
1時間に1000の文字起こし・毎月5時間の動画文字起こし・無制限の画像文字起こし・リアルタイム翻訳

 

スケジュール管理アプリ

スケジュール管理アプリを使えばお互いのスケジュールが共有しやすくなるため、会議を開催する前に参加者のスケジュール調整にかかる手間を大幅に省けますし、会議の日時変更を行うのも簡単です。

会議室予約システムなどとして利用することもできるでしょう。

Googleカレンダー

Googleカレンダーはその他のGoogleサービス同様Googleアカウントがあれば無料で利用できます。

スケジュールは複数作れるため、業務ごとに違ったスケジュールを用意するのも良いでしょう。

スケジュールの共有やスケジュールへの招待も簡単にできるようになっています。

Googleカレンダー:契約期間や費用

無料

 

サイボウズ

サイボウズはスケジュール機能以外にも掲示板・ファイル管理・メール・メッセージ・タイムカード機能などのビジネスで使える便利な機能が搭載されています。

スケジュールは、視覚的にメンバー全員のスケジュールが確認しやすいようになっているため、会議の日程調整もスムーズに行えるのです。

サイボウズ:契約期間や費用

スタンダードコース:500円/月
標準機能を全て利用可能

プレミアムコース:800円/月
標準機能+カスタムアプリが利用可能

 

まとめ

会議を効率良く進めるために利用できるおすすめの会議効率化アプリを紹介いたしました。

自社に最適なアプリを導入して、有益な会議を開催できるようにしましょう。

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