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非効率な会議を劇的に効率化する方法!会議効率化ツール7選

非効率な会議を劇的に効率化する方法!会議効率化ツール7選

日本の会議は無駄が多く、海外の企業が行う会議に比べて非効率であると言われています。

そもそもメールやチャットで済むような内容でも会議を開く・関係者以外の参加者がいる・会議中に雑談が多いなどの問題も多発しており、貴重な時間を会議のせいで無駄にしてしまったと感じる方も多いのです。

この記事では、非効率な会議を効率化させる方法と会議の効率化のために利用できるツールを紹介します。生産性の高い会議を実現したいと考えているのなら、ぜひこの記事を参考にしてください。

 

非効率な会議の特徴

会議の効率化の方法を知る前に、なぜ会議が非効率なものになってしまうのかを先に理解する必要があります。

会議前・会議中・会議後のタイミングごとに、非効率な状態になりやすい問題を紹介しましょう。

 

会議前

会議前の準備次第で、会議が非効率なものになってしまうかどうかが変わってきます。下記のようなことが起こっている会議は、開催前から多くの問題を抱えていると言えるでしょう。

 

参加者のスケジュール調整に時間がかかる

参加者のスケジュール調整がうまく行かず、会議の開催日時がなかなか決められない状態のことです。

会議の参加者が増えるほど、スケジュール調整に時間が掛かってしまうでしょう。何度も日時変更が行われるのも参加者の混乱を招きますので注意してください。

参加者が適切でない

会議には必要最低限の人に参加してもらうのが最適です。関係者以外の参加は会議の進行を滞らせてしまいます。

「関係者の上司だから」「関係者と同じチームだから」などの理由で参加者を無駄に増やさないように気をつけてください。

会議の議題や目的が曖昧

会議には明確な議題や開催の目的がなくてはいけません。

時間を割いて社員が集まることを意識し、何のために行われる会議なのかを分かりやすくしておきましょう。

 

会議中

会議中に下記のようなことが発生してしまう会議は非効率なものになる可能性が高いです。

 

参加者が事前の資料を読んでこない

事前に会議資料を確認しなくては、会議の議題や目的を正確に把握することは困難です。会議の議題についてどのような発言をしようか考える時間も用意できなくなってしまうでしょう。

そのような状態では、会議中に意見待ちの時間が生まれてしまい、スムーズに会議が進められません。

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会議が時間通りに始まらない・終わらない

会議はダラダラと長引かせることを避け、時間通りに開始・終了されるべきです。時間内に必要な議題を、全て話し合えるよう進行しなくてはいけません。

非効率な会議ほど、時間にルーズになってしまう傾向があります。

毎回同じ人が話す・話さない人がいる

会議は参加者全員が意見を出し合うために行われるものですが、特定の人のみが発言し、話さない人がいるような状況になってしまうことがあります。

その場合は、せっかく会議を開いても優れたアイデアが生まれにくくなり、結論がパターン化されてしまいます。特定の参加者だけの意見で結論が出る会議は、会議自体の意義を失ってしまうでしょう。

会議で結論がでない

時間をかけて会議を行っても結論が出ないのでは意味がありません。多くの意見が出たとしても、結論がまとまらない場合も同様です。

会議の司会者は会議中に得た意見から、適切に結論をまとめる必要があるのです。

 

会議後

会議後に下記のようなことがあると、会議そのものの価値が薄れてしまいます。

 

議事録作成に時間がかかる

会議を記録した議事録は、可能な限り当日中または翌日中に完成させ共有できるようにします。

議事録には、会議の内容をいち早く会議の参加者以外に周知する役割があるためです。また議事録作成者にとっても、記憶が新しいうちに議事録を作成するべきでしょう。

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アクションやToDoが管理されていない

会議で決定した行動を把握せず、実行されないのでは会議を行った意味がなくなってしまいます。

会議後には今後必要なアクション・ToDo管理を行い、期日までに決められた行動をできるようにしてください。

 

会議を効率化するためのポイント

非効率な会議を劇的に効率化する方法!会議効率化ツール7選

非効率な会議の特徴をお伝えいたしましたが、会議を効率化させるためには知っておくべきポイントがあります。

ここからは、そのポイントについて説明しましょう。

 

会議の目的とゴールを整理する

会議を開催する時には「何のために行う会議なのか?」「何を目指して行う会議なのか?」をあらかじめ整理しておきます。

このように目標とゴールが定められれば、会議中の意思決定や結論が出しやすくなるのです。会議資料を使って参加者にも事前にその内容を伝えれば、会議の開催前に各自の意見をまとめてもらえるでしょう。

 

目的の無い会議は開催しない・会議に必要な参加者だけ招待する

会議を開催するほどでもない議題に対して何人もの関係者を集めて会議を開催するというのは、最も非効率なことです。

必要性の低い会議は開かず、会議を開催する時には最小規模の開催を心掛けましょう。

それだけでも会議の効率を上げることが可能ですが、参加者を絞ることにより、会議の日程調整が楽になり、会議中に話さない人を減らす効果も期待できます。

 

ファシリテーターを設定する

ファシリテーターとは会議を円滑に進める司会者のことです。

ただ会議を進行以外にも、会議中に意見の対立があれば調整し、意見交換を促すなど会議自体を有意義にするための重要な役割を果たします。

また、会議の結論をまとめて時間通りに終了させるのもファシリテーターの仕事です。ファシリテーターだけでなく、議事録作成担当など会議中の役割分担は事前に行っておきましょう。

 

会議を効率化するツールを使う

会議を効率化するに、会議に特化した機能を持っているツールを導入するという手段もあります。

具体的には、ツールを利用してアジェンダ作成や日程調整を行うと、効率良く会議が開催できるでしょう。

 

会議効率化ツール おすすめ7選

会議を効率化させるために利用できるツールは「Web会議ツール」「スケジュール管理ツール」「ディスカッションツール」に分けられます。

それぞれの種類別に使いやすいツールを紹介しましょう。

 

Web会議ツール

Web会議ツールを使用すると、リモートワーク時や遠方の支部とも会議を開催することができます。

自社で高価な機器を購入する必要もないため、初期費用・導入にかかる労力も抑えられるでしょう。

 

Zoom

Web会議で多くの企業で利用されているZoomは、最大1,000名でのミーティングが開催できることで知られており、無料で使用できる機能も非常に多いことが特徴です。

プランによってはグループミーティングの時間制限もありません。ホストから送られてくるURLをクリックするだけで会議に参加ができ、参加者側にアプリのインストールや登録などの面倒な作業が不要なことも人気の理由のようです。

【Zoom:契約期間や費用】

基本:無料
100人以下の参加者・最大40分までのグループミーティング

プロ:20,100円/年
最大100人のホスト・無制限のグループミーティング・1GBのクラウド録画

ビジネス:26,900円/年
最大300人のホスト・シングルサインオン・クラウド録画トランスクリプト・管理対象ドメイン

ZOOM UNITEDビジネス:47,040円/年
ミーティング機能の他電話・チャット機能が利用可能

 

Google Meet

Google Meetはビジネスでも安心して使える安全性の高いWeb会議ツールです。

会議で使用される通信は暗号化され、各種の不正防止機能が搭載されているので、安全に会議を開催できるでしょう。

GoogleカレンダーなどGoogleのその他のサービスと連携できるという特徴も持っているため、現在Googleツールを多用しているのなら、特に導入がスムーズにできるツールだと言えます。

【Google Meet:契約期間や費用】

Business Starter:680円/月
100人までの参加可能・30GBのクラウドストレージ・ビジネス用メール

Business Standard:1,360円/月
150人までの参加可能・2TBのクラウドストレージ・ビジネス用メール

Business Plus:2,040円/月
250人までの参加可能・5TBのクラウドストレージ・ビジネス用メール・高度なセキュリティ

Enterprise:要見積
250人までの参加可能・必要に応じて増やせるクラウドストレージ・ビジネス用メール・高度なセキュリティ

 

スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールを導入すると、会議の参加者の共有されたスケジュールを確認した上で会議の開催日時を決定し、ツール上で会議の連絡も行えます。

会議の開催前にかかるスケジュール調整の手間を大幅に減らすことができるでしょう。

 

Googleカレンダー

GoogleカレンダーはGoogleが提供しているスケジュール管理ツールで、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用が可能です。

作成したスケジュールは他のユーザーと共有でき、一人で何種類ものカレンダーを作れるため、プロジェクト別にスケジュール管理が行えるでしょう。

会議の日時を決め、参加者をその予定に招集すれば、相手に招待メールが届くようになっています。

【Googleカレンダー:契約期間や費用】

基本:無料

 

サイボウズ

スケジュール以外にもビジネスに便利な多くの機能を搭載しているサイボウズでは、グループ全員のスケジュールが確認しやすい「グループスケジューラー」が使用できます。

視覚的なスケジュール管理が可能なので会議の日程調整に時間がかかることもありません。

スケジュール機能以外にも、掲示板・ファイル管理・メッセージ・メール・タイムカード機能なども用意されているので、その他の便利ツールにも興味があるのなら、非常にお得なツールであると言えます。

【サイボウズ:契約期間や費用】

スタンダードコース:500円/月
標準機能を全て利用可能

プレミアムコース:800円/月
標準機能+カスタムアプリが利用可能

 

ディスカッションツール

ディスカッションツールを活用すれば、ホワイトボードのようにツール上でディスカッションができ、タスク管理も可能になります。

ツール上でディスカッションを行えば、不要な会議を減らすこともできるでしょう。

 

flouu

flouu(フロー)はチームの業務を効率化が実現できるオンラインワークスペースです。

同じドキュメントを複数のメンバーで閲覧しながらオンライン会議を進めたり、その場でリアルタイム編集も可能なため、すぐに議論の内容をドキュメントに反映させることができるでしょう。

チャットエリアを使用して議論も可能なため、不要な会議を開催する必要もなくなります。情報が増えてしまっても、全文検索機能を利用すれば必要な情報をすぐに見つけられ、情報の管理に困ることはありません。

flouu(フロー):契約期間や費用】

スタンダード:500円/30日(1GBのストレージ)

エンタープライズ:要見積

※試用期間14日間
※導入支援サービス・セキュリティオプションあり

 

miro

ホワイトボードをチームで共有するような感覚で情報共有ができるmiroでは、完全リモートワーク時にもメンバーの状況が常に把握できる工夫が用意されています。

リアルタイムで同時編集可能なボードは、直感的な作業でサクサクと情報を更新できるのです。

投票機能なども搭載されているので、Web会議時にも簡単に多数決を取れるでしょう。

【miro:契約期間や費用】

フリー:無料
3つのボード

チーム:8ドル/月
無制限のボード・プライベート共有・カスタムテンプレート

ビジネス:16ドル/月
無制限のボード・シングルサインオン・協力者の1日パス

企業:要見積
マルチチームセットアップ・高度な権限・プレミアムサポート

 

Googleドキュメント

Googleドキュメントは、Googleカレンダー同様Googleアカウントがあれば無料で使用できるオンラインストレージツールです。

Officeソフトと似た使い心地でドキュメントの編集ができるので、多くの方が使用しやすいと感じるでしょう。

ドキュメントは複数のメンバーが同時編集可能で、ドキュメント内にコメントを残すこともできるので、ドキュメントを通じてコミュニメーションを取り合えるようになるでしょう。

ビジネスプランになると変更履歴を無制限で確認でき、より高いセキュリティが確保されるようになります。

【Googleドキュメント:契約期間や費用】

Business starter:680円/月
30GBのクレウドストレージ

Business Standard:1,360円/月
2TBのクラウドストレージ

Business Plus:2,040円/月
5TBのクラウドストレージ

Enterprise:要見積
必要に応じて増やせる保存容量

※試用期間14日間

 

まとめ

非効率な会議を効率化させるための方法と、会議効率化ツールを紹介いたしました。

効率の良い会議を開催できるようになると、組織の業務全体の生産性が向上します。

この記事で紹介した会議効率化ツールなどの導入も検討し、会議が円滑に進められるようにしましょう。

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