文書・文章作成

文書管理が効率良く行える文書管理システム4選!代表的な機能とシステムの選び方まとめ!


文書管理は業務効率化や膨大な文書を適切に管理するために欠かせない事柄ですが、管理するべき文書の量や文書を扱う社員の数が増えるほどその方法が難しくなります。

文書管理をスムーズに進めたいのであれば、文書管理に必要な機能が搭載された文書管理システムを導入するべきでしょう。

この記事では、文書管理システムに搭載されている代表的な機能やシステムの選び方とともに、お勧めの文書管理システムを紹介します。文書管理システムについての情報を集めているのなら、ぜひ参考にしてください。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、電子データのライフサイクルに合わせて文書を作成・活用・保管・保存・廃棄まで一括管理できる専用ツールのことを指しています。ファイルサーバーのように文書を保管するだけではなく、バージョン管理や廃棄に関するルール付けなども可能であり、文書管理そのものを自動化できるでしょう。

文書管理システムを利用すれば、人の手や文書管理ルールの厳守によってデータを管理するよりも、正確かつ効率的に文書管理が行えます。

文書管理システムの代表的な機能

文書管理システムに搭載されている機能はシステムによって変わりますが、ここではその中でも特に代表的な機能を紹介しましょう。

①保管機能

文書を設定した分類方法やシステム独自の分類方法で分けて保管します。紙の文書に例えて説明すると、文書を指定のファイルにファイリングして適切なキャビネットに仕舞う作業だと言えるでしょう。

②検索機能

多くの文書管理システムには「全文検索」機能が搭載されており、必要な文書がすぐに見つかります。「完全一致検索」や「部分一致検索」などの検索も可能であれば、より正確な検索結果が得られるでしょう。

③セキュリティ機能

セキュリティ機能では「いつ」「誰が」「どんな操作をした」などの履歴が記録されます。不正アクセスでの監視も可能で、複製や印刷を禁止する制限もかけられるでしょう。

このセキュリティ設定は文書によって制限が変えられるようになっています。

⑤アクセス制限機能

文書の中には特定の人や役職のみで共有したい情報もあります。アクセス制限機能を使えば、社員ごとに閲覧権限・更新権限などが与えられます。

⑥文書の保存期間を設定する機能

文書は内容によって必要な保存期間が変わります。文書管理システムで電子データ自体に期限が設定できれば、保存期間が過ぎた文書が蓄積され続けることはないでしょう。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入することで企業が得られるメリットには次のようなものがあります。

検索スピードを高速化できる

ほとんどの文書管理システムには優れた検索機能が搭載されており、必要な文書を探すために浪費していた時間を節約できるようになります。

細かな検索項目を設定可能な機能が搭載されていれば、検索意図に沿った文書がすぐに手に入れられるでしょう。

データが共有しやすい

文書管理システムは文書を管理するだけでなく、共有する機能も優れています。スマホやタブレットでも活用可能なシステムを選ぶことで、出張先や移動中にも文書配信・確認できるでしょう。

承認フローが円滑に進むようになり、情報がどこかで留まってしまう状態を防ぎます。

バージョン管理がしやすい

電子データはファイルサーバーで管理することも可能ですが、バージョン管理がしにくく古い情報と新しい情報の区別がつかなくなってしまう恐れがあります。

文書管理システムでは更新日ごとに文書を並べられるため、どの情報が最新であるかがすぐに分かるでしょう。

細かな権限設定によるコンプライアンスの強化

文書管理システムの閲覧権限の設定や管理によって文書のセキュリティレベルが上がります。

また、文書管理システムの中には複製不可のデータのスクリーンショットを防ぐためにプレビュー画像に「透かし」を入れるなど、よりセキュリティを向上させる機能が搭載されているのです。

文書管理システムの選び方

文書管理システムは非常に多くのサービスが流通しており、その選定が難しくなっています。ここからは自社に最適な文書管理システムを選ぶための方法を紹介しましょう。

オンプレミス型かクラウド型か

文書管理システムにはオンプレミス型・クラウド型があります。それぞれの特徴を理解し、自社が求めるシステムの提供形態を決めてください。

オンプレミス型

オンプレミス型とは自社サーバー上で文書管理を行う方法です。強固なセキュリティが確保されると言えますが、多額の初期費用が必要であり定期的なメンテナンスなどのサーバー管理を行わなくてはいけません。

クラウド型

クラウド型のシステムではインターネット上のサーバーを利用して文書保管をします。初期費用やメンテナンス費用がかからず、申込からすぐに利用可能なものが多いでしょう。

外部サーバー利用ということでセキュリティに不安を感じる方もいるようですが、どのシステムも最新かつ万全なセキュリティ対策を施しています。

社員が使いやすいシステムか

文書管理は一部の社員ではなく全社員で行わなくてはいけません。パソコン操作が得意でない社員や常に時間に追われている社員でも簡単に利用できるものを選びましょう。機能が多過ぎると操作方法が複雑になる恐れがあるため、注意してください。

必要な機能が備わっているか

文書管理システムの代表的な機能は先ほど紹介しましたが、サービスによって独自の機能が追加されているものもあります。文書管理に必要な機能は業種によって変わるため、システム選びをする前に自社が求める機能をリスト化しておくと良いでしょう。

セキュリティ対策は万全か

文書管理システムでは多くの機密情報を扱います。外部に限らず内部からの不正アクセスにも対応可能であり、細かな閲覧権限が設けられるシステムを選びましょう。

セキュリティ対策は文書管理システム選びで、最も重要視するべきポイントです。

マルチデバイスに対応しているか

文書管理システムがマルチデバイスで利用可能になれば、出張中・外出中はもちろんリモートワーク時にも文書管理が行え、情報が滞ることを避けられます。

マルチデバイス対応であっても使い心地に問題がある場合も考え、利用予定のデバイスでの操作性を確認しておきましょう。

お勧めの文書管理システム4選!

最後に、お勧めの文書管理システムを4つ紹介します。文書管理システムの選び方を参考に、自社に最適なシステムを選べるようにしてください。

Fleekdrive

企業向けオンラインストレージであるFleekdriveは、企業の情報資産を強固なセキュリティで守りながら有効活用できるシステムです。業種や企業規模を問わず世界190カ国で導入されている実績を持ち、自動化機能で日々の単純作業を短縮します。

費用(月額)Team:500円
Business:1,500円
Enterprise:4,000円
※1ユーザーの費用
提供形態クラウド型
無料の試用期間30日間

楽々Document Plus

楽々Document Plusはペーパーレス化を促進する文書管理システムで、Word・Excelなどビジネスでよく利用するファイルをドラッグ&ドロップするだけで管理できるという特徴があります。

文書の申請・承認・決裁もシステム上で可能であり、多くの企業の業務効率化を成功させているのです。

費用要問合せ
提供形態オンプレミス型
無料の試用期間要問合せ

NotePM

NotePMは、社内版ウィキペディアを手軽に構築できるクラウド型の文書管理システムです。高い検索能力を持っており、文書検索にかかっている時間を削減します。

ビジネス文書はもちろんマニュアルやノウハウの共有にも優れており、業務の属人化が起こりにくい環境が構築されるでしょう。

費用(月額)プラン8:4,800円
プラン15:9,000円
プラン25:15,000円
プラン50:30,000円
※プラン数=利用可能なユーザーの最大数
※それ以上のプランも用意
提供形態クラウド型
無料の試用期間30日間

flouu

flouuでは、リアルタイム同時編集可能なドキュメントが利用できることから、テレワークなどその場に相手がいない場所でも距離を感じないやりとりを実現します。

強力な検索機能では文書内のキーワードはもちろん添付ファイル名やチャットのメッセージまで検索対象になるため、必要な情報がすぐに手に入るでしょう。

また、情報セキュリティマネジメントの国際認証を取得しており、2段階認証やIP制限などの万全のセキュリティ対策が施されています。

費用(月額)基本料金:550円
セキュリティオプション:550円
OCRオプション:220円
※1ユーザーの費用
提供形態クラウド型
無料の試用期間14日間

まとめ

国内ではペーパーレス化がなかなか進みませんでしたが、使いやすい文書管理システムが増えたことにより、主に電子データで文書管理をする企業が年々増加しています。

文書管理システムを導入すれば効率良く適切に文書管理が行えるようになり、業務の効率化はもちろん情報漏洩などの問題を防ぎます。

この記事を参考に自社に最適なシステムを活用し、電子データ管理が正しく行えるようにしましょう。

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