文書・文章作成

クラウド型文書管理ツールとは何か?ツールの選び方からおすすめのツール7選を紹介!


社内で文書管理が適切に進められれば、今ある非効率な作業を減らせ、業務全体の効率化につながります。文書管理の手段はさまざまな方法がありますが、特にクラウド型のツールを使用すれば、働く場所やハードに捉われない自由な働き方が実現するでしょう。

しかしリモートワークが浸透したことによって、クラウド型文書管理ツールの需要がより高まり、現在はツールの選定が難しい状態になっています。

この記事では、クラウド型文書管理ツールの選び方やおすすめのツールを紹介しましょう。これからクラウドで文書管理を行いたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

文書管理ツールの分類

文書管理では文書の作成・共有・活用・廃棄という一連のライフサイクルを一括管理します。文書管理ツールはその文書管理を円滑に進めるためのツールであり、最低限の労力で文書管理が行える機能が搭載されているのです。

文書管理ツールに用意されている代表的な機能は下記のようなものです。

・文書の作成・共有機能
・文書の検索機能
・文書の廃棄ルール設定機能

文書管理ツール自体は大きく分けてクラウド型・オンプレミス型の2種類に分類できます。それぞれの特徴については、次の章で説明しましょう。

 

クラウド型文書管理ツールとは

クラウド型文書管理ツールはサービスの提供元がハードウェアを設置・運用し、そのサーバーやネットワークを利用者にリソースします。気軽に導入可能だという点から、現在多くの文書管理ツールがクラウド型に移行しており、今後も増加していくと考えられるでしょう。

 

クラウド型文書管理ツールのメリット

ここからは、クラウド型文書管理ツールのメリットを説明しましょう。

 

初期投資・定期メンテナンスが必要ない

クラウド型文書管理ツールは、オンプレミス型文書管理ツールと違い自社でハードウェアを設置する必要がないため初期投資がかかりません。ツールによっては初期費用が設定されていますが、非常に手頃なコストでツールの利用を開始できるのです。

ハードウェアを保有しないことで、定期的なメンテナンスなども全てサービス側に任せられます。

 

すぐに運用を開始できる

先ほどもお伝えしたように、クラウド型文書管理ツールはハードウェアの設置を行う必要がないため、使用するサービスを決めれば数日中または当日中にサービスを利用開始できます。急ぎで文書管理を開始したい時にも対応可能でしょう。

 

どこからでもアクセスできる

インターネット環境さえあれば、世界中のどこにいてもクラウドにアクセスできることから、リモートワークや出張時にも必要な文書の閲覧・文書の作成作業が行えます。マルチデバイス対応のツールを選べば、スマホやタブレットでのアクセスも可能でしょう。

文書を送るために郵送作業をする・文書が手元にないという理由で迅速な対応ができないなどの非効率な事態がなくなります。

 

需要増にもすぐに対応可能

クラウド型文書管理ツールは物理的なハードウェアの再構築が不要であるため、突発的に需要が増えた・減った際には手軽にプラン変更が行えます。需要増に合わせて余分な契約をせずに済み、コストパフォーマンスの良い運用ができるでしょう。

 

万全なセキュリティ対策が施されている

クラウド型のサービスではインターネットを介して文書管理を行うことから、セキュリティに不安を感じる方もいるようです。

そのため、多くのビジネス向けのクラウド型文書ツールでは、不正アクセス検知機能やウィルスチェック機能・ファイル送受信時の暗号化などのセキュリティ対策を行なっているのです。

万全のセキュリティ対策が施されているツールを選べば、クラウド型だからと言ってセキュリティ面に不安を感じる必要はないでしょう。

 

クラウド型文書管理ツールのデメリット

クラウド型文書管理ツールには多くのメリットがあることをお伝えしましたが、知っておくべきデメリットも存在します。

 

運用コストがかかる

ビジネス向けのクラウド型文書管理ツールは月額契約で費用が発生するものが多いです。中には無料で使用可能なツールもありますが、使える機能やユーザー数に制限があるでしょう。

しかし手頃な価格の料金設定がされていることから、オンプレミス型文書管理ツールで自社ハードウェアを管理するよりもコストが抑えられる場合が多いです。

 

ツールの利用に関する社員教育が必要

オンプレミス型文書管理ツールにも同じことが言えますが、文書管理を成功させるためにはツールを導入すれば良いというわけではなく、適切なルール作りや社員教育が必要になります。社員が個人の判断で文書管理を進めてしまうと、理想的な文書管理は実現しないでしょう。

特にセキュリティ面ではツールのセキュリティ機能だけでなく社員一人ひとりのセキュリティ意識を高めなければ、情報漏洩などのトラブルを防げない恐れがあるのです。

 

オンプレミス型文書管理ツールとは

オンプレミス型文書管理ツールはクラウド型と逆の特徴を持っており、インターネットではなく自社サーバーやネットワークを使って文書を管理します。

カスタマイズ性が高く独自のセキュリティ対策が施しやすいなどのメリットがありますが、初期投資やメンテナンスに多くの費用が必要で、システム構築に精通した従業員を雇用または外注しなくてはいけません。

また、地震や停電などの災害時の対応も自社で行うことになり、文書管理のために多くの労力が必要になるでしょう。

 

クラウド型文書管理ツール導入前にしておくべきポイント

オンプレミス型文書管理ツールに比べてクラウド型文書管理ツールは、導入しやすく運用コストも抑えられることをお伝えしました。ここでは、クラウド型文書管理ツールを導入する前に知っておくべきポイントを紹介しましょう。

 

導入目的を明確にする

「何のためにクラウド型文書管理ツールを導入するのか」が明確になっていないと、ツールの選定が難しくなります。他の企業が使っているツールが必ずしも自社に適しているとは限らないのです。

また、導入目的が曖昧なままでは社員の意識も統一できません。

 

クラウドサービスの特徴を理解しておく

クラウドサービスでは社外のハードウェアを利用して社内の文書管理を行い、文書管理にかかる労力を減らします。しかし、データ管理が自社で行われないことで夜間や休日の対応が依頼できないなどの懸念点も把握しておく必要があるでしょう。

もちろん24時間365日体制で緊急時のサポートを行なっているサービスもあります。

 

クラウド型文書管理ツールの選び方

クラウド型文書ツールを導入する企業が増えたことから、その需要に合わせて今では数えきれないほどのツールが流通し、その選定には多くの時間が必要です。ここではクラウド型文書管理ツールの選び方をまとめました。

 

必要な機能が搭載されているか

クラウド型文書管理ツールに求める機能は企業によって変わります。多機能なほど多くの要望に応えられますが、多機能すぎるツールは運用費用が高額になり、社員に操作が難しいと感じられる恐れもあるでしょう。

自社が求める機能をリスト化しておき、必要最低限の機能でコスパに優れたツールを選択すると良いです。

 

情報が検索しやすいか

企業にある文書を一元管理するため、その文書量は膨大なものになります。必要な文書が見つけられないような状態では、文書管理ができているとは言えないでしょう。

全文検索はもちろん優れた検索機能があれば、どんなに文書量が増えても文書探しに時間がかかってしまうことはありません。

 

社員が使いやすく複数デバイスに対応しているか

文書管理は業務を効率化させるために行うものであり、通常業務の妨げになってはいけません。使用に手間のかかるツールは社員に嫌煙されてしまうでしょう。

全社員が使いやすく複数デバイスに対応しているツールを選べば、文書管理という行動自体がスムーズに社員に浸透します。

 

自社が求めるセキュリティ対策が施されているか

クラウド型文書管理ツールはリモートワークや出張先など外部でも使用されるため、高いセキュリティが求められます。情報漏洩を避けるためには、ツールに用意されているセキュリティが自社の情報セキュリティ基準に適しているかを確認しましょう。

オプションを追加することで、よりセキュリティが高められるサービスもあります。

 

法令や各種制度に対応しているか

企業が文書管理に取り組むべき理由の一つに、法令や各種制度への対策があります。タイムスタンプの付与が可能か・文書の改ざんがない証明になるかなどの対応はもちろん、保存期間の設定や文書の自動廃棄ルールの設定が可能かなども確認してください。

自社が扱う文書によって守るべき法令や制度が変わるため、注意しましょう。

 

おすすめのクラウド型文書管理ツール7選

最後に、おすすめのクラウド型文書管理ツールを紹介しましょう。自社に最適なツールを選べるようにしてください。

 

flouu

flouuは社内の文書を一元管理し、文書を中心としたコミュニケーションを発展させる機能がいくつも搭載されています。

文書はもちろんコミュニケーション時のコメントも横断的に検索可能な全文検索機能が用意されていることから、必要な情報をすぐに見つけ出せるでしょう。文書の閲覧状況が見える化しているため、文書の共有漏れも防ぐことができます。

【flouuの費用(30日間/1ユーザーあたり)】
・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
・OCRオプション 550円
※試用期間14日間

 

SPA

文書管理にまつわる悩みを解決するためのツールであるSPAは、ペーパーレス化の促進や資料の検索性アップを実現します。カスタマイズ性にも優れており、企業に適した文書管理ができるのです。

また、日本語だけでなく英語・中国語などの文書にも対応しており、グローバルな企業でも利用しやすいでしょう。

【SPAの費用(月額/初年度の価格)】
・基本ライセンス 50,000円
※オンプレミス型プランあり
※試用期間あり

 

文書デザイナー

文書デザイナーはバージョン管理に優れたクラウド型文書管理ツールで、いつでも最新版の文書が最前面に出るようになっています。発行日指定で最新版の自動差し替えも可能です。

手厚いサポートが用意されており、導入から運用までのレクチャーだけでなくオンライン保守や運用アドバイスを受けることもできます。

【文書デザイナーの費用】
お問合せ

 

Documal SaaS

Documal SaaSは、文書管理・ワークフロー機能が充実した総合的な文書管理システムです。文書のライフサイクルを自動化し文書の有効期限を設定することで、人の手を介さずに文書が自動で廃棄できるようになります。

文書ごとに細かな権限設定が行えるため、限られたメンバーでの情報共有にも適しているでしょう。

【Documal SaaSの費用(月額)】
・運用基本サービス100アカウント 100,000円
・運用基本サービス60アカウント 60,000円
・運用基本サービス10アカウント 20,000円
・アカウント追加1ID 1,000円
※試用期間1ヶ月
※オンプレミス型プランあり

 

Stock

検索性に優れた文書管理ツールであるStockは、シンプルな使い心地で企業の文書管理ができるという特徴があります。削除されたデータが30日間保存される誤削除防止機能も搭載されているため、重要な文書を失ってしまうトラブルを防げるでしょう。

【Stockの費用(月額)】
・フリープラン(20ノートまで)
・ビジネス5 1,980円
・ビジネス10 3,480円
・ビジネス20 6,480円
※試用期間あり

 

welog

welogは、社内になる文書やナレッジを集約するナレッジデータベースとしても活用可能で、ノウハウの見える化・意思決定のスピードアップが可能なクラウド型文書管理ツールです。

ボタン一つでメールやChatworkなどの外部システムと連携可能であるため、既存のツールを利用しながら文書管理が進められるでしょう。

【welogの費用(月額/1ユーザーあたり)】
・フリー(10ユーザーまで)
・ベーシック 300円
※試用期間30日間

 

Fleekdrive

Fleekdriveは強固なセキュリティが備えられた企業向けのオンラインストレージです。社内の人はもちろん取引先とも簡単かつ安全に情報をやり取りできるため、さまざまな用途で使用可能でしょう。

ファイル受渡時のパスワード設定や透かし文字の挿入などの機能を使えば、安心して文書を管理できます。

【Fleekdriveの費用(月額/1ユーザーあたり)】
・Team 500円
・Business 1,500円
・Enterprise 4,000円
※試用期間30日間

 

まとめ

クラウド型文書管理ツールの導入メリットやツールの選び方・おすすめのツールを紹介しました。クラウド型文書管理ツールを使えば、どこにいても文書管理ができるため、多様な働き方を実現させながら安全に文書を管理し、業務を効率化できるでしょう。

この記事を参考に、自社にぴったりの文書管理ツールを選んでください。

 

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