文書・文章作成

文書管理規定とは?文書管理規定の作成方法と作成時に知っておくべきポイントを紹介!


文書管理は企業全体で取り組まなくてはいけないものであり、特定の社員だけでは期待するような結果を得られません。全社員で正しく文書管理を行うためには文書管理規定を作成し、全社員に十分理解をしてもらう必要があるでしょう。そのため、多くの企業では文書管理の導入と同時に文書管理規定を作成しています。

この記事では文書管理規定の設定方法やポイントを紹介しましょう。企業で文書管理が思うように進まないと感じているのなら、ぜひ参考にしてください。

文書管理規定とは

文書管理規定とは、文書管理を企業で実施するためのルールのことです。

企業全体で何かに取り組む際にルールが用意されていないと、全ての判断が個人任せとなってしまい、統制が取れません。文書管理も例外ではなく、文書管理規定によって全社員に文書管理の方法を理解してもらう必要があるのです。

特に管理するべき文書の量が多く、文書を管理する社員数が増えるほど文書管理時のルール徹底が求められます。文書管理規定がなければ、必要な文書が埋もれてしまう・保存するべき文書を紛失してしまうなどのトラブルが起こりやすくなるでしょう。

つまり文書管理規定は、文書管理を行う企業に欠かせない存在だと言えます。

文書管理規定と文書管理マニュアルの違い

企業によっては文書管理規定とは別に、文書管理マニュアルが用意されている場合もあります。

文書管理規定と文書管理マニュアルの違いが分からないという方もいるようですが、文書管理規定は文書管理マニュアルよりも上に位置し、文書管理のための指針や大義を定めていると考えれば良いでしょう。

文書管理規定をもとに、運用時の手順を分かりやすく説明するものが文書管理マニュアルです。

文書管理規定を作るメリット

文書管理規定は文書管理の方法を社員に理解してもらうためのものであり、作成によって企業は多くのメリットが得られます。文書管理規定作成のメリットを知っておきましょう。

セキュリティを高められる

文書のセキュリティに対する対処を社員個人に任せてしまうと、人によっては個人情報や機密情報を誰でも持ち出し・閲覧可能な環境下で管理する恐れがありますが、文書管理規定があれば、文書が情報漏洩リスクの高い状態で管理されたり放置されたりしなくなります。

文書管理規定によってリスク管理を行えば、多くのトラブルを未然に防げるということです。

コスト削減につながる

文書管理規定が用意されていない・共有されていない企業では、保存期限が過ぎた文書が廃棄されずに保存され続けてしまうという問題が起こりやすくなります。

特に紙の文書の廃棄が行われない状態が何年も続くと、不要な文書を保管するために非常に多くのスペースや管理時の労力が必要になるでしょう。利用可能なストレージ容量には限界があることから、電子データであっても保存期間を過ぎた文書は適切な方法で廃棄するべきです。

文書管理規定で文書の廃棄時期・廃棄方法が明確になれば、このような非効率な状態に使われる無駄なコストを消費せずに済むでしょう。

業務を効率化する

文書管理は業務効率を向上させるために実施しますが、文書管理規定がなければ期待通りの効果は得られません。明確なルールがなく文書を保管してしまうと、必要な文書の検索に多くの時間を割いてしまうでしょう。

文書管理規定が用意されているからこそ、文書管理によって業務の効率化を実現できるのです。

文書管理規定の作成時に知っておくべきこと

ここからは文書管理規定作成時に知っておくべきことを紹介しましょう。特に文書管理規定に含めるべき内容の漏れには注意してください。

文書管理規定に含めるべき内容

文書管理規定に盛り込むべき内容は次のようなものです。

文書管理規定が適用される範囲

企業に存在する文書は大きく分けて紙の文書と電子データの2種類に分かれます。まずは文書管理規定が適用される範囲が紙の文書・電子データどちらかのみを対象としているのか・両方を対象に含むのかを明確にしましょう。

文書管理規定の範囲が明らかになっていなければ、社員の混乱を招いてしまいます。

文書の保管・保存のためのルール

文書をすぐに活用可能な状態で置いておくことを「保管」・活用可能性が低くなった文書を定められた期限まで置いておくことを「保存」と言います。文書管理規定では文書を残す際のルール・場所・保存期限を設定します。

電子データの名称付けやカテゴリ分け・タグ付けなどもこの項目で決める必要があるでしょう。

文書の廃棄方法

定められた保存期限が過ぎた文書は情報漏洩に十分配慮した上で廃棄しなくてはいけません。廃棄手順を明確化させれば、文書廃棄時に発生し得るトラブルを防げるでしょう。

禁止事項・罰則

規定では具体的な禁止事項も記載する必要があります。企業では機密情報や個人情報など非常に重要な情報を文書として取り扱うため、避けるべきリスクの高い行動を禁止事項として明らかにしておき、文書管理規定が破られた際の罰則も用意してください。

文書管理規定を全社員に共有する

多くの企業で文書管理規定の共有が上手く行われておらず、規定の存在を知らないまま文書管理を行なってしまう社員がいるという問題が発生しています。必要な項目を網羅した文書管理規定があっても、その規定自体が社員に共有されなくては意味がありません。

正しいルールが共有されていない状態では、文書管理によって期待する成果を得ることは難しくなり、情報漏洩などのトラブルにつながる恐れもあるでしょう。

ただ文書管理規定を企業側から一方的に通知するだけでなく、研修などで社員へ文書管理に対する教育の機会を設けられると良いです。

文書管理を担当する部署を決定しておく

文書管理規定を作成しても、その規定が社員に守られているかを監視する担当が必要です。文書管理を担当する部署を決めておき、文書管理規定の共有や運用も任せましょう。

一般的には総務部のような管理部門が文書管理を担うことが多いです。

文書管理規定の作成ポイント

文書管理規定は文書管理の要と言える存在であるため、作成時のポイントを十分理解する必要があります。ここでは文書管理規定の作成ポイントを紹介しましょう。

文書のライフサイクルを意識する

文書のライフサイクルとは、「発生」「活用」「保管」「保存」「廃棄」の一連の流れを指しています。それぞれの段階で求められる文書の管理方法が変わることから、文書のライフサイクルを意識した上で文書管理規定を定めなくてはいけません。

具体的な説明をすると、「保管」の段階ではその文書を閲覧・活用したい社員がすぐに文書を見つけ出せるようにしておく必要がありますが、「保存」の段階の文書が「保管」の段階の文書に混ざってしまうと、情報が膨大になって文書が探しにくくなります。

このように、文書はライフサイクルの段階によって適切な管理方法が変わるため、段階ごとにルール付けを行なってください。

紙文書と電子文書ごとの規定を作成する

紙の文書と電子データは全く違った管理方法となるため、同じ文書管理規定では管理できません。それぞれ別の規定または同じ規定内でも、別の項目として分けた管理が必要でしょう。

社員が紙の文書と電子データの取り扱いを混合してしまわないように十分注意してください。

文書管理規定のサンプルを参考にする

企業が文書管理規定を作る際には、すでに存在する規定を参考にするとスムーズに作成が進められます。

インターネット検索をすれば、多くの文書管理規定のサンプルが見つけられるため、その構成を見ながらアレンジを加えることで、一から規定を作る手間が省けます。自社に最適なテンプレートを活用するのも良いでしょう。

まとめ

文書管理を行うことで、企業は情報漏洩などのリスクを防いで効率良く業務が進められるようになります。

しかし、文書管理規定が用意されていないままでは正しいルールが社員に共有されず、文書管理方法が統一できなくなってしまうでしょう。

この記事を参考に文書管理規定を作成し、正しい方法で文書管理が進められるようにしてください。

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