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日報の書き方で押さえるべき5つのポイント!すぐ使える例文も紹介

日報の書き方で押さえるべき5つのポイント

上司や先輩から日報の提出を求められると、一般的にはその日のうちから日報の提出が始まりますが、特にフォーマットや例やなどの細かな指示をもらえないことが多いでしょう。

そのため初めて日報を書くときには、何をどうすれば良いのか分からずに困ってしまう方も多いです。

この記事では、日報の具体的な書き方とポイントを説明します。これから日報を作成するのなら、ぜひ参考にしてください。

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日報の書き方とは

日報は正式な書き方が決まっているものではありませんし、フォーマットが用意されていない会社も多いです。だからこそ、どう書けば良いのか判断が難しいケースも多いでしょう。

さらに日報には必ず記載が必要な事項があり、必須事項が書かれていない日報は上司に重要なことが伝わりづらくなり、非常に不明瞭なものになってしまいます。

日報は自分だけが振り返って読む日記とは違い、上司や先輩に理解してもらうために書くものです。分かりにくく読みにくい日報は、読む相手の時間を無駄に奪ってしまう恐れもあるでしょう。つまり日報は必須事項が記載され、読む相手に内容が伝わりやすく分かりやすい必要があるということです。

 

日報を書く目的

誰にでも伝わりやすい理想的な日報を書くためには、まず日報を書く目的を自分の中で明確にしておかなくてはいけません。

実際には「日報を書くことが会社の決まりだから」という義務的な姿勢で日報作成に取り組む方は少なくありませんが、それでは日報を書くという行為が目的となり、読み手のことを考えていない非常に分かりにくい日報になってしまいます。

ここからは日報を書く目的について説明いたしますので、「なぜ日報を書くのか」をまず理解しましょう。

 

上司への進捗共有

日報を作成する第一の目的は、その名前の通り「一日の業務報告をするため」です。より分かりやすく説明すると、自分が一日に取り組んだ業務と業務の進捗について報告するためにあるものだと言えるでしょう。

なぜ日報での報告が必要であるかと言うと、多くの部下を抱えている上司は、毎日全ての業務の進捗を自分の目で確認することが難しいからです。日報をメールやチャットツールなどで部下から受け取れば、上司が部下全員または全ての業務の進捗を短時間で把握できるようになるのです。

日報の提出がない場合は業務の進捗を日々確認しにくくなり、取り返しのつかない遅延が発生してしまう可能性があります。毎日業務状況を把握していれば、進捗の遅れに早い段階で気付き、迅速に対策を取ることが可能になるでしょう。

 

振り返りによる現状把握

日報を使用して上司に業務の進捗を伝えられることを説明いたしましたが、日報で業務の進捗を確認できるのは上司だけではありません。自分自身も、日報の作成によって一日の業務を振り返ることにより、客観的な視点で業務の改善ができるようになるのです。

日報を書いていれば仕事の終わりに業務の現場を把握できるため、新たな発見が生まれる可能性があります。業務に没頭してしまうと、つい客観的な視点を持てなくなりますが、日報を書くことにより常に多角的な視点で業務を捉えられるのです。

日報作成は上司のためだけでなく、自分にも大きなプラスになるものであると言えるでしょう。毎日のことだからと義務的に日報を書くような姿勢にならず、何か得られるものはないかをよく考えて毎日の振り返りを行いながら日報を書いてください。

 

日々の業務改善

先ほど説明したように、日報を書くことによって多角的な視点を持てるようになり、新たな発見が生まれます。そのため、本来であればなかなか気付きにくいような業務の課題や反省点を毎日整理できるようになるのです。

また、その発見・課題から業務の改善点を考えられるようになります。こうして思いついた改善提案は、通常なかなか発信すること自体が難しい場合も考えられますが、日報を活用すればスムーズに該当事例を含めて提案ができるでしょう。

また、問題点に対して最適な改善案が浮かばないときには、上司にその旨を相談することも可能です。業務は1人で行うものではありませんので、上司のフォローをもらうためにも日報が役に立つでしょう。気づいた問題にいち早く取り組めるというのも、日報を利用する大きなメリットであるとも言えます。

 

基本の構成と必須項目

日報の書き方で押さえるべき5つのポイント

日報の目的をお伝えいたしましたが、日報には必ず記載するべき必須項目が存在します。会社でフォーマットが決まっているのであればその書式に従えば良いのですが、フォーマットが用意されていない場合には、この日報の必須項目を理解し記憶しておきましょう。

また日報は毎日書くものですので、日報作成の時間を短くするために項目をテンプレート化するのがおすすめです。テンプレートを活用すれば、記入漏れも防げるようになります。

日報の基本的な構成と必須項目

【今日の目標】
毎日目標を設定して提示します。会社の方針と自分の目標にズレがないように気をつけましょう。

【今日の業務内容と成果】
一日の業務内容・それにかかった時間・進捗や成果を分かりやすく記載します。業務内容の書き方には、箇条書きタイプ・スケジュールタイプなどがあり、それぞれの違いについてはこの後紹介します。上司はこの内容を読み、部下に対してのフォローや評価をするのです。

【今日学んだこと】
自分の成長を実感するために、今日学んだことと感じたことを記載します。感想に近いものでも構いませんが、自分が得られた知識や経験を記載できるようにしましょう。毎日学びを意識的に感じることで、自分自身も今日一日の成果を把握しやすくなります。

【課題と改善点】
今日感じた業務に問題や反省点がある場合には、それに対しての課題や改善点を記載し再発防止・改善できるようにします。課題に対して改善点が見つからない場合には、上司に相談できる機会として日報を活用しましょう。迅速なフォローをするために日報が存在しているということを忘れずに、問題点を隠して1人で抱え込まないように注意してください。

【明日の目標】
日報で翌日の目標を設定すると、翌日も目標を意識して業務に取り組むことが可能になります。設定する目標は1日で達成できるものにすると良いでしょう。

 

日報の種類

日報にはいくつか種類があります。自分の業務内容や仕事のスタイルは、どのタイプでの日報作成が一番まとまりやすく伝わりやすいかを考え、なるべく毎日同じタイプで日報を書くようにしましょう。毎日のように日報の書式が変わると、読む側が疲れてしまいますので注意してください。

職種別の日報の書き方についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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箇条書きタイプ

箇条書きで業務内容をまとめるタイプの日報は、外出や会議など時間に縛られた約束が少なく一日を通して複数または一つの業務に取り組む事務職などの方におすすめです。

また、一般的には時系列で記載するスタイルの日報よりも短時間で書くことができると思います。日報を書く時間が毎日10分も用意できないという場合には、箇条書きタイプを選ぶと良いでしょう。

箇条書きタイプの日報の例

【本日の業務内容】
・新商品Aプレゼン資料の作成と打ち出し(午前2時間程度)
・営業部10月度月例売り上げ報告資料の修正・提出(午後2時間)
・商品B改善提案書の修正・提出(午後1時間)
・電話問い合わせによる商品Bクレーム対応・報告書作成含む(午前30分程度)

 

スケジュールタイプ

次は、時系列で一日の流れを説明するスケジュールタイプの日報について説明しましょう。箇条書きタイプの日報とは逆に、参加する会議が多い・外出が多いなど、時間の約束に縛られた業務を行うことが多い方におすすめのスタイルです。

細かく移動時間まで記載を求められる会社もあるようですが、多くの場合は大まかにアポイントメントの時間を記載すれば良いでしょう。スケジュールタイプの日報では時系列に記載するのは業務内容のみで、それ以外の部分については箇条書きにすることが多いです。

スケジュールタイプの日報の例

9:00 朝礼参加
10:00 メール対応後、移動
11:00 丸の内駅前店新商品陳列提案と売り上げ報告会参加
13:00 新宿駅前店店長とアルバイト採用について打ち合わせ
14:00 移動
15:00 メール対応後、月例報告会資料作成
16:00 月例報告会参加
17:00 夕礼参加
18:00 丸の内駅前店報告会の資料まとめ、退社

 

日報のテンプレートについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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日報の書き方5つのポイント

日報はポイントさえ覚えてしまえば、短時間で簡単に書けるようになります。

ここでは、日報を書くための5つのポイントを紹介しましょう。どれもすぐ実践可能な内容ですので、ぜひ試してみてください。

 

1. 感想ではなく要点を書く

日報は日記ではありませんし、自分の日報は上司が時間をかけて確認してくれるものだということを忘れてはいけません。そのため日報は、分かりやすく無駄がない簡潔な内容でなくてはいけないのです。

書式自体も箇条書きなどを駆使して読みやすい文章を心がけ、長々と感想を書くような文章は避けて要点を分かりやすくまとめる工夫をしてください。分かりやすい日報が書けるということは「相手を配慮した行動ができる」ことになりますので、日報の質によって上司から良い評価を得られることもあるでしょう。

 


2. 数字などで具体的に書く

業務上の報告は数字を使って具体的に伝えなくてはいけません。たとえば「丸の内駅前店・新宿駅前店で本日新商品Aはたくさん売れていました」ではなく「新商品Aの本日の販売実績(本日17時現在):丸の内駅前店85個/新宿駅前店102個」と記載した方が、ずっと内容が伝わりやすく信憑性があると伝えられるのです。

ここまで具体的な数字でなくても、主観ではなく数字で量や売り上げを表記できるようにしましょう。数字を伝えるという行為の前には、数字の根拠や確認が必要となりますので、日報作成に一つ手間が増えると感じるかもしれません。しかし、毎日の進捗や報告を数値化するという行動を習慣化してしまえば、その手間も省くことが可能になります。

 

3. 明日以降に繋がる内容にする

日報を現状報告・進捗報告だけのものだと思っている方は少なくないようですが、日報に明日以降につながる内容が記載されていると、今後の業務の方向性が上司に伝わります。さらに、先を見据えて常に業務を改善する姿勢を表すことで、仕事のできる人間であると上司の評価を得られる可能性もあるでしょう。

 

4. 溜め込まない

日報は毎日書いて提出するものです。何日分も溜め込んだ日報を一度に提出してしまうと、日報の意味がなくなってしまいます。

日報の提出は基本的には当日中・退勤前に提出するのが良いですが、何らかの理由で当日の提出が困難だった場合には、翌日の朝には提出するようにしてください。

また、その際には日報提出が遅れてしまったことを一言お詫びするような文章を日報とともに添えるようにしてください。出張などの特殊な事情で日報の提出が難しくなる期間が分かっているのなら、その間の日報提出について事前に上司に相談しておくと良いでしょう。

 

5. セルフチェックをする

日報の作成は毎日行われるものなので、人によっては緊張感が保てなくなり、雑な仕上がりの日報を送るようになってしまう場合があります。日報は確認のために上司の時間を割くものであり、自分の評価に直結する存在であることを忘れてはいけません。

必ず提出前に自分で文章全体を見直し、誤字脱字がないようによく注意してください。ケアレスミスの多い日報を毎日上司に提出していると、「この人はミスが多いから大切なことは任せられない」という印象を持たれてしまう恐れがあります。

また、日報を見直すときには、誤字脱字以外にも文章の読みやすさや構成も客観的にチェックしてください。自分が日報を読む立場だと思って見直しができる良いでしょう。はじめは面倒に感じるかもしれませんが、何度も繰り返すうちに見直し作業にかかる時間も短くできるようになります。

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ツールでさらに日報作成を効率化

日報は必須事項が記載が書いてあり、読む相手に伝わりやすい内容であることはもちろんですが、日々作成するものであるため、作成時間をかけすぎてしまうことはできません。

つまり日報を作成するためには効率良く作業を進める必要があるのです。そのため、日報作成を効率化するツールを活用すると良いでしょう。

たとえば、情報共有ツール flouu(フロー)を導入すれば、日報の作成~共有作業が非常にスムーズに進められるようになります。flouu(フロー)には優れた文書テンプレートが豊富に用意されていますので、日報だけでなく他の文書を作成する時間が大幅に削減できるでしょう。

こういったツールを積極的に取り入れ、短時間で分かりやすい日報を作成できるようになれば、日報を読んだ相手からの評価を高める効果も期待できるでしょう。

 

まとめ

日報を書く目的や日報作成のポイントを説明いたしました。

本来の業務とは違い、日報作成に多くの時間を費やすことはできません。日報はポイントを抑えて正確かつ効率的に書かなくてはいけないものです。

自分で日報のテンプレートを作るなどの工夫をして、より効率良く作業が進められるようになりましょう。

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