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事務職の業務日報の書き方3つの基本!例文・テンプレートもご紹介

事務職の業務日報の書き方

業務日報というと、外出した記録・外出先での顧客とのやり取りを上司に報告する営業日報が浮かぶ方が多いようです。

しかし、事務職でも業務日報の提出を求められる会社もあります。事務職の場合は外出も少なく、直接的な売り上げや契約などをアピールできないため、業務日報にも何を記載したら良いか困ってしまうのではないでしょうか。

この記事では事務職の方が業務日報を書くときのポイントを説明します。すぐに使用できるテンプレートや例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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事務職の業務日報の書き方とは

業務日報は、会社や部署で専用のフォーマットが用意されていれば、その書式を活用すれば良いですし、先輩や前任の方が使用しているものがあるのなら参考にできます。しかし、そのようなものが手に入らず、具体的な書き方などの指示がもらえないこともあるでしょう。

さらに書き方やルールが明確に決められているものではありませんので、突然提出を求められたときに、何をどう書けば良いのか分からずに困ってしまうのも仕方がありません。特に事務職は営業職と違い、数字で売り上げや契約数をアピールしにくく、細々とした膨大な量の業務をこなしていることが多いため、より業務日報の書き方が分かりにくいのです。

書き方が理解できていない状態で、実施した業務をただ報告するのでは業務日報の十分な役割を果たせませんし、そのような業務日報を受け取っても、あなたの業務内容や状況をしっかり上司に理解してもらうことはできないでしょう。

それでは業務日報を作成する意味がなくなってしまいます。業務日報の書き方をよく理解し、業務日報の作成をするようにしてください。

 

業務日報を書く目的

ご存じのように事務職の仕事は直接会社の利益を生むものではありませんが、会社にとって欠かせない業務です。

しかし、成果が数字で表れずパソコン作業がメインとなってしまうため、その仕事内容は上司を含め周囲に見えにくい業務であるとも言えるでしょう。

そのため残念なことに、自分の業務の力が影響して会社に大きな利益や成長をもたらしたとしても、上司にアピールしにくい部分があります。業務日報を活用すれば、自分がどの業務に何の影響を与えられたかが明確にできるため、このような問題が起こりにくくなり、上司から正当な評価を得られやすくなるでしょう。

ここからは、業務日報を書く目的をより具体的に説明します。

 

上司への業務進捗の共有

事務職に限らず、業務日報を作成する目的の一つに上司に業務の進捗状態の報告をすることがあります。

上司は自分の部下全員の業務を把握していなくてはいけません。業務日報を活用することにより、この管理のために必要な作業が非常にスムーズに進められるのです。

事務職は特に外出などの分かりやすいアクションがないため「今日は何の仕事を行なったのか」「今何に取り組んでいるのか」が上司に伝わりにくい部分があるのですが、業務日報があれば自分の今の状態を細かく伝えられるでしょう。

上司が業務の進捗をしっかりと把握できれば、何かのトラブルが発生したときにも迅速な対応が可能ですし、進捗に遅れがあれば早い段階でのフォローやアドバイスをもらうことも期待できます。部署内で不透明な業務が無くなり、社員全員の業務の進捗管理が可能になりますので、組織全体の仕事もスムーズに進むようになるのです。

このように、業務日報には個人単位だけでなく組織全体で見ても、多くの役割があると言えるでしょう。

 

個人としての業務改善

業務日報は毎日作成するものですので、自分の業務を振り返るという行為が自然に習慣化されるようになります。

本来であれば自分の業務を客観的に見直すという行為はなかなか難しいものですが、業務日報を書く・業務日報の作成を意識した業務を行うことによって常に客観的な視点を持てるようになるでしょう。客観的な視点が持てれば業務の課題や問題点が見え、改善策を考えることも可能になります。より良い仕事の進め方が模索しやすくなるということです。

事務の仕事は他の業務に比べて効率良く・正確に進められるよう常に改善を繰り返す必要があるものですので、業務日報によって得られる効果は非常に多いと言えるでしょう。業務日報と言うと、上司に提出するために作成するものだという印象を持っている方が多いのですが、業務日報には自分自身を成長させてくれる役割もあるのです。

ただし、義務的に「書くことが仕事」だと捉えて業務日報を作成するようになってしまうと、このような効果は得られませんので注意してください。

 

業務日報の書き方3つの基本:事務職編

業務日報を書く目的をお伝えいたしましたので、ここからは業務日報の書き方の基本を具体的に説明しましょう。

基本が理解できていれば、会社で用意されたフォーマットがなくても、自分でフォーマットを作成することも難しくありません。

自分の業務日報用のフォーマットができれば、業務日報を作成する時間を短縮できるようになります。

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1. 各項目の書き方

事務職の業務日報に記載するべき基本事項と、その各項目の内容について説明します。

どの項目も「簡潔に」「分かりやすく」書くようにしてください。また、誤字脱字が内容、提出前には必ず内容を確認し直します。文章全体の構成や読みやすさにも注意して業務日報を作成する習慣をつけましょう。

 

業務内容

その日の業務について使用した時間を含めて記載します。

営業職など時間のアポイントメントが多い仕事を行なっている場合には時系列での記載がわかりやすいのですが、事務職の方は箇条書きの方が適していることが多いです。

どちらにしても自分が書きやすく読む相手が分かりやすい書き方ができるようにしてください。

所感

業務中に気づいたこと・疑問点・問題点・課題などを記載します。

所感と言っても、感想文のような書き方をしないように注意が必要です。そのためには「〜だと思いました」という書き方は避けましょう。何か感じたことを伝えたいのなら「〜と感じましたので、次からは〜の方法で」など感じたこととそれに対して対応したこと・対応を決めたことを書くと良いです。

また、伝えたいことが多いとしても極力簡潔に説明するようにし、長文になりすぎないように気をつけてください。所感部分は特に業務日報のアピールポイントであると言えますので、書き方に注意するようにしましょう。

特記事項

不安点や質問、上司に相談したいことを記載します。上司の時間を割かないようにと考え毎日「特にありません」ばかりにしないようにしてください。

それでは特記事項の項目の意味がありませんし、業務にやる気がないのかもしれないと感じられてしまう恐れもあります。業務に真剣に取り組めば、質問や相談が生まれるのは自然なことです。部下が疑問点を残したまま業務を続ける方が上司にとって不利益な結果になることを理解しておきましょう。

コメント

こちらは必須項目ではありませんが、コメント欄を用意しておくと上司からコメントなどの返信をもらいやすくなります。

たとえばメールで業務日報を送っている場合、コメント欄がなければ上司からのコメントはメール本文に記載されると思いますが、それでは業務日報上でやりとりが完結しないままになってしまいます。コメント欄に記載された内容を保管する目的でも、このようなスペースを用意しておくと良いでしょう。

業務日報で上司からのコメントを管理できれば、業務日報そのものを保管しておくだけでその日のやりとりを残しておくことが可能になります。後日業務日報を検索する機会があったときにも、一連の流れが簡単に把握できるのです。

 

2. 具体的に数字を使って書く

営業職の方が業務日報を作成するのであれば「今日の契約数・訪問数・アポイントメント数」など数で実績や進捗が表記しやすいのですが、事務職の場合は数字が使いにくいと感じる方もいるでしょう。
それでも、できるだけ事務職の場合でも数字を活用して進捗や成果を報告するようにします。

営業職ほど明確な数値では表しにくい部分もありますが、何がどのくらい進んだかを具体的に説明するよう気をつけてください。
請求書を作成したのなら何社分・何件分なのか?などを書くだけでも作業量が具体的になります。

また、長期的に何日間も使って取り組むような作業の場合は割合やパーセンテージを用いて表現すると良いでしょう。

たとえば「開発会議で使用予定の資料作成」だけでは、資料が完成したのか作成途中なのかが分かりません。資料が何割または何%完成しているのかなどを記載すれば、業務内容がより明確に伝えられるのです。

事務職だから数字で進捗や成果が伝えられないと考えず、できるだけ数字を活用する工夫を心掛けましょう。

 

3. 感想を書かない

業務日報で細かな状況を伝えようとした結果、「多かった」「少なかった」「難しかった」「簡単だった」などの個人の感想を書いてしまう人は少なくないようです。

しかし、上司が求めているのは部下の感想ではありません。

自分にそのようなつもりはなくても、書き方によっては感想文や日記のように仕上がり、読む側に幼稚な印象を与えてしまう恐れがありますので注意してください。

「プレゼンがうまくできなくて残念な気持ちになりました。」
「ミーティングが長引いたので疲れました。」
「時間があったので、プレゼン資料の作成が今日はたくさん進められて良かったです。」

これでは、日記と言われても仕方ありません。自分や会社のこれからにつながるようなこともなく、この文章から得られるものは何もないでしょう。

ここから上記の文章の改善例を紹介します。

「自分のプレゼンに準備不足を感じましたので、次回からは多くの質疑応答に対応できるだけの事前準備をした上で挑みます。」
「ミーティングをスムーズに進行させるために進行役が必要であると感じました。」
「プレゼン資料の作成が7割完了いたしました。今週中に提出できる予定です。」

このように書き換えると、所感だけでなく改善提案・対策・今後の流れまでを考えながら業務に取り組んでいるというアピールもできます。

上司や組織があなたの発信した業務日報から得られる情報は、有益なものであると感じてもらえるでしょう。

所感を書くときには、常に読む側の立場になって自分の作成した文章を読み返してください。この文章から得られるものがあるのかどうか・分かりにくい文章になっていないかなどを考える癖をつけるようにします。

 

事務職の業務日報の例文・テンプレート

事務職の業務日報の書き方

業務日報を作成するための基本を説明しましたので、ここからは具体的な業務日報のテンプレートと例文を紹介しましょう。

自分の業務に必要な追加事項があれば追加するなど、書式を応用すれば多くの業種で活用できますので、ぜひ参考にしてください。

 

業務日報

・作成者氏名
・作成日 2020年11月30日(月)

【業務内容】
・冬期展覧会案内状発送作業 150件(約半数の案内状を発送完了)
・請求書作成(A株式会社・B株式会社)
・見積書作成(C株式会社・D株式会社・E株式会社)
・月例会議資料準備 20部
・文具発注(〇〇商店発注:納品来週末予定)
・郵便物の受け取りと仕分け

【所感】
・月例会議資料は部数変更があれば随時対応します。
・冬期展覧会案内状の発送作業を今週中に完了するため、本日より総務部〇〇さんにも手伝いをお願いしました。明日発送完了予定です。

【特記事項】
・発送段階で発覚しましたが、請求書の会社名に間違いがありました。今月2度目です。請求書作成依頼書を提出前に営業部でもダブルチェックなどの対応を考えてもらいたいと考えています。
・来月から情報共有システムのテスト稼働が開始するので、その前に研修会を開きたいと思っています。都合の良い曜日や時間をご指定ください。

【コメント欄】

 

ツールを使ってさらに効率化

業務日報は日々作成するものなので。書き方の理解だけでなく作成作業の効率化も必要です。そのためには、業務日報作成を効率化するツールを活用すると良いでしょう。

たとえば、情報共有ツール  flouu(フロー)を導入すれば、業務日報の作成~共有作業が非常にスムーズに進められるようになります。 flouu(フロー)には優れた文書テンプレートが豊富に用意されていますので、業務日報だけでなく他の文書を作成する時間が大幅に削減できるでしょう。

こういったツールを積極的に取り入れ、短時間で分かりやすい業務日報を作成できるようになれば、業務日報を読んだ相手からの評価を高める効果も期待できるでしょう。

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まとめ

事務職は業務日報の書き方が難しいと感じる方もいると思いますが、今回紹介した業務日報の基本やテンプレートを活用すれば、時間をかけずに効果的な業務日報が作成できるようになります。

業務日報は多くの時間を使って作成するものではありませんので、慣れるまでは多少の時間がかかってしまうかもしれませんが、最終的には効率良く短い時間で業務日報の作成ができるようにしましょう。

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