日報とは？業務上の目的と書き方、知らないと困る4つの注意点を解説

日報は多くの会社で作成が義務付けられていますが、突然「今日から日報を提出するように」と言われても困ってしまいますし、どう日報を作成したら良いのかが分からない方も多いでしょう。

日報は誰かが書き方を教えてくれるものでもありませんし、フォーマットが定められていないことも珍しくないのです。この記事では、急に日報を作成することになった方のために、日報の書き方や基本的な知識をまとめました。

日報作成には明確なルールがないため、知らないと困る注意点が存在します。一度日報作成を指示されれば、その後毎日日報を作成することになると思いますので、効率良く作業を進める方法も紹介していきます。

日報の書き方についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

日報とは

日報とは、その日に実施した業務を報告する書類のことで、日報の他にも報告する頻度を変えた週報・月報などが存在します。日報の書き方を知る前に、日報とは何なのかを理解していきましょう。

本来であれば上司が部下全員の毎日の業務内容を把握することは困難ですが、部下から日報を受け取るようにすれば、部署全体の業務を把握することも難しくなくなるでしょう。

また、日報の提出方法は会社やチームによって変わります。具体的には、共有フォルダや共有ツールを活用する方法・メールやチャットで送信する方法・メールやチャットに日報ファイルを添付する方法などに分かれます。

具体的な日報の書式は定められていないことも少なくありませんが、日報用に会社でフォーマットが用意されていればその書式に従えば良いでしょう。フォーマットがない場合は自分で最適なスタイルを考えなくてはいけないので、この記事で紹介する日報の必須項目を参考にしてください。

日報を書く目的

日報は、書くこと自体が目的ではありません。日報作成をただの義務と考えてしまうような間違いが起きないように、日報を作ることで何が達成できるのかを明確にしておく必要があるのです。

日報を書く目的が分かっていないと、日報の内容を充実させることも難しくなりますので、日報を書く理由・目的について理解を深めましょう。目的がはっきりとしていれば、日報作成の方向性を誤る恐れもなくなります。

上司による進捗確認

上司は部署やチーム全体のさまざまな種類の業務を統括していますが、部下の仕事全てを自分から確認しに行って把握することは時間的に不可能です。

しかし統括する立場である以上、全ての進捗を知っておかなくてはいけません。進捗確認ができないままになってしまうとトラブルのフォローが遅れ、進捗の遅延に気づいたときなどにも対応が手遅れになってしまう恐れがあるのです。

日報を活用すれば、比較的短い時間で自分が管理するべき業務全ての進捗を把握できるようになります。業務が順調に進んでいるかどうかを部下が提出した日報を通して日々確認し、問題や遅延が発生したときにも迅速に対処できるでしょう。

また日報を活用すれば、部下への評価も実施しやすくなります。毎日の成果を的確に評価されれば、部下はより早いスピードで成長し、素晴らしい結果を残すようになるでしょう。日報は業務の進捗の把握以外にも、人材育成の役割も持っているということです。

業務の振り返り

日報は上司に提出・報告するためだけのものだと考えている人は少なくないようですが、実際には自分のためにもなります。多くの人は日報を作成するときに一日の業務を振り返り、今日の新しい発見は何か？学んだことは何か？反省点はなかったか？などを考えます。

一日の業務を振り返ると、明日からの業務で使える知識や改善項目が見えてくるでしょう。つまり日報を作成することで、自分の成長をよりスピードアップさせられるということです。

ただし、毎日コピペを繰り返すような方法で日報作成を行なってしまうと、このような成長は期待できません。日報は「毎日提出することが義務だから、とりあえず書く」という姿勢でも作成できてしまうのですが、きちんと業務を振り返り見直す習慣をつければ、毎日の業務から得る経験を自分の力にできる優れたツールでもあるのです。

継続することのメリット

日報の作成・提出は毎日継続して実施するものですが、初めは真剣に取り組んでいた日報の作成も、毎日行ううちに形式化してしまい、コピペをした内容を少しだけ修正して使い回すようなことを始めてしまう方もいるでしょう。

しかし、日報作成は形骸化してしまうと本来の効果が期待できなくなります。日報はきちんと取り組み続けることで多くのメリットを得られるのです。ここからは、日報を継続して作成することのメリットを具体的に説明しましょう。

上司との関係性向上

上司との元の関係性にもよりますが、なかなか上司に細かな相談をしにくいと感じていたり、実際に話すには緊張してしまう・いつ話をして良いのか分からないと感じることもあるでしょう。

そのような関係性の状態でも日報を活用すれば相談・提案のハードルが低くなりますし、日報に多くの相談や提案を記載した方が、上司にあなたの業務への前向きな姿勢を伝えられるのです。

また日報を提出しているということは、上司があなたの業務内容や業務の進捗を理解しているということになりますので、トラブルが発生したときにも話を進めやすくなります。つまり日報を毎日提出するというだけで、上司と業務上の繋がりができ、上司との関係性も良いものになるのです。

自己成長

先ほども説明しましたが、日報をただの義務で行わず、作成時に毎日の業務内容を振り返るようにすれば、自己成長のスピードを高めることが可能です。

毎日日報を作成するたびに「今日の業務から学んだ点」「今日の業務の反省点」を見つけ、その内容を考察すると「明日からの業務の改善点」「今後の業務の注意点」「今回学んだことの応用」が見えてきます。

通常なら、自分の業務について客観的な視点を持つことは非常に難しいのですが、日報を作成することによって毎日自分の業務の振り返りと反省・改善を繰り返せるということです。しかし、日報を「ただ書いて提出すればよいもの」として義務的に行なってしまうと、この効果は得られませんので注意してください。

基本的な日報の書き方

日報の意味や目的などを説明いたしましたので、次は具体的な日報の書き方を紹介していきましょう。日報の書き方は基本的にシンプルな作りなので、難しいものではありません。

しかし日報の必須項目を抑えておかないと、読む相手に伝わりにくい仕上がりになってしまうことがあります。そのため日報を作成するときには、必須項目や構成を理解しておく必要があるのです。

職種別の日報の書き方についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

日報を書くときの4つの注意点

必須項目を知り、紹介した項目でテンプレートを作成してしまえば、簡単に日報を作成することができるようになります。しかし、日報はただ作成すれば良いものではありません。

実施した業務だけを書いたメモのような日報を提出していると、自分の評価を毎日下げてしまう可能性もあるのです。日報を書くときの4つの注意点を紹介しますので、日報を作成する前に理解しておきましょう。

1. 要点を端的に書く

日報作成は毎日行うことなので、何十分・何時間もの時間をかけることはできません。日報作成は非常に優れた手段ではあるものの、業務ではないので直接利益にはつながりませんし、業務を円滑に進めるための方法であって目的ではないのです。

そのため、日報は短時間で効率良く正確なものを書けるようになる必要があります。そして日報に多くの時間をかけられないのは、日報を読む側である上司にとっても同じです。上司は毎日何人分もの日報を確認し、対応しなくてはいけません。読みづらく理解に時間のかかる日報は、忙しい上司の時間も無駄に奪ってしまうでしょう。

伝わりやすい日報を作成するために、使用する文章は長文を避け、箇条書きなどを活用して要点を分かりやすくまとめてください。参考にできる相手がいるのなら、他の方の日報を確認して「伝わりやすい書き方」を学ぶのもおすすめです。

2. 定量的にわかるようにする

日報作成で多い失敗は、日記のようなイメージで日報を書いてしまうことです。たとえば「店舗Aを訪問したところ、多くの来客がありました。今月の売り上げ目標も達成できると思います」では、あまりに主観的な感想で読む相手に幼稚な印象を持たれてしまいます。

「店舗Aを訪問し本日午前中の営業時間の来客数を調べると、50人前後の来店があり、売り上げは238,000円でした。特に新商品Bの売上数は、本日の午前中だけで50個を超えています。」などの方が、状況が伝わりやすく明確な数値のある客観的事実を上司に把握してもらえるでしょう。

数字での表現が難しい業務であっても、進捗のパーセンテージを表記するなどの方法で、可能な限り具体的な数値を使った表現ができるようにしてください。

3. 必ず毎日書く

日報は必ず毎日作成し、提出しなくてはいけないものです。何らかの理由があってどうしても当日中の提出が困難な場合には、翌日のなるべく早い時間に提出ができるようにしてください。

毎日の振り返りを当日中に行い、その進捗や状況を当日上司に伝えることで日報のメリットが自分・上司・部署全体で受けられるようになります。数日分をまとめて報告するような状態では、そのメリットのほとんどが消えてしまうでしょう。

終礼後または終礼前の時間を日報作成に確保するなどの習慣を作り、日報作成自体を忘れることのないようにしてください。日報の送信遅れ・送信漏れが続くと、上司からの信頼に影響してしまう可能性もあります。

4. 読み手の上司を意識する

日報は上司が確認するものです。誤字脱字が多いような状態で日報を提出してしまうと、「ケアレスミスが多い人間だ」とアピールしてしまっているようなものです。

毎日のことだからとついつい確認を怠る方も少なくないようですが、日報を作成した後には必ず誤字脱字がないかの確認をして、文章全体が理解しやすく見やすい構成になっているかなども客観的な視点で見直すようにしましょう。

初めは時間がかかるかもしれませんが、次第に日報作成だけでなく見直しにかかる時間も短くできるようになります。

ツールやテンプレートを使ってさらに効率化

日報は書き方の理解だけでなく、効率良く作成を進めることも必要です。そのためには、日報作成を効率化するツールやテンプレートを活用すると良いでしょう。

たとえば、情報共有ツール  flouu（フロー）を導入すれば、日報の作成～共有作業が非常にスムーズに進められるようになります。 flouu（フロー）には優れた文書テンプレートが豊富に用意されていますので、日報だけでなく他の文書を作成する時間が大幅に削減できるでしょう。

こういったツールを積極的に取り入れ、短時間で分かりやすい日報を作成できるようになれば、日報を読んだ相手からの評価を高める効果も期待できるでしょう。

日報のテンプレートについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

まとめ

日報を作成する目的や書き方について、注意点を含めて紹介いたしました。

この記事で紹介した日報作成の注意点などは、知っておくだけで簡単に実施できるものですが、実際に毎日繰り返すうちに初心を忘れがちになることがあります。

日報作成は毎日行うことなので、習慣化が容易な代わりに形骸化しやすいものなのです。今学んだ初心を忘れずに、日報のあり方や目的を見失わないようにしてください。

毎日実施するものだからこそ、日報から多くのメリットを得られるようになりましょう。