文書・文章作成

営業日報の書き方4つのポイント!例文や業務上の目的も一挙に解説

営業日報の書き方

多くの企業では営業の仕事をする社員に対し、営業日報の作成を求めているようです。

営業日報は毎日作成しなくてはいけないため忙しい毎日を送る営業員の中には「面倒なもの」「書かなくてはいけないもの」と考えてしまう人も少なくないようですが、営業日報を強制されて作成する義務的なものと捉えてはいけません。

営業日報の本質を知れば、営業日報を作成することで多くのメリットを得るだけでなく、営業日報で自分の成果や考えを上司に伝え、より高い評価をしてもらうこともできるのです。

この記事では、上司にアピールできる営業日報を効率良く作成するポイントをお伝えしましょう。

事務職の方の日報の書き方についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

事務職の業務日報の書き方
事務職の業務日報の書き方3つの基本!例文・テンプレートもご紹介

続きを見る

 

営業日報の書き方とは

営業日報の書き方は明確なルールが定められていません。

中には会社や部署でフォーマットが決まっていることもありますが、そのような書式が用意されていないことも珍しくないでしょう。

そのような状態で突然上司や先輩から「営業日報を提出するように」と言われると、特に初めて営業の仕事をする方は困ってしまうかもしれません。しかし営業日報を作成する本質的な目的を理解しておけば、自分でフォーマットを作成するのも難しいことではなくなります。また「営業日報なのだから一日の行動を書けば良い」と勘違いしてしまう方もいるようですが、実際にはそれでは内容が不足しています。

ただ行動記録を残すだけでなく、どのような目的を持って営業活動をしたのか?その活動によってどのような成果が得られたのかが伝えられるようにしましょう。

この記事では具体的な営業日報の書き方を後ほど紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

営業日報を書く目的

営業日報を書くためには、営業日報を書く目的を理解する必要があります。

どのような業種でも営業日報の最終的な目的は「組織の収益を向上させる」ことに違いはありません。そのため、営業日報の作成・確認という行為そのものが自分はもちろん上司の負担になってはいけないのです。

ここでは、より具体的に営業日報を書く目的を説明しましょう。目的が明確になれば、何を書いたら良いか分からないようなことはなくなるでしょう。

 

営業マンの稼働状況の管理・共有

まず営業日報は、部下の稼働状況を上司が把握するための大きな役割を持っています。

本来上司は部署内の業務の進捗や成果を確認するために、全ての部下の稼働状況を把握しなくてはいけませんが、それには多くの労力が必要になってしまうのです。営業日報を活用すれば、抱えている部下や業務が多くても、業務が予定通り進んでいるか・それによって成果が出ているのかなどを、比較的短い時間で確認できるようになるでしょう。

また、部下から疑問点・懸念点・改善点が報告されれば迅速に対応し、適切なフォローをすることも可能です。そのため、部下だけでは対応が難しかった事例も成果につなげられる機会も増やせるでしょう。

このように上司個人の視点で見ても、営業日報は非常に優れたツールですが、迅速なフォローと臨機応変な対応を実現することで多くの成果が期待できるため、組織単位で考えても営業日報で得られることは多いと言えるのです。

 

振り返りによる改善

営業日報は、確認する上司や組織のためだけにあるものではありません。営業日報を作成する自分自身にも多くのメリットが得られるものです。

なぜなら、営業日報を作成することによって今日一日の稼働実績を振り返り、得られた経験・知識・失敗・課題について考え、目標達成に向けた業務改善に取り組めるようになるためです。もし課題や問題に対応するための最適な改善策が浮かばないのであれば、営業日報を使用して上司に相談することもできるでしょう。営業日報があれば具体的な事例を含めた状態で相談ができるので、上司も明確な回答をしやすくなります。

業務の改善は客観的な視点が必要です。本来であれば客観的に自分の業務を見るという行動は非常に難しいことなのですが、営業日報の作成を行えば、客観的な視点で物事を捉える習慣が身に付きます。

 

個人ノウハウのナレッジ化

ナレッジとは業務上必要な経験やノウハウ・知識のことです。

営業活動を行なっていると、一人一人の社員が常に新しいナレッジを手に入れやすい環境にあると言えます。しかし、手に入れたナレッジがどんなに有益なものであっても、共有されなければ組織へのプラスになりません。営業日報に入手したナレッジを記載すれば、ナレッジを上司が受け取り組織に蓄積される流れができるのです。

優れたナレッジは企業の資産になりますので、多くのナレッジが集まれば部署だけでなく企業全体の価値も上がるということです。

 

営業日報の書き方4つのポイント

営業日報の書き方

営業日報の目的について説明いたしました。ここからは営業日報を書くときに覚えておくべきポイントを4つ紹介しましょう。どのポイントも簡単に実践できる物ばかりです。ポイントを理解しておけば、営業日報の作成に困ることもありません。

 

1. 書くことに時間を掛けすぎない

営業の仕事をしているのなら、常に会社に直接的な収益をもたらすことができる仕事をしている立場であると言えます。そのため、営業日報のように直接収益に結びつかない作業に多くの時間をかけてはいけません。もちろん営業日報自体の内容は丁寧でいて分かりやすいものにしなくてはいけませんが、効率良く短時間で作成する必要があるのです。営業日報を書くという作業に負担を感じたり、本来の業務に支障のないように注意してください。

また、営業日報に時間を使いすぎてはいけないというのは、その営業日報を読む側にも言えることです。伝わりにくく長いだけの営業日報は、読む側の貴重な時間も奪ってしまうでしょう。そのようなことを防ぐためにも、営業日報は箇条書きや記号などを取り入れて、要点を簡潔に分かりやすく書くように工夫してください。

営業日報を有効的に利用すれば多くのメリットを得られるのですが、日々の業務の補助的な役割であるということは忘れてはいけません。

 

2. 可能な限り具体的に書く

営業日報に抽象的な表現を使ってしまうと、読む相手に幼稚なイメージを持たれてしまいますし、その状況が伝わりにくくなります。

「多かった」「少なかった」「たくさん」などの表現ではなく売り上げ・個数・客単価・客数・契約数など、できるだけ数字を用いて事実を伝えるようにしてください。明確な数字が出せない内容の進捗を伝えたい場合は、パーセンテージや割合などを活用しても構いません。主観は数値化することで、伝わりやすいものになることを覚えておきましょう。

また、営業に行ったのであれば訪問時の会話の内容だけでなく、訪問時の担当者・滞在時間・次回の約束・帰社後の対応なども書き残します。

もし自分が不在時に何らかの急ぎの対処が必要になったときにも上記のような情報があれば、上司や他の社員が対応できますし、情報共有がされている会社だと先方に安心感を持ってもらえます。

 

3. 長期的な視点も意識する

営業の仕事は毎日完結するものではありません。毎日の目標が定められていることもありますが、一般的には月間目標や年度などの大きな括りでの目標が設定されているでしょう。そのため、今日1日の行動がその長期的な目標にどうつながっていくのか・関係していくのかを意識した内容も記載するようにしてください。

自分自身の視野を広げる意味もありますが、上司にも「長期的な視野を持って毎日の業務を行なっている」と評価してもらえるでしょう。毎日の業務のことばかりを見ていると、長期的な考え方で対応ができなくなってしまいます。

 

4. 上司視点で読み返す

営業日報は毎日作成するものなので、つい確認作業を怠ってしまう人がいるようですが、自分から提出するものはどのような内容であっても必ずしっかりと読み返しを行うようにしてください。誤字脱字の確認だけでなく文章の構成全体も見直し、営業日報として伝わりやすいものになっているかを考えましょう。営業日報を確認する上司は毎日何人・何十人分の営業日報を読んでいます。なるべく上司の労力を減らせるように努力します。

また、優れた内容の営業日報でも誤字脱字が目立つ状態では、途端に評価が下がってしまいます。「この人はケアレスミスが多いから、あまり重要な業務は任せられないな」と思われてしまう恐れもあるでしょう。営業日報は自分の評価に直結する書類であると理解した上で、送信前に十分な確認作業をするようにしてください。毎日そんな時間は用意できないと感じるかもしれませんが、確認作業も作成作業と同じように、慣れれば短時間で行えるようになります。

日報の書き方のポイントについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

日報の書き方で押さえるべき5つのポイント
日報の書き方で押さえるべき5つのポイント!すぐ使える例文も紹介

続きを見る

議事録とは?上司が認める議事録の書き方4つのポイント
議事録とは?上司が認める議事録の書き方4つのポイント

続きを見る

 

営業日報の例文

営業日報を作成するポイントをお伝えいたしましたので、ここからは具体的な営業日報の例文を紹介いたしましょう。

例文を読むと、どのような文章を作成するべきかを学ぶことができます。自分の行なっている業務によって文章は大きく変わると思いますが、先ほど紹介した営業日報を作成するときのポイントに注意して応用してください。

営業日報
2020年00月00日(月) 営業部 作成者氏名

【今日の目標】
・初回訪問:2件に製品説明を実施し契約につなげる
・契約予定1社(C株式会社)の契約手続き完了
・電話営業:新規訪問アポイントメント2件取得

【業務内容】
9:00〜10:00 朝礼・メール対応・電話営業・外出準備

10:00〜11:00 移動

11:00〜12:00 株式会社A初回訪問(総務担当:山本様)
・総務担当山本様と電話アポイントメント済。
・情報共有を目的としたアプリ導入を検討しているが、時期は具体的に決められていない。
・アプリの検討を現在数社(3社程度)に絞り込みたいと考えている。
・カタログを渡し、名刺交換を実施。
・来週10/15総務課長を含めて再度商品説明の機会をいただく。(前向きに検討とのこと)
・お礼メールを送信済。

12:00〜13:00 休憩・移動

13:00〜13:40 B株式会社初回訪問(総務担当:大井様)
・総務担当大井様と電話アポイントメント済。
・現在企業としてアプリの導入は考えていないが、担当者は興味を持っているようだったのでアプリについての説明をさせていただく。
・カタログを渡し、挨拶と名刺交換を実施。
・業種的には弊社アプリの需要が考えられるので、来週また状況や意向を確認予定。
・お礼メールを送信済。

13:40〜14:00 移動

14:00〜15:00 C株式会社契約(総務担当:木下様)
・総務担当木下様と契約に伴う書面説明と契約書受け取り。
アフターフォローの説明と開始。
・来週状況確認のため訪問予定。(その後は問題がなければ月一程度の訪問を予定)
・オプションサービスに興味があるようなので、追加オプション注文見込みあり。
・お礼メールを送信済。

15:00〜16:00 移動・帰社

16:00〜17:00 電話営業
・リスト202010012の023〜030まで架電済
・新規訪問アポイントメント2件取得(訪問予定:10/11D株式会社・10/12E株式会社)
・C株式会社契約書の確認後申請済

17:00〜   終礼

【今日の成果】
・C株式会社契約
・新規訪問アポイントメント2件取得(訪問予定:10/11D株式会社・10/12E株式会社)
・株式会社 A次回アポイントメント(10/15)取得

【本日の振り返り】
・株式会社 Aの総務担当大井様はアプリ導入の候補に当社の製品を加えることを前提としており、次回訪問(10/15)では総務課長松田様にアプリ説明をします。
大井様はとても前向きに考えているようですが、松田様の反応は10/15次第となります。
・C株式会社の総務担当木下様は、定期的なアフターフォロー(主に訪問)を好む傾向がありますので、今後も最低でも毎月の訪問を実施したいと考えています。
オプションに興味があるようなので、来週アフターフォローと共にオプションの説明をする予定です。
・今月の新規契約目標20件(現段階で12件成立済)現在見込み顧客が5件ございますので、達成に向け新規開拓を進めます。

【翌日訪問予定】
・D株式会社10:00
・E株式会社13:00
・電話営業2時間程度を予定
・週例会議参加16:00〜

【翌日の目標】
・初回訪問2件に製品説明を実施し契約につなげる
・電話営業:新規訪問アポイントメント2件取得

日報のテンプレートについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

業務改善につながる、日報の無料テンプレート
日報のテンプレートで業務改善!無料とダウンロード版をご紹介

続きを見る

失敗しない議事録の書き方8つのコツ
失敗しない議事録の書き方8つのコツ!会議前からの必須ポイントまとめ

続きを見る

 

まとめ

営業日報の目的や書き方のポイントを説明いたしました。

営業日報は毎日作成するものですので、短時間で効率良く作成しなくてはいけませんが、自分の評価に直結する書類でもあります。

営業日報をただの行動記録にせず、自分の日々の成果をアピールできるものとして活用するようにしてください。

-文書・文章作成
-,

© 2021 仕事のお役立ち情報