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情報共有を促すコミュニケーションとは?社内のコミュニケーション活性化に必要なツールの紹介!


コミュニケーションは人と人とが暮らす上で欠かせないものですが、ビジネスの場でも重要な役割を果たします。

中にはコミュニケーションを取らなくても仕事はできると考えている人もいるようですが、企業に勤める一般的なビジネスマンの場合、コミュニケーション不足は多くの問題につながる恐れがあるでしょう。

コミュニケーションは情報共有に欠かせない事柄であり、コミュニケーション不足によって企業全体の業務効率が下がってしまう事例も多いのです。

この記事ではコミュニケーションの重要性と、コミュニケションを活性化させるために必要なツールについて紹介します。社内のコミュニケーション不足やコミュニケーション方法の見直しに悩んでいるのなら、ぜひ参考にしてください。

 

コミュニケーションが企業で重要視される理由

まず、コミュニケーションが企業で重要視される理由を知っておきましょう。「仕事さえできていれば社員同士のコミュニケーションは必要ない」という考えは避けるべきです。

 

仕事の生産性を高められる

コミュニケーションが十分に取れている企業では、誰もが必要な情報を得やすい環境が整っており、一部の担当者に業務が偏るようなことが起こりにくくなります。

また、お互いの業務内容も見える化するため、他の社員から客観的な意見を受け取った上で業務改善が行えるでしょう。

常に社員同士が連絡を取り合えていれば、メンバーが抱えている課題をリーダーがいち早く察知し、迅速かつ適切なアドバイスも行えます。

このように、コミュニケーションの活性化は生産性の向上に役立つのです。

 

ストレスの緩和・気分転換の効果がある

ただ業務をこなして業務時間を過ごし、休憩時間も誰とも話をしない状態では、社員は気分転換ができません。

コミュニケーションはお互いの気分転換・ストレスの緩和にも役立つのです。

特に社員が不満・不安を感じている時には、身近な人に相談できるかどうかで当事者が感じるストレスが大きく変わってきます。信頼できる相手が社内にいれば、社員が些細なトラブルで思い悩む事態も減らせるでしょう。

 

報告・連絡・相談が進みやすくなる

報告・連絡・相談の「ホウ・レン・ソウ」は、ビジネスの基本と言われていますが、このホウレンソウもコミュニケーションの一種です。

しかし、ホウレンソウ以外のコミュニケーションが不足すると、必然的にホウレンソウがしにくいと感じられる職場環境になってしまうのです。

普段からコミュニケーションが活性化している職場では、特別に意識をしなくてもホウレンソウが行われます。

 

テレワーク時のコミュニケーション不足が防ぎやすい

近年、働き方の多様化や感染症予防の観点から、テレワークの導入が進められていますが、テレワークは社員同士が直接顔を合わせる機会が少なくなることから、どうしてもコミュニケーション不足に陥りやすいものです。

特に、普段からコミュニケーション不足の傾向があったチームでテレワークを始めると、情報が滞りやすいでしょう。

コミュニケーションを取ることが習慣化されていれば、テレワーク中であっても意識的に社員同士のコミュニケーションが進められます。

 

テレワーク時に発生しやすい問題については、こちらの記事もご覧ください。

テレワークの課題と改善策!テレワーク導入前に知っておくことまとめ!

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コミュニケーション不足によって起こり得る問題

コミュニケーション不足の企業では、どのような問題が起こりやすくなるのでしょうか?ここからは、コミュニケーション不足によって起こり得る問題をまとめました。

 

情報が共有されずに業務が非効率になる

コミュニケーションが不足すると、情報共有も行われにくくなります。

その結果、業務の属人化が起こりやすくなり「担当者がいないと業務が進まない状態」「担当者以外が業務に対応できない状態」が発生し、業務が滞る・非効率になる恐れがあるのです。

また、書類の記載方法のような簡単な情報も共有されなければ、一部の担当者に質問が集まってしまい、その担当者の業務に悪い影響を与えてしまうでしょう。

 

社員が個人プレーに走りがちになる

先ほどお伝えしたように、コミュニケーションが少ない状態では報告・連絡・相談が行いにくい雰囲気の職場になってしまうものです。

その結果、まだ経験の浅い社員でも自分の判断のみで動き、個人プレーに走りやすくなるでしょう。

経験豊富な社員からのアドバイスが受け取れる機会も減少するため、新人教育や社員の育成が思うように進みません。

 

コンプライアンス違反も招きやすい

個人プレーが発生しやすい職場では「誰にもバレない」「違反が見つからない」という感覚からコンプライアンス違反も起こりやすくなります。

自己中心的な働き方の浸透が原因となって、企業が多大な不利益を被る恐れもあるでしょう。

コミュニケーションを取り合って社員同士がお互いの業務・その進捗を把握することは、コンプライアンス違反の予防効果も得られるのです。

 

離職率が上がりやすい

社内に悩み事を相談できる相手がいない環境では、離職率も上がりやすくなります。コミュニケーションが不足してしまうと、社員が抱えた不満・不安に気付きにくいのです。

労働人口不足の問題に直面している今、離職率が高くなる状況は可能な限り防ぐべきでしょう。

 

顧客満足度の低下につながる

社内のコミュニケーションと顧客満足度に関係性はないと感じる方もいると思いますが、コミュニケーションが不足している職場では情報共有が滞ることから、顧客に対して迅速かつ適切な対応が取れなくなります。

顧客情報が共有されなければ、担当者以外は顧客対応ができません。担当者不在という理由で顧客対応が遅れてしまうような状態になると、顧客に不満を感じられてしまいます。

 

コミュニケーション不足になりやすい原因

コミュニケーション不足によって企業は多くの問題を抱えやすい状態になってしまうとお伝えしましたが、それでもコミュニケーションがなかなか活性化しないという企業は少なくありません。

その原因は次のようなものです。

 

組織の縦割り意識が強い

コミュニケーションが活性化しない企業では、部署ごと・チームごとの縦割り意識が強く、他部署や他チームとは別の組織であるかのように動いてしまうことがあります。実際には、部署やチームが違っても同じ企業にいれば目指しているものは同じです。

縦割り意識の強い組織では、企業全体で物事を考える視点も不足し、業務効率化や生産性の向上が進めにくくなるでしょう。

 

情報共有がしにくい環境になっている

情報共有は普段の業務を進める中で毎日複数回行われるものなので、より効率良く短時間で実施できることが理想です。

しかし情報共有のために守るべきルールが多過ぎる・情報共有のために利用するツールが非効率などという理由で情報共有がしにくくなると、社員は情報共有自体の行動を避けてしまうでしょう。

情報共有が滞れば、必然的にコミュニケーションの活性化も進みません。

 

情報共有が上手くいかない原因については、こちらの記事にも細かな説明があります。

情報共有ができない企業の原因と対策を徹底解説!

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コミュニケーションを取る機会が少ない

教育を終えた社員はコミュニケーションを積極的に取らなくても業務を進められるため、意識的にコミュニケーションを取る機会がなければ、いつの間にかコミュニケーション不足に陥ってしまうものです。

コミュニケーションの機会がなければ、近くの席・同じオフィスで仕事をしていても、コミュニケーションは不足するのです。

 

コミュニケーション不足を解消するための取り組み

コミュニケーション不足を解消するためには、どのような取り組みがあるのでしょうか?ここからは具体的にコミュニケーション活性化につながる取り組みについてまとめました。

自社に導入可能な取り組みは何かを考えてみましょう。

 

フリーアドレス制度を導入する

フリーアドレス制度とは社員に固定の座席を設けず、毎日好きな席を選べるようにする取り組みです。

近くに座るメンバーが毎日変わることで、より多くの社員同士でコミュニケーションが取りやすくなり、部署やチームという垣根を超えた働き方・考え方ができるようになるでしょう。

 

シャッフルランチ・ディナーやTGIFを開催する

シャッフルランチ・ディナーは、その言葉通りランダムで何人かの社員が食事に行き、コミュニケーションを活性化させるという取り組みです。その際の費用は企業負担になる場合もあります。

それに対してTGIFは、毎週金曜日に全社員参加型のミーティング・食事会などの機会を設けることを指しています。

どちらの取り組みも、食事・お酒やケータリングを用いて和やかな雰囲気の中で、社員同士がコミュニケーションを取りやすい機会を企業が用意していると言えるでしょう。

 

情報共有がしやすいツールを導入する

情報共有ツールなどを活用して、社員の働く場所に関係なく気軽に情報共有・コミュニケーションが取りやすくする取り組みです。

自分から手軽に情報を作成・共有し、共有した情報を主体としたコメント・チャット機能を使って、相手との距離を感じないコミュニケーションを実現します。

情報共有ツールを活用すれば、テレワーク導入時にも問題なくコミュニケーションが行われるでしょう。

 

情報共有ツールがコミュニケーションにもたらす影響

情報共有ツールはコミュニケーションを活性化させるための重要な役割を果たします。ここでは情報共有ツールが社内のコミュニケーションに与える影響について、より詳しく説明しましょう。

 

気軽に情報を共有できる

情報共有ツールを用いなくても、メールやクラウドなどを活用すれば情報共有を行うことはできますが、情報共有に特化した機能が搭載されている情報共有ツールに比べると、情報共有のために必要な手間・労力が多くかかってしまう場合が多いです。

情報共有はその行動自体にかかる手間・労力を最小限にすることでコミュニケーション活性化につながるため、いかに手軽に利用可能かどうかを重要視するべきでしょう。

情報共有ツールを用いれば、情報の共有だけでなく作成・修正や情報を中心とした情報ごとのコミュニケーションも進みやすくなります。

 

相手との距離に関係なくコミュニケーション取れる

情報共有ツールは社外でも活用可能なものです。社内の共有サーバーと違って自宅やコワーキングスペースからも社内の情報にアクセスできるようになれば、テレワークや出張時にも問題なく社員同士のコミュニケーションが進められるでしょう。

世界中に多くの拠点を持つ企業であっても、他拠点とスムーズに連絡を取り合えるようになります。

 

ミーティングも取り入れればよりスムーズにコミュニケーションが活性化する

情報共有ツールのみでも情報共有は行えますが、社内であれば直接顔を合わせるミーティングなどの機会を設ける・テレワークであればオンラインミーティングを開催するなどの方法で、テキストだけでなくお互いの言葉でコミュニケーションが取り合えます。

文字では伝えにくかった情報も、ミーティングでカバーできるでしょう。

 

情報共有を促すコミュニケーションについては、こちらの記事でも紹介しています。

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情報共有を促すおすすめのコミュニケーションツールflouu

情報共有を促す情報共有ツールには多くの種類がありますが、ドキュメントを主体とした情報共有ツールであるflouuを活用すれば、情報共有を行いながら社内のコミュニケーションが活性化します。

flouuではドキュメントの作成・共有が簡単に行え、共有後のドキュメント上でのコミュニケーションが可能なので、テレワーク時ににもお互いの距離を感じないコミュニケーションが進められるでしょう。

共同編集機能も搭載されているため、ドキュメントの内容をディスカッションしながら編集し、瞬時にメンバーの意見を反映した形に仕上げられます。

また、flouuのテンプレート機能を活用すれば、共有する情報の形式も統一できるのです。

 

情報共有を促す情報共有ツールについては、こちらの記事も参考になるでしょう。

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まとめ

コミュニケーションはチームや部署だけでなく企業全体の生産性の向上や、顧客満足度の向上にもつながる重要な事柄です。

コミュニケーション不足によって引き起こされる問題を理解し、コミュニケーションの活性化に取り組むべきでしょう。

情報共有ツールは、情報共有だけでなくコミュニケーションの活性化にも役立ちます。情報共有ツールを導入して、コミュニケーションが取りやすい環境が整えば、自然にコミュニケーションは活性化されていくでしょう。

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