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コラボレーションツールとは何か?おすすめのコラボレーションツール5選


コラボレーションツールを導入すると、今までにないアイデアが生まれやすくなり、業務改善や新商品開発に役立ちます。

さらにテレワークの導入にも役立ち、ツールを使えば場所や時間に関係なく社内のコミュニケーションを活性化させられるのです。

しかし、「コラボレーションツール」という言葉自体はまだ社会に定着しているとは言えません。この記事では、コラボレーションツールについての基本的な知識とともに、導入によって得られるメリットやコラボレーションツールの選定方法と、おすすめのツールを紹介しましょう。

コラボレーションによって社内で新しい取り組みや改善を進めたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

コラボレーションツールとは

コラボレーションツールとは、その言葉通り社内のメンバー・社外の取引先とスムーズに「コラボレーション」を進めるためにあります。

つまり、業務を複数のメンバーで「協力する」「共同作業」「共に働く」「合作」することをサポートするツールだと考えれば良いでしょう。

また「コラボレーション」という言葉には組み合わせの意外性・付加価値の創造といった意味が含まれており、アート作品や音楽の制作など幅広いシーンで活用されています。

コラボレーションを行うことで、異なる知識・能力・技術を持つ者同士が協力し、お互いの強みを活かした活動が進められるのです。

 

コラボレーションツールの代表的な機能

コラボレーションツールにはコラボレーションが活性化する機能が豊富に搭載されています。ここでは、その代表的な機能の例を紹介しましょう。

 

情報共有機能

コラボレーションツールには、情報をドキュメントとして作成し、共有しやすい仕組みが整えられています。豊富なテンプレートが用意されているツールを選べば、より情報共有の手間を省けるでしょう。

また、優れた検索機能が搭載されているため、情報の量が増えても必要な情報がすぐに見つけられます。

まず情報共有が行われなければコラボレーションは進まないことから、この機能は全てのコラボレーションツールに欠かせません。

 

スケジュール共有機能

スケジュール共有機能を用いれば、上司や同僚のスケジュールを把握できるため、ミーティングなどの予定がスムーズに立てられます。

また、テレワーク時のコミュニケーションも取りやすくなるでしょう。相手の状況が分からないという理由で報告や相談が遅れてしまう問題を防げます。

ツールによっては、リマインド機能などが搭載されているものもあり、チーム全体のスケジュール管理をサポートできるのです。

 

チャット機能

コラボレーションツールのチャット機能を使えば、プライベートで使用するチャットのようにフレキシブルな連絡が取れるようになり、テレワークや遠方の相手とも直接話をしている感覚でやり取りができるでしょう。

コラボレーションを成功させるためには、メンバー同士の密な連絡が欠かせません。

特にコラボレーションツールは万全のセキュリティが確保されているものが多いため、個人向けのチャットツールに比べて情報漏洩などの恐れが少なく、ビジネスの場でも安心して利用できます。

 

タスク管理機能

タスクが個人管理になってしまうと、リーダーにメンバーの業務の進捗状況が見えにくくなります。

コラボレーションツールのタスク管理機能を使えば、チーム全体で今あるタスクとその進捗が可視化されるため、リーダーは適切な指示ができるようになるでしょう。

また、メンバー同士でお互いの業務をサポートし合うことで、チームワークも高まります。

 

コラボレーションツールを導入するメリット

コラボレーションという取り組み自体は専用ツールがなくても行えます。例えばメールや対面でコミュニケーションを密に取り、コラボレーションを進めていく方法もあるでしょう。

しかし、コラボレーションツールを導入することで企業は多くのメリットが得られるのです。ここではコラボレーションツールを導入するメリットについてまとめました。

 

コミュニケーションが円滑に進められる

コラボレーションを成功させるために重要なコミュニケーションは、円滑に進められる環境がなければ滞りやすくなるものです。

メールではタイムロスが多く、対面や電話ではお互いの予定が合わないなどの課題が存在するでしょう。

コラボレーションツールにはチャット機能やドキュメントを主体としたコメント機能が搭載されており、複数のメンバーでドキュメントを見ながら・編集しながら、リアルタイムディスカッションが行えます。

また、チャットのメッセージ・ドキュメントのコメントはデータとして残ることから、ディスカッション後の確認作業にも使えるでしょう。

動画などサイズの大きなデータのやり取りもスムーズに進み、コミュニケーションを進めるために他のツールやアプリを併用する必要もなくなります。

社内のコミュケーションを活性化させる方法については、こちらの記事も参考になるでしょう。

情報共有を促すコミュニケーションとは?社内のコミュニケーション活性化に必要なツールの紹介!

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働く場所の影響を受けない働き方ができる

コラボレーションツールの利用によって、インターネット環境さえ用意すればどこからでも社内の情報にアクセスできるようになります。

そのため、自宅・コワーキングスペース・出張先などでも問題なく業務が行えるのです。

特にテレワークの課題であるコミュニケーション不足もチャットやコメント機能の活用によって防げるでしょう。

遠方の拠点や海外拠点はもちろん、社外の相手とのコラボレーションも円滑に進みます。

 

業務効率化につながる

コラボレーションツールでコミュニケーションが行えれば、遠方の相手との会議のために飛行機や新幹線を使って移動するような非効率な状況をなくし、業務が効率化します。

情報が整理されることから、情報を検索する手間も省けるようになるでしょう。つまり、ツールの導入によって時間・コストの両方が節約可能なのです。

コラボレーションツールの導入には一定のコストがかかりますが、費用対効果が得られる取り組みだと言えるでしょう。

 

コラボレーションツールを選ぶ時のポイント

コラボレーションの重要性・高い可能性が社会的に周知され、コラボレーションツールは非常に多くの種類が流通するようになりました。

そのため、コラボレーションツールの選定作業に時間がかかってしまう企業も増えています。ここでは、コラボレーションツールを選ぶ時に知っておくべきポイントを紹介しましょう。

 

自社が求める機能が備わっているか・オーバースペックではないか

コラボレーションツールにはさまざまな機能が搭載されていますが、サービスによってその機能も変わってきます。

事前に自社が求める機能は何かを明らかにしておき、ツール選びを始めるようにしてください。

コラボレーションツールの中にはさまざまな機能を搭載した多機能なものもありますが、機能が多いほど操作が複雑になる・導入費用が高額になるため、あまりにオーバースペックなツールはお勧めしません。

費用対効果を考えながら、選定作業を行いましょう。

 

シンプルな操作性か

コラボレーションツールは社員全員が使いこなせなくてはいけないため、誰もがすぐに使い方を理解できるような操作性のものを選ぶべきです。

直感的な操作が可能で、詳細な操作マニュアルを作ったり研修などの機会を設けたりしなくても、社員がツールを使い始められるものが理想的でしょう。

パソコン操作に長けている社員だけでなく、業務上パソコンを操作する機会が少ない社員の意見も聞いた上で選定を進めると良いです。

また、デバイスによって使い心地が異なる場合もあることから、スマホやタブレットなど使用予定のデバイス全てで操作性を確認しておきましょう。

スマホやタブレットでの操作が行いやすいと、移動中にもツールが使えるようになります。

 

安心のセキュリティが用意されているか

コラボレーションツールでは社内の機密情報や個人情報なども扱います。十分なセキュリティが確保されていなければ、大きなトラブルにつながる恐れがあるでしょう。

データの暗号化が行われているか・認証方法にはどのようなものがあるのかなどを確認してください。

情報の取り扱いは、企業の信用に直結する重要な事柄です。万が一企業で情報漏洩を起こしてしまうと、その信頼を取り戻すために多くの時間が必要でしょう。

 

お勧めコラボレーションツール5選!

最後に、使いやすくセキュリティの高いコラボレーションツールを5つ紹介します。ツール選びのポイントを参考に、自社に最適なものが選択できるようにしてください。

また、ほとんどのツールにはフリープランや試用期間が用意されているため、実際の使い心地を確認した上で導入を決めるようにしましょう。

 

flouu

flouuは、ドキュメント作成・共有・検索に優れたコラボレーションツールで、ドキュメントの同時編集・コメント機能が搭載されています。

世界最高水準のデータセンター(AWS)を利用しており、情報セキュリティマネジメントの国際認証も取得している信頼できるサービスだと言えるでしょう。

第三者による不正アクセスを防ぐための2段階認証や全ての通信の暗号化など、さまざまなセキュリティ対策が施されています。

また、データのバックアップ体制も整えられていることから、万が一のデータ消失時にも迅速にデータの復旧が可能です。

テンプレート機能・権限の設定機能・編集履歴の確認機能など、コラボレーションを円滑に行うために必要な機能は一通り備わっている使い勝手の良いサービスです。

【flouuの費用(30日間/1ユーザー)】
・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
・OCRオプション 220円
※14日間の試用期間あり

 

kintone

アプリを追加することで利用可能な機能を増やせるコラボレーションツールであるkintoneは、自分の使いやすいようにツールをカスタマイズ可能です。

社内に点在しているデータが保存形式に関係なく一箇所にまとまり、ワークフロー機能やログ管理機能の活用によって仕事の進捗も見える化するでしょう。

また、日本語・中国語・英語に対応しており、海外拠点とのやりとりも進めやすいです。

【kintoneの費用(1ヶ月/1ユーザー)
・スタンダードコース 1,500円
・ライトコース 780円
※30日間の試用期間あり

 

esa

esaはドキュメントを共有しながら社員全員で育てていくという考え方を持ったコラボレーションツールで「最初から完璧なものなんてない」というキャッチコピーが特徴的です。

不完全な状態でも情報共有・情報を更新しながら育てる・情報が育ったら整理という流れが社内で定着すれば、今までにないようなコラボレーションが進められるでしょう。

さらに、ドキュメントのバージョン管理にも優れています。

【esaの費用(1ヶ月/1ユーザー)】
・500円
※2ヶ月間の試用期間あり

 

Confluence

コラボレーションによって多くの成果を収めるConfluenceは、働く場所に関係なく複数のメンバーがコラボレーションを行えるツールです。

会話を促すための機能が多く搭載されており、社員同士のコミュニケーションも円滑に進められるでしょう。

また、プライバシー制御やデータの暗号化によって企業の情報を保護します。

【Confluenceの費用(クラウド版/1ヶ月/1ユーザー)】
・Free
・Standard 660円
・Premium 1,250円
・Enterprise 要見積
※7日間の試用期間あり

 

Quick Solution

住友電工情報システムが運営しているコラボレーションツールであるQuick Solutionは、超高速・高精度な検索エンジンを搭載しています。

部門利用から前者基盤まで柔軟な対応が可能で、純国産・自社開発のきめ細やかなサポートが受けられるでしょう。

【Quick Solutionの費用】
要見積

 

情報共有が円滑に進められるツールについては、こちらの記事も参考にしてください。

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まとめ

コラボレーションツールを使えば、社内・社外の相手と密な連絡を取り合い、お互いの強みを活かした新しい取り組みが行えます。

また、情報共有がスムーズに進む・コミュニケーションが活性化するなど、企業が得られるメリットが非常に多いと言えるでしょう。

この記事を参考に、自社に最適なコラボレーションツールを見つけられるようにしてください。

コラボレーションか行いやすい環境が整えられれば、今までにないような発想で新商品開発や業務改善などを進められます。

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