情報共有

共同編集ツールとは?チーム内でスムーズに情報共有を進めるための共同編集ツール4選!


共同編集ツールを使用すれば相手がその場にいなくても円滑に情報共有・編集が行えることから、リモートワーク時にもスムーズなコミュニケーションが取れるようになります。ドキュメントをメールで送り合って更新していくような手間が省け、効率的な働き方ができるのです。

そのため、多様な働き方が求められる現在は、多くの企業が共同編集ツールを導入しています。

この記事では、共同編集ツールの代表的な機能や導入メリットとともに、無料の試用期間があるおすすめの共同編集ツールを紹介しましょう。これから共同編集ツールを使いたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

共同編集ツールとは

共同編集ツールは社員の働く場所や環境に関係なく、情報を共有・編集可能な機能を備えたツールのことを指しており、「情報共有ツール」「文書管理ツール」「コラボレーションツール」と呼ばれる場合もあります。

情報はスピーディーに共有されることが大切ですが、共同編集ツールを活用すれば世界中の相手と迅速に情報の共有・編集が行えるのです。

 

共同編集ツールの代表的な機能

最初に、共同編集ツールの代表的な機能について説明しましょう。ツールによっては独自の機能が追加されている場合もあります。

下記を参考に自社が共同編集ツールに求める機能は何かを考えてみてください。

 

ドキュメントの作成・共有

共同編集ツールの基本機能であるドキュメントの作成・共有では、社員がドキュメント化した情報をスムーズに共有できるようになっています。ドキュメントの作成から共有までの労力が少ないほど、社内の情報共有が進みやすくなるでしょう。

 

複数のメンバーでのドキュメントの同時編集

共同編集ソフトでは、社員が共有したドキュメントを複数のメンバーで同時に編集・リアルタイム反映可能です。お互いの意見がその場で反映されていくので、口頭で説明する手間や更新したドキュメントを編集指示者に別途確認してもらう必要もなくなるでしょう。

ドキュメントに誰がどのような編集を加えたのかも、見える化しているため、相手の意向も拾いやすいです。

 

ドキュメントを起点としたコミュニケーション機能

共同編集ツールのコミュニケーション機能には、ドキュメントを起点としたチャット・コメント機能が用意されていることから、複数のメンバーで確認しているドキュメントに対してのディスカッションが、積極的に進められます。

そのためドキュメントごとのコミュニケーションがドキュメント内で完結し、後々コミュニケーション履歴の確認が必要になっても、すぐに該当の情報が手に入ります。

 

ドキュメントの権限設定

ドキュメントの中には、全メンバーではなく一部のメンバーやチーム内のみで閲覧したい情報もあるでしょう。共同編集ツールではドキュメントごとの権限設定が行えるため、セキュリティの高い情報も扱うことができます。

 

高度な検索機能

企業にある情報は膨大な量になりますが、高度な検索機能が用意されていれば、どんなに情報が増えても必要なドキュメントが見つけられないような問題は起こりません。

共同編集ツールには独自の検索機能が搭載されており、どのツールでもいかに正確に早くドキュメントを検索できるかという部分にこだわりを持っています。

 

テンプレート機能

多くの共同編集ツールにはテンプレートが用意されており、ドキュメントの作成時にかかる労力をより少なくしています。テンプレートの利用によって書式の統一もできるでしょう。

 

共同編集ツールを導入するメリット

共同編集ツールを導入することによって企業はどのようなメリットが得られるのでしょうか?ここではそのメリットについて詳しく説明しましょう。

 

多様な働き方に対応できる

冒頭でもお伝えしましたが、共同編集ツールを導入すると、インターネット環境さえ整っていればどこでもドキュメントの閲覧・編集が可能になります。そのためリモートワークはもちろん出張中のホテルや海外、コワーキングスペースなどを利用した働き方も実現できるのです。

例えば子育て中や介護中で在宅勤務を希望する社員や、田舎暮らしや海外暮らし中の社員も企業での勤務が続けられるようになるでしょう。

多様な働き方への対応は社員満足度の向上につながるだけでなく、雇用の間口を広げることで労働力不足を防ぐ効果も得られます。

 

情報を一元管理できる

ファイルサーバーやクラウドストレージを使った情報管理では情報が社内に点在し、どこに必要なドキュメントがあるのかが分からない状態に陥りやすくなります。

共有編集ツールでは社内に散らばった情報が一元管理できるため、情報の重複や紛失が防げるでしょう。また、情報共有の意識が高まり、共有するべき情報が社員のローカル環境で止まってしまうこともなくなります。

 

検索機能に優れている

必要なドキュメントを探すために毎日多くの社員が時間を浪費している企業では、本来の業務に使うべき労力を無駄にしてしまっています。共同編集ツールの検索機能を使用すれば、どんなに情報量が多い企業でも簡単に希望するドキュメントを手に入れられるのです。

優れた検索機能を使用することで、企業全体の業務効率が向上すると言えるでしょう。

 

ドキュメントごとに権限を決められる

共同編集ツールの権限設定を使用すれば、ドキュメントごとに権限が設けられます。権限の種類は閲覧権限だけでなく編集権限などもあるため、誤ってドキュメントが削除されてしまったり編集されてしまったりする問題を防げるでしょう。

ツールによっては社員一人ひとり・チームごとなどの単位で細かく権限の設定が可能です。

 

作業の進捗が把握できる

共同編集ツールでは、ドキュメントの状態がいつでも確認可能になっています。そのためプロジェクトに関わるメンバー全員が、その進捗状況をすぐに把握できるのです。

リーダーは適切な指示が出しやすくなり、スケジュール遅れやトラブルにも迅速な対応が可能になるでしょう。

 

情報漏洩や紛失を防ぐ

情報が管理し切れていない状態では、外部からの侵入や人為的ミスによる情報漏洩・紛失が防ぎにくくなります。共同編集ツールを用いて情報を適切に管理するということは、情報のセキュリティ対策としても有効なのです。

 

新しいアイデアが生まれやすくなる

共同編集ツールの利用で情報をアウトプットすること自体が社員に浸透すれば、ふと思いついたアイデアも共有されるようになります。アイデアが積極的に発信されることで、今までにない視点からの業務改善や新商品・サービスが生まれるでしょう。

 

共同編集ツール選びのポイント

共同編集ツールは先ほど紹介したようなさまざまなメリットがあることから、多くの企業に導入され、ツール自体の数も年々増えています。ここでは、自社が共同編集ツールを選定する際に知っておくべきポイントを紹介しましょう。

 

自社が希望する機能が搭載されているか

共同編集ツールの機能はツールによって違いがあり、それぞれのツールに特徴があります。多機能であれば良いと考える方もいるようですが、社員が使いこなせないような機能を複数搭載しているツールは使いにくさを感じられる恐れもあるでしょう。

自社が使用予定の機能をリスト化しておき、優先事項を決めた上で共同編集ツールの選定を行うと良いです。

 

シンプルで使いやすい操作性か

共同編集ツールは一部の社員だけでなく全社員に利用してもらうことで円滑に情報共有が進むため、パソコンの操作が苦手な社員やデスクに座っている時間があまり長くない社員にとっても使いやすいものでなくてはいけません。

シンプルで誰でも簡単に操作可能なツールを選ぶ必要があるでしょう。

 

必要な情報を検索できるか

共同編集ツールは検索機能にこだわったものが多いですが、試用期間を使って実際にその性能を確認し、必要な情報がすぐに手に入る検索性を持ったツールを選びましょう。検索能力が不足していると、共同編集ツールを導入しても業務の効率化が叶わない恐れもあります。

 

優れたセキュリティが用意されているか

共同編集ツールを使うと、社外でも問題なく業務を行えるようになりますが、情報漏洩リスクは高まるとも考えられます。しかし多くの共同編集ツールでは、そのデメリットをカバー可能な万全のセキュリティ対策が施されているのです。

自社が求めるセキュリティ基準がツール利用時も遵守可能であるかを確認し、安心して情報共有ができるようにしてください。

 

マルチデバイス対応か

パソコンだけでなくスマホやタブレットでも利用可能な共同編集ツールを導入すると、移動中やパソコンを持ち歩いていない出張時でもドキュメントの同時編集が行えます。

ツールによっては専用アプリの利用でよりスマホやタブレットでの使い心地を良くしているものもあるため、マルチデバイス対応であることはもちろん、それぞれのデバイスでの操作性も確認すると良いでしょう。

 

無料の試用期間がある共同編集ツール

共同編集ツール選びをする際には、実際の使い心地の確認のために無料の試用期間が用意されているツールを選ぶことをおすすめします。ここでは、無料で操作性の確認が可能な無料試用期間の用意されている共同編集ツールを4つ紹介しましょう。

 

flouu

flouuは、共同編集ツールの中でも同時編集機能に優れたツールであり、複数のメンバーでサクサクとドキュメントの編集をリアルタイムで進められます。ドキュメント単位のチャットを活用すれば、相手がその場にいるような感覚で意見を言い合えるでしょう。

細かな権限設定が可能なので、さまざまな用途での活用が想定できるのです。また、搭載されている強力な検索機能では、ドキュメントはもちろんチャットの内容・添付資料のファイル名も検索対象になることから、横断的なキーワード検索が実現します。

【flouuの費用(30日間/1ユーザーあたり)】
・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
・OCRオプション 220円
※14日間の試用期間あり

 

esa

「情報を、育てたい」というキャッチコピーで運用しているesaは、情報を共有するだけでなくメンバー全員で編集を行い育てていくための共同編集ツールです。

不完全な情報も積極的に発信していくことで、貴重なアイデアを逃さずに取り入れられるのです。共同編集によって育った情報は適切に整理し、社内Wikiのように蓄積して検索しやすい状態を整えます。

試用期間が2ヶ月間も用意されているため、じっくり使い心地を確認できるでしょう。

【esaの費用(1ヶ月間/1ユーザーあたり)】
・基本料金 500円
※2ヶ月間の試用期間あり

 

kintone

kintoneはエクセルファイルを読み込むだけでアプリ化可能な共同編集ツールで、今あるドキュメントも活用した共同編集が可能です。

データに紐付いたコミュニケーションが行えるため、社員の働く場所に関係なく有意義なディスカッションを実現できるでしょう。

チームの業務が見える化し、業務の属人化を防ぐ効果も得られます。

【kintoneの費用(1ヶ月間/1ユーザーあたり)】
・スタンダードコース 1,500円
・ライトコース 780円
※30日間の試用期間あり

 

Confluence

共同作業を円滑に進めるための共同編集ツールであるConfluenceは、チームの集合知を活用して誰もがすぐに必要な情報を手に入れる環境を構築します。

会話を促すコメント機能を使えば、求めるフィードバックを即時に手に入れられるでしょう。

豊富なテンプレートが用意されているため、ドキュメント作成にかかる時間も大幅に短縮できます。

Confluenceには無料の使用期間の他、10ユーザーまでであれば継続して無料で使用可能なフリープランも用意されています。

【Confluenceの費用(1ヶ月間/1ユーザーあたり)】
・Standard 660円
・Premium 1,250円
・Enterprise 要見積
※7日間の試用期間あり

 

まとめ

共同編集ツールについての基本的な情報と導入メリットやツールの選び方、おすすめの共同編集ツールを紹介しました。自社に最適な共同編集ツールを導入すれば、業務の効率を向上させられるだけでなく、リモートワークなど多様な働き方が実現可能になります。

この記事を参考に、共同編集ツールの導入を検討してみてください。

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