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ナレッジ共有の成功・失敗事例!おすすめのツールと成功のポイントまとめ


膨大な量の情報が溢れてしまっている現在では、ナレッジ共有によって社内の情報を適切に共有・管理することは企業全体の生産性を高めるために欠かせません。

そのため、多くの企業ではナレッジ共有の重要性を理解して導入を進めていますが、ナレッジ共有に失敗してしまった・思うようにナレッジ共有が浸透しない企業も増えています。

ナレッジ共有が成功しない企業には、解決するべき何らかの問題があると考えられるでしょう。

この記事では、ナレッジ共有の成功事例・失敗事例だけでなく、ナレッジ共有を成功させるポイントとおすすめのツールを紹介します。ナレッジ共有を始めたい・ナレッジ共有の方法を見直したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

ナレッジ共有とは

ナレッジ共有とは社員が業務を進める中で手に入れた知識(ナレッジ)を、組織全体で共有して活用する行為を指しています。

ナレッジ共有が行われることで、経験豊富な社員が長年かけて培ったナレッジが社内で共有され、社員の育成や業務の改善に役立てるのです。さらに業務の属人化も起こりにくくなり、全社員が臨機応変に業務に対応できるでしょう。

また、社員が退職や転職でいなくなってしまう場合にも、共有されたナレッジは組織に残されることから、人材流出時の損失を最小限に抑えられます。

テレワーク導入時の情報共有不足も防げるなど、ナレッジ共有には非常に多くのメリットが存在するのです。

 

ナレッジ共有については、こちらの記事も参考になるでしょう。

社内ナレッジベースの構築方法!ナレッジマネジメントツールの必要性と選び方のまとめ!

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ナレッジ共有の失敗事例

先ほどもお伝えしたように、ナレッジ共有の導入によって企業が得られるメリットは多いことから、ナレッジ共有を積極的に導入している企業は年々増えています。

働き方改革や感染症予防の観点からテレワークが社会的に浸透した事実も、ナレッジ共有が急速に広がった要因の一つでしょう。

しかし、ナレッジ共有は始めれば成功というものではありません。残念ながら、ナレッジ共有を開始したけれど、失敗してしまったという企業も多いのです。

ここでは、ナレッジ共有の失敗事例を紹介しましょう。

 

失敗事例①:多過ぎるナレッジを管理しきれなくなってしまった

運用ルール不足のままナレッジ共有を開始したA社は、ナレッジが共有しやすいツールを導入したものの、毎日膨大な量のナレッジが作成され適切に管理が行われない状態になりました。

結果的に数年後には数千以上ものナレッジが乱立し、どこに何のナレッジがあるのか分からない状態に陥ってしまったのです。

ナレッジが保管されていても、必要な時に見つけられないようではナレッジを活用できません。

ナレッジ共有を開始する際には事前のルール設定が重要だと言えるでしょう。

 

失敗事例②:環境が未整備のままナレッジ共有の運用を開始してしまった

ナレッジ共有の重要性を知り、すぐにナレッジ共有システムを導入したB社では、優れたシステムを選定したものの、社員への教育が不足していました。

ナレッジの定義・ナレッジ共有のルールが未整備のままとなった結果、ナレッジ共有の重要性や方法が社員に理解されず、誰もシステムを利用しなくなってしまったのです。

ナレッジ共有は社員全員が行うことで成功するものです。ナレッジ共有の目的・メリットはもちろん、社員が実践可能なルールの設定も必要でしょう。

社内でナレッジ共有文化が浸透しなければ、ナレッジ共有は実施されず、システムだけが放置されてしまいます。

 

ナレッジ共有の成功事例4選

次に、ナレッジ共有に成功した企業の事例を4つ紹介します。自社の参考にできる部分があれば、積極的に取り入れましょう。

 

成功事例①:設計書などの文書を企業内でスムーズに共有:株式会社パソナテック

パソナテックでは協力会社の支援を受けながら受託開発を行なっており、設計書を機能的にWeb上でリアルタイム共同編集・共有できる仕組みを導入したいと考えていました。

ドキュメントを中心としたコミュニケーションが可能なナレッジ共有ツールを導入したことで、トータル工数を削減させ、ベトナムオフィスのような遠方のオフィスともスムーズにナレッジ共有ができるようになりました。

「議事録や報告書だけでなく仕様書・設計書など様々な形式の文書の作成・共有に利用しています。」:株式会社パソナテック

 

成功事例②:素早いコミュニケーションを実現:マイプリント株式会社

感染症予防の観点からテレワーク体制に移行したマイプリントでは、以前から社内のナレッジ共有に課題を感じており、さまざまな種類のナレッジ共有ツールを比較・検討していました。

自社に適したツールの導入によって、以前まで乱立していたフォルダやナレッジを統一・管理できるようになったのです。

リアルタイムチャット機能を活用し、議事録などを作成と同時に修正することで、効率良くナレッジ共有が進められています。

「ありそうでなかったドキュメンテーションとコラボレーションが統合されたUI。会議の際にはまずflouuを起動しています。」:マイプリント株式会社

 

成功事例③:使いやすいツールの導入でナレッジ共有・管理をしやすく:株式会社テレネット

顧客の企業のお客様対応や事務処理を請け負っているテレネットでは、さまざまな情報の管理・活用に課題を抱えていましたが、ナレッジ共有を成功させたことで、マニュアルの整備・修正がスムーズに進められるようになり、管理者の工数を大幅に減らせています。

存在していたマニュアルや各種FAQが集約されたため、エージェントは自分の知りたい情報を自分で見つけて自己解決し、業務全体の生産性を向上させました。

「シンプルなインターフェースが導入の決め手。導入時にはほとんど社内からの問い合わせがありませんでした。」:株式会社テレネット

 

成功事例④:顧客情報を蓄積・管理して業務を効率化:株式会社モンスターラボミュージック

店舗向けのBGMサービスを提供しているモンスターラボミュージックでは、業務が属人化されていることに問題を感じ、ナレッジ共有を開始しました。

シンプルかつ直感的な使い心地のツールを選定したため、使い方を社員に周知しなくてもツールは社内で浸透し、必要なナレッジがすぐに手に入る環境が整えられたそうです。

「サービス開始当初から利用していますが、日に日に追加される機能に活用の幅が広がります。」:株式会社モンスターラボミュージック

 

ナレッジ共有を成功させるためのポイント

ナレッジ共有の失敗事例・成功事例を紹介しました。それぞれの企業の失敗・成功を分けたポイントには何があるのでしょうか?

ここでは、ナレッジ共有を成功させるために知っておくべきポイントをまとめました。

 

暗黙知を形式知に変えていくための「SECIモデル」を活用

暗黙知とは存在するナレッジが言語化・図式化されておらず、人に伝えることが難しい状態を指しています。暗黙知のままのナレッジが必要な業務は必然的に属人化しやすくなってしまうのです。

それに対して言語化・図式化されているナレッジを形式知と呼びます。ナレッジ共有では暗黙知を形式知に変える工程が重要であり、そのために「SECIモデル」を活用すると良いでしょう。

SECIのプロセスは下記の通りです。このプロセスが続けられる環境が整備されれば、暗黙知の形式知化が行われやすい環境が整えられます。

①共同化(Socialization)

暗黙知を体験して共有する

②表面化(Externalization)

共有された暗黙知を形式知に近づける

③連結化(Combination)

形式知を組み合わせて新しい知識体系を作る

④内面化(Internalization)

完成した形式知が新しい暗黙知を生み出す

 

ナレッジ共有が行われる社内風土を構築する

新しい取り組みを社内に浸透させるためには、ただシステムを用意するのではなく、社内全体でナレッジ共有が行われる雰囲気を構築する必要があります。

例えば、一定期間ごとに社内の優れたナレッジを投票制で決定し、ナレッジ共有者を表彰するなどの評価制度を導入すれば、積極的にナレッジ共有を行う社員を増やせるでしょう。

リーダーや管理職が率先してナレッジ共有をする姿勢を見せることも大切です。

 

ナレッジ共有ができる環境を整える

毎日の業務に追われる中で、ナレッジ共有自体に手間・労力がかかってしまうような状況では、ナレッジ共有を後回しにする社員が出てくるものです。

ナレッジ共有が簡単・スムーズに行える環境を整えて、ナレッジ共有のデメリットよりもメリットが感じられる環境を整備すれば、ナレッジ共有という行動は自然に社員の中に浸透します。

短時間で簡単にナレッジ共有が進められる環境を構築するためには、ナレッジ共有に必要な機能が備わったナレッジ共有ツールを導入すると良いでしょう。

 

ナレッジ共有を効率化せる方法は、こちらの記事でも記載しています。

効率的なナレッジ共有方法
ナレッジ共有をさらに効率化する方法を徹底解説!考え方からツールまで

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ナレッジ共有のルールを設定する

ナレッジ共有をルールの設定なしで運用開始すると、ナレッジが管理されないまま増え過ぎてしまう・必要なナレッジが見つけられないような状況に陥ります。

ナレッジ共有開始時には、社員が把握可能で容易に守れるルールを設定するべきでしょう。

書類の種類ごとにテンプレートを用意すれば、フォーマットが統一され、より共有しやすいナレッジに仕上がります。

ナレッジ共有ツールの中にはテンプレート機能が搭載されているものも多いので、確認してみると良いです。

 

ナレッジ共有のルール設定については、こちらの記事も参考にしてください。

文書管理規定とは?文書管理規定の作成方法と作成時に知っておくべきポイントを紹介!

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おすすめのナレッジ共有ツール3選

最後に、おすすめのナレッジ共有ツールを3つ紹介します。どのツールもナレッジ共有のための機能が豊富に搭載されていることから、自社のナレッジ共有を成功に導いてくれるでしょう。

 

flouu

flouuはリアルタイム同時編集・共有が可能なナレッジ共有ツールで、ドキュメントを主体としたチャット機能が導入されているため、ドキュメントごとのコミュニケーションを活性化できます。

代表的なビジネスチャットツールであるslackやChatworkとの連携も可能なので、現在利用中のツールもそのまま使えるでしょう。

細かな公開設定機能やディレクトリ管理・ラベル管理機能を使えば、膨大な量のナレッジを適切に管理し、必要な情報がすぐに手に入る環境が構築されます。

また、豊富なテンプレートが用意されていることから、ナレッジ作成時の労力も大幅に削減できるのです。

【flouuの費用(1ユーザーあたり)】

・基本料金 550円/30日間
・セキュリティオプション 550円/30日間
※14日間の試用期間あり

 

kintone

散在しているナレッジを一つにまとめることができるナレッジ共有ツールであるkintoneは、エクセルのようなデータ管理とSNSのようなコミュニケーションを集約・共有可能です。

チーム全体の仕事が見える化し、時間や場所を気にせずに業務ができる環境が整えられるでしょう。

【Kintoneの費用(1ユーザーあたり)】

・ライトコース 780円/1ヶ月間
・スタンダードコース 1,500円/1ヶ月間
※30日間の試用期間あり

 

esa

esaは、共有したナレッジをチーム全員で育てていくという考え方のナレッジ共有ツールです。不完全なナレッジでも一度公開して何度も更新しながらナレッジを完成させるのです。

そのため、情報が日々変化しやすい業種の企業に最適なツールだと言えるでしょう。

【esaの費用(1ユーザーあたり)】

・500円/1ヶ月間
※2ヶ月間の試用期間あり

 

おすすめのナレッジ共有ツールは、こちらの記事でも記載しています。自社に適したツールが選べるようにしましょう。

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まとめ

ナレッジ共有は企業全体の業務効率化・人材流出時の損失を最小限に抑える・人材教育が行いやすいなど多くのメリットが得られるものです。

これからの情報化社会に向けて、ナレッジ共有の重要性はより高まっていくでしょう。

ナレッジ共有を成功させるためには、暗黙知を形式知に変えること・ナレッジ共有が行われやすい社内風土と環境を整えること・ナレッジ共有のルールを事前に設定することなどのポイントがあります。

ナレッジ共有に必要な機能が搭載されたナレッジ共有ツールを活用すれば、ナレッジ共有の失敗も防げるでしょう。この記事を参考に、自社に最適なナレッジ共有ツールを検索してみると良いです。

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