文書・文章作成

出張報告書の書き方と内容4つのポイント!テンプレートと例文を活用しよう

出張報告書の書き方と4つのポイント

多くの会社では出張時に出張報告書の提出を求めることがあります。しかし出張報告書は普段から馴染みのある書類ではないため、突然「出張報告書を提出するように」と言われて困ってしまうこともあるでしょう。

この記事では出張報告書の書き方と作成のポイントを説明します。すぐに活用できるテンプレートや例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

出張報告書とは

出張報告書とは、出張中の現地での業務内容や出張で得た成果について社内で報告するために作成する書類です。

出張報告書を活用すれば、口頭やメールで各自の出張の内容を上司や部署内で共有するよりも効率良く正確な情報を伝えられるでしょう。また、出張報告書に記載する内容に明確なルールや決まりはありませんので、自由に作成して構わないのですが、記載するべき必須項目などは理解しておかなくてはいけません。社内で出張報告書のフォーマットが用意されているのなら、その書式を利用すると良いでしょう。

フォーマットがなく上司から書式の指定がない場合には、この記事で紹介するテンプレートを活用してください。

 

出張報告書を書く目的

まず、出張報告書書くためにはその目的を知る必要があります。目的を理解しないままでは最適な報告書を作成できないでしょう。

ここからは出張報告書の目的について紹介します。

 

業務内容の報告

出張報告書は、出張先で行った業務内容を出張に行っていない上司や他の社員に報告する役割を持っています。

一般的に出張には選ばれたメンバーのみが行くものであり、業務の関係者全員が出張に行けるわけではないと思います。そのため、出張先で得た情報や成果は多くの社員で共有する必要があるのです。また、出張には多くの費用と時間がかかりますので、上司はそれだけのコストをかけて部下を出張に行かせたことで得られた成果をよく理解しなくてはいけません。

どこで誰と会い、何を話して何を得たのか?簡潔でいて明確な説明ができるようにしておきましょう。

 

目的に対する振り返り

出張には明確な目的があるはずです。業種によってもその内容は変わりますが、調査・打ち合わせ・営業・視察など、必ず何かの目的が存在します。そして出張には多くの時間と費用がかかるため、目的に対する何らかの成果が必要です。

出張報告書がなければ、出張に行ったという事実しか記憶に残らない可能性もありますが、出張報告書を作成することにより、出張の目的と成果を自分で振り返ることができるのです。

もちろん毎回の出張で最良の成果が得られるとは限りません。たとえば出張で遠方に営業に行っても、必ず契約に結びつくとは限らないでしょう。しかし、その営業から経験や知識を得ることは可能です。また、長い目で見て契約に結びつく可能性を感じたとすれば、それは出張で得た成果であると言えます。

また、出張中に感じた反省点があるのなら、次の出張や業務に活かす・改善策を考えることもできます。本来自分の行ったことを客観的に判断することは難しいと言えますが、出張報告書を作成すれば出張中に行った業務全体を客観的な視点で見直せるでしょう。

 

基本的な内容と書き方

冒頭でも説明いたしましたが、出張報告書に明確な書き方の決まりはありません。

しかし、会社でフォーマットなどが用意されていない場合には基本的な出張報告書の構成を理解しておく必要があるでしょう。基本的な項目が出張報告書から欠けてしまうと、読む側に必要な情報が伝えられない恐れがあります。ここからは出張報告書の基本的な書き方を紹介します。

自分でフォーマットを作成する場合にも、この構成を意識すると良いでしょう。

報告書の基本的な書き方やポイントについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

報告書の書き方4つのポイント
報告書の書き方4つのポイント!研修などで使える例文も紹介

続きを見る

 

概要

出張の概要には出張の基本的な情報を記載します。これらの内容は欠けてしまうと書類として成立しない可能性がありますので、注意してください。

・出張の期間
・出張の目的
・訪問先

これらを記載すれば、出張の内容の大まかな部分が理解できるでしょう。出張の目的や訪問先が複数ある場合には、全てを記載するようにしてください。

 

スケジュール

出張の大まかなスケジュールを書いておきます。

ただし、基本的には日報のような時間単位の細かな報告までは不要です。簡潔でいて分かりやすい仕上がりを心掛けましょう。あまりにスケジュールのボリュームが大きすぎると、出張報告書全体がまとまりにくくなってしまう恐れがあります。

また、出張に同行者がいるのであれば全員の氏名も書き残してください。同行者も別途出張報告書を提出すると思いますが、同行の事実を自分の出張報告書にも書いておきます。打ち合わせや営業などがあった場合には、その内容だけでなく担当者名も忘れずに記載します。どこに行ったか・誰と会ったかが伝わるようにしましょう。

 

成果

出張で得た成果を記載します。

出張時に決めていた目標が達成できればその旨を書き示せば良いのですが、出張の目標が果たせなかった場合には、「目標が達成できなかった理由は何か?」「目標に対してどの程度の進捗があったのか?」または、目標の達成以外に得た有益な情報や次につながるアイデアなども記載します。

「今回は契約まで至らなかったが、A社本社で開催される定例会議にて、当社の製品導入について検討後返事をいただけるとのこと。今後も定期的に連絡を取り、A社の反応次第で再度訪問を予定します。」
などの説明があれば、出張で何の成果もなかったと感じられることもないでしょう。

実際に、出張に行って目的も達成できず、学ぶことも得るものもないという状態は滅多に起こることではありません。出張中に得たこと・経験・知識などをよく考えて文章で伝えます。

 

所感

多くの場合は、出張先では普段会社にいるだけでは得られない情報を手に入れられることが多いです。

次回出張に行くのが自分以外だった場合のことも考え、手に入れた有益な情報を出張報告書を活用して社内で共有しておきましょう。

「A社営業部長の山田部長は甘いものが苦手との話を聞きました。次回の手土産は甘味以外にします。」
「自社のサービスは価格・性能ともに気に入っているがアフターフォローに不安を感じているようです。次回訪問時にはその課題をクリアできるよう対策を考えたいと思います。」

などの情報が共有されていれば、別の担当者も対応がしやすくなります。

もしも自分で対応が難しい状態のときに、訪問先への対応が必要になってしまった場合にも、共有された情報で良い結果が得られる可能性があるでしょう。

また、細かな情報を伝えたいと考えるのは良いですが、所感に出張の感想を記載してしまうと感想文や日記のような印象を持たれてしまいます。「A社は、とても綺麗な会社だと思いました」や「初めての出張で緊張しました!」など読む側にメリットのない文章を避け、所感で幼稚な印象を持たれないように注意してください。

 

出張報告書の書き方4つのポイント

出張報告書の書き方と4つのポイント

出張報告書に記載する基本的な項目をお伝えいたしましたので、ここからは書き方のポイントを紹介します。

会社のフォーマットを使用して出張報告書を作成する場合にも、こちらで紹介するポイントが役立ちますので、覚えておきましょう。

 

1. 出張目的に照らし合わせて書く

先ほどもお伝えいたしましたが、出張には目的があるはずです。その目的と成果を出張報告書に記載すれば、出張報告書を読む相手に出張が部署や会社にとって有益なものであったと伝えられるでしょう。

目的が一回の出張で達成できるようなものでなかった場合には、その程度の割合で目的が達成できたのかを記載します。

次に実施するべきアクションや方向性についてもまとめることができれば、先の行動を見据えた判断ができる人間であることをアピールできるでしょう。

目的と成果が曖昧になると、出張報告書の一番重要な部分が抜けてしまっていると言えますので、注意してください。

 

2. 数字などで具体的に書く

出張報告書は誰が読んでも分かりやすいものでなくてはいけません。

そのためには「たくさんいた」「多かった」「ほとんど終わった」「少ないと思った」などの主観的な表現を避け、数字を利用した表示をしてください。可能な限り数字を利用して成果が記載できると、読む相手により具体的に出張で得られた成果などが伝えられるでしょう。

たとえば「多くの方が当社の製品に興味を示した」ではなく「13社が当社の製品に興味を示し、名刺交換を済ませた」や「展示会で何社かの新規契約見込みができた」よりも「展示会で5社の新規契約見込みができた」の方が状況を明確に伝えられます。数字を活用することによって、客観的な根拠のある文章が書けるようになるのです。

次回につながる約束ができたのであれば、その時期なども記載できると良いでしょう。

 

3. 出張終了後すぐに提出する

出張終了後は自分が不在の間に社内で業務が溜まっていたり、出張中に得られたことのフォローをしたりと忙しいと思いますが、出張報告書は優先して作成し、出張終了後可能な限り早く提出しなくてはいけません。出張後に関係者を巻き込んで、次のアクションをすぐに進める可能性があるためです。

出張報告書を早く提出するコツは、出張中にメモを活用して出張報告書を作成する下準備をしておく方法がお勧めです。

1日程度短い出張なら必要ないかもしれませんが、数日や長期の出張の場合には出張報告書に記載する内容も多くなりますので、出張中も日付ごと・業務ごとなどに分けてメモを作っておきましょう。

出張中は移動が多く、いつもよりも空き時間があると思いますので、そのような隙間時間を活用してください。メモがあるだけで出張報告書の作成スピードを劇的に上げることができますし、記入漏れも防げます。

 

4. 自分で見直す

業務上で発生する全ての書類に言えることですが、出張報告書も必ず誤字や脱字がないかをしっかり見直してから提出しましょう。

作成した出張報告書が、読みやすい内容にまとまっているか・誤解を生むような書き方がないか・全体的な文章構成のバランスなども確認します。

出張報告書の提出は可能な限り早い方が良いとお伝えしましたが、ケアレスミスが多い書類は自分の評価を下げてしまう恐れがあります。効率良く正確に提出物を作成できるようにならなくてはいけないということです。

初めは時間がかかってしまうかもしれませんが、作成・見直しの流れも次第に短時間でできるようになるでしょう。

 

出張報告書の書き方例文・テンプレート

出張報告書の書き方やポイントを説明致しました。

ここからは、すぐに活用できる出張報告書の例文とテンプレートを紹介します。どのような業種でも応用しやすいフォーマットを使用していますので、ぜひ参考にしてください。

出張報告書

・作成者氏名
・作成日 2020年11月30日(月)

【概要】
・出張先  東京
・出張期間 2020年11月26日(木)〜11月27日(金)
・目的   新製品の販売促進
・訪問先  A社丸の内本社営業部
・同行者  営業部 木下

【スケジュール】
11月26日(木)午後移動 丸の内〇〇ホテル宿泊
11月27日(金)10:00 A社丸の内本社営業部訪問(担当:営業部松山部長・飯田課長)
11月27日(金)午後移動

【成果】
営業部松山部長に改良後の新製品に興味を持っていただき、発売時にはまず100台ほどの導入を検討とのこと。
発売前のできるだけ早い段階で再度サンプルをご利用いただく予定。(可能であれば12月中)
11/30概算見積書を送付予定。(松山部長・飯田課長宛)

【所感】
松山部長に新製品導入の権限があるようです。旧製品も長くご利用いただいており、今後も追加発注が見込めるため、アフターフォロー体制を万全に整えたいと考えています。
また、オプションサービスに興味を持たれているようなので、オプションサービス受注見込みもあります。
オプションサービスについては検討とのことですので、数日開けてから電話にて確認をしたいと考えています。

 

研修報告書や議事録などその他の報告書についてはこちらの記事もご参考ください。

研修報告書の書き方のコツ
研修報告書の書き方のコツを解説!すぐに使える例文とテンプレートも

続きを見る

報告書の無料テンプレートと書き方の注意点
報告書のテンプレート無料版をご紹介!書き方の注意点も併せて解説

続きを見る

議事録の取り方
会議で使える!議事録の取り方の基礎から上級スキルまで徹底解説

続きを見る

 

無料テンプレ―トをさらに入手するには

出張報告書の書き方やテンプレートをまとめてお伝えしてきました。もしこの他の色々な種類のテンプレートを利用したい場合は、情報共有ツールの利用もおすすめです。

例えば多くのビジネスマンの人気を集めている情報共有ツール「flouu(フロー)」では報告書のテンプレートが用意されています。

テンプレートの利用以外にも、報告書に記載する内容を書き込んだり、作成したドキュメントの管理・整理も行いやすくなっていますので、今後データが膨大な量になったときでも管理に困ることがないでしょう。

flouu(フロー)では報告書だけでなく、企画書などその他の書類のテンプレートの用意もされているため、flouu(フロー)を導入して業務全体の効率を上げることもできるでしょう。

 

まとめ

出張報告書の目的や書き方のポイントを説明いたしました。

テンプレートと例文を活用すれば、出張報告書の作成も難しくないでしょう。出張の機会が頻繁に発生しない限りは、なかなか作成に慣れないかもしれませんが、回数をこなすうちにより効率良く作業が進められるようになります。

簡潔で分かりやすい出張報告書が作成できるように、書き方を工夫しましょう。

-文書・文章作成
-, ,

© 2021 仕事のお役立ち情報