情報共有

情報共有が進む組織の成功ポイントとは?情報共有の成功事例を紹介


情報共有は企業の業務効率化・多様な働き方の実現に欠かせないものですが、思うように社内で情報共有が浸透しないと感じている企業は多いです。

情報共有を成功させるためには、知っておくべきポイントがあるのです。

この記事では、情報共有の成功事例と情報共有成功のポイントをまとめました。自社の情報共有が思うように進まない・これから情報共有を始めたいと考えているのであれば、ぜひ参考にしてください。

 

情報共有とは

情報共有とは、社員一人ひとりが持っている情報を企業全体で蓄積・共有し、活用できる状態にすることを指しています。

有益な情報が個人だけでなく多くの社員に周知されれば、まだ経験が不足している社員でも長年積み重ねられた優れたノウハウなどを活用できるでしょう。

情報共有についての詳しい説明は、こちらの記事が参考になるでしょう。

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情報共有を行うメリット

情報共有が社内で浸透することで、得られる代表的なメリットは次のようなものです。

・新人教育が進めやすくなる
・必要な情報がすぐに手に入るようになる
・退職・離職者の優れた情報が社内に残される
・業務の属人化を防ぐ
・業務が効率化して生産性が高められる
・テレワークが導入しやすく多様な働き方に対応できる
・組織内のコミュニケーションが活性化する

多くの企業で情報共有が重要視される理由が分かるでしょう。

情報共有を行うメリットは、こちらの記事で詳しく説明しています。

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情報共有が失敗してしまう原因

情報共有を始めた企業の中には、思うように情報共有が社員に浸透せずに期待していたメリットが得られないままになってしまう場合があります。

情報共有はただ始めれば良いというものではなく、十分な準備と定期的な改善をしながら進めなくてはいけないのです。情報共有が失敗してしまう代表的な原因は次の通りです。

 

情報共有をするという意識が社内で浸透していない

情報共有のために企業側で必要なツールなどのシステムを用意しても、情報共有を行う当事者である社員に情報共有をするという意識が浸透しなければ意味がありません。

情報共有は社員全員で取り組まなければ十分な成果が得られないものであり、一部の社員だけが情報共有を行っても成功とは呼べないのです。

ある部署・ある役職の社員のみで行われる情報共有では、企業全体へ与えるメリットが少なくなってしまうでしょう。

 

情報共有のルールが決められていない

情報共有では企業にある膨大な量の情報を適切に管理しなくてはならず、それには情報共有のためのルールが必要です。

ルールが設けられてない情報共有では、社員が個人の判断で情報の作成・管理・共有を行うため、情報が整えられずに散在してしまう恐れがあるでしょう。

しかし、ルールが多すぎると、情報共有自体が社員に嫌煙されてしまう・ルールが形骸化してしまうことになります。

覚えやすくシンプルなルールを設定し、事前に周知しておきましょう。

 

情報共有を行いやすい環境が整っていない

情報共有は毎日複数回繰り返し行われるものであり、情報共有自体に手間が掛かかると、情報共有によって業務効率が下がってしまう恐れがあります。

また、多忙な社員の中には情報共有を避ける者も出てくるでしょう。

情報共有は情報共有ツールなどを導入して誰でも簡単に行えるものでなくてはいけません。

 

情報共有を成功させるためのポイント

情報共有を成功させるためには、次のポイントに注意すると良いでしょう。このポイントをしっかり把握しておけば、情報共有が社内で浸透しやすくなります。

 

情報共有の目的・メリットを社員に理解してもらう

情報共有を行う目的・情報共有によって企業や自分が得られるメリットを社員に周知してきます。目標やメリットが明確であれば、新しい取り組みに前向きなイメージを持ってもらえるでしょう。

マニュアルやパンフレットを利用したり、研修や講習を開いたりするなどの方法で、社員に情報教育についての理解を深めてください。

 

情報に意味を持たせて情報の質を高める

業務を進ていると毎日膨大な量の情報が生まれますが、全ての情報を蓄積・共有する必要はありません。

「役に立つか分からないけれど念のため保存しておく」「とりあえず共有しておく」のような行動は、返って情報共有の質を落としてしまうでしょう。

何の目的を持って共有する情報であるのか、情報に意味を持たせることが大切です。

 

情報共有ツールを導入する

情報共有ツールには情報が簡単に蓄積・共有・管理可能な機能が搭載されています。自社に適した情報共有ツールを導入すれば、スムーズに情報共有が社内に浸透するでしょう。

情報共有に必要な時間・労力を抑えることで、社員に「情報共有をする」という行為が定着しやすくなります。

 

情報共有が行いやすい社内風土を構築する

情報共有をより早く社内で浸透させるためには、情報共有をする行為自体が自然な流れになる社内風土を構築する必要があります。

例えば情報共有をすることが人事評価につながる表彰制度や、リーダーが積極的に情報共有を行なって見本になるなどの方法があるでしょう。

 

情報共有の成功事例4選

ここでは、情報共有が進んでいる企業の成功事例を4つ紹介します。自社と似た環境の企業があれば、参考にしてください。

 

情報共有ツールの利用でメールの作成・管理時間を大幅削減:株式会社g-wic

g-wicでは営業支援・提案を行っており、クライアントとの議事録や提案資料・スクリプトの文書ファイル管理に課題を抱えていました。

文書ファイルの格納先としてクラウドストレージを活用していたものの、必要な情報がすぐに手に入らないという問題につながっていたのです。

情報共有ツールを導入して情報が共有しやすい環境が整えられたことで、文書ファイルの作成・共有・修正がスムーズに進められるようになり、業務の効率化を成功させています。

「バージョン管理機能でトークスクリプトやメールの作成・管理時間が大幅に削減しました」:株式会社g-wic

 

情報共有のハードルを下げて使いやすく:株式会社ネクスウェイ

法人向けのコミュニケーション支援サービスを提供しているネクスウェイでは、ナレッジマネジメントに対しての課題を慢性的に感じていましたが、さまざまな手段で情報共有を試みても成功しないという状態が続いていました。情報共有のための厳格なルールが情報共有のハードルを上げてしまっていたのです。

自社に適した情報共有ツールの導入によって、細かなルールは設定せずに円滑に情報共有が進められるようになりました。

「小さな範囲からきばらないナレッジマネジメント。それができるのがflouuでした。」:株式会社ネクスウェイ

 

情報共有によって組合内のIT化を促進:埼玉県北部生コンクリート協同組合

組合内のIT化推進を決めていた埼玉北部生コンクリート協同組合では、組合各社の情報共有を行うために情報共有ツールを導入しました。

ITツールに精通していない社員もいる中で、よりシンプルな使い心地のツールを選択したことで、情報共有がスムーズに進められています。

共同編集機能の活用によって、タイムリーな情報共有を実現しました。

「組合各社の情報共有・文書管理から業界のDXを推進していきます。」:埼玉県北部生コンクリート協同組合

 

共通のアウトプットを出すまでの時間を短縮:株式会社セカツク

情報共有が行われないことで業務が非効率な状態であったセカツクでは、共同編集可能な情報共有ツールを用いて口頭でのディスカッションがそのまま情報に反映される環境を構築しました。

何度もやり取りをする必要がなくなり、業務は効率化し営業のコミュニケーション時間を大幅に節約できています。

また、チャットツールと情報共有ツールを連携させ、ドキュメントへのコメントにも気付きやすくなりました。

「リアルタイムコラボレーションにより営業のコミュニケーション時間が半分に」:株式会社セカツク

 

情報共有に役立つツールの紹介

情報共有を成功させるには自社に最適な情報共有ツールを導入すると良いです。ここでは情報共有に役立つツールを機能別に紹介しましょう。

 

データ共有ツール(クラウドストレージ)

データ共有ツールは一定の容量までは無料で活用可能なツールも多いことから、プライベートで利用している方も多いでしょう。

データをクラウドに保存し、複数のメンバーで共有するために活用します。

 

Googleドライブ

Googleドライブは、Googleが運営している無料のオンラインストレージであり、複数のデバイスからアクセス可能で共有機能が搭載されていることから、ビジネス以外での利用にも長けています。

Googleの有料サービスであるGoogle Workspaceを利用すれば、googleドライブで利用可能な容量も増え、ビデオ会議やより高度なセキュリティも使えるようになるのです。

 

Dropbox Business

Dropboxのビジネス向けプランであるDropbox Businessを活用すれば、ファイルやクラウドに保存しているコンテンツが全て一箇所にまとまります。

slackやZoomなどのコミュニケーションツールもそのまま利用できるため、ファイル共有と同時にディスカッションも進められるでしょう。

【Dropbox Businessの費用(1ユーザーのあたり)】
・Standard 12.5ドル/1ヶ月
・Standard+DocSend 50ドル/1ヶ月
・Advanced 20ドル/1ヶ月
※1ヶ月間の試用期間あり

 

チャットツール

チャットツールを活用すればメールよりもスピディーかつフレキシブルな連絡が取り合えるようになります。

 

Slack

ビジネスチャットツールとして知られているSlackは、通知の細かなカスタマイズやパワフルな検索機能などビジネスに適した機能が豊富に搭載されています。

GoogleカレンダーやGoogleドライブなど外部Webサービスとの連携も可能なので、企業で導入済みのツールと同時に活用できるでしょう。ビデオ通話機能も搭載されています。

【Slackの費用(1ユーザーあたり・年払いの場合)】
・フリープラン
・プロ 850円/1ヶ月
・ビジネスクラス 1,600円/1ヶ月
・Enterprise Grid 要見積

 

Chatwork

中小企業向けビジネスチャットとして国内で多くの企業に導入されているChatworkは社内のコミュニケーションを活性化させるチャットツールです。

無料プランが用意されているため、まずは無料プランで使い心地を試せます。シンプルな使い心地なので、初めてチャットツールを活用する方にも使いやすいと感じられるでしょう。

【Chatworkの費用(1ユーザーあたり・年払いの場合)】
・フリープラン
・ビジネス 500円/1ヶ月
・エンタープライズ 800円/1ヶ月
※1ヶ月間の試用期間あり

 

情報共有ツール

情報共有ツールでは、オンラインストレージのようなファイルの共有機能とチャットツールと同じコミュニケーション機能の両方が搭載されており、情報共有ツールのみを導入すれば、複数のツールを使わずに済むでしょう。

 

flouu

flouuにはドキュメント作成・共有機能が搭載されており、複数のメンバーでドキュメントを閲覧しながら編集を加えていくことができます。

ドキュメントを主体としたコメントが可能なので、ドキュメントごとにディスカッションが行え、スムーズに情報を共有・編集可能でしょう。

シンプルな使い心地なので、パソコン操作を得意としない社員でも使いやすく、マニュアルや教育に多くの時間を割かなくても良いです。また、flouuには豊富なテンプレートも搭載されているため、共有する情報の書式の統一も行えます。

【flouuの費用(1ユーザーあたり)】
・基本料金 500円/30日
・セキュリティオプション 500円/30日
・OCRオプション 220円/30日
※14日間の試用期間あり

 

情報共有ツールの選び方やおすすめのツールについては、こちらの記事も参考になるでしょう。

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まとめ

情報共有の成功事例と、成功のポイントをお伝えしました。

情報共有を成功させるには社内で情報共有についての理解を深める・情報共有がされやすい社内風土を構築する他、情報共有のハードルを下げるために情報共有ツールを導入すると良いです。

情報共有ツールを活用すれば、誰もが簡単に短時間で情報共有を進められるようになるでしょう。

 

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