情報共有

社内wikiとは何か?社内wikiが重要視される理由と活用事例!


少子高齢化による社会的な労働力不足や感染症予防の観点から、今まで以上に新しい働き方が求められている現在では、社内で情報を共有することが重要視されています。社員が必要な情報をすぐに手に入れられるようになれば、業務を効率化させるだけでなく、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

この記事では、情報共有の方法として代表的な社内wikiについて説明します。実際に社内wikiを導入した企業の事例と導入方法もまとめましたので、社内wikiの情報を探しているのなら、ぜひ参考にしてください。

社内wikiとは

社内wikiとは企業版のWikipediaを指しており、社員が必要とする情報が詰められた百科事典とも言えます。社員は情報を検索・閲覧するだけでなく、社内wikiに自ら情報を書き込み・編集することもできます。

社内wikiの導入で社内に散らばってしまいがちな情報が一元管理されて情報共有可能な環境が整えられれば、必要な情報を探すために時間を無駄に消費してしまう問題がなくなり、一部の社員が情報を抱え込むような状態も防げるでしょう。

さらに企業は社内wikiの運用によって、価値のある情報を蓄積できるのです。

 

社内wikiの役割

ここからは社内wikiの役割について、より詳しく説明しましょう。

社内の情報を整理する

社内wikiは社内にある情報を集約し、検索しやすい状態に整理します。情報が適切に整理されれば、同じような情報が溢れてしまう・情報が多すぎて見つけられないような事態が起こりにくくなるのです。さらに、情報のバージョン管理も任せられるため、最新の情報と古い情報が混在してしまうような状態になりません。

社内で情報を共有する

社内wikiによって情報が共有されやすい環境を作ることで、社員は場所に縛られない働き方ができるようになります。また、一部の部署・個人が情報を独占してしまう状態や、業務の属人化も防げるでしょう。

社内の情報を管理する

社内wikiでは情報を共有するだけでなく、情報ごとに違った権限を設定して情報を管理しやすくします。そのため社内wikiを部署内または個人間のみの情報のやりとりの場としても活用できるでしょう。情報に閲覧権限や編集権限を設けておけば、いつの間にか重要な情報が削除・改変されてしまう問題も起こりません。

社内wikiが企業に求められる理由

社内wikiが多くの企業に求められる理由には、次のようなものがあります。自社が抱える課題と重複する部分があるかを考えてみましょう。

情報が共有しにくい・情報が管理できていない

情報共有の重要性が社会全体に定着した今でも、社内での情報共有が思うように進められていない企業は多いです。情報共有に必要な環境が用意されず、情報共有自体に手間がかかる状態では、その行動自体が嫌煙されてしまうのです。

特にペーパーレス化が進んでいる中で情報の管理ができていない場合は、情報が蓄積されるほど業務が非効率になるでしょう。よりスムーズに情報を共有させるためには、社内wikiのようなシステムの導入が必要です。

労働力の不足によって業務を効率化させる必要がある

冒頭でもお伝えしたように、少子高齢化による労働力不足によって、限られた人数でも業務を継続可能にするために業務の効率化が多くの業界で求められています。労働力不足の問題は今後より厳しくなるでしょう。

社内wikiで誰もが情報を簡単に手に入れられる環境が整えられれば、情報を探す作業に無駄な時間がかかってしまう・情報を複数の社員に伝えるために何度も同じ作業を繰り返すなどの非効率なことが起こらなくなります。

また、情報共有によって引き継ぎや教育も行いやすくなり、人事異動や社員の退職・受け入れの際の教育にかかる時間や労力も大幅に節約できるでしょう。「担当者しか分からない情報・ノウハウ」がなくなるため、企業全体の業務を効率化できるのです。

顧客満足度の向上が重要視されている

現代では商材の開発・生産技術が向上し、商品やサービスの差別化が難しくなりました。このような状態で顧客の獲得や流出を防ぐためには、顧客満足度を向上させる必要があります。

しかし、顧客情報が共有されていない企業では顧客の要望に迅速な対応ができず、顧客のニーズも拾いにくくなるのです。社内wikiの活用によって必要な情報がすぐに手に入る環境が整えられていれば、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

担当者以外は顧客の情報を持っていないような状態を防ぎ、誰でも顧客に適切な対応が可能になります。

社内wikiの導入事例

ここでは、社内wikiの導入によって期待する効果が得られた企業の導入事例を紹介します。事例を参考に社内wikiの導入を検討してみましょう。

社内wikiの導入で社員のアウトプット能力を向上

情報共有を目的としてwikiを書くことを重要視し、業務の中で感じた疑問点は「まず社内wikiで調べる」行動の習慣化に成功した企業では、社員が自分自身の力で問題を解決できるようになりました。さらに社員のアウトプット能力を伸ばし、情報発信が積極的に行われる環境が整えられたのです。

社内ではマニュアルのような企業配信の情報以外に社員配信の情報も気軽に共有され、その情報が新しいアイデアとして採用される事例も多いそうです。情報共有の習慣化・情報共有に必要なハードルを低いものにしたというのが成功の理由だと言えるでしょう。

顧客情報共有の徹底によって顧客満足度アップ

顧客情報を社員が一人で抱え込む傾向のあった企業では、顧客情報の共有漏れから顧客に迅速かつ適切な対応ができないというトラブルが多発していましたが、社内wikiの導入によって顧客情報の共有を徹底し、いつでも顧客の要望に応えられる環境を整えた結果、顧客満足度の向上を成功させました。

また、担当者の異動や退職があっても顧客情報や業務に必要な情報が共有されていることで、引き継ぎがスムーズに進められるようになり、業務の効率化も実現したそうです。

社内wikiの導入方法

最後に、社内wikiを導入する際の流れを説明しましょう。導入のための流れ自体は簡単なものですが、それぞれのステップで守るべきポイントを知っておいてください。

1. 情報を集約して整理する

最初に社内wikiに掲載する情報をまとめて整理します。情報を集約する段階で情報ごとに最適なカテゴライズをしておけば、社内wikiへの情報の流し込みもスムーズに進められるでしょう。

カテゴライズのポイントは「どうすれば情報に辿り着きやすいか」を考えることです。社内wiki作成時ではなく運用時の使い勝手を優先し、誰が使っても必要な情報が見つかりやすいようにしてください。

カテゴライズ分けに問題があると、情報が見つかりにくいだけでなく運用後に新しい情報を蓄積する際に混乱を招く恐れがあります。

2. 社内wikiのツールを導入する

社内wikiは、ただ情報を詰め込むだけではなく情報を適切に整理・管理可能でなくてはいけません。優れた検索機能がなければ必要な情報が見つけられなくなってしまうため、自社に適した社内wikiツールを導入する必要があるでしょう。

社内wikiツールには社内の情報を扱うために必要な機能が搭載されており、社内wikiの運用がスムーズに進められるようになっています。

ツール選定時には、社内wikiは一部の社員ではなく社員全員で利用するものであることを念頭に置き、システムの操作が得意ではない社員でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。

3. 情報を蓄積していく

ここまでのステップで集約・整理した情報を社内wikiに流し込んでいきます。この作業は企業に溜まっていた情報量によって必要な労力に差があり、長期的な対応になる企業もあるでしょう。

全ての情報を社内wikiに流し込んだ後は、社内で運用を開始した上で新しい情報を蓄積していきますが、ただ社内wikiを用意するだけでは思うように利用が定着しない恐れがあります。社員の利用を促せるようなルールを設け、新しい情報を常に更新できるようにしてください。

まとめ

社内wikiについての基本的な知識と導入事例や導入方法を説明しました。社内wikiを活用すれば、企業に点在してしまっている情報の一元管理と情報共有が行えます。社内wikiをスムーズに導入するためには、自社が求める機能を備えた社内wikiツールの利用がおすすめです。

社内で情報が共有可能な環境を整えることで、企業は業務の効率化や顧客満足度の向上など多くのメリットが得られるでしょう。

-情報共有

© 2022 仕事のお役立ち情報