チームコミュニケーション

報連相はゲームで!コミュニケーションを活性化するゲーム式研修とは

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コミュニケーションは、社内の課題のトップにあげられることが多いものです。なかでも、報連相ができないことは典型的な課題です。

報連相が不足・不適切であることは「相談どころかそもそも話をしない」というレベルに始まり「連絡・指示が通らないから誰も動かない」「報告が不適切なため判断が正確にできない」といった問題点を会社のコミュニケーションが抱えていることを意味しています。これらは社内の生産性を落とす原因となります。

報連相等の社内コミュニケーションを促すゲームとは 

なかでも「報告や相談を活発にできるような職場の雰囲気がない」というコミュニケ―

ションの活性化が主な課題となっている職場の場合は、どうしたらいいのでしょうか。一つ

考えられる対処法として、社内でコミュニケーションに関するゲームを行うことが考えら

れます。

社内コミュニケーションに関するゲームは、ゲームを使った研修を通じて参加者各自がコミュニケーション上抱える問題点や、問題の解決方法にそれぞれが気づき・当事者意識を持つことができるようになります。ひいては、報連相がなぜ重要なのか、その理由にも気づくことができます。

ゲームのメリット

遊び感覚で活発なコミュニケーションが生まれる

ゲームにすると、メリットとして、「遊び」ということが前提になるため、気軽に参加でき、活発に発言が出やすいことがあげられます。また、ゲームにすると、体験を共有できることから、必要なスキル・知識が習得しやすいというメリットもあります。

もっと単純に考えると、コミュニケーションが活発でない職場では、お互いに初めてゲームで話をする、ということも少なくないことが想像できますので、即コミュニケーションの活性化の効果が研修で上げられる、ということもできます。

簡単かつ安価でビジネススキル研修ができる

さらに、ゲームを使うことは簡単かつ安価でできることであり、社内の企画さえ適切であれば、コストパフォーマンスの良いビジネススキル研修になります。その上、こういったゲーム形式のビジネススキル研修は、参加者の職位・職種にかかわらず参加することが可能ですので、多くの受講者を巻き込むことができる企画として魅力的ということができます。

ゲームのデメリット

進行役が必要

ただし、このゲームについて留意すべき点は、それなりのスキルを持った進行役が不可欠であることがあげられます。コミュニケーションが活発であることはこの方法のメリットですが、まとめ役・交通整理役がいないと、目的が見失われがちな危険があります。

そこで、人事部の人材開発や研修に関する専門家など。ある程度経験とファシリテーション能力のある進行役が不可欠であると考えられるのです。

実施=実務につながるわけではない

それと、もう一つ留意するべき点は、実施したからと言って、実務上研修の成果が活かされることを保証するものではない点です。

各自コミュニケーションが活発でない、という問題点や、気を付けて改善すべき点と方法については、研修で学び、その場では一定の効果が出るでしょう。

しかし、研修全般に言えることですが、仕事の実践の場での定着には時間がかかることが多いものです。この方法も例外ではなく、研修を繰り返すことや、フィードバックなどの工夫によりはじめて定着することを心得ておきましょう。

報連相の力を鍛えるゲームを使用する際のポイント 

ゲームの目的を明確に伝える

ここでのゲームの目的は、報連相を活発に行うことができるようにすることである、と進行役が明確にすることが必要です。そうでないと、ゲームであることに流され、参加者がゲームの勢いだけに乗るような傾向があることは否定できません。

報連相のルールを明確にする

さらに、報連相のルールを明確にすることは、どうすれば報連相ができるようになるのか、テクニックを求める層に対して直接働きかける材料になります。

ルールを明確にするためには、あいまいなルールで参加者を混乱させないか、検討が必須になります。時間をかけて検討し、準備した結果「このルールを使えば、面倒な報連相も簡単だ」、と思わせられるほどに明確になれば、研修の効果は上がりやすいといえます。

例えば、若手会社員の中には報連相を苦手とし、報連相のやり方がわからないと言う方が多くいます。やり方について、とりわけわからないところを聞くと「報告のタイミングがわからない」「話がまとまらない、要点をおさえて伝えられない」の2点が頻繁に上げられます。

そこで、ゲームの中では、タイミングはメモがまとまったらすぐ、話すときには5W2Hのチェックシートへの記入と相手方のニーズを記入、その通りに話す、などとしておくのはよいアイディアです。これで「ゲーム通りにするだけでも自分の今の状態よりはよくなる」と思われればしめたもの、といえるでしょう。

上司役は「おひたし」を意識する

報連相に対して、おひたし、とは何でしょうか。

お・・・怒らない

ひ・・・批判しない

た・・・助ける

し・・・指示する

のことです。

これらは報連相を行う部下に相対する望ましい上司の態度・行動として知られています。ゲームの中では、実際の職位にかかわらず部下が「上司役」、上司が「部下役」となっても構わないわけです。

しかし、ポイントは、上司役に必要な態度を共有することにより、報連相が部下だけの問題でなく、職場の雰囲気を作る側の問題点であることも参加者全員に意識させることです。

新人研修でも簡単にできる報連相ゲーム 

では、具体的にどういうゲームで報連相を学ぶかですが、新人研修から使え、無料でできる簡単なゲームをご紹介します。

部課長ゲーム

部課長ゲームとは、5人1組のチームに分かれ、次のようなルールに従って、行われるゲームです。最終的に、目的をクリアしたチームが勝つことになります。

1.各人に指示書が渡される。部長役の指示書にしかゲームクリアの条件となる目的については書いていない。そして、そのことは誰も知らない。指示書の作業はすべて完結することと。

2.各人は、部長は課長にしか指示ができず、課長は社員にしか指示ができないこととなっている。なお、課長は2人おき、それぞれが部下を1人ずつ持っている。

3.指示に対しては報告を行う。報告は、部下から課長、課長から部長に対して行う。

4.指示・報告のコミュニケーションは、メモの交換のみで行われ、枚数が決められている。決められた枚数でしか指示・報告は行ってはいけない。

5.メモの他、口頭でのコミュニケーションは禁止されている。

終わった時に、指示書に書かれた内容を実行する手段が書かれたメモが、各人の手元にあることが完成イメージです。しかし、これを制限時間内に行うのが非常に難しく、終わってみて指示の全体像が分かると、参加者が「なんだそうだったのか」と驚くことが典型的な反応です。

また、部下役は特にただ言われたとおりにメモを交換しているだけになってしまい、往々にしてモーチベーションが下がります。このことから、「いかに部長役が目的を伝えようとしなかったか、そして部下も目的を聴こうとしなかったか」が浮き彫りになって終わるようです。

報連相ゲーム 

報連相ゲームには、さまざまなバリエーションがありますので、例として2つあげます。

(1)指示した通りに絵を描かせるゲーム

ルール

1.9マスの正方形を書かせる

2.指示役、書く役それぞれに分かれる

3.指示役は、手本を口頭の指示のみで書く役に伝える

4.書く役は指示役の指示にしたがって絵を描く

5.手本通りに最短時間で絵をかけたチームの勝ち

このゲームは、報連相のとくに報告を、「指示」を通じて学ぶ練習問題として使われます。聞いて書く役のメンバーもうまく聞き出さないと、正しい絵を描くのに必要な情報を話すことができません。必要な情報をまとめて表現することを学びの主目的としながらも、話を引き出すことの重要性にも気が付くことができます。

(2)野球のポジションあてゲーム

「明日は、関連会社の野球大会であるが、たまたまメンバー表を作成する担当者が、メンバー表の作成を忘れてしまった。おりしも今日は土曜日で、係長と課長しか連絡を取り合えない。あちこち電話して2人で調べたところ断片的な情報が上がってきた…」

といったストーリーの元、参加者にカードが配られます。そこで、カードをもとに、メンバーをすべて当てることが課題となるクイズゲームです。

ルール

1.      4~6人のグループを作らせる

2.      グループにカードを配る

3.      カードはお互いに見せ合ってはいけない

4.      自分の情報を口頭で開示する

5.      グループで話し合い、論理的制約条件から、9人のポジションを導く

ここでも話し合いで正確に情報を伝えるのが一つのポイントになります。それだけでなく、聞いたことを正確に理解し、論理的制約条件に照らして適切にまとめる能力の練習問題でもあります。聞き違い・言い間違い・条件の絞り込みの甘さなどの要因から、他人がいかに誤解を起こしやすいか、強く印象付けられるようです。論理クイズ的な面白さもあり、人気のある報連相ゲームです。

・ルールライティングワーク

「じゃんけん」「あっちむいてほい」といった当たり前に皆が知っているゲームのルールを正確に書き、そして、正確に再現するゲームです。

ルール

1.2人1組になる

2.1人がゲームを文章に正確になおす

3.さらに書かれた文章を読み上げる

4.もう一人が、書かれた文章通りに動けるか試す

知っているつもりのことも、いざ伝えるとなると、伝えるための技術がいることに気づくことを主目的としています。「こう言われたからこう動いたらまるで違う」といったことも少なくなく、シンプルで場も和みますので、研修冒頭のアイスブレイク的に使うことにも向いているゲームです。

ドミノインテリア

お客様の要望に応えて、いくつインテリア製品が納入できるかをチームで競うゲームです。

お客様からのヒアリング、営業がお客様要望のインテリアをできるだけ多く納品できるように提案、製造は提案数だけ納品できるよう、製造を行います。

自分の役割の中でしか行動してはいけない、他の部署のフォローができないルールがあることがポイントです。他の部署に要望を伝えるには、伝達役を通じて伝達する、といったルールを守ること、そして協力してお客様の要望として伝えられたところを実現することにより、会社でのコミュニケーションを学びます。

外部研修で本格的に報連相

社内で無料のゲーム形式の研修を行うことについては、限界もあると思われます。例えば、進行役に適任者がいない場合や、参加者が極めて多い場合、あるいは、若手の離職防止プログラムのような他の目的と組み合わせる場合などがそうです。

そういう場合は、上記にあげたゲーム研修を外部研修で行うことを検討してよいでしょう。例えば、インソースの新人や若手職員向け報連相研修のように、特に報連相のタイミングや、報告の適切な表現といった共通の課題に焦点を当てる研修は、課題の解決に有益です。さらに、研修の開催は社内で行うと、運営の効率性が課題になりますが、外部研修を依頼すると、ゲームに関する道具の準備などロジスティックスも依頼に応じて代行してくれます。

新人・若手職員には、特にゲームを取り入れた研修に参加させることのメリットが大きいと思われます。ゲーム感覚で正しく報連相を身に着けさせ、会社のコミュニケーションを活性化させましょう。

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WORK-BOOK編集部

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