チームコミュニケーション

報連相を徹底させてコミュニケーションを図ろう

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「報連相」は社内の風通しを良くし、仕事の効率化や成果の向上、仕事のしやすい職場環境作りに役立つなど、多くのメリットが享受できます。
1日に1回など、少ない時間の「報連相」でも、大きな効果が得られますが、なかなかうまくできていないというのが現状です。

「報連相」を徹底するにはどうすれば良いのか、具体的な対応策を見ていきましょう。

報連相を徹底する目的とは

「報連相」の本質は良好な関係を築き、相対的な仕事のクオリティ向上や成果アップ、効率化につなげることです。
しかし、「報連相」がうまくいっていないと、コミュニケーション不足を招き、仕事環境の悪化につながります。

「報連相」の目的は単なるコミュニケーションツールのみではなく、良好な関係を築くことで得られるものが大きい、という点が最も重要です。
仕事は1人でするよりも、全員が協力して大きな目標に向かって動いた方が、確実に大きな成果を残せます。

そのときに必要不可欠なのが「報連相」で、うまくつかいこなしている会社では、確実に利益となって現れる可能性が高いです。
たかが「報連相」と思いがちですが、毎日の積み重ねで、着実に会社内の雰囲気は良くなり、誰もが仕事のしやすい会社だと思えるようになります。
その結果、自発的にもっと仕事をがんばっていこうと前向きになっていき、仕事の成果向上にもつながるというわけです。

報連相不足によるリスク

「報連相」が不足すると、さまざまなリスクが発生します。最も恐ろしいのは、重大な連絡を怠り、それによって損失が発生することです。
過去には「報連相」をしていれば、重大なミスは防げたのにという事例は数多くありました。

ニュースで見るような社会的な事件も、結局は「報連相」不足によるリスクだったというケースが多いです。
例えば列車の事故が起こったとします。そのときの原因は、パーツの劣化によるものだとしましょう。

点検するときに部下が何か気になることを発見します。しかし、上司との仲は険悪で、あまり口を聞きたくない場合、部下は気になることを報告しない可能性が高いです。

これは明らかに部下の方に問題がありますが、日頃から良好な関係を築けいておけば、防ぐことができます。
上司が悪いと決めつけず、双方の歩み寄りが大切になりますので、普段から「報連相」で良好な関係を築いておきましょう。

どんな仕事でも上司と部下が険悪な仲では、うまくいく仕事もうまくいきません。

報連相を徹底するための方法

とても重要な「報連相」ですが、徹底して実践するための対策を練る必要があります。
以下では具体的に、「報連相」を徹底するための方法を解説していきますので、把握したうえで実行していきましょう。

報連相ができない原因を理解する

なぜ「報連相」ができないのかを徹底して探り、原因をしっかりと理解しなければ、対策はできません。
そのときは自分の判断だけで決めつけず、なぜできないのかを上司と話し合いをする必要があります。

そのときに最も良くないのは、「報連相」ができていないことを一方的に責められてしまい、「報連相」をするのが苦痛だと感じてしまうことです。
あくまでも「報連相」ができないのは自分だけの責任ではありません。
上司に叱られたからと言って、自分のせいだと決めつけず、何が問題なのかを上司と一緒に考えていくことが大切です。

しかし、上司の中には「自分で考えろ」と突っぱねるタイプがいます。そんなときは、まずは自分なりに原因を探り、まとめたものを上司に読んでもらってください。

もしかすると自分が思い込みで突っ走っているだけの可能性もあり、問題点を見直す機会にもなります。
上司のタイプは人それぞれで、いろいろなタイプがいますので、そこは柔軟に考え、めげずに問題点を解決するための方法を模索してみましょう。

報連相をする内容・対象などのルールを決める

「報連相」で最も難しいのは、具体的に何をすれば良いのかわからない点です。
慣れないうちは「こんなことを言って怒られないだろうか」、「みんなに笑われるかもしれない」といった、不安が先立ちます。

あとはどういうタイミングでしたら良いのかわからずに、迷っているうちに時間が過ぎてしまい、結局「報連相」ができなかったというパターンも多いです。
それを防ぐには、なるべく早い段階で「報連相」のルール作りをしましょう。

そして、ルール作りにはマニュアルのようにきちんと残しておくことも大切です。紙媒体やファイル、何でも良いのですが、作ったルールは全員で共有します。
上司が勝手に作ったものにただ従うだけというのも問題です。不明点は最初の時点で質問し、内容に不満や疑問が内容にしておきます。

そうしないと不満だけが募り、「報連相」を徹底することが苦痛に感じてしまうからです。
自分がルール作りを担当することになった場合は、あまり複雑にする必要はなく、明確でわかりやすいルールを作りましょう。

ルール作りに必須なのは「報連相」を行う時間(タイミング)と回数、離席時の対応策です。

行動目標をつくってチェックする

報連相の徹底方法として、チェックシートは効率的で有効な対策方法です。
行動目標を決めておき、それに基づいてチェックシートを作っておけば、「報連相」ができない人でも、やる習慣が身に付きます。

行動目標は会社全体、もしくは部署全体で掲げている目標のために、どう動けば良いのか具体的に掲げたものです。
行動目標を項目リスト化し、担当それぞれが各項目を遂行していきます。

行動目標は上司が決め、その目標にたどり着く過程をチェックシートで管理していくことで、各自が迷いなく仕事を進めていけるのがチェックシートのメリットです。
「おひたし」の「し(指示をする)」の部分が、行動目標に該当します。それぞれ個別に指示を出すよりも、相当な時間短縮につながり効率的です。

報連相の方法とコツ

理論的には理解できていても、実際に「報連相」を徹底しようとしても、意外にもうまくいかないことが多々あります。
「報連相」を使いこなすには、やはりそれなりのコツが必要です。

下記では具体的にどんな方法を取ればいいのか、「報連相」を徹底させる方法とコツを見ていきましょう。

基本のポイント

基本的には結論から先に言う習慣を付けましょう。詳しい説明ができない点については置いておき、結論をしっかり伝えることに重点を置きます。
そして、自分の意見よりは事実を先に報告させることが重要です。意見と事実はまったくの別物であることを意識しておきましょう。

あとは、事実を伝えるときは、絶対に嘘をつかないように気を付けることが大切です。
とくに怒られることを恐れている場合は、ささやかなミスなのでいいだろうと決めつけ、適当にごまかして嘘を言ってしまうケースが多いです。

重大なミスではなくても、嘘を付く習慣が身についてしまうと、重大なミスのときも、嘘を付きかねません。
手遅れにならないように、どんな些細なことでも嘘を付くのは止めましょう。

報告の方法とコツ

報告をするのにも、重要なコツがあります。
まずは報告をする内容を整理することです。業務が終わったからと、何も考えずに報告をすれば、無駄に時間が掛かってしまいます。
実際に行った業務のなかで、上司が何を求めているのかを考えながら、どんな内容を報告するのかをまとめるのが重要です。

報告方法については、あらかじめルール作りで決めておきましょう。上司と部下、双方とも、常に自席で仕事をしているなら、口頭での報告も大丈夫です。
しかし、忙しくてあまり自席にいないというケースでは、口頭での報告は適切ではありません。

その場合は、メールやクラウド上のメッセージツール(MSNやLINEなど)、サイボウズなどのコミュニケーションツールが最適です。
とくにクラウド上でのやり取りは、外出先でも確認できるため、好きなタイミングで、部下からの報告が受けられます。

上司とどんなツールでやり取りをするのか、相談をしておいてください。

連絡の方法とコツ

連絡については、優先順位を考えながらするのが適切です。
緊急を要するものは、上司が戻ってきてからでは間に合いません。相手が重要な会議中だとしても、すぐに連絡する必要があります。

しかし、急を要さない連絡事項は相手が戻ってきてからでも問題ありません。ただし、できればメモは止めておいた方が無難です。
メモの紛失やメモに気付かなかったなど、トラブルが起きることがあります。口頭で伝えられないときは、メールやメッセージツール(LINEなど)を使ってください。

さらに会えないときの連絡方法として、メールやメッセージツールを使って行うことも、事前に言っておくと安心です。
重要な連絡は、メールに文書ファイルを添付して送信することも忘れずにしておきましょう。

口頭では、内容が伝わっていなかったり、重要な部分を伝え忘れたりする恐れがあります。万全を期すために文書ファイルで渡しておいてください。

相談の方法とコツ

仕事上でうまくいかないことや困ったことがあると、1人で抱え込んでしまうケースが多いです。
しかし、その状態では時間がむだに過ぎてしまうだけですし、ストレスもたまります。いくら考えてもどうにもならないと判断したときは、早い段階で上司に相談しましょう。

相談をするときは、具体的に何に困っているのか、どこでつまずいているのかを明確にする必要があります。
そのときに注意したいのは、漠然とただ困っていると伝えることです。上司はそれを聞いても、何に困っているのかわからないと、アドバイスのしようがありません。

相手にわかりやすく、問題点を提示することが重要なので、あらかじめ整理してから上司に相談してください。

コミュニケーションである報連相を徹底しましょう

上司が好きなタイプではないと、なかなかコミュニケーションが取りにくいものです。しかし、諦めてしまっては双方の良好な関係は築けず、職場環境が悪化していきます。
会社に行くのもつらくなりますし、仕事をやるモチベーションが下がってしまうのは問題です。

そのためにも「報連相」をうまく使って、苦手なタイプの上司ともコミュニケーションを取っていきましょう。

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WORK-BOOK編集部

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