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報連相の重要性とは?的確な報告で信頼される人になるコツ

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「報連相なんて面倒くさい」と思っていませんか?

会社ではよく「報連相をちゃんとしろ」と言われることがありますが、「なぜちゃんとしなければならないのか」が理解できないと、いまいちやる気になれませんよね。

しかし、どんなに能力が高くても、報連相がおろそかだと会社からの評価は下がってしまいます。逆に報連相を徹底するだけで会社からの評価が上がり、チームの動きを活性化することができます。

この記事では、報連相の重要性と、報連相が不足するとどんなデメリットが発生するのかを解説します。

また、上手な報連相をするポイントについてもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

報連相の重要性とは

「報連相ってめんどくさい」と思っている限りは、いくら上司から報連相の重要性を説かれても身に付きません。しかし、報連相の本質は、ただの面倒な情報共有ではありません。報連相によって会社の生産性を向上させることができるのです。報連相をおろそかにするとチーム全体に迷惑をかけ、自分の首を絞めてしまいます。

報連相の重要性を知っている人は、確実に周囲からの信頼を得ることができます。まずは、報連相の重要性について見ていきましょう。

業務のスピードが上がる

報連相を徹底することで、業務のスピードが上がります。チーム内で「何が、いつ、どうなったか」を共有できていると、連携にタイムラグが生じなくなり、スムーズにプロジェクトが進行します。報連相を怠ると、その分だけ全体の生産性を下げることになります。

また、あなたがきちんと業務をこなしていることを上司に知ってもらうことで、高評価につながります。チームはあなたが今何をやっているのかを把握できるため、あなたに対して信頼を寄せるようになります。

トラブルを防ぐ・最小限にする

時に自分では問題を感じなくても、トラブルの元になりうる状況を報告していることがあります。上司やチームメンバーがそのことに気づくことができ、トラブルを未然に防げるということも。

また、自分のミスやアクシデントは報告しにくいものですが、悪い情報ほど迅速な対処を行う必要があります。それらの情報がすぐに上司に伝わることで、被害を最小限にとどめることができます。

コミュニケーションが活性化してチームで動きやすくなる

報連相がスムーズになされていると、部下と上司、またチームメンバー同士の間に信頼関係が生まれます。上司は部下が報連相を怠らないことを知っているので、安心してより大きな仕事を任せるようになります。部下も上司を信頼しているため、ミスやアクシデントが起こっても隠すことなく上司に報告します。

このような信頼関係が構築されているチームのコミュニケーションはどんどん活性化していくため、優れた成果を挙げることができます。

報連相不足によるデメリット

一方、報連相が不足すると様々な弊害が出てきます。ミスを起こす以上に、報連相を怠る方が会社の評価を下げるといってもいいでしょう。報連相不足がもたらすデメリットを見てみましょう。

報告不足の場合

まず、報告が定期的に行われないと、上司は部下の状態を把握できず、不安になります。「あれはどうなっている?」と上司の側から逐一確認しなければならず、無駄な業務を増やしてしまうことになります。

また、クレームやミス、アクシデントは報告が遅くなればなるほど被害が拡大します。すぐに報告しないことで、その被害の責任を取る上司に大きな迷惑をかけてしまいます。

他にも、自分では問題ないと思って報告しないでいる事柄が、実は重要だったということもあります。その場合、上司の対応は後手後手に回ってしまい、対応に時間がかかってしまいます。

連絡不足の場合

打ち合わせや会議の連絡がなされなかったり、ぎりぎりになると、参加者は事前準備ができないため、その日全体のスケジュールが圧迫されてしまいます。

また、遅刻や欠勤の連絡を怠ると、チームを不安にさせて疲れさせてしまい、信頼を失います。

そして、プロジェクトに変更があった際に連絡が不足すると、チームメンバーの理解がずれたままプロジェクトが進んでしまい、修正作業が必要になります。

相談不足の場合

仕事をしていると、時に作業手順がわからなかったり、状況に応じた最適な判断が思いつかなかったりします。そんな時、上司に相談すればいいのに自分を信じて進んだ結果、指示と違うことを行ってしまい、結局やり直すはめになる、ということがあります。

同じく、相談をしなかったために目標が未達成で終わってしまい、チームや上司に迷惑をかける、という事態も起こりえます。

また、プロジェクトを違うやり方で進めた方がいいと思った場合も、本来であればメンバーに相談すべきです。独断での作業変更は、チーム内に混乱を引き起こします。

報連相を適切に実行するポイント

報連相をきっちり行うことで、前述したようなトラブルを未然に防ぐことができ、周りからも信頼されるようになります。そこで、今度は報連相を適切に実行するポイントを見てみましょう。

報連相全体のコツ

報連相はタイミングが命です。的確なタイミングでなされる報連相は相手を安心させます。例えば、ミスや急遽の業務内容の変更など、すぐに伝えるべき情報は迅速に伝える必要があります。しかし、あまり急がない情報は、上司の業務がひと段落した時に伝えると、相手にとっても落ち着いて聞けるでしょう。

・5w1hを意識して伝える

ただ情報を述べればいいわけではありません。相手に内容が正確に伝わることがポイントです。

「情報を順序良く伝えるのが苦手」と言う人は、5w1hを意識すると伝えやすいでしょう。

5w1hとは、「What=何を」、「Why=なぜ」、「Who=誰が」、「When=いつ」、「Where=どこで」、「How=どのように」の頭文字をとった言葉です。これを意識すると、無駄な言葉を省いて簡潔な報連相ができるようになります。

・報連相のルールを決める

報連相はわかっていてもなかなか徹底できないものです。ある程度決まっている定期的な報告に関しては、ルール作りによって連絡方法を決めてしまうと楽になります。

例えば、「今度の中間報告は、週末にメールで報告いたします」とか、「チャットツールでグループを作っておきました。今後、会議についての連絡はそちらで行います」という具合です。

・行動目標をつくってチェックシートを利用する

チェックシートを利用して「きちんと報告できているか」をチェックすると、意識づけになっていいでしょう。報告内容を毎回独自に組み立てるのではなく、チェックシートに従って組み立てると、「あ、このポイントの報告を忘れてた」というように自分で気づきを得ることができます。

報連相別のポイント

それでは、報告、連絡、相談、それぞれを行う際のコツを見ていきましょう。

・報告のポイント

報告には大きく分けて2つの種類があります。1つ目は定期的な報告です。自分の仕事やプロジェクトの進捗を中間報告、完了報告に分けて上司に報告します。

中間報告の場合、内容をどこまで報告するかは、上司がどれくらい詳しく内容を聞きたいかによります。場合によってはメールのみで済ませても問題ありませんが、途中いつも通りでない出来事が起こった場合には、詳細に内容を伝えましょう。また、次の作業の指示を仰ぐためにも、完了報告はできる限り口頭で伝えるのがいいでしょう。

2つ目は不定期的な報告です。予期せぬアクシデントやミス、あるいは新しい情報を入手した場合です。不定期的な報告の場合、迅速さが要求されるケースが多いため、メールだと相手が内容を確認したかどうか確認できません。直接会って伝えるか、電話などですばやく伝えましょう。

・連絡のポイント

連絡のポイントは、できる限り主観を入れず、客観的な事実を伝えることです。「大丈夫だと思います」というような連絡はただの感想です。曖昧な表現を避けましょう。

連絡方法は相手によって変わります。個人であれば口頭や電話、メールでもよいですが、多人数に連絡する場合は、報告書を作成したり、朝礼や社内報など社内全体に伝わりやすい方法を利用しましょう。

また、緊急時の連絡はスピードと正確性がカギです。詳細な報告書を作り上げたとしても、タイミングを逃せば何の意味もありません。まずは口頭で事実を伝え、その後に内容を再確認できるよう、メールや報告書で補完するのがおすすめです。

・相談のポイント

相談内容は具体的にするのがポイントです。内容がぼんやりしていると、相談内容が適切に処理されません。そのまま作業を進めると、チーム全体に迷惑をかける可能性もあります。

特に、仕事を始めたばかりだと、わからないことだらけです。周りに色々聞くのをためらう人がいるかもしれませんが、「わからない」ということを隠さずにちゃんと聞ける人は早く成長します。わからない作業や一人では判断しかねる決定は、自分一人であくせくせず、相談して解決しましょう。

相談内容が曖昧だと、聞き手は色々質問しないと事態を把握できず、解決までに時間がかかってしまいます。時間がない時や、うんざりされた時には、「またあとでね」と相談自体を断られてしまうことも。

「このような目標に達したいのですが、ここにつまずいていて、こういう状態です」と相談すれば、相手も指示を出しやすくなります。

相談をして事態がうまく進んだ場合には、相談相手に「〇〇さんのアドバイスのおかげで、うまくいきました」ときちんとお礼を言いましょう。そうすることで、次の相談する時のハードルが下がり、ますます周囲の助けを得ることができます。

重要性を理解して正しく報連相をしましょう

以上、報連相の重要性とコツを見てきました。

特にネガティブな話題を報告しづらいと感じる人は多いのではないでしょうか。しかし、言いにくい内容をしっかり報告できる部下は得がたい存在です。ミスやアクシデントについての迅速で正確な報告は、被害の拡大をストップさせる勇気ある行動だからです。

報連相は部下の業務を監視するためのものではありません。報連相が徹底されることにより、上司と部下、またチームとの信頼関係が構築されます。信頼関係がある会社は居心地が良くなり、仕事がしやすくなるので、自身の業績もアップします。

報連相が滞り始めると、お互いに対する信頼が失われ、不信感が漂い始めます。ミスやアクシデントが起こった時には責任者を探し合うなど、刺々しい雰囲気になってしまいます。

どんなに若くても、報連相をしっかりすることで周囲の信頼を確実に得ることができます。正しい報連相のコツを身につけ、「できる社員」になりましょう。

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WORK-BOOK編集部

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