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報連相の苦手意識を克服するためには? 原因と対策を紹介

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「なぜ報連相ができないんだ!」
上司から直接か、あるいは全体連絡によってかはともかく、そのように釘を刺された経験があなたにもあるかもしれません。
「報連相の大切さはわかっていてもなかなか身につかない」と、報連相に苦手意識を覚えていませんか?
報連相ができないと、周囲にじわじわと悪い影響を与え、あなたの評価を下げてしまう結果になります。報連相が苦手な人は、以下の3つを知ることで報連相に対する苦手意識を克服できます。

・報連相がなぜ大切なのか

・自分はなぜ報連相が苦手なのか

・どうすれば克服できるのか

この記事では報連相の大切を知るために、この3つを順番に解説します。報連相が苦手な方が、少しでも苦手意識を解消する手助けになれば幸いです。

報連相が重要な理由

「報連相が大切なのはわかっているんだけど、でもできない・・・」
こんな風に思っていませんか?

報連相がなかなか身につかないのは、もしかしたら報連相の大切さを間違って理解しているからかもしれません。あるいは、本当は大切だなんて思っていないのに、「上司にとって大切なんだから、自分も大切にしなきゃいけないんだ」と思い込もうとしているだけという可能性もあります。

ビジネスを円滑にすすめる

スムーズな報連相は、ビジネスを円滑にすすめるための潤滑油となります。単に上司が満足するだけでなく、あなた自身の仕事環境をぐんぐん改善してくれるのが報連相なのです。

社員がタスクをこなし、それらが絶妙に関わり合う中で会社は前進しています。1人の業務が滞れば、自分とかかわるタスクの担当者に必ず影響が出ます。もちろん、もっとも直接影響を受けるのはあなたの上司です。

特に会社に入ったばかりだと、まだ覚えていない仕事が多く、環境にも慣れていません。だからこそ、報連相をしっかりと行い、上司や先輩にあなたの業務の進捗状況を知ってもらうことが大切なのです。そうすると、あなたの仕事が遅れがちであっても、周囲はあなたを助けることができ、会社全体の業務が滞らず、前進し続けることができます。

報連相不足で引き起こしたトラブル事例

例えば、以下の事例を見てみましょう。

Aさんは取引先の担当者から「貴社の新商品〇〇について再度説明を伺いたいので、担当者に伝えてほしい」と電話を受け、その内容について上司に報告しました。以下がその報告風景です。

Aさん「すみません、取引先から新商品についてのもう一度説明してほしいと言われました。」

上司「新商品って、どの新商品?」

Aさん「えっと、〇〇です。向こうで説明資料をなくしてしまったんだと思います。説明資料を送ればいいと思います。」

上司「ああ、わかった。」

翌日、上司が説明資料を送ったところ、取引先から「そうじゃない。担当者に現場に来て説明してほしかったんだ」と苦情を言われてしまいました。

この報告の問題点は、「報告内容を正確に伝えなかったこと」「担当者に伝えてほしい、という取引先の言葉を、自分で勝手に解釈して伝えたこと」などが挙げられます。結果として、取引先に不快な思いをさせてしまい、上司も取引先から怒られることになってしまいました。

なぜ報連相に苦手意識がある人がいるのか

何が原因で報連相に苦手意識を覚えてしまうのでしょうか? 報連相が苦手な人の4つの特徴を見てみましょう。

何を話したら良いかわからない

「報連相をしろと言われても、具体的に何を話したらいいかわからない」という理由から、つい報連相を怠ってしまう人がいます。このような人は、どこからどこまでを報告すればいいのかわからなかったり、あるいは何かあっても大した問題ではないと自分で判断し、連絡しなかったりします。

あるいは、上司によって報連相の仕方が違い、戸惑ってしまう人もいます。

上司Aからは「もっと詳しく教えて」と言われ、上司Bからは「もっと要点だけ話せ」と言われ、「一体どっちが正解なの?」と思ったことがあなたにもあるかもしれません。

これは「やれと言われたからやっている」タイプの人です。このような人は「報連相は上司のご機嫌取りではなく、自分にとって大切なことなんだ」と知ることで報連相への意識が変わります。報連相が自分のためだとわかれば、報連相に積極的に取り組むことができるようになります。

自信がない

「自信がないから、報告や連絡が怖くなってしまう」という悩みを持つ人もいます。連絡の仕方にも自信がなく、「これで合っているのだろうか」と気になり、なかなか連絡できません。1つの失敗がすべての終わりになると勘違いしてしまっているため、自分の評価を下げたくない一心で報連相に積極的になれません。

これは「報連相の大切さは分かっていても、プライドが邪魔している」タイプの人です。失敗や連絡の仕方を間違えることで、何かトラブルを引き起こすことを恐れているのです。

このような人は「報連相はミスを責めるためのものではない」と知り、報連相に対する警戒心を解くべきです。報連相はビジネスを円滑に進め、トラブルやミスによる被害を最小限に抑えるためのものであって、社員を監視するためのものではありません。

また、報連相をして怒られるより、報連相をしない方が責任は重くなります。確かに失敗やトラブルは避けるべきですが、事前に報連相をしておくことで、ミスを隠さなかった態度を示すことができ、自分の身を守ることができるのです。

上司が怖い

「上司が怖くて報連相ができない」という人もいます。ミスを怒られる。自分の意見が受け入れられないと思っている。あるいは、「こんなことを相談するなんて失礼だ」と上司に気を使ってしまう。

これは「上司を絶対的な存在としてしまっている」タイプの人です。確かに上司は役職は自分より上かもしれませんが、それでも一人の人間です。報連相とは上司があなたを監視して縛る手段ではなく、コミュニケーション手段の一種なのです。

コミュニケーションが不足すると人は不安になります。報連相が不足すると、上司はあなたの動向を把握できず、不安になります。報連相をしっかりすることで、上司を安心させ、あなたへの信頼を強めることになるのです。

報連相の苦手意識を克服するためのコツ

報連相が苦手な人のタイプを見てきました。次は、その苦手を克服するコツを見ていきましょう。

大前提「報連相は悪いことではない」ことを意識する

苦手意識を克服する大前提として、報連相に対する意識を大きく変える必要があります。報連相は悪いことではありません。また、報連相を説く上司も悪い存在ではありません。

今まで報連相によって怒られたり、自信を無くしたり、失敗したことがあったかもしれませんが、本当のところ、報連相はあなたに対して有害なものではないのです。むしろ、あなたにとって益となることであり、あなたの仕事を楽にする環境づくりだということを意識しましょう。

報連相のルールをつくる

報連相のルールを作ってしまうと、楽に習慣化することができます。今までルールがなかったのならば、自分なりのルールを作りましょう。自分でわからなければ、「こうなったら、こう報告する」と上司と相談して決めてもいいかもしれません。

「業務が終わったタイミングで、口頭で報告。その時点で上司につながらなければ、メモを上司の机に置く」など、ルール作りをして報連相を心がけましょう。

ただし、報告と連絡はルール化しやすいですが、相談はルール化しにくいのも知っておきましょう。というのも、相談は毎回状況が違い、「こうなったら相談する」という基準を設けづらいからです。

相談のルール作りとしては、「〇分迷ったら上司に相談する」など、時間を決めるのも手です。特に発達障害を持っている人の場合、悩んだままあっという間に1時間、2時間と経ってしまうこともありえます。「自分で何とかできるかも」という感覚に頼るのではなく、15分、30分と時間を決め、それ以上は一人で迷わず相談するようにしましょう。

「報告です」の一言を添える

報連相の仕方がわからない人は、上司に声かける時に、第一声で「報告です」と言ってみましょう。この一言をかけるだけで、一気に報連相の質が変わります。「報告です」という人声によって、上司は「今から報告が始まるんだな」と知ることができます。自分も「今から報告をするんだ」という心構えになります。

これは「最初に結論を言う」という報連相の重要なテクニックです。報連相をする側も、受ける側も、その結論ありきで話が始まるため、内容がシンプルにまとまりやすくなります。

報告だけでなく、連絡ならば、「連絡です」。相談ならば「相談です」と第一声で言ってみましょう。

話す内容をメモしておく

「話しているうちに内容があっちこっちに飛んでしまう」「内容がぐだぐだとなってしまう」という人は、事前に話す内容をメモしておきましょう。

メモがあれば、冷静に話すことができます。メモの内容は、以下の3つにまとめましょう。

  1. 結論・・・今から話す内容は報告・連絡・相談のどれなのか?
  2. 内容・・・その報連相の内容は何か?(簡潔に一言で)
  3. 理由・・・なぜ報連相しようと思ったのか?

例えば、次のような具合です。

「すみません、報告なんですが、取引先の〇〇さんから、新商品〇〇について説明してほしいから、明日の12時までに担当者に現場に来てほしいと言われました。私では指示が用意できないので、対応をお願いします。」

この報告内容のメモは次のようになっています。

「1.報告。2.取引先の〇〇さんが新商品〇〇についての説明を聞きたいから、明日の12時までに現場に担当者をよこしてほしいと言っている。3.自分では担当者に指示できないから上司に頼む。」

内容がシンプルにまとまっているので、話しやすいですよね。自分が迷うこともないですし、無駄な情報がないので、聞き手にとっても対応しやすい報連相になっています。

事実と意見を区別する

上記の「話す内容をメモする」に大いに関係することですが、報連相する時は事実だけを述べるようにしましょう。「大丈夫だと思います」「こうかもしれません」などは単なる意見であり、憶測です。報連相に意見が紛れ込むと、聞き手に正確な内容が伝わりません。

担当者の名前、日時、商品名などのデータがあるのであれば、それを使って話すと内容が正確に伝わります。

ただし、相談であればそのデータに基づき、「今これで困っています。こうなりたいためには、どうすればいいでしょうか?」とつなげましょう。

苦手意識を克服して報連相を徹底しましょう

以上、報連相に対して苦手意識を持ってしまう原因と、それを克服するコツを見てきました。

報連相に対して苦手意識が芽生えてしまうのは、いくつかの原因があります。「上司にやれと言われたからやっている」「報連相はミスを責めるためのものだと思ってしまっている」「上司を絶対的な存在として恐れている」「発達障害があり、コミュニケーションが苦手」などがそれにあたります。

まず、報連相が自分の仕事にとって大切なこと。また、自分の身を守ってくれること。そして、上司を安心させ、信頼を勝ち取るものであることを知りましょう。

その上で、「ルール作り」「メモ」「事実だけを述べる」などの工夫をすると、報連相がぐっとわかりやすくなり、報連相が苦手な人でもコミュニケーションのミスが少なくなります。

報連相の苦手意識を克服し、頼られる社員になりましょう!

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