情報共有

情報共有の目的とは?目的の明確化が組織の情報共有を加速させる

投稿日:2019年9月23日 更新日:

情報共有をしましょう、という言葉は仕事をしていると頻繁に言われることであり、みなさん自身も同僚や部下に言うことが多いかと思います。

ただ、「なぜ情報共有を行うのか?」と聞かれた時に具体的な回答ができる人はそう多くないのではないでしょうか。

しかしながら、情報共有に限らず目的が明確にされていないことを継続することは難しく、また人によって実行レベルにばらつきが生じることもあるでしょう。

本記事では、情報共有の目的として考えられることをご紹介し、目的の明確化・落とし込みをするためのポイントについて説明いたします。

情報共有の目的となりうるメリット

何のために情報共有をするのですか?と聞かれた時に即答できない方は、そもそも情報共有がもたらすメリットについてイメージできていないかもしれません。まずは情報共有を活性化することでどのような恩恵が受けられるのか、理解していきましょう。

組織内のナレッジ活用

情報共有をすることで、それまで個人のノウハウのみで行っていた仕事が、他の人のノウハウも活用しながら進めることができます。他の人のノウハウを取捨選択するのは最終的には活用する本人次第ではあるものの、判断をするためのインプット情報は多いほど判断の材料になるはずです。自分で頭を抱えながら悩んでいたことが、他の人の考えに触れることで簡単にひらめくことも少なくありません。情報共有をするということは、これまで一人で行っていた仕事をチームで行うことにつながるのです。

コミュニケーションの効率化・活性化

情報共有ツールなどを活用して情報共有をすると、その情報を他の人が欲した時に毎回話をしなくても、共有された投稿を見るように伝えるだけで済み、コミュニケーションの時間を短縮することができます。この恩恵は特に大きな組織になればなるほど大きくなります。また、情報共有をすることにより、その情報に対して他の人が別のアイデアや見解を示してくれることも少なくありません。そのようなコミュニケーションが情報の質を高め、またコミュニケーションにより組織の結束を高まります。

業務の効率化

お客様対応や工場の作業など、日常的に発生する業務に関しては効率的に作業するためのノウハウを集約することによりチームの業務効率化につながります。ただ、情報共有をするだけでは不十分で、共有された情報を整理し、業務マニュアルや作業手順の形にまとめあげることが必要になります。

ただ、その手間をかけることによりこれまで属人的になっていた業務を組織のものとすることができ、大幅な業務効率化につなげることが可能です。

新たな発想の創出

全員が全員全く同じ考えを持って仕事をしている人でない以上、個々人の持つアイデアや視点はそれぞれ異なるはずです。そしてそれらの異なる視点やアイデアが混ざり合うことにより、一人では生み出すことのできない新たな発想を生むことができます。これも個々人の持つ考えを公開・共有する情報共有の場があってこそのものです。

これらのメリットは情報共有をする上での一般的なものではありますが、実際に自社で情報共有を推し進める際には自社の業務と上記のメリットを照らし合わせながら、具体的な目的に言語化する必要があります。例えば、ナレッジ共有を目的とするのであれば、なぜナレッジ共有が必要なのか、ナレッジ共有が不十分なことにより自社のどの業務にどのような非効率が発生しているのか、それをわかりやすく組織に示す必要があります。

情報共有の目的を明確にする

組織内に情報共有を根付かせるために、情報共有の目的の明確化は非常に重要です。

なぜでしょうか?

それは、情報共有が自分のための仕事ではないからです。

情報共有をする対象となる組織のメンバーは皆自分の高い目標を達成するために日々忙しく働いています。その中で情報共有は自分の成果に直結することが直感的に理解し難く、ともすると自分のノウハウをライバルに奪われてしまうという恐怖を抱く人すらいるかもしれません。

上記の理由から、情報共有という行為自体がそもそも定着しづらいのです。

自分のためではない仕事をやってもらうためには、強い目的意識が必要です。さらに、その目的意識は個々人でバラバラなものではなく、組織として統一されたものでなければなりません。

では、統一した目的意識を組織に持たせるためにはどうしたらいいでしょうか?筆者は「具体化」「文書化」「継続化」の3つが重要だと考えます。

具体化する

情報共有をする人にとっては、共有した情報が具体的にどのような形に組織全体、そして組織の一員としての自分に役に立つのか理解したいことでしょう。しかしながら情報共有の目的を伝える側が抽象度の高い意義しか伝えることができず、「それってつまりどういうこと?どういうところで役に立つの?」と思われてしまったら情報共有が促進されることはないでしょう。情報共有の目的を伝える際には常に具体的な活用イメージを持って説明することが重要です。

文書化する

なんとなく伝えられた目的は様々な人を介することで言い方や意図が変わり、結果として組織内での認識にズレが生じます。常に同じ表現で情報共有の目的を共有するためにはそれを言葉として落とし込み、常にアクセスできる状態にしておくことが重要だと考えます。

継続化する

1度情報共有の目的を説明したとしても、新しい従業員の方が増えたり、時間が経つにつれ忘れてしまったり、定着を阻む状況が多く出てきます。繰り返しになりますが、情報共有は自分のための仕事ではないため、簡単に形骸化するしてしまいます。ですので、情報共有の目的は定期的に説明し続け、常に全従業員に理解してもらう必要があります。

情報共有の目的を理解してもらう

ここまでお読みいただいたみなさんは、きっと情報共有の目的を具体的な言葉で文書化し、継続的に理解してもらうことの必要性がご理解いただけたのではないでしょうか。

では、情報共有の目的を理解してもらうためにはどのようなことが必要でしょうか?

理解の場を設ける

情報共有に限らず、何かをする目的を理解してもらうためにはその場を設けるのが最も効果が高いと思います。自らの口で話すことで、その温度感も含め相手に伝わることでしょう。リアルな場で共有することの課題としては、必ずしも対象となるメンバーが全員その場に集まることができない可能性があるので、社内掲示板やメールなど、後から読めるような場にも投稿しておくことがよいかと思います。

意見・質問を受け付ける

情報共有してくださいと伝えられても、そのやり方に対して意見を持ったり、理解するために質問をしたい人も出てくることでしょう。重要なのはこの情報共有の仕組みが一方的な押し付けではなく全員の合意・協力のもと進められているという状況にするということです。それには意見や質問がある人に対して真摯に回答し、組織の全体最適のためにこの取り組みをしているのだ、ということを示すことが必要です。場合によっては意見をもつ方も巻き込んで理想の情報共有のあり方を議論するのもいいかもしれません。

共有する内容そのもので理解してもらう

情報共有をするとなった時に、具体的にどのような情報をどのタイミングで共有するのかを決め、情報共有ツール等を用いて共有・活用することになるかと思います。共有する項目が明確になれば、実際に情報共有をする際に、その項目からどのように活用するのか推測することは難しいことではありません。

情報共有の内容をしっかりと定義することが、情報共有の目的を理解してもらうことにもつながるのです。

情報共有ツールの活用で共有の負荷を下げる

情報共有の目的を理解しても、やはり忙しい人たちにとって業務に直結しない作業を行うことは一定の負担を伴います。その負担を軽減するために「情報共有ツール」を積極的に活用しましょう。情報共有ツールは、情報共有・活用を効率的に行うための機能が実装されており、情報共有する際の負担を減らしてくれます。

例えば、flouu(フロー)という情報共有ツールは情報共有のための入力画面の右側にチャットの機能があり、記入した内容についてコミュニケーションをとることができたり、ドキュメントにラベルを付け、検索をしやすくする機能があったりと、情報共有を円滑に行うための機能が多く実装しています。また、直感的な操作が可能なので、PC操作に慣れていない方も簡単に利用をすることができます。

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まとめ:情報共有の目的を明確にし、持続性のある情報共有を

情報共有は組織の業務効率化に大きく役立つものの、組織のみなさんの協力により成り立つ仕組みであるため、目的の理解が非常に重要になります。目的を明確にし、組織のみなさんに理解をしてもらうことにより情報共有を継続させるようにしましょう。

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