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入社1年目が知っておくべきこととは?「報連相」を使いこなすコツ

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入社したてで右も左もわからない新入社員は、覚えることが山積みで、しかも職場に馴染むだけで大変な時期を過ごしていることが多いです。そんな状況の中、「報連相」をした方がいいとは聞いているけど、明確な意味まではわからないし、どうすればいいのかと、困っていることはありませんか?

今回はビジネスの基本「報連相」について、詳しく解説していきます。いまさら人に聞くのは恥ずかしい、基本のビジネスマナー用語「報連相」をしっかり把握していきましょう。

報連相とは

「報連相」の意味は、上司に「報告・連絡・相談」をすることです。上司とのコミュニケーションをとるのに必要なビジネス用語だとされています。

しかし、アメリカなど諸外国では、「報連相」はありません。したがって英語では何というのかと調べてみても、確実に決まっているワードはないです。
独立心旺盛なアメリカ人の一部では、「報連相」を頻繁にすることについて、あまり快く思わないことがあります。

日本ならではのビジネスマナー用語と覚えておくと良いでしょう。外資系企業で上司が外国人の場合、注意した方がいいです。
最初の打合せや面談の段階で、「報連相」が必要かどうか確認しておいてください。
日本企業の場合は「報連相」は有効なので大丈夫です。新入社員ならしっかりと「報連相」を利用して、上司とコミュニケーションをとっていきましょう。

報告とは

報告と聞いても、入社したてのときはどんな内容を報告すればいいのかわからないものです。お昼に何を食べたのか、休憩は何分したのかなど、業務に直接関係のないことを報告しても怪訝な表情をされるだけです。

報告は業務に、直接関係することだけに留めておきましょう。
新入社員なので、慣れないうちは上司からやってほしい業務について指示があります。業務が終わったあとは、必ず上司に報告をしてください。

そして、指示は上司だけではなく、先輩社員から業務の指示があったり、大元の指示は上司でも直接的な指導は、先輩社員が行うケースもあります。
業務が終わったあと、先輩社員に報告をするのは当然ですが、タイミングを見て可能ならば、上司にも報告しておいてください。

連絡とは

連絡は、業務や自分自身についての連絡を必ずしておくことです。休みの連絡や業務変更、部署異動、研修など、いつもとは違う環境で業務を遂行するときには、必ず上司や先輩社員、同僚に連絡しておいてください。

休みは午後から半日休暇を取るときに、上司に言うのはもちろんですが、先輩社員や同僚など、一緒に働いている社員たちには必ず伝えます。上司に伝えたからとはいえ、上司が先輩社員や同僚に伝えることは、ほとんどありません。

あとから事情を知った先輩社員は、快く思わないはずです。いつもとは違う業務をするため、違う場所で業務を行う場合も、周りに連絡をしておきます。研修も席を離れた場所でする場合がほとんどですから、きちんと連絡しておきましょう。上司や先輩社員があなたを探す必要がないように、きちんと連絡しておくことが大切です。

相談とは

相談は、仕事上で判断を迷っていること、うまくいかなくて悩んでいることなどを上司や先輩社員に相談することです。親しくない間柄のため、最初のうちは相談がとても難しいかもしれません。とくに人見知りをする人なら、なおさら相談は難しいです。

しかし、「報連相」はコミュニケーションツールだと考え、小さなことでも悩んでいることがあれば、タイミングを見計らってから相談してみましょう。相手が忙しそうにしているときは外し、お昼や夕方など、様子を相談してみるのがおすすめです。

報連相はなぜ重要?

「報連相」の本質は、上司と部下が自然な形で会話できることです。コミュニケーションがうまくとれるようになると、仕事もスムーズに進みます。
そして、部下の進捗状況を知ることで、上司は部下が困っていること、仕事の進み具合がわかるので、早い段階で調整可能です。

仕事が捗っていない、もしくは効率が悪いなど、問題点が早急に判明し、仕事自体を見直したり、一部を他社員へ回したりなど、柔軟に対応できます。
「報連相」の本質はコミュニケーションですが、問題点を見つけ、育成や業務改善につなげることも目的です。
単なるコミュケーションツールではなく、全員が仕事をスムーズに進めるために必要なことなので、積極的に使っていきましょう。

報連相ができないことによるリスク

「報連相」ができないことで、最も大きいリスクはミスの発覚が遅れることです。逆にきちんと「報連相」ができていれば、早い段階でミスが判明し、すばやい対応がとれます。

しかし、ミスの発覚が遅くなると、まともな対応ができずに、問題が深刻化してしまう可能性が大きいです。
さらに「報連相」を怠ることで、上司が「アイツは何をやってるんだ。きちんと仕事しているのだろうか」と不安になり、不信感が生まれてしまいます。

そうなるとお互いにギクシャクし、余計に話しにくい雰囲気となり、重要な仕事でピンチのときに助けてもらえなかったり、評価の対象から外されたりと、何も良いことはありません。
上司が苦手なタイプであったとしても、「報連相」を欠かさなければ、それなりに良い関係が築けるので、積極的に使っていきましょう。

報連相を徹底するためのコツ

「報連相」の意義や大切さがわかっていても、うまくできないと悩んでしまうことも多いです。

そこで下記では、「報連相」を自然にうまくやるコツを解説します。うまくできないと悩んだときは参考にしてください。

報告のポイント

報告は指示された仕事が終了した時点でするものですが、ケースによっては途中経過も報告をする必要があります。
しかし、上司が席にいつもいるとは限らず、会議に行っているため、長く離席していることもかなり多いです。

そのため、「報連相」をしようと意気込んでいても、うまくできなかったと悩むことがあります。
上司の業務スケジュールがパソコンで確認できる会社なら、会議などのスケジュールを把握しておき、タイミングを見計らって「報連相」を行ってください。

万が一、業務スケジュールが確認できない場合は、先輩社員に確認をとり、それでもわからないときは見える場所に、報告したい旨を書いたメモを貼っておきましょう。
外出していて戻らないようなときは、進捗状況や完了報告など、詳細をまとめたものを印刷して机に置いておけば、上司は翌朝にチェックできます。

報告するタイミングですが、1~2時間で終わる業務なら、終わったときに報告で問題ありません。しかし、半日~数日掛かる業務の場合は、必ず半日に1度は報告しておきます。
万が一、まだ終わってないからと報告をせずに帰社した場合は、非常識だと上司から不満を持たれる危険性が高いです。
面倒でも、1日2回は進捗状況を報告するようにしましょう。
あとは時間に関係なく、ミスをしたときや事情が変わったとき、必ず報告は必要です。ミスは隠し立てせずに、すぐに報告をしてください。

連絡のポイント

連絡は決まった時点ですぐにするのが妥当ですが、タイミング的に伝えられないケースもあります。
メールで連絡というのもありますが、メールはたまにしか見ない上司の場合は危険です。事後にメールを見てからでは遅くなってしまいます。
上司に連絡ができないときは、同僚や先輩社員など、伝えられる人から連絡事項を伝えておいてください。

その際、上司がいないため連絡事項が伝えられないと添えておくと、上司の耳に入りやすいです。
あとは、机の見えるところにメモを置いておけば、忙しくてなかなか会えないときでも、対策は万全となります。

上司は会議や研修、外出でいないことが多いため、できるだけいないときでも「報連相」ができるような環境が必要です。
上司とあらかじめ、いないときの「報連相」はどうすれば良いのかを打合せしておきましょう。

それには形に残る方法がいいです。なぜなら、あとで言った、聞いてないのやり取りになる恐れがあります。
掲示板やクラウド上のファイルで、報告のやり取りをするのも、証拠が残るのでベストですが、そういうやり方を好まない上司もいるため、事前の打合せが必要だということです。

相談のポイント

相談するときは上司に、余裕があるときを見計らってするようにしましょう。忙しいときに相談するのは、上司の仕事を邪魔することになります。
そして、相談する前に、相談する内容について整理しておくことが大切です。
貴重な時間を使ってするため、どういうことで悩んでいるのか、どう説明するのかを事前にまとめておきましょう。
そうすることで上司に明確に伝わり、上司も的確なアドバイスが返せます。

報連相を身につけるためには?

頭ではわかっていても「報連相」がなかなかできない、うっかり忘れてしまうことも多いはずです。
上司も忙しいですから、タイミングがあわないうちに、「報連相」がおろそかになってしまうケースもあります。
ここでは「報連相」がしっかりとできるために、身につける方法を紹介しますので、忘れてしまうのを防ぎたいときは試してください。

事例から学ぶ

インターネット上には多くの報連相事例が記載されています。「報連相」の練習問題として、成功事例や例題を見ることは、非常に有益です。
失敗談も多くありますので、同じ過ちをしないためにも目を通しておきましょう。
「報連相」をしてきた先輩社員に事例を聞くのも、非常に有効です。

同じ上司にどう接してきたのか、どんな「報連相」をしていたのか、参考になる意見がたくさん聞けます。
そのためにも普段から、先輩社員と有効な関係を築いておくことが大切です。できるだけコミュニケーションをとっておきましょう。

ゲーム感覚で学ぶ

一部の会社では研修に報連相ゲームを用いて、「報連相」を学べる機会を設けているところがあります。
報連相ゲームは、ゲーム感覚で楽しく学べるため、積極的に参加してください。

会社の研修に報連相ゲーム自体がない場合、ビジネススクールで開催していますので、学びに行くのも有効です。
無料で参加できる報連相ゲームがテーマの講習会も存在しますので、行ける範囲で探してみましょう。
研修内容に関して要望を聞き入れてくれる会社もありますので、その場合は報連相ゲームを提案してみてください。

本で学ぶ

「報連相」に関しての実用書はたくさん出版されています。おすすめの書籍も数多くあるので、読みやすいものを探して買うのがおすすめです。
最もおすすめの方法として、図書館で探す方法があります。
図書館で多くの「報連相」に関する書籍をざっと読み、気に入った書籍があれば買う方法です。
レビューで大勢の人から人気の高い書籍でも、自分には合わない可能性もありますが、実際に中身を見てから買うので後悔はありません。
古本屋で買うと実際に買うよりも安く買えますので、利用するのも得策です。書籍を持ち歩くのは重くてつらいときは、電子書籍での購入も考慮しましょう。

報連相は古い?

現在、「報連相」は古いとされており、その代わりに「かくれんぼう」というワードを使う会社が増えています。
「かくれんぼう」は「確認・連絡・報告」の意味です。相談がなくなり、確認を追加することで、部下の積極性を引き出せると考えられています。
報告のみだと、部下は単に報告さえしていればいいかと、受動的になりがちです。

しかし、確認をプラスすることで、仕事の進捗状況や完了報告のあとに、「次は何をしますか?」や「〇〇してみたのですがどうでしょうか?」など、自主的な行動が見られます。
受動的から能動的に変化し、やる気もアップさせることができるのも、大きなポイントです。

また、上司から部下への「おひたし」というビジネスマナー用語も使われるようになりました。
「おひたし」は「怒るな・否定するな・助ける・指示する」という意味です。
上司は「報連相」や「かくれんぼう」を要求するだけではなく、「おひたし」で対応するのが理想となっています。

報連相を通して活発なコミュニケーションをはかりましょう

コミュニケーションは仕事を円滑に進めるために必要であり、そのコミュニケーションをとるためには「報連相」が大切です。
お互いに何を考え、どのように仕事をしているのか、これからどうしていくべきかを指南してくれるのが「報連相」だといえます。
そして、新しく使われるようになってきた「かくれんぼう」は、さらに仕事の質を高めるために必要なビジネスマナー用語です。
これからは「かくれんぼう」を大いに活用し、コミュニケーションを深め、社内全体を活性化させていきましょう。

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WORK-BOOK編集部

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