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情報共有ツール「Confluence」の特徴は?使い方やプラン、評判を紹介

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Confluence(コンフルエンス)は、オーストラリアのAtlassian(アトラシアン)社が提供する情報共有サービスです。Atlassian社の製品としては、プロジェクト管理ツールのJira(ジラ)やタスク管理ツールのTrello(トレロ)も有名です。Confluenceは、マクロやアドオンを使って作業環境を整えられる点や、添付ファイルの中まで参照できるなど検索機能が強力な点が強みです。今回は、Confluenceの特徴や使い方、類似ツールとの比較を紹介します。
※記載されている情報は全て2019年9月調査時点のものです。

Confluenceとは

Confluenceとはどんなツールなのか、特徴や料金、使い方などを紹介します。

特徴

まずは、Confluenceの特徴を6つ解説します。

文字だけでなく画像や動画も発信できる

文字だけではなく、画像や動画、GIFを追加することもできます。空白のページ、またはカスタマイズできるテンプレートから作成します。

階層構造で情報を整理できる

コンテンツを「ページ」という単位で作成し、親ページから子ページとして階層構造で管理できます。見た目もきれいで、ページの移動も簡単にできます。ページやファイルには、ラベル付けも可能で、それをもとにした検索もできます。

コメントをして議論できる

誰でも簡単にドキュメントにコメントできるようになっており、コメントをして議論ができます。また、ドキュメントの特定箇所に直接コメントを残す「インラインコメント」という機能もあります。さらに、ドキュメントに「いいね」を付けられる機能もあるので、双方向のコミュニケーションが実現しやすくなっています。

「ウォッチ」で通知を受け取れる

ウォッチ機能を利用すれば、気になるページや必要なページをウォッチしておき、そのページが更新されたときにメールで通知を受け取れます。トップページには最新の更新情報が常に表示されるため、ウォッチしていないコンテンツの最新情報を知ることも可能ですが、特に必要なページについてはウォッチ機能の利用がおすすめです。自分がページを更新した際に特定の人に通知を送りたい場合は、コメントに「@名前」を入れると通知が飛びます。

情報検索が簡単にできる

文字列や対象スペース、投稿者、最終変更日などで絞り込み検索ができます。アップロードしたファイルの中の文字列も検索できます。

マクロ、Jira Software、Jira Coreと連携できる

マクロは、より作業しやすくするためのアプリケーション機能です。外部サービスと連携しているものや効率的に表示させるためのものなどがあります。プロジェクトマネジメントツールのJira SoftwareやJira CoreとConfluenceのページをリンクすることで、用途の幅が広がります。また、Atlassian社の製品ではなくても、アドオンを追加することで、Google DriveやチームコミュニケーションツールのSlackなどと連携することもできます。

料金プラン

プランは、インターネット上で使用する「クラウド版」と自社にサーバーを設置して使用する「オンプレミス版」の2つに分けられます。クラウド版は、申し込めばすぐに利用できますが、オンプレミス版はサーバーの設置に時間がかかります。セキュリティを強化したい場合などにはオンプレミス版を利用すると良いでしょう。料金については、料金ページでシュミレーションすることができます。

クラウド版

クラウド版は、スタンダードとプレミアムの2つのプランに分けられます。

スタンダードプランの場合、ユーザー数10人以下は1,200円の月額定額料金、10〜100人は1人あたり570円です。101人以上はユーザー数が増えるごとに1人あたりの料金が安くなります。無料トライアルは7日間です。

オンプレミス版

オンプレミス版は、サーバー(オンプレミス)とデータセンターの2つに分かれます。サーバーの場合、1度購入すればずっと使うことができ、ユーザー数10人で1,200円、25人で216,000円などと買い切り価格が定められています。ユーザー数が増えるほど1人あたりの料金は安くなります。データセンターの場合は、ユーザー数500人ごとに136万円の年額料金がかかります。無料トライアルは30日間です。

得られる効果・メリット

Confluenceを利用するメリットには以下のようなものがあります。

情報を見える化できる

チーム内のさまざまな場所に散らばった知見をまとめ、一元管理できるので、情報が見える化されます。公開されている情報にはチームメンバーがいつでもアクセスでき、情報の属人化を防ぐことができるので、引き継ぎなども楽になります。

無駄な会議が減る

Confluenceによってこまめに情報が共有されていれば、無駄な会議を減らせます。顔を合わせて共有すべき情報なのか、共有ツールの使用で事足りる情報なのか改めて見直す機会になるかもしれません。また、事前に情報が共有されていれば、会議の時間も短縮できそうです。

使い方

Confluenceの使い方を紹介します。機能が充実しているので、慣れるまでは使いこなすのが難しいかもしれませんが、慣れるととても便利なツールです。

登録

まずは、Confluenceのホームページから登録を行います。プランを選び、メールアドレスなどの基本情報を入力しましょう。

申し込むと入力したアドレス宛てにメールが届くので、そこからメールアドレスの認証を行います。

認証が完了すると、作業スペースの作成に進みます。

ページをつくる・編集する

ページを作成したいスペースを開き、画面左側にある+のアイコンの「作成」ボタンをクリックします。

テンプレートを選択する画面が表示されるので、使用したいテンプレートを選びます。

例えば、白紙ページを選ぶと、編集画面が表示されます。

編集する際には、編集したいページを開き、画面右上にある鉛筆アイコンの「編集」をクリックします。そのページの編集権限がない場合には「編集」リンクは表示されません。

マクロ

マクロを配置するには、編集画面右上の+のアイコンの「挿入」をクリックします。

最下部の「View more」をクリックすると、マクロの選択画面が開きます。左側のカテゴリから選択するか、右上の検索窓で検索して使用したいマクロを探すことができます。

Confluenceの評判

Confluenceを実際に使ったことがある人からの評判をまとめました。

・同時に複数の人が編集できる

・コメント機能により議論ができる

・あらかじめ用意されているマクロにより表示のカスタマイズが簡単にできる

・通知機能によりページのウォッチができる

階層的にページを作成できて便利だが、ページツリーを展開するときに動作が重くなり、なかなか表示されない場合がある。

引用元:IT review

- 階層構造でドキュメンテーションをセキュアに集約管理できる

- 1ページ単位で権限コントロールが可能

- Atlassianの他製品との連携が優秀

- 高機能でできることが多い分、慣れるまでの学習コストが多少かかってしまう

- もっと他社サービスとの連携を強化すればさらに使い勝手がよくなる

引用元:IT review

Confluenceは主に会議の議事録をまとめるために使用しております。今までの流れや進捗管理など様々な用途に使えて大変便利です。特に編集画面ではエクセルのように表を作成することも可能です。自由に表現ができるため、大変便利です。

引用元:Wantedly Tools

システムの保守性には難ありですが、数ある社内WIKIシステムの中で一番しっくりきています。検索機能などが強いので、大人数向けだと思っています。少人数なら、Confluenceの機能を使い切れないので、Qiita teamでも良いと思います。

引用元:Wantedly Tools

ユーザーが使いやすいようにカスタマイズできるところが良いです。簡単にページが作成できるので、ドキュメントの作成に非常に役立ちます。機能も充実しているので、画像の挿入、レイアウト変更、ソースコードの色付け等、用途にあったものが多くあるので、複雑な画面レイアウトでも作成できます。

引用元:BOXIL

一緒に働いているメンバーで仕事に関する情報を簡単に共有することができます。それにより、横の連携の漏れもなくなり、仕事がスムーズになりました。人間関係までも良くなったように感じています。利用料も安く、コストパフォーマンスが非常に高いです。

引用元:BOXIL

代表的な情報共有ツールとの比較

Confluenceの特徴がさらに理解しやすいよう、代表的な類似ツールも紹介します。

Qiita:Team

Qiita:Team(キータチーム)は、2013年にリリースされた情報共有ツールです。プログラムのソースコードを表示させる機能が充実しているのが特徴で、マークダウンにも対応しています。料金は、メンバー上限3人のMicroプランの1490円(税込み)〜で、30日間無料でトライアルができます。

esa

esa(エサ)は2015年に正式版がリリースされたesa LLC社の情報共有サービスです。「情報を育てる」という視点で作られており、迅速な情報共有を支援してくれます。書き途中であることを示した状態で保存できる「WIP機能」が特徴で、気軽に情報を公開しやすくなっています。料金は、1人あたり500円で、2カ月間の無料トライアルもあります。

Scrapbox

Scrapbox(スクラップボックス)は、あらゆる情報をつなげて整理できる情報共有サービスです。単語のリンクから動的にページ同士のつながりを作り、関連するトピックは下に表示されるので、いつでも情報が整理された状態になります。

個人または非営利の利用と公開プロジェクト(インターネットにナレッジを公開するためのプラン)は常に無料です。ビジネス利用の場合は、100ページまでは無料、無制限の場合は1人あたり1,000円で利用できます。

DocBase

DocBase(ドックベース)は、2015年にリリースされたKRAY社の情報共有サービスです。コンセプトは「成長する組織のための情報共有ツール」で、役職に関わらずさまざまな立場のメンバーが使用できるツールを目指しています。シンプルなUIが特徴で、簡単にドキュメントを作成することができ、「グループ」を作成して公開範囲を設定できます。

料金は、メンバー上限3人までのスタータープランの972円(税込み)〜で、30日間無料でトライアルができます。

Confluenceの特徴を理解して有効活用しましょう

Confluenceは、2004年にリリースされたツールで、2015年リリースのesaやDocbaseと比べると古株のツールと言えます。検索機能が強く、ユーザー数が増えるほど1人あたりの料金が安くなっていく料金体系なので、チームの規模が大きく、情報のやり取りが多い企業にはぴったりです。Confluenceの特徴を理解した上で、会社の規模や目的に合わせて活用できると良いでしょう。

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