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情報共有ツール「Docbase」とは。気になる特徴と料金、評判まで解説!

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Docbaseとは、組織においてさまざまな人やツールに散らばっていた情報を一元化できる情報共有サービスです。Docbaseを使うことで、必要な情報が、必要なメンバーの中で共有できるようになります。この記事では、Docbaseについて、特徴や料金、使い方まで概要を解説します。まずは概要をきちんと理解して、自社に導入すべきか判断ができるようにしていきましょう。
※記載されている情報は全て2019年9月調査時点のものです。

Docbaseとは

Docbaseとはどのような情報共有ツールなのか、特徴や料金、使い方について解説します。

特徴

まずは、Docbaseならではの特徴を解説します。Docbaseは、何ができるツールなのかをみていきましょう。

気軽で簡単にメモを作成できる

Docbaseは、シンプルなUIが特徴で、年齢やリテラシーに関わらず、簡単にドキュメントを作成できます。文章を書きやすいことはもちろん、写真やPDFなど、どんな形式のファイルもアップロードできることも特徴です。TwitterやApple Musicなどの埋め込みも可能で、操作が非常にしやすいです。

権限管理が柔軟

Docbaseは、操作画面がシンプルで、作成したドキュメントの共有メンバーを柔軟かつ簡単に設定できます。グループの単位を簡単に設定できるので、部署やプロジェクトを横断した複数のグループに対して、同時に情報共有が可能です。

また、URLを発行するだけで、簡単に社外のメンバーと情報共有できます。社外のメンバーを招待する際には、特定のグループにだけ所属させることができるため、課題になりやすい社外秘の情報漏洩への対策になります。

最大10名まで同時編集が可能

Docbaseでは、作成したメモに対して、最大10名まで同時編集が可能です。リアルタイムでカーソルの位置や変更内容が反映されるため、画面を共有しながらの会議等に便利です。

情報の検索がしやすい

Docbaseは、メモの管理において階層構造がなく、ダッシュボードには最近更新された情報が並列で管理されています。階層構造で管理されている情報は、フォルダを検索していかないと情報にたどり着けません。Docbaseでは、「グループから探す」「タグから探す」「メンバーから探す」のように、簡単な検索ですぐに情報にアクセスできます。

高い安全性

Docbaseは、情報共有ツールで課題になりやすい安全性について、シングルサインオンと言われる仕組みや、2段階認証等を導入して高い安全性を担保しています。また、操作履歴を自動保存できる仕組みになっているため、ユーザーの行動が原因で問題が発生した場合は、迅速に調査できます。

その他特徴的な機能

Docbaseでは、チームを作成したオーナーのみではありますが、作成したデータをエクスポートできます。エクスポートしたデータは、ファイルや画像はもちろん、MarkdownもしくはJSONごとにzipファイルにまとめられます。

更に、Docbaseでは、APIに対応しています。APIは、外部サービスからのデータ取込や、移行ができる仕組みです。

Docbaseには、この他にも解説をすればきりがない程の充実した機能が搭載されています。

料金プラン

Docbaseの料金は、ユーザーとなるメンバーの人数や、必要なストレージの容量によって異なります。

プラン月額料金ユーザー数ストレージ
スターター900円3人3GB
ベーシック4500円10人10GB
レギュラー9,000円30人30G
ビジネス10019,500円100人100GB
ビジネス20039,500円200人200G

200人以降は、100名刻みで「ビジネス300」「ビジネス400」という風に変化していき、2万円ずつ料金が上がっていきます。

使い方

特徴やデメリットがわかったところで、主要な機能について、具体的な使い方を解説します。Docbaseにログインした後の使い方をみていきましょう。

検索

上述のように、Docbaseの検索はしやすいと評判で、複数の検索方法が可能です。まず、左ペイン(ウィンドウ内の左側に区分けされた領域のこと)の中を見ると、「グループから探す」「タグから探す」「メンバーから探す」と3種類の検索ができます。

また、画面右上の検索バーでも検索できます。検索バーをクリックすると、「投稿者」「タグ」「グループ」「スター」「下書き」の補助表示がされ、検索したい内容を選択します。例えば、投稿者(author:username)を選ぶと、「author:」の後に投稿者の名前を入力することで検索できます。

記事投稿

記事投稿画面では、左側が入力欄、右側がリアルタイムプレビューになっています。投稿内容のプレビューを、リアルタイムで確認できるため、初心者にも使いやすい仕様になっています。

ページ上部に見出しをつくるタグや、箇条書き、入力補助のテーブルがありますので、クリックして入力すれば簡単に見出しや箇条書きを作成できます。

記事編集・コメント

記事編集ができるようにするためには、メモの作成者によって「メンバー編集に招待」をしてもらう必要があります。記事投稿画面の右上に、「編集に招待」のボタンがありますので、そこから招待してもらいます。

編集画面に入れれば、記事投稿時と同じように、同時編集が可能になります。さらに、コメント入力欄の横にある手のマークをクリックすると、「いいね」スタンプだけを付けられます。このいいねボタンは、コメント欄に文字を入力しようとすると、「コメントボタン」に変更されます。

Docbaseを有効活用するには

Docbaseを利用するのであれば、使い方を理解するだけでなく、より有効活用できるようにしたいものです。ここでは、Docbaseを有効活用するためのポイントを解説します。

テンプレ機能を活用してメモを素早く記入する

Docbaseの有効活用のためには、テンプレ機能を活用することが重要です。よく使うメモの場合は、入力内容のテンプレートを作成して、入力時間を軽減できます。例えば、議事録やアポイント時のヒアリング項目など、毎回定形のメモの場合は、テンプレートを用意して有効活用しましょう。

READMEを活用する

READMEは、Twitterの固定表示ツイートのように、トップページの最上部に固定で表示されるメモです。メンバー全員に必ず共有したい内容をREADMEに記載しておくことで、報連相がスムーズになります。

グループごとに設置できるため、新メンバーがジョインした際など、必ず確認してほしいことを載せておくと、キャッチアップがスムーズになって便利です。

参考にしたい活用事例

Docbaseは、ここでは紹介しきれないほどの機能、特徴があるため、導入企業によって様々な形で活用されています。こちらで、活用事例が紹介されていますので、気になる方はご確認ください。

Docbaseの評判

実際にDocbaseを使っている方の、良い評判と良くない評判をまとめましたので、参考にしてください。

編集がしやすい

フォントサイズなど簡単に変えられて見た目もいい感じに仕上がる

以前作成した記事を挿入するときに、別タブで開くリンクかそのページ内で確認できるメモの機能が選べて便利。

引用元:IT review

同様のサービスをいくつか利用してきましたが、このDocbaseが断トツで使いやすいです。他の方も書いていますが、特にUIが優れていて、入力のしやすく、検索も充実しているので保存されているドキュメントが非常に見つけやすいです。セキュリティが他のサービスより優れているのもいいですね。コスパもいいので、情報共有系のサービスでは現時点ではこれ一択かと。

引用元:BOXIL

フォーマットが異なるファイルをWindowsの共有機能で共有していました。検索機能が弱いため、必要な情報を探すのに苦労していましたが、本サービスではキーワード、タグによる検索が可能なので問題は解消されました。

データのダウンロードが可能ですので、契約終了後も登録したデータの利用を継続可能です。

引用元:IT review

一部スマホの操作感が通常のものと異なり、戸惑うケースがある。 表の体裁があまり見やすくない。

引用元:BOXIL

数が増えてくると、タグの管理が大変になります。この辺りの整理に関してもより使いやすくするための工夫があるといい。

引用元:IT review

代表的な情報共有ツールとの比較

Docbaseの特徴がより理解できるように、代表的な類似ツールも紹介します。他のサービスと比較して、どのツールを導入すべきか判断できるようにしていきましょう。

Confluence

Confluence(コンフルエンス)は、オーストラリアのAtlassian社の情報共有サービスで、海外で絶大な人気を誇ります。ドキュメントの作成、議論がスムーズにできる情報共有ツールで、ユーザが自由に機能をカスタマイズするためのプラグインが豊富なこともあり、利用しやすさが特徴です。

料金については、料金ページでシュミレーションできるので、利用を検討している方は試してみましょう。7日間の無料トライアルもあります。

例えば、クラウド版のスタンダードプランの場合、ユーザー数10人以下は1200円/月の定額料金、10〜100人は1人あたり570円/月、以降人数が増えるに従って1人あたりの月額料金は安くなります。

esa

esa(エサ)は、迅速な情報共有をサポートしてくれるサービスです。「不完全なものでもとりあえず公開」して、みんなで情報を育てていくことをコンセプトにしているので、情報共有のスピード感が上がります。不完全なまま公開するために、書き途中であることを示した状態で保存できる「WIP機能」があり、気軽に情報を公開しやすくなる工夫がされています。

料金は、プランにかかわらず1人あたり500円で、2カ月間の無料トライアルがあるため、まず試してみることも可能です。

Qiita:Team

Qiita:Team(キータチーム)は、エンジニアにとっての「定番」ツールと呼ばれることもある情報共有ツールです。「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」ことをコンセプトとしていて、プログラムのソースコードを表示させる機能が充実しているのが特徴です。

料金は、メンバー上限が3人のMicroプランが最も安く、1490円/月(税込み)となっています。メンバー上限が増えるに従って、料金が上がっていくプラン構成になっています。30日間無料でトライアルができますので、まず試してみることも可能です。

Kibela

Kibela(キベラ)は、スタートアップから大企業まで、オープンな情報共有を支援する情報共有ツールです。チーム内の個人が発信してチーム内の他のメンバーは編集できない「Blog形式」と、チームメンバーが共同で編集できる「Wiki形式」を選択することが可能です。また、特に伝えたい記事を「ピン留め」してわかりやすくするなど、情報共有のしやすさにこだわった仕様です。

料金は、ユーザー数、グループの作成数、1ユーザーあたりのストレージで異なります。5ユーザーまでで、4グループまで利用可能、1ユーザーあたり1GBまでは無料で使用できます。1ユーザーあたり月額540円のスタンダードプランでは、1ユーザーあたりのストレージが5GBということ以外は、全て制限なく利用できます。

情報共有が属人化している組織は導入を検討してみましょう

Docbaseは、組織を横断して情報を気軽に共有できる情報共有ツールです。Docbaseを導入することで、今まで属人化していた組織にとって重要な情報をオープンにでき、組織の活性化に繋がります。必要な情報を必要なメンバーにリアルタイムで共有することで、1人では生まれない新たなアイディアが生まれることもあるでしょう。Docbaseの特徴を理解し、組織に導入して情報共有を活性化させていきましょう。

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WORK-BOOK編集部

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