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オールインワン情報共有ツール「Notion」の特徴や使い方、プランを紹介

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Notionは、「All-in-one workspace」を謳い、文字通りドキュメントからタスク管理、スプレッドシートなど幅広い機能を持ち合わせたツールです。Dropbox PaperやGoogleスプレッドシート、Trelloなど複数のツールを使っている方が多いと思いますが、Notionであればこれらすべての機能を持っているので、たった1つで完結します。今回は、Notionの使い方や類似サービスとの違いなどを紹介します。
※記載されている情報は全て2019年9月調査時点のものです。

Notionとは

Notionとはどんなサービスなのか、特徴や料金、効果的な使い方を紹介します。

情報管理ツール

Notionは、情報管理ツールです。ドキュメントやタスク管理、スプレッドシート、カレンダー、Wikiなどさまざまな機能を持った万能なツールで、情報を一元管理できます。個人利用から大規模なチームでの利用まで、幅広い用途で使えるツールです。

特徴

Notionの特徴を3つ紹介します。

ドキュメント機能

Googleドキュメントと同じように、クラウド上でドキュメントを作成して共同編集できます。

テンプレートも充実しており、見出しや箇条書き、引用など、さまざまな書式を選択できるので、ドキュメントの作成が容易にできます。また、ドキュメント内で「@」を入力すると、リマインド機能を利用できます。

データベース機能

ExcelやGoogleスプレッドシートのように、データを一覧で管理できます。表示方法(ビュー)を選択することで、リストだけでなくカレンダーやカンバン、ギャラリーの形式で表示することも可能です。カンバンでは、タスク管理ツールのTrelloのように、プロジェクトの進捗がわかるタスクボード形式で表示されます。CSVを選択することでExcelからのインポートも可能です。

ただし、Notionの場合、ExcelやGoogleスプレッドシートほど関数を使うことはできず、塗りつぶしやセルの結合など表をリッチに表現することもできません。

Wiki機能

サイドバーのメニューの内容に対応したWikiページができます。サイドバーに表示されるページ数が増えてきたら、ドラッグアンドドロップで整理するだけで、親ページからそれぞれのページにリンクされたWikiページが簡単に完成します。

料金

Notionの料金詳細を解説します。

料金プラン

プランは「Free」「Personal」「Team」「Enterprise」の4つがあります。

無料で使えるフリープランでは、メンバー数に上限はありませんが、使用できるのは1000ブロック、5MBまでとなっています。ブロックというのは、コンテンツの構成要素を数える単位です。テキストはEnterで区切るまでが1ブロック、画像やリンクもそれぞれ1ブロックと数えられます。1000ブロックの上限は比較的すぐに達してしまうので、継続的に利用するためには課金が必要です。

  • Free:無料
  • メンバー無制限
  • 1000ブロック
  • 5MB
  • エクスポート
  • Personal:4ドル(月額)
  • メンバー1人
  • ブロック無制限
  • ファイルアップロード無制限
  • 高度な権限
  • 優先サポート
  • ヒストリー機能
  • エクスポート
  • Team:8ドル(月額)
  • メンバー無制限
  • ブロック無制限
  • ファイルアップロード無制限
  • 高度な権限
  • 優先サポート
  • ヒストリー機能
  • 管理ツール
  • エクスポート
  • Enterprise:20ドル(月額)

※上記の金額は年払いの場合の金額です。月払いの場合、Personalは月額5ドル、Teamは月額10ドルとなります。

割引制度

Notionには無料トライアルがありません。

しかし、以下の4つを実施すると、合計21ドルのクレジット(割引)を受けることができます。

  • 友達に紹介してもらう:10ドル
  • Evernoteのアカウントを連携する:5ドル
  • PCからWebクリッパー機能を利用する:3ドル
  • iOSまたはAndroidの共有からリンクを保存する:3ドル

※Webクリッパー機能とは、URLをコピーする手間なくNotionに記事を貼り付けられる機能です。記事の内容が丸ごとNotionに保存されます。PCの場合は、Chromeの拡張機能を追加するとこの機能を利用できます。

効果的な使い方

Notionは、機能が充実しているのに加え、日本語に対応していないこともあり、特に初めて使う人はどう使ったら良いかと迷ってしまうかもしれません。ここでは、Notionの効果的な使い方を紹介します。公式ページには、Live Demoがあるので実際に動かして使い方を確認することもできます。

アプリもしくはブラウザで使用

PCもモバイルも、ブラウザから利用する方法とアプリから利用する方法があります。PCの場合、ブラウザはChromeかFirefoxが推奨されています。デスクトップアプリは、WindowsとmacOSに対応しています。モバイルは、ブラウザだと使いづらいのでアプリを入れることをおすすめします。

親ページをつくって構造化して管理

Notionでは、ページを作成すると自動的にサイドバーのメニューに表示されます。ページが増えていくと情報にアクセスしづらくなってしまうので、定期的に親ページを作って整理する必要があります。一方、テーブルやリストはメニューに表示されないので、ページでなくて良いものはテーブルやリストで作成すると良いかもしれません。

タスクを管理

チェックリストのような形式はもちろん、表示を切り替えるだけでTrelloのようなカンバンや、カレンダーでフレキシブルにタスクを管理できるのがNotionの強みです。内容や好みに応じて、管理しやすい方法を選びましょう。

議事録

議事録作成のためのテンプレートがあるので、簡単に作成できます。テンプレートは、既存のもの以外にも新たに作成できます。

サイドバーを使って効率化

Notionでは、サイドバーを利用してツリー状にページを配置できます。階層構造がわかりやすくなり、アクセスしたいページにたどり着きやすくなります。複数人でサイドバーを運用すると乱れてしまいやすいので、特定の人しか親ページを作らないなどのルールを決めておくと良いかもしれません。

Notionの評判

実際にNotionを使ったことがある人の評判をまとめました。日本の口コミサイトへの投稿はまだほとんど見当たりませんが、noteやブログなどに使用感をまとめている方は多そうです。全体的にとても良い評判が多く、欠点として挙げられやすいのはすべて英語表記であることでした。「他の人にもNotionを薦めたい」という方が多く、サービスのファンの熱量が高いように感じます。

絵文字がメインで楽しい!

サクサク期待通りに動く!

マークダウン書けなくても使える、スラッシュコマンドが強力

スマホOK、しかもオフラインでも。

引用元:スモールチームの情報共有を楽しくデザインできる「Notion」のコツ3つ

リストを作成すると一覧で下書きのタイトルがみれて便利。画面移動もサクサク。Notion上でザーッと書いておき、体裁を綺麗に整えるのはnoteエディタ上でやればいい。余計なものがないシンプルなNotionの見栄えがとても気に入っている。

引用元:情報管理ツール"Notion"、これは革命かも。

Notionに惹かれたポイント

1番はWEB、アプリ対応なこと。まあこれは鉄則として。

2番目は「階層を自由に、深く作れること」です。移動させるのも簡単だし、直感でどんどんツリーを改造していけるのが最高です。

3番目は速さ。クリップの速度、アプリ立ち上げのスピードが、とにかくサクサク動きます。

引用元:「Notion」導入後2カ月の活用状況を語る

これまでProduct Huntでいろいろなものを見ては使ってきましたが、これ以上によいものは見つけられなかったぐらいに、素晴らしい。

何がすごいかというと、自分で好きなように整理し、カテゴライズし、自分だけのホームページのようなものをつくれること。他のサービスを使わなくてもほぼNotionだけで完結できるので、「あれ、あの情報どこだっけ?」というのが劇的に減ります(会社で他のメンバーと共有しているものはGoogle Driveのリンクをまとめたページをつくっています)。

引用元:数は少なく、できることは多く。仕事で導入してみてよかったツール5選

代表的な他のツールとの比較

Notionと同じようなツールについて、どのような違いがあるか紹介します。

Evernote

Evernote(エバーノート)は、Notionとの連携も可能なノート作成ツールです。世界で2億人以上のユーザーを抱え、25の言語に対応しており、日本語にも対応しているので、英語に苦手意識がある方にもおすすめです。

文字に限らず、画像や動画、位置情報を記録しておくこともできます。また、フォルダ分けや検索ができるので、ノートへのアクセスもしやすくなっています。

無料でできることも多く、ノートを作成するには適していますが、Notionほど幅広い機能は持ち合わせていません。Markdown形式が使えない、数式が挿入できないといった点もNotionとの違いです。

料金プランは、無料のベーシックプラン、月額600円のプレミアムプラン、月額1,000円の法人向けプランの3つがあります。文字中心のノートであれば、ベーシックプランで事足りると思いますが、使える容量や同期できる端末数を増やしたい場合には、有料プランも検討する必要があります。

Dynalist

Dynalist(ダイナリスト)は、マークダウンにも対応したノート作成ツールです。タグや検索での絞り込みも簡単にできます。Notionと同様、まだ日本語には対応していません。

フリープランとプロプランがあり、プロは月額7.99ドル(年払いの場合)で利用できます。フリープランでも制限なくドキュメントを作成することはできますが、ブックマークの数は5件までと制限があります。プロプランでは、無制限のブックマークやGoogleカレンダーとの連携、CSSのカスタマイズなどもできます。

Confluence

Confluence(コンフルエンス)は、2004年にリリースされたオーストラリアのAtlassian(アトラシアン)社の情報共有サービスです。Atlassian社の製品としては、プロジェクト管理ツールのJira(ジラ)やタスク管理ツールのTrello(トレロ)も有名です。Confluenceは、マクロやアドオンを使って作業環境を整えられる点や、添付ファイルの中まで参照できるなど検索機能が強力な点が強みです。

プランは、インターネット上で使用する「クラウド版」と自社にサーバーを設置して使用する「オンプレミス版」の2つに分けられます。クラウド版は、スタンダードとプレミアムの2つのプランがあり、スタンダードプランの場合、ユーザー数10人以下は1,200円の月額定額料金、10〜100人は1人あたり570円です。

オンプレミス版は、サーバー(オンプレミス)とデータセンターの2つがあり、サーバーの場合はユーザー数10人で1,200円、25人で216,000円などと買い切り価格が定められており、データセンターの場合は、ユーザー数500人ごとに136万円の年額料金がかかります。

料金については、料金ページでシュミレーションすることができます。

Notionの特徴を理解して有効活用しましょう

Notionは、さまざまな機能を持ち合わせた万能なツールで、複数のツールを使用していて、管理が煩雑になっている方にはおすすめです。日本語に対応していないので、英語に苦手意識のある方は慣れるまで大変かもしれませんが、高機能でとても便利なツールなので、興味のある方はぜひ試してみてください。

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