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情報共有ツール「esa」の特徴は?使い方や料金、類似ツールとの比較も

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esa(エサ)は「情報を育てる」という視点で作られた、迅速な情報共有をサポートする情報共有サービスです。不完全な情報でも気軽に公開し、少しずつチームのみんなで情報を育てていくという思想を大切に、情報が知見として整理されるまでの、情報が育つ過程を支援してくれます。今回は、esaの特徴や使い方、評判などを紹介します。
※記載されている情報は全て2019年9月調査時点のものです。

esaとは

esaはどのような情報共有サービスなのか、特徴やコンセプト、esaでできることなどを紹介します。

自律的なチームのためのドキュメント共有サービス

esaは、情報共有サービスの1つで、自律的なチームビルディングのために必要な工夫がなされています。例えば、「自律的なチームビルディングのためには早めの情報共有が大切」という考えから、早い段階で情報共有が行われるよう、ドキュメントが書き途中であることを示して保存できる「WIP機能」などがあります。

esaは何を目指すツール?

esaは「最初から完璧なものなんてない。 esaは情報の一生を見守りたい」というコンセプトを掲げ、「Share」「Develop」「Archive」の3つの観点から工夫が凝らされています。

Share

esaは、自律的なチームビルディングのためには早めの情報共有が大切という考えから、不完全な情報でもチームメンバーが許容しやすいシステムとして作られています。

チームに情報を共有するとき、完璧にまとめようとするあまり時間がかかってしまい、共有が遅くなってしまうことがあるかと思います。esaは、情報共有の遅れや漏れを防ぐため、不完全でも気軽に情報を公開しやすいよう、「WIP(書き途中)」であることがわかる状態でドキュメントを共有できます。早い段階から情報を共有することで、チームメンバーからの意見やアドバイスをもらえることもあるかもしれません。

Develop

esaは、まずは気軽に情報を共有しながら更新を繰り返し、少しずつ情報を育ていくという発想で作られています。リビジョンに履歴が残るので、同じページを何度も更新することができます。書き途中のドキュメントが更新されたときは通知が飛ばないなど、気兼ねなく更新できる工夫もなされています。

Archive

十分に育った情報は、アクセスしやすいように適切な場所に整理する必要があります。esaでは、タイトル中に「/(スラッシュ)」をつけるだけで、カテゴリの階層分けをすることができます。また、esaはフローメディアの利点である発信、共有の敷居の低さと、ストックメディアの利点である情報の分類のしやすさという両者のメリットを持ち合わせたツールです。

※フローメディアとは、TwitterやFacebookなどの情報がリアルタイムで拡散されるメディア、ストックメディアとはWikiやブログなどの情報が蓄積されるメディアのことです。

esaでできること

esaでできることは、大きく分けて3つです。

社内のドキュメントを一括管理

社内のドキュメントをまとめて管理できます。カテゴリの設定も簡単にできるので、情報の整理、アクセスもしやすいツールです。共有された情報は、チームメンバーであれば誰でも編集できます。

マークダウン記法

Markdown(マークダウン)とは、文書を記述するための軽量マークアップ言語のひとつです。マークアップ記法を覚えておけば、見出しや箇条書き、引用、太字などを簡単に表現でき、美しく見やすいドキュメントを作成できます。

WIP機能

WIP(Work in Progress)機能とは、ドキュメントがまだ不完全だとわかる状態で公開できる機能です。編集画面に表示される「Save as WIP」のボタンを選択すると、書き途中であることを周知して公開できます。気軽に情報を公開できるので、早めの共有が実現しやすくなります。

情報分類の仕方

esaでは、カテゴリとタグで情報を分類します。カテゴリは、記事タイトルに入力し、「/」で区切るだけで階層を設定できます。設定したカテゴリはツリー形式で表示されます。さらにタグを使用して分類することもできます。

料金は高い?

esaの料金について紹介します。ツールを選択する際には、比較検討すべき利用料金ですが、esaはプランが1つなのでシンプルでわかりやすいです。条件に合致すれば、ツールの無償提供を受けることもできます。

2カ月のフリートライアル後に料金発生

esaでチームを作成してから、2カ月後の月末までは無料で試すことができます。フリートライアル終了日の翌日から料金が発生し、毎月1人あたり500円(税込み)で使用できます。ユーザーがチームに所属すると、個人のログインや投稿状況に関わらず料金が発生します。

支払い方法

毎月1日、クレジットカードで前月分の利用料金を支払います。

割引制度

教育機関に属する学生・教職員が活動する非営利チームは、アカデミックプランとして無料で使用できます。またOSS関連やWeb技術関連の非営利コミュニティも、ツールスポンサーという形で無償提供を受けられます。チームを作成した後、「ご利用料金」ページの一番下にあるフォームに必要事項を入力し、割引申請をします。

esaの使い方

esaの使い方を紹介します。

ドキュメントを作成する

まず、左上の「NEW POST」をクリックします。テンプレート使用する場合は、「Select Template」から選択します。用意されているテンプレートには、「手順書」「日報」「議事録」の3つがありますが、新たに作成することもできます。

記入した情報は、右側にプレビューとして表示されるので、リアルタイムで確認しながらドキュメントを作成できて便利です。

ドキュメントを作成したら、「Save as WIP」または「Ship It!」をクリックして保存します。書き途中であることを周知したい場合には「Save as WIP」を、完成している場合には「Ship It!」を選びましょう。「Save as WIP」ではメンバーに通知は届きませんが、「Ship It!」では通知が届きます。

情報を整理・管理する

esaでは、情報の整理も簡単です。フォルダを作成し、そこにドキュメントを分類していくことが一般的かと思いますが、esaの場合はタイトルの前に「/」でカテゴリにしたい文言を入力すると、自動的に階層が設定されます。

例えば以下の場合、「会議名」がタイトルで、それ以前に「/」で区切って記載されている「議事録」「2019」「09」「16」がカテゴリになります。

スライドショーでみる

作成したドキュメントは、マークダウンの段落が1ページになって表示され、以下のようにスライドショー形式で見ることができます。ドキュメントを作成するだけでスライドショーになるので、デザインを考慮しながらスライドを作成する時間が省けます。画面に映し出して打ち合わせをする際などは重宝しそうですね。

スライドショーで表示させたいときは、ドキュメントのタイトルの右側にある「Slide show」をクリックします。

情報をシェアする

チーム内だけでなく、外部の人にも簡単に情報シェアすることができます。シェアボタンをクリックするとURLが発行されるので、それをシェアしたい人に送るだけです。

esaの評判

実際にesaを使っている方の評判をまとめました。

エンジニア趣味視点ではたしかにシンプルでよいのだが、ほかの間接部門のスタッフを巻き込もうとしたときにどうしても敷居が高い

Markdownがすなおに書けるツールが意外と少ないなかで、ここは純朴に対応してくれているのでその点では非常に評価が高い

引用元:IT review

他の同種のサービスにくらべて、機能がとてもシンプルでわかりやすく、軽快に使用できることが良いポイントかなと思います。

下書きした内容を保存する前にブラウザがクラッシュしたりすると、内容が全部消えてしまう、ということに遭遇しました。かなり精神的なショックが大きかったので改善してほしいポイントです。全体的に、あまり大規模な会社が提供しているサービスではないため、機能追加などがゆっくりなイメージがあります。

引用元:IT review

esa.io 以外のドキュメント管理サービスも4つほど利用しましたが、記事が流れずに読みたい記事をピンポイントで見つけることができるため、階層構造がすごく便利です。 デザインもかわいくてキレイで、ドキュメントを書くモチベーションに繋がります。 すべてのユーザがすべてのドキュメントにアクセスできるポリシーのため、外注に依頼するときのドキュメント共有が少々不便ですが、その問題を明確に解決しているドキュメント管理サービスは今のところ見当たりません。

引用元:Wantedly Tools

Uiが親しみやすく使いやすい ・カテゴリ分けが簡単にできる ・templateも自由に自分たちで作れる ・下書きの状態で投稿できる ・チャットサービスと連携できる(通知を飛ばせる) ・最初慣れるまで時間が掛かるがマークダウンで綺麗に書ける

引用元:Wantedly Tools

タイトルを/で区切ることで、階層構造を簡単に作れるところが便利で気に入っています。チーム内のメンバーが投稿すると、そのままチャットに通知が流れてくるので、自然発生的に多くのコミュニケーションが生まれ、チーム内の活性化に大いに役立っています。

引用元:BOXIL

タイトルを/で区切ることで、階層構造を簡単に作れるところが便利で気に入っています。チーム内のメンバーが投稿すると、そのままチャットに通知が流れてくるので、自然発生的に多くのコミュニケーションが生まれ、チーム内の活性化に大いに役立っています。

引用元:BOXIL

代表的な情報共有ツールとの比較

Confluence

Confluence(コンフルエンス)は、2004年にリリースされたオーストラリアのAtlassian社の情報共有サービスです。プラグインを入れれば、マークダウン記法を使うこともできます。また、アップロードしたファイルの中まで参照できる強力な検索機能が特徴です。

プランは、インターネット上で使用する「クラウド版」と自社にサーバーを設置して使用する「オンプレミス版」に分けられます。クラウド版のスタンダードプランの場合、ユーザー数10人以下は1,200円の月額定額料金、10〜100人は1人あたり570円です。料金については、料金ページでシュミレーションすることができるので、利用を検討している方はぜひ試してみてください。7日間の無料トライアルもあります。

DocBase

DocBase(ドックベース)は、2015年にリリースされた日本のKRAY社の情報共有サービスです。コンセプトは「成長する組織のための情報共有ツール」で、役職に関わらずさまざまな立場のメンバーが使用できるツールを目指しています。

シンプルなUIが特徴で、簡単にドキュメントを作成することができ、「グループ」を作成して公開範囲を設定できます。複数のグループに共有したい場合は、情報ごとに参照権限を設定することもできます。esaと同様、マークダウンにも対応しています。

料金は、メンバー上限3人までのスタータープランの972円(税込み)〜で、30日間無料でトライアルができます。

Qiita:Team

Qiita:Team(キータチーム)は、2013年にリリースされた情報共有サービスです。「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」をコンセプトにしています。プログラムのソースコードを表示させる機能が充実しているのが特徴で、マークダウンにも対応しています。料金は、メンバー上限3人のMicroプランの1,490円(税込み)〜で、30日間無料でトライアルができます。

Google Drive

Google Drive(グーグルドライブ)は、Googleが提供する情報共有サービスです。ドキュメントに限らず、写真や音楽、動画など、基本的にすべてのファイルをアップロードすることができます。Googleアカウントがあれば、無料で15GBの保存容量を利用できます。Drive Enterpriseというプランでは、社員が使用したストレージの料金がかかります。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドが付属しており、WordやExcelなどのMicrosoft Officeとの連携も可能です。リアルタイムの編集内容が共有されるので、複数人での編集も行いやすいです。

esaの特徴を理解して有効活用しましょう

esaは、迅速な情報共有をサポートし、情報を育てていく情報共有サービスです。気軽に情報を共有し、それをチームみんなで育てていくことを得意としています。1人で時間をかけて考えるよりも、途中であっても早い段階から情報を共有して、みんなから意見をもらいながら育てていく方が効率的かもしれません。esaの特徴を踏まえて、有効に活用しましょう。

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