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【初心者必見】資料作成が驚くほど簡単にできる5つのコツ

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プレゼン資料作成を頼まれたけど、上手く仕上げるやり方が分からない…とお悩みではありませんか?
ビジネスにおいて、プレゼン資料や会議資料など、資料制作をする機会は多くあります。

会社員でもフリーランスであっても、プレゼン資料制作のスキルは早めに身に付けておくべきです。
資料作成には特別なセンスや能力は必要なく、論理的に構成すれば、短期間でもより見やすく伝わる資料が完成します。

この記事では、資料制作のスキルを上げたい初心者に向けて、短期間で質を上げる5つのコツを解説していきましょう。
資料作成に便利なソフト・アプリもご紹介するのでぜひ参考にしてみてください。

わかりやすい資料とは

資料作成と一口に言っても、プレゼン資料、マニュアル資料、会議資料、社内や取引先に提案する資料など、様々な資料のタイプがあります。
どんな資料を作るにしても、心がけることは「わかりやすい資料」に仕上げることが大切です。

そもそも、資料制作する目的はそれぞれ異なりますが、必ず「見る人にメッセージを訴える」必要があるはずです。
資料を見ている人に「分かりやすく仕上げること」は資料作成の最も重要なポイントです。

わかりやすい資料をつくる5つのコツ

では、分かりやすい資料を作るには具体的にどうすれば良いでしょうか?

冒頭にも述べたように、資料制作には絵心や芸術的なセンスといった特別な能力は必要ありません。
今からご紹介する5つのコツを意識して、論理的に骨組みを作ることで、想像以上に簡単に仕上げることができます。

何を伝える資料なのか明確にする

資料制作をする前に、目的とゴール、つまり「何のために作ってどうしたいのか」をハッキリさせてください。
ビジネスマンが営業報告書を作成する際は、取引先と進捗状況の現状報告をすれば良いと思っている方は多いかと思います。
しかし、現状報告した後に「誰にどうしてもらいたいのか」というゴールを決めなければ、現状が変わることはありません。

例えば、昇進・昇格のタイミングが近い場合は、自身の営業成績をアピールすることで、上司に評価してもらい、昇格するキッカケにも繋がります。
資料制作をする前に、目的とゴールを明確に設定すると、作成中に無駄な作業がなくなり、芯がブレずに完成度が高くなるはずです。

目的に沿った構成を手書きでつくる

まずは、資料制作をして「誰に何を伝えたいのか」手書きで良いので、一行ずつ箇条書きしてください。
伝えたい相手、伝えたいメッセージ(評価・承認されたい内容)をシンプルに書き出します。
これで資料制作する目的とゴールが明確になったので、いよいよ構成を考えるスタートラインです。
誰にどういったアプローチをするのか流れをイメージしていきます。

例えば、プレゼン資料の構成を考えてみましょう。

ステップ⑴
何の興味もないクライアントに対して、まずは話題を提供して関心を引き寄せる。

ステップ⑵
自社商品のサービスや機能を分かりやすく説明して「これは便利!」「収益アップになりそう」と興奮させる。

ステップ⑶
同時に「現場の社員は使いこなせるかな?」といった想定される心配事には、「簡単さ」「サポート」をアピールします。

ステップ⑷
最終的に購買意欲を高めて、サービス導入に繋げる。

スタート地点の目的からゴール地点へ到達するにはどんなアピールをすべきか考えてみてください。
チームで共有する資料制作の場合は、一度骨子の段階で上司に見てもらい、確認してもらいましょう。
全くの初心者で何から手を付ければ良いのか分からない場合は、サンプルの資料を入手して、参考となる構成をいくつか保存しておくと便利です。
構成の資料を作る際に、サンプル資料を引用すれば、納期が早い資料制作も迷わずに完成させることができます。

1枚のスライドには1つのメッセージだけ

はじめに資料制作は「分かりすさ」を心がけると述べました。
資料制作のスライドは「1枚につき1つのメッセージだえを伝える」というルールがあります。
メッセージは少ない方が見やすく、聞いている側に言いたいことが伝わりやすくなるからです。
1枚のスライドに何行も文章があった場合は、聞いている人は、話を聞きながら、同時に文章を読まなければならず、頭の中が忙しくなります。
1枚のスライドに1つのメッセージにすれば、頭を切り替えられるのでメッセージ性が強くなるのです。
特に会議資料の場合は、関係者に資料配布されるため、誰が見ても分かりやすくなるように意識しましょう。

文字・フォントルールを統一する

街中の看板も文字・フォントによって印象が大きく変わるように、資料制作においても同様です。
資料作りは、見ている人に文字を読みやすくするために、文字・フォントルールを統一することが大切です。

日本語でよく使用されるフォントは、丸みを帯びた「メイリオ」、角ばった「ゴシック体」、筆のような「明朝体」などが挙げられます。
それぞれのイメージは、メイリオは長い文章で読み続けても疲れにくい、ゴシック体はインパクトが強い、明朝体は和文に合い洗練した印象です。

ビジネスシーンでは、シンプルではっきりしたフォントが望まれますので、この3種から選ぶと効果的に相手にメッセージを伝えることができます。
文字の色や形といった視覚的なものも印象が変わりますので、無意識に途中で文字・フォントが変わっているのはNGです。

文字・フォントやフォントサイズを意識的に変える場合は問題ありませんが、特定の文字を目立たせるために頻繁に変えると読みにくくなります。
他にも、行間、字間が詰まっていたり、数字・ローマ字の全角半角が統一されていないのもNG。
行間は、使用する文字のサイズに対して0.75倍を目安に調整するとスッキリ仕上がります。

使う色は3色まで

資料制作において、使用する色づかいは「3色」までという法則があります。
よくある失敗パターンは赤・青・黄の原色を多用して派手になりすぎるケース。
色を多用すると、重要な点が見えてこなくなり、目が疲れてきて読みづらくなるので、避けましょう。
見やすくまとまった資料を作るには、まずはベースカラーを決めて、3色に抑えるのが基本です。

3色の割合

⑴背景となるベースカラー 70%

⑵本文となるメインカラー 25%

⑶強調部分のアクセントカラー5%

色の濃淡で情報の強弱を表すことで、全体がスッキリして需要なメッセージを強く伝えることができます。
資料作成する時の色についてのポイントは、商品・サービスのイメージカラー、コーポレートカラーを意識することも大切です。
聞き手がイメージしている色と統一させることで安心感を与えることができます。

資料作成に便利なソフト・アプリ

はじめての資料制作には、便利な専用ソフトやツールを使うと効率よく完成させることができます。

ここからは、おすすめのツール3つををご紹介しましょう。

王道の「PowerPoint」

プレゼン資料作成といえば通称「パワポ」としてお馴染みの「PowerPoint」が定番です。
PowerPointを利用すれば、簡単操作で文章、画像、イラストを簡単に組み込むことができます。

プレゼンには欠かせない数値データは、グラフ化を簡単に制作できるのでとても便利です。
慣れてくると、直感的にアピールできる優れた資料に仕上がります。

macなら「Keynote」

macユーザーには、Apple社製のアプリ「Keynote(キーノート)」がおすすめ。
MacやiPadのほか、iPhoneからもデザイン性の高いスライド資料を簡単に作成することができます。
iCloudにデータを保存しておけば、Mac、iPad、iPhoneからいつでもデータを扱うことができるので便利ですね。

30種類以上のテンプレート、エフェクト機能、アニメーション機能など、便利な機能が備わっています。
チームメンバーがWindows対応のパソコンの場合は、iCloud上にあるiWorkからアクセスすれば共有可能です。
資料作成に参加しているメンバー同士で同時に作業できるのが便利なポイント。

いつでもアクセス・編集可能な「Googleスライド」

Googleスライドはグーグルが無料で提供している
プレゼンテーションソフト。

Googleスライドは、スマホまたはタブレットにアプリをインストールすれば、操作や閲覧、編集が可能です。
iOS版とAndroid版のアプリも提供されており、オフライン状態でも使用できるのが便利なポイント。

使い方はシンプルで分かりやすく、アプリ内で豊富なレイアウトから選び、あとは文字の装飾、画像の追加を組み合わせるだけです。
Googleスライドで作成した資料はクラウド上に自動的に保存されるので、データ損失のリスクもなし!

資料作成の時間を短縮するためには?

何時間もかけて資料作成をしたのに、上司から「わかりにくい」と言われてダメ出しをされたらショックですよね。
やり直しの修正作業などに追われて残業が増え、業務の負担になることも…。

プレゼン資料の制作時間を短縮するには、わかりやすく、見やすい資料を効率的に作ること!
ここからは、作業時間の短縮の方法を見ていきましょう。

フォーマット化する

サンプルとなる資料の構成やレイアウトをフォーマット化すると、効率的に高品質の資料を制作できるようになります。
毎回、デザインや配置などの考える作業の手間を省き、サンプルの資料を引用することで効率化できます。
サンプルとなる構成を参考に、中身の内容だけを変えれば、スライド内に配置する位置やデザインに悩まされることはありません。

多くのパターンをフォーマット化してストックすれば、ケースに合わせて使い分けることができます。
チームで資料制作する場合も、社内で作り方が統一されると理解がスムーズになり、大幅な時短短縮が期待できます。

資料作成代行に依頼する

忙しいビジネスマンは「資料作成の納期が間に合わない!」という事態も起こることがあります。
短期間で高品質な資料を作成するならば、その手のプロである代行業者に外注することも選択肢となります。

プレゼンや提案における重要なポイント、伝えたいメッセージを伝えると、質の高い資料を作成してもらえるので便利です。
ストーリー構成やデザイン性も悩まずにイメージにあつた仕上がりになるのがメリット。

最近は、クラウドソーシングの「ランサーズ」や「クラウドワークス」、スキル販売の「ココナラ」といったオンライン上のサービスもあります。
リーズナブルな料金で代行依頼することができ、コストも削減できるのが嬉しいポイントです。

資料作成のテクニックを学ぶのにおすすめの資料制作本

ここからは、資料作成のスキルアップに役立つ参考書籍をご紹介します。

見やすい資料の一生使えるデザイン入門 森重 湧太

資料制作の全くの初心者がPowerPointを使うときに参考になる資料のデザインの入門書。
本を見ながらルールに従って資料を作れば、資料制作が苦手な方も基本をマスターすることができます。
初心者向けの分かりやすい解説、そして悪い例と良い例のビジュアルで理解できる内容となっています。

伝わるデザインの基本 良い資料を作るためのレイアウトのルール 高橋 佑磨  片山 なつ

PowerPointを使って基本的な資料作成はできるけどワンパターンになってしまう方、スキルアップしたい方におすすめの一冊。

ポスターのレイアウトが豊富なので、デザインのスキルを高めたい方は要チェック!

外資系コンサルのスライド作成術-図解表現23のテクニック  山口 周

資料作成を担当しているビジネスマン向けの中級クラスの良書です。
スライド作成の基本から始まり、グラフでの数値の可視化の仕方、チャートの作り方と見せ方、まとめ方を分かりやすく解説しています。
外資系コンサル直伝の実用性の高い資料制作ができるようになります。

資料作成のポイントとコツを正しく理解しましょう

資料作成は、プレゼンや提案を通して、「誰に何を伝えたいのか」を明確にすることが大切です。
目的とゴールの設定が曖昧な場合は、自分で作成しても外注しても、満足できない仕上がりになってしまいます。
資料制作する前に、誰に向けて何をメッセージしてどうなって欲しいのか考えましょう。

まとめ

資料の作成は、無料のツールやサービスを活用することで、魅力的な資料を効率よく完成させることができます。
社内にある過去の資料をフォーマット化して、引用しながら作成してみることをおすすめします。
ぜひ、資料制作作りの参考にして頂けたら幸いです。

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