文書・文章作成

社内向けビジネス文書作成時のポイントと注意点。依頼書や通知書等の例文もご紹介

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社内向けのビジネス文書を作成する際のポイントや注意点を解説します。加えて、通知書や依頼書、報告書、お詫び文書等の、代表的な社内向けビジネス文書の書き方を解説します。分かりやすい社内文書が作成できると、社内業務の効率化に繋がります。ポイントと注意点を確認して、社内文書作成時に役立ててください。

社内向けのビジネス文書の種類

社内向けのビジネス文書には、以下の4種類があります。

  1. 社内全体や関連部署へ連絡するために社内文書
  2. 部下から上司へ報告・提案するための社内文書
  3. 上司から部下へ指示・命令するための社内文書
  4. 記録を残すための社内文書

社内文書には、回覧文、案内書、伝言メモ等の社内全体や関連部署への連絡を目的にした文書や、報告書、上申書、提案書等の報告・提案のための社内文書があります。また、指示書や通達書といった上部から下部への指示の際の文書や、議事録などの記録を目的に作成される文書があります。

社内向けの文書は、社内の業務を効率的に進めるために、簡潔、明瞭、正確な文書が要求されます。

社内文書作成におけるポイントと注意点

社内向けのビジネス文書作成時に押さえておきたいポイントと、注意点を解説します。作成した社内文書に誤りがあると、社内業務の進捗に支障をきたしたり、無駄なコストが発生する場合があります。

社内文書の作成に悩んでいる方は、まずは社内文書作成のポイントと注意点を確認しておきましょう。

社内ビジネス文書作成のポイント

まずは、社内文書の作成時のポイントをお伝えします。社内文書作成時には、以下のポイントを踏まえて作成することで、効率的に質の高い文書を作成できます。きちんと確認しておきましょう。

冒頭の季節の挨拶は不要

社内文書を作成する際には、文書の書き出し部分に季節の挨拶等は不要です。社外向けのビジネス文書では、挨拶として前文に季節の挨拶や時候の挨拶を記載しますが、社内文書の際は、頭語や時候の挨拶、安否の確認、結語は不要です。

敬語は必要最低限に

社内文書を作成する際には、敬語は必要最低限にしましょう。「お願い申し上げます」などの過度の敬語は、上司に向けた文書であっても不要です。

日常的な報告や通達を行う場合であれば、「です・ます調」の文体で問題ありません。

社内ビジネス文書作成の注意点

次に、社内向けのビジネス文書作成時の注意点を說明します。社外文書に比べて挨拶文や丁寧な敬語を使用する必要はありませんが、最低限のマナーを守り、素早く正確に情報を連絡・報告・指示する必要があります。

注意点を理解して、社内文書の作成に役立てていきましょう。

内容は正確かつ簡潔に

社内向けのビジネス文書作成時の注意点の1点目は、文書の内容を正確かつ簡潔にすることです。

報告書や提案書など、社内文書を作成する際には、正確な情報を伝えることが重要です。記載内容が事実なのか、意見なのかを明確にできると、読み手の誤解を招く心配がありません。

社内文書に事実と意見を正確かつ簡潔に記入して、読み手に分かりやすい文書を作成しましょう。

期限厳守

社内向けのビジネス文書作成時の注意点の2点目は、文書の提出期限を厳守することです。

スケジュール通りに仕事を進めていけると、最低限のコストで仕事を終えられます。途中で期限を過ぎると、その遅れを取り戻すために、新たな作業や調整が発生し、無駄なコストが必要になります。

そのため、提出期限を守れないと、自身だけでなくチームや会社全体に大きな影響を及ぼし、結果的に社内での自身の評価が下がります。指定された提出期限は絶対守りましょう。

代表的な社内ビジネス文書の作成例

報告書、通知書、届出書、依頼書、お礼・お詫び文書、送付状の6種類の、社内ビジネス文書の作成例を紹介します。代表的な社内文書作成を上司から依頼されて、書き方が分からず困っている方は、以下のテンプレートを参考にしてください。

報告書

まずは、代表的なビジネス文書である、報告書作成時の書き方のポイントと、例文を紹介します。

報告書とは、上司の指示によって遂行した業務の結果を報告するための文書です。業務の結果を簡潔に伝えることが重要です。書き方と例文を確認していきましょう。

書き方のポイント

報告書を作成する前に、以下の4つのポイントを確認しておきましょう。

  1. 「誰が」「誰に」依頼するのかを明確にする
  2. 表題・要旨・詳細のフォーマットを意識する
  3. 情報が一目で分かるように工夫する
  4. 一文が長くなりすぎないようにする

報告書を作成する際は、「誰が」「誰に」「何を」報告するのかを明確にして、確認する人が分かりやすい状態で報告書を作成しましょう。また、報告書全体のフォーマットは、上から表題、要旨、詳細といったように、下に行くほど詳細な情報が分かる構成にします。

文章を太字にしたり、文書内に図や表を入れたりして、伝えたい情報を一目で分かってもらえるように工夫しましょう。

また、記載内容は要点を絞り、一文が長くなりすぎないようにしましょう。適度に句読点を入れ、「ですます調」・「である調」を統一するなど、文章の書き方について最後に見直しを行いましょう。

例文

報告書には、件名・日時・担当者名・目的や経過、結果等を記載します。要点をまとめて、報告事項を通して感じたことや、それを今後の業務にどのように活かすのかを示すことが大切です。

また、社内への報告書の場合は、基本的に表紙を付ける必要はありません。フォントは、ゴシック体、文章は明朝体を選択し、文字サイズは11~12ポイントにして、見やすい文書を作成しましょう。

通知書

代表的なビジネス文書である、通知書の書き方のポイントと、実際に使える例文を紹介します。通知書とは、ある事項を受取人に通知するための文書です。例えば、社内に向けたお花見や忘年会の案内、注意喚起を目的に作成される、案内状、回覧文等の文書が該当します。

通知書は、社内の人に正確に情報を伝達・告知して、社内業務を円滑に進める役割を果たしています。

書き方のポイント

通知書を作成する際には、以下の3点に着目しましょう。

  • 伝えたい情報を漏れなく記載する
  • 「誰が」「誰に」を明確に記載する
  • 日程に余裕をもって提出する

伝えたい情報を漏れなく記載しましょう。通知書には、社内の人に正確な情報を伝達する役割があります。

通知書で記載した情報が誤っていると、業務に支障をきたします。日時や「誰が」「誰に」宛てたものなのか、内容が何かが明確に分かるように件名を簡潔に書きましょう。箇条書きを活用して記入すると、一目で情報が分かります。

また、行事等の開催通知を出す場合には、日程調整の都合も考えて、日程に余裕をもって出すことを心がけましょう。

例文

日時、場所、対象者を正確に記載しましょう。季節の挨拶や、頭語や結語等は不要です。通知したい内容だけを簡潔に記入しましょう。

届出書

社内向けの届出書の書き方のポイントと、例文を紹介します。届出書とは、会社の上司等に申し出るための文書です。ビジネスシーンでは、有給休暇届や欠勤届、遅刻届等がこれに当たり、事実を会社側に伝える目的で作成されます。

届出書は、会社によっては、提出が定められている場合があり、利用頻度も比較的高いです。書き方のポイントと例文をきちんと確認しておきましょう。

書き方のポイント

届出書は、事実を伝える文書です。作成時には以下のポイントを抑えましょう。

  1. 件名は簡潔かつ明瞭にする
  2. 主文の下に詳細を記載する
  3. できるだけ早く提出する

届出書の件名部分は、届出内容に最適なものに変更し、主文の部分で届け出る内容を簡潔かつ明瞭に記載します。

主文の下には、届出内容の詳細を見出しを付けて、箇条書きで分かりやすく書きましょう。箇条書きで示す項目は、自然な流れで読めるように配慮しましょう。

また、届出書は、会社に対して提出するもので、会社側は文書の受理後、事務処理の作業を行わなければなりません。

そのため、届出書の提出は滞りなく行いましょう。特に、給与や手当等の、文書の受理後に計算が必要な文書の場合は、注意しましょう。

作成が完了したら、記載内容の事実に相違がないか、誤字脱字がないか等を、細心の注意を払って確認しましょう。

例文

所属や氏名、期間、事由、備考、添付書類を明確に記載して、何を届け出るのかを明確にしましょう。

依頼書

次に、依頼書の書き方のポイントと例文を紹介します。依頼書とは、何らかの要請や依頼を行う際に作成されるビジネス文書です。提案依頼書や作業依頼書、物品購入依頼書等が社内文書の依頼書に当たります。

社内向けの依頼書作成のポイントと、例文を確認して、自身が作成する際の参考にしてください。

書き方のポイント

社内向けの依頼書を作成する際には、以下の点を押さえましょう。

  1. 「誰が」「誰に」依頼するのかを明確にする
  2. 依頼内容、依頼する日時と場所を明確にする

依頼する側と、依頼される側が明確に示されていないと、依頼書として効果を発揮できません。依頼する側とされる側の双方の所属と名前を正確に記入して、分かりやすい依頼書を作成しましょう。

また、依頼された側が何を依頼されたかが一目で分かるように、依頼内容と日時、場所を明確に書きましょう。依頼内容が誤って伝わると、トラブルの元になります。特に、数字を記入する際はミスが生じやすいので、注意して見直しましょう。

さらに、箇条書きを活用したり、必要なもののリスト化したりするなど、分かりやすいように工夫を施すのも一つの手です。

例文

内容や提供する根拠、理由、期待できる効果やメリット、考慮されるデメリット、コスト、具体的な実施方法等を記入します。根拠となるデータや資料を添付すると、説得力が増します。

依頼書の最後には、電話番号やメールアドレス等を明記して、依頼書に対する返答方法と期限を記載しましょう。

前例を参考にして、依頼を通しやすくしましょう。

お礼・お詫び文書

代表的なビジネス文書である、お礼・お詫び文書作成時の書き方のポイントと、例文を紹介します。

お礼文書とは、感謝の気持ちを表した、社内お礼文書です。一方、お詫び文書は、過ちを冒した時や、相手に迷惑をかけたり損失や損害を与えたりした時に、謝罪の言葉、謝る気持ちを書いて送る文書です。

お礼・お詫び文書の書き方のポイントと例文をきちんと確認して、文書作成時に役立ててください。

書き方のポイント

お礼・お詫び文書を作成する際には、それぞれでポイントがあります。

お礼文書を作成する際は、「何に関するお礼なのか」、「お礼の言葉」の双方を記載しましょう。何を目的に作成された文書なのかがはっきり分かるようにしましょう。

お詫び文書には、謝罪や反省の意味がありますが、お詫びの仕方によっては逆効果になる場合があります。誠意が伝わるよう、「なぜそうなったのか」を記入し、今後の対応に真摯に取り組む姿勢を示すことがポイントです。

例文

最初に、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」等のお詫びの言葉を書きましょう。生じたトラブルや問題点に対して、謝罪の意を示してきちんと対応することで、今後の信頼回復のチャンスにも繋がります。

送付状

送付状とは、文書送付時に、書類の送付者や宛先、枚数といった文書の概要に、時候の挨拶などを加えたものです。ビジネスシーンで、文書を送付する際には、文書と送付状を同封して送付するのがマナーです。

文書だけが送付されて来た場合、正確ではない文書と判断されて、捨てられる場合があります。

送付状を、日付や宛名、署名、件名、本文、別記、別記本文、結びというフォーマットで作成し、「誰が」「誰に」、どのような目的で文書を作成し送付してきたのかを明確にしましょう。

送付状に関しても、社内文書に同封して送付する場合は、頭語・結語、挨拶の言葉は不要です。シンプルかつ、必要な情報を漏れなく記載することが重要です。

正しい社内ビジネス文書スキルを身につけましょう

社内向けのビジネス文書作成時のポイントと注意点を解説し、代表的な社内ビジネス文書の書き方のポイントと例文も紹介しました。社内向けのビジネス文書では、簡潔、明瞭、正確さが求められ、季節の挨拶や時候の挨拶、頭語や結語は不要です。

ただし、同じ社内文書でも、報告書や通知書、依頼書など、種類は様々です。作成する文書によって、注意すべき点や記載すべき内容は異なりますので、自身が作成する文書に応じてポイントや注意点を抑え、分かりやすくするために工夫を施しましょう。

誰が誰に対して情報を伝え、何を目的に作成された文書なのかが分かりやすく示されていると、一目で内容が分かって、業務を効率化できます。社内ビジネス文書作成のスキルを身に付けて、自身の仕事に役立てましょう。

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