情報共有

情報共有を形骸化させないポイントとは?情報共有がされない理由と対策について紹介

投稿日:2019年8月17日 更新日:


情報共有の仕組みは企業の生産性向上につながる強力なものである一方、その価値の源泉は情報共有をしてくれる社内のメンバーによって作り上げられるものであり、ただ仕組みを用意しただけでうまくいくわけではありません。むしろ、多くの企業では情報共有の仕組みを整備したものの運用が軌道に乗らず悩んでいるところなのではないでしょうか。

この記事では、継続性のある情報共有を実現するために、情報共有が形骸化する理由と、対策について説明していきます。自社の参考になるものがあれば、是非実践してみてください。

情報共有が形骸化するまでの流れ

時間とコストをかけて情報共有システムを導入したにも関わらず、情報共有出来ていない…という失敗例は少なくありません。ここからは、社内で共有された情報が使われなくなるまでの流れを説明します。

情報共有する側がメリットを感じなくなる

まず、情報共有が形骸化する入口は、情報共有する人が他の仕事で忙しい中、情報共有するメリットを感じなくなってしまうというところです。情報共有するメリットを感じなくなってしまう理由については後述しますが、情報共有を意味のあるものとして続けるには、そこに存在する情報が価値を持っていなければなりません。共有される情報の量や質が下がれば、情報共有の仕組みは加速度的に価値が低減していくことでしょう。

なぜなら、量・質の低い情報は活用するに値せず、活用するに値しない情報共有の仕組みに情報を提供する意味を感じないからです。

情報共有推進担当者のモチベーションが低くなる

情報共有の仕組みを継続的に運用するためには推進担当者の日々の働きかけが重要です。しかしながら、情報共有する人のモチベーションが低いと推進担当者がどれだけ声を上げても、なかなか必要十分な量・質の情報共有がなされません。

推進担当者は情報共有が促進されるよう働きかけることはできますが、やはりベースとなるのは情報を共有する一人ひとりの協力になるため、情報共有する人の意欲が低いと必然的に推進者のモチベーションも下がっていってしまいます。
すると、推進担当者も他の仕事を兼務していることが大多数ですので他の仕事を優先するようになり、結果として情報共有が形骸化してしまうわけです。

なぜ共有された情報が活用されなくなるのか?

これまでの説明でわかる通り、情報共有が活性化されるには一人ひとりの協力が必要不可欠です。一方で情報共有をする人としては時間を割くだけのメリットを享受したいわけです。
それはすなわち、情報のデータベースが自分の業務に直結し、活用できる状態であることを期待しているということです。
共有された情報が活用できると、自分の情報も共有しようという意識につながり、結果として情報共有の好循環が生まれます。

では、情報が活用されない理由としてどのようなことが考えらるのでしょうか?
ここを理解することで、情報共有の活性化の糸口が見えてきます。

目当ての情報を探しづらい

共有された情報は必要な時に探し当てることができなければ、情報がないことと同じになってしまいます。
目当ての情報の探しづらさは、主に情報共有の仕組みとなるシステムの検索機能によるところがあります。例えば以下のようなものです。

  • フォルダ・ディレクトリ構成が実務に則していない(探したいと思う軸で階層化されていない)
  • 検索機能が貧弱(例えば、全文検索をしたい類の文書を管理しているのに、全文検索機能がない等)
  • 文書の中身を見るまでの操作に時間がかかる(ファイルダウンロードしないと見られない 等)

情報活用のしやすさの要は情報共有システムにあります。自社の情報活用のあり方に現状の情報共有システムがマッチしない場合は情報共有システムの見直しを考えた方がよいでしょう。

情報共有システムを見直す際にはどのような情報をどのように探し、どのように活用するか現場の意見をしっかりヒアリングすることが重要です。

情報を見つけたとしても活用されない

情報を探し当てられたとしてもその情報に活用できるだけの量・質が伴っていなければ価値はありません。
往々にして、情報共有が形骸化する理由には共有された情報そのものに課題を抱えていることが多いです。

具体的には以下の3点が挙げられます。

項目が足りない

共有された情報をどのように活用するのか、ということが明確であれば自ずと必要な情報が見えてきますが、システムの導入が先行すると活用イメージまで検討が及ばないことがあります。
結果、共有される情報項目が不足して活用に値しないということになってしまいます。情報共有の仕組みを構築・運用する人が現場へのヒアリングが不十分なために起こりうる状況です。

情報量が足りない

必要な項目が揃っていても情報量が少ないと活用する人の具体的なケースに当てはめることが難しくなります。
多くの情報量を共有してくれるかどうかは、情報共有のルール整備と情報共有推進者の旗振りが重要であり、個々人の裁量に委ねるのではなく、どのような粒度で共有するのか認識を合わせるようにしましょう。

鮮度が悪い(活用するタイミングを考えると情報が古すぎる)

情報活用の目的によっては、いち早く情報を知りたいケースもあります。鮮度が重要な情報は、入手してから共有するまでの時間にルールを設けるなどして、価値のある状態で共有するようにすることが重要です。

なぜ活用できる情報を共有しないのか?

情報共有をする人の心理を理解することは、情報共有を推進する上で非常に役に立ちます。以下の2点を理解した上で、情報共有をお願いする人のモチベーションを維持し続けることが、継続性のある情報共有にとって重要です。

時間をかけるだけのメリットがない

情報共有する人にとっては、普段忙しく働いている中、必ずしも自分の営業成績に直結するわけではないことに大事な時間を費やすことになります。

当然、その時間に対する見返りは期待するところであるため、ただ号令をかけられてもモチベーションが上がりません。
特に、部署によっては自分が共有した情報をライバルの社員が活用する可能性もあり、個人としてリスクを負いながら情報を提供するには、それ相応のメリットを伝え、理解してもらう必要があります。

共有した情報が活用されている実感がない

また、時間をかけて情報を共有した身からすると、共有した情報が適切に活用されて、会社の業務効率化や売上アップにつながることを期待します。せっかく情報を提供しても情報データベースが使われていない、もしくは使われているもののそれを実感できない状況であれば、情報共有する意味を感じなくなってしまうでしょう。

情報共有を継続するためのポイント

ここまでは、情報共有が形骸化してしまうまでの流れと、その理由を説明しました。
それでは、情報共有を形骸化させず、継続させるにはどのようにすればいいのでしょうか?

情報共有すべき内容とその意図を明確にする

情報共有すべき内容とその意図については、情報共有の仕組みを始める際に伝えたかもしれません。しかし、日々の業務の中で情報共有の本来の目的を忘れてしまうことは多々あります。

定期的に情報共有をしてくれている人たちへの感謝と、情報共有を続ける意味を継続的に発信していくことが重要です。

情報共有をするルールを決める

情報共有を行う際に、個々人の裁量に委ねると共有される情報にムラが生じ、情報共有の仕組み全体として活用がし難いものになってしまいます。
情報共有をするにあたり、ルールを決めていない場合は最低限どのような項目を、どのような粒度で、どのタイミングで共有するのかルール決めをし、共有される情報の質・量を一定にするようにしましょう。

目的に合致した情報共有ツールを導入する

前述した通り、情報を活用しやすくするかどうかのポイントに、情報の探しやすさがあります。
探しやすさを決めるのは情報共有ツールの機能であり、自社でどのように情報共有・活用をするのか明確にした上で、その活用の方法に適した情報共有ツールを導入するようにしましょう。

例えば、情報共有ツールflouu(フロー)は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、文書内にてメンバー内でコミュニケーションを取ることができます。よって情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。

また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン(版)の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。

このように、共有すべき情報を作成し、実際に共有するまでのハードルをツールを使う事で下げていくことで、情報共有を継続性のあるものにすることができます。

情報共有ツール・アプリ13選。情報共有の効率化に役立つツールを選ぶポイントとは

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まとめ:情報共有はWHY(目的)、WHAT(内容)、HOW(方法)で考えましょう

情報共有を継続させるには、目的を理解してもらい(WHY)、情報共有すべき内容を明確にし(WHAT)、適切な情報共有の基盤を整備する(HOW)ことが重要です。

情報共有に課題を抱えている場合は、この3つの観点から情報共有の仕組みを再構築してみましょう。

仕組み倒れに終わらない情報共有のポイントとは?WHY・WHAT・HOWで考える効果的なプロセスを説明

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