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ワードでの資料作成はここがコツ!見やすいワード資料を美しく作る小技集

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はじめに 「ぱっと見」でわかるワード資料 構成のコツと小技で攻略

資料作成をワードで行う場合、ワードは文書の基本と言われることから、会社に定型のテンプレートやトーン&マナー(いわゆる「トンマナ」)の詳細なガイダンスがあり、あまり迷うことなく作成できる方もいらっしゃるかと思います。

しかし、どの会社にもそうしたテンプレートやガイダンスがあるわけではありません。創業フェーズの方や、個人事業主の方も多くおられ、どうしたら素敵なワード文書を書くことができるか、悩まれているケースも多いでしょう。また、資料はビジネスの手段ですから、効率よく作成したいものです。

そこで、この記事は資料作成の基本を踏まえ、わかりやすさを支える「構成面でのコツ」と、美しさを支える「見せ方の小技」を紹介します。下記の構成のコツと見せ方の小技集を使うと、ビジネス用のワード文書は合格点以上の出来栄えになります。ぜひこの記事を参考に、ワードによる資料作成を得意技にしてください。

ワードでの資料作成 文書を「ぱっと見」で理解してもらうための構成のコツ

どんな文書でもそうですが、資料の構成は丁寧に、そして戦略的に行うことで、誰が文書の名宛人であっても理解してもらうことが可能になります。
では、構成について、ワードでの資料作成の場合、どういうポイントや手順を踏まえると、一目でわかる資料の作成が可能になるのでしょうか。

資料作成の目的とゴールはトップに配置、大見出しで目立たせる

この資料は、誰に何をしてほしいために書かれているか、明確にさせましょう。そうでないと、資料を配布した効果が半減してしまいます。ゴールとして、資料のあて先となる人にどういう行動を起こしてほしいか、具体的に決めておくこともポイントです。

記述の位置も、ワード文書では重要です。目的とゴールを導入部・まとめ部分に配置します。そして、なかでの説明部分でも一度触れておくことで、理解が容易になります。資料作成の目的とゴールのキーワードを、大見出し語に入れておくことは、コツの一つです。

できるだけシンプルに

構成をシンプルにしておくことも、「ぱっと見」でわかる資料を作成するコツです。
シンプルな構成の例として、ビジネス上の説明文書の場合、下記を基本形として念頭に置いておくとよいでしょう。

  1. 資料の目的とゴールの提示 タイトルで出せれば可能な限り出すこと。
  2. 導入部はやや長い文章の場合、文書全体のサマリーにする。
  3. 資料の目的とゴールについて、なぜそれらが必要になったのか、必要性の説明。
  4. 資料の名宛人がゴールとなるアクションを起こすために留意しておくべき事項。
  5. 最後にもう一度、資料の目的とゴールの確認。

図表をどこに入れるか、あらかじめ決める

グラフ・図・表は、多要素の整理や文章で説明すると長くなるような多くの情報をまとめることに役立ち、「ぱっと見」で資料を理解してもらうには大変有益です。そして、これらのビジュアルをどこで入れるか、構成段階で決めておきましょう。

例えば、上に挙げた構成の3.の中で、背景となった事象について、例えば「新規顧客の地域別分布」ということであれば、地域別の一覧表を掲げれば重点営業対象が一目でわかり、ゴールであるアクションにつながるでしょう。

時系列を追って変化を見るのであれば折れ線グラフ、割合を見るのであれば円グラフ、実物に関する情報を共有するには写真、といったように、適切なビジュアルを選ぶことも資料作成の基本であり、コツの一つです。

構成はそのままレイアウトに反映

上記の構成例で、1.~5.は、大見出しに対応させましょう。そして、「1段落1内容1キーワードを配置」「キーワードは小見出しに対応させる」というルールを守ります。そうしますと、段落ごとのキーワードである見出しを追うだけで、内容が把握できますので、ほぼ確実に「ぱっと見」で理解してもらえる資料が出来上がります。

この構成とレイアウトを結びつけるコツは、実はワードの機能を使うと大変効率的に実行できますので、次に紹介します。

構成のコツをアウトライン機能とデザイン機能で簡単に実現

ところで、ワードにはアウトラインという機能があります。ホーム→段落タブ左上部のアウトラインの機能を使うと、「1段落1内容1キーワード」のルールに沿って簡単に文章をまとめることができます。そして、キーワードを小見出しに対応させると完璧です。なお、大見出しは、アウトライン機能の「見出し」、小見出しが「レベル1」に対応しています。

そして、これと文章の印象を決める、「デザイン機能」で文章揃えや行間・見出しの位置を指定してしまいます。これだけで、見出し語を追えば理解が容易であるほか、非常にレイアウトのバランスの良い文書が出来上がります。

ワード文書 見せ方の小技集 資料作成を美しく

上下左右をそろえる

ワードでの資料を作成する際に、上下と左右がそろっていないと、文書がばらばらの印象となり、印象にダメージを与えます。そこで、上下左右をそろえることがコツになります。アウトライン機能・インデント・両端揃えと、ヘッダー・フッターの設定がここでは使える機能となります。

アウトライン機能では、レベルごとに左方向の文字をそろえることが可能です。微調整が必要な場合は、インデントで修正を入れます。微調整の段階で、両端揃え機能を利用することも有効です。

また、ヘッダー・フッターは、すべてのページで上端・下端をそろえるのに役立ちます。ヘッダーにルールが許す限り、企業ロゴや社名を配置し、ヘッダーにはページ数と必要であればオフィスの所在地を小さめのフォントで配置することで、資料に見た目の一貫性を打ち出せます。

図表を2つ以上使用する必要がある場合は、バランスに留意しましょう。多くの場合、すぐに使えるコツは、下端の位置をそろえておくことです。

フォントと色調を決める

フォント

フォントや色調は会社の「トンマナ」で指定がされている場合が多くありますが、ポイントは「フォントをむやみに変えず、資料の中では統一する」ことです。ただし、見出し語を目立たせる意味で、1~2ポイント大きめのフォントを利用することは多用されるテクニックですので、この限りでフォントを変える分には問題はありません。また、太字にすること、アンダーラインにすることも見出し語では効果的でしょう。

フォントはワード文書の場合、メイリオや、明朝が指定される会社が多いようです。見やすい、ということを重視する場合、メイリオを利用することが多いですが、社内の取締役会など、いわゆる「かたい場所」に提出する際の日本語フォントは明朝が無難との意見も根強くあります。そこで、TPOにあわせてフォントを決めることを念頭においておきましょう。

色調

色調については、文字色は黒で十分な場合がほとんどです。色調を慎重に検討すべきは、例えば、グラフ・表といったビジュアルの色や、資料に枠を設定するような場合でしょう。この点、あれこれ多色遣いをして、読み手の視点が定まらなくなってしまうような資料を作るのは避けるべきでしょう。

この点、色にも統一感を出すことがお勧めです。ビジネス文書の資料作成の場合は、図表・グラフのようなビジュアルでも、同系色の濃淡で表の見出しの色合いや円グラフを変えるなどして「シックにまとめる」ことは好印象を持ってもらえるコツであると同時に、美しく見せるコツでもあります。

ワードの「デザインタブ」からリボン右方向に配置されている、「配色」機能を利用すると、同系色を選んでデザインしやすいです。

図表にスマートアート・クリップアートを利用する

ワードに付属するスマートアートは、樹形図・系統図・ピラミッド図など、説明に使いやすい図表を用意しており、かつ、色調も統一しやすく、美しく見せるためのツールとして有効です。

また、クリップアートは、Web上で入手可能です。社内の懇親会の案内や、季節の便りなどの文書によく使われますが、著作権の心配がなくハイクオリティで美しいイラスト・写真が使えることから、非常に便利なツールです。効率よく資料を作成するためにも上記2つのツールをぜひ使いましょう。

印刷した時の出力形式に留意する 印刷設定で美しく

画面のレベルで美しい資料を作ったとしても、印刷レイアウトについて、サイズや余白設定が適切でないと、配布されたときの効果が半減してしまいます。特にファイル→印刷ボタンをクリックすると現れる余白設定については、印刷で最終的に決まってしまうので、留意しておきましょう。余白は標準より心持ち広くとると、詰め込みすぎの印象がない、美しい文書に仕上がりやすいです。

まとめ 構成とワードの小技でわかりやすく美しい資料作成を

上記に見た通り、ワードの資料作成の手順や方法はすべて誰にでもできることばかりで、特別なスキルを必要としません。ぜひ、ここでの構成の方法と小技を参考にして、わかりやすく美しい資料を作成してください。

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