文書・文章作成

文書作成の基本とは。ワードでビジネス文書を作成する方法とコツを解説

投稿日:2019年7月8日 更新日:

文書作成の基本をご紹介します。ビジネスにおいて、報告書や案内状などビジネス文書を作成する場面は多くあります。その一方で、「ワードの使い方がわからない」「ビジネス文書を作成するコツを知りたい」など、課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。そこで、こちらの記事ではワードでの文書作成の方法をご紹介します。

文書と文章の違いとは

そもそも、文書と文章の違いとは何なのでしょうか。

まず、文書とは、文章が書かれた書類のことです。文書には、レポートや報告書、説明書が該当します。書類の媒体は種類を問わず、紙でも電子でも文章が書かれていれば、文書と呼びます。

そして、文章とは、複数の文が連なり、一連の内容を表したものを指します。文章には、小説や論文、随筆などが該当します。

こちらの記事では、文章が書かれた書類である文書の作成方法についてご紹介します。

ワードでの文書作成の手順

ここからはワードでの文書作成の方法をご紹介します。ワードで文書作成する場合、本文を入力する前にいくつか準備をする必要があります。以下の手順で、文書作成の準備を行いましょう。

  1. 用紙サイズや余白を設定する
  2. 作成日付・宛名・差出人・タイトルを入力する
  3. 本文を入力する

では、手順ごとに詳しい操作方法をご紹介します。

1.用紙サイズや余白を設定する

まず、用紙サイズと余白を設定しましょう。

用紙サイズは、デフォルトではA4サイズに設定されています。用紙サイズを変更する場合は、以下の手順で行います。

1.上部の「レイアウト」タブを選択

2.表示されたメニューの中から「サイズ」を選択

3.表示された一覧から変更するサイズを選択

余白は、上下左右の空白部分です。余白を変更する場合は、以下の手順で行います。

1.上部の「レイアウト」タブを選択

2.表示された「余白」を選択

3.表示された一覧から変更する余白を選択

2.作成日付・宛名・差出人・タイトルを入力する

次に、日付・宛名・差出人・タイトルを入力します。

日付は、文書の右側上部に入力します。日付の入力は、以下の手順で行います。

1.日付を入力

2.上部の「ホーム」タブを選択

3.表示された一覧の中央付近にある「右揃え」を選択

宛先は、文書の左側に入力します。宛先の入力は、以下の手順で行います。

1.宛先を入力

2.上部の「ホーム」タブを選択

3.表示された一覧の中央付近にある「左揃え」を選択

差出人は、文書の右側に入力します。差出人の入力は、日付と同じ手順で行います。

1.差出人を入力

2.上部の「ホーム」タブを選択

3.表示された一覧の中央付近にある「右揃え」を選択

タイトルは、文書の右側に入力します。タイトルの入力は、以下の手順で行います

1.タイトルを入力

2.上部の「ホーム」タブを選択

3.表示された一覧の中央付近にある「中央揃え」を選択

4.同じく「ホーム」タブにある「フォントサイズ」で文字サイズを変更

本文を入力します

ここまでの設定が完了したら、本文を入力します。本文を入力する際は、以下の2点を意識しましょう。

  1. 文字の位置
  2. 段落ごとにエンターで改行

本文の文字の位置は、左詰にしましょう。左詰の設定方法は、宛名と同様です。また、段落ごとにエンターで一行空けて改行しましょう。以下の具体例では、「申し上げます。」と「さて、〜」の間に2度エンターキーを押して、一行改行しています。これにより、段落ごとに文章がまとまり、読みやすい文書を作成できます。

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社では〜

なお、本文を入力する前に、用紙サイズ・余白の設定と日付・宛名・差出人・タイトルに誤りがないか一度確認しましょう。

ワード文書作成の基本テクニック

ここからは、本文入力後の操作について解説します。ご紹介する操作は、ワードの文書作成の基本的なテクニックです。ワードの使い方に慣れていない方は、練習を繰り返し、最低限これらのテクニックを習得しましょう。

文章を入力してから体裁を整える

ワードに入力した文章の体裁を整え、見やすいレイアウトにするテクニックをご紹介します。体裁を整える基本的なテクニックは、以下の4点です。

文字サイズとフォントを整える

文字サイズやフォントを整えましょう。タイトルの文字のサイズは、何の情報について書かれているか一目でわかるようにする必要があり、12~14ptがおすすめです。タイトル以外の文字サイズに関しては、11~12ptが最適です。また、文字のフォントは明朝体が最適です。

文字サイズやフォントの変更は、以下の手順で行います。

1.「ホーム」タブを選択

2.「フォント」ボックスから変更

3.「フォントサイズ」ボックスから変更

左詰め・中央揃え・右詰を調整する

作成日、宛名、タイトルなどの書く位置を確認しましょう。それぞれの書く位置は、以下の通りです。

左詰
・宛名
・本文

中央揃え
・タイトル

右詰
・日付
・差出人

リスト指定

リスト指定とは、段落番号の入力です。リスト指定を活用することで、情報を明確に羅列することができます。例えば、案内状を書く場合は、一文で日時や開催地を記載するより、リスト指定で箇条書きに書くことでわかりやすく記載できます。

リスト指定を設定方法は、以下の手順で行います。

1.「ホーム」タブを選択

2.左詰め・中央揃え・右詰の上にある「段落番号」を選択

3.表示された一覧から書式を選択

画像挿入

ビジネス文書を書く際は、必要に応じて画像を挿入しましょう。画像挿入の設定方法は、以下の手順で行います。

1.画像を挿入したい部分にカーソルを当てる

2.上部の「挿入」タブを選択

3.「図をファイルから挿入」を選択

4.画像ファイルを指定し、「挿入」を選択

名前をつけて保存

文書作成が完了したら、保存をします。保存操作は必ず行いましょう。

保存操作は、以下の手順で行います。

1.上部にあるディスクマークを選択

2.保存ファイル名を入力

3.「保存」を選択

もし、ワードでなく、PDFで保存したい場合は、保存ファイル名を入力した後に「ファイル形式」でPDFを選択してください。

ビジネス文書をワードで作成する

ビジネス文書の作成のテクニックについて解説します。

そもそも、ビジネス文書には社内文書と社外文書の2種類あります。社内文書とは、上司や同僚など社内での報告や連絡に使われる文書です。一方、社外文書とは、クライアントや取引先など社外に使われる文書です。

社外文書と社内文書を書く際に、おさえておくべき基本テクニックをご紹介します。

大原則は目的と読み手を明確にすること

ビジネス文書で重要なことは、文書作成の目的と読み手の明確化です。目的と読み手を明確にしないと、伝えるべき内容と伝える方法を決定することができません。

例えば、社内文書で企画書を作成する場合、その目的は「企画を実現する」ことです。この目的を達成するために、主張した理由や主張の根拠など、伝えるべき内容が明確になります。また、読み手が上司である場合は、上司が納得できる書き方にする必要があります。読み手を具体的にイメージすることで、どうすれば相手を納得させられるか、書き方を考えられるようになります。

社内文書、社外文書に関わらず、ビジネス文書を作成する際は、まずはその目的と読み手を明確にするようにしましょう。

ビジネス文書の基本書式

ビジネス文書の作成においては、基本書式のテンプレートを1つ用意しておき、目的に応じて言葉遣いやフォントを変更することで、効率的に文書を作成することができます。

ビジネス文書の基本書式は、以下の通りです。

そのほか、サイトや本などを参考に、ビジネス文書の基本書式を用意しておくことをおすすめします。

ビジネス文書の書き方のポイント

ここからは、実際にビジネス文書を書く際のポイントをご紹介します。ビジネス文書を作成する際は、以下の8点を意識しましょう。

  1. 正しい敬語を使う
  2. 5W3Hが基本
  3. 結論を最初に書く
  4. 一文は簡潔に書く
  5. 事実なのか意見なのかを区別する
  6. 必要な情報のみ書く
  7. 要件は1つに絞る
  8. 箇条書きを活用する

では、それぞれのポイントを詳しくご紹介します。

1.正しい敬語を使う

ポイント1点目は、正しい敬語を使うことです。ビジネス文書では、正しい敬語を使わないとマナー違反になります。特に、社外文書を作成する場合は敬語に注意しましょう。以下は、ビジネス文書で頻繁に使用される敬語一覧です。

言葉自分に対して相手に対して
人・会社私・弊社貴方様・御社
文書書面・書中ご書面・貴書
意見・考え所存・所見ご意見・ご意向
受けるいただく・頂戴するお納めになる
言う申し上げるおっしゃる
考える存ずるお考えになる
送るお送りするお送りになる

2.5W3Hが基本

ポイント2点目は、5W3Hを使うことです。文書を作成する際、5W1Hが基本と言われています。ビジネス文書においては、さらに2Hを意識することで、より正確で詳細な文書を作成することができます。5W3Hは、以下の通りです。

  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:誰が
  • What:何を
  • Why:なぜ
  • How:どのように
  • How much:いくら
  • How many:いくつ

例えば、クレームに関するビジネス文書を書く場合の5W3Hは、以下の通りになります。

  • When:2019年5月1日
  • Where:3F会議室
  • Who:クライアントのA株式会社
  • What:2019年に販売した新商品のコピー機
  • Why:新商品の不備
  • How:購入後1週間で故障
  • How much:5万円
  • How many:1機

このように、数量と金額を提示することで、情報の漏れがなく、より正確なビジネス文書を書くことができます。

3.結論を最初に書く

ポイント3点目は、結論を最初に書くことです。なぜなら、結論を最初に述べることで、迅速に情報の伝達ができるからです。

ビジネスパーソンは迅速な行動や対応が求められます。そのため、一文を読んで結論がわかるビジネス文書であれば、その分ビジネスパーソンは素早く実行に移すことができます。しかし、最後まで読まなければ結論がわからないビジネス文書は、読むことに手間がかかり、迅速な行動を取ることができません。

4.一文は簡潔に書く

ポイント4点目は、一文を簡潔に書くことです。長々とした文章は、読みにくく感じさせます。実際に読み比べてみましょう。

例1:ある教授は、社会保障費の増加に関して少子高齢化が原因であり、今後も増加する見込みだと考え、早急な対策が必要のため、その対策として消費税の増税を提案しています。

例2:ある教授は、社会保障費の増加に関して少子高齢化が原因であり、今後も増加する見込みだと考えています。そのため、早急な対策案として、消費税の増税を提案しています。

例1は一文に多くの情報を盛り込んでおり、非常に読みにくい文章となっています。一方、例2は2文に分けられており、それぞれ簡潔にまとめられています。そのため、例2の方が読み手に読みやすい文章となっています。

5.事実なのか意見なのかを区別する

ポイント5点目は、事実と意見の区別です。事実と意見が区別されていないと、信ぴょう性の低い文章となってしまいます。実際に読み比べてみましょう。

例1:A商品は、2,000円という安さが理由で人気があると考えられます。

例2:他商品が5,000〜6,000円で販売している中、A商品は2,000円に価格が設定されています。このようにA商品が安いため、人気があると考えられます。

例1では「A商品が安い」と事実のように述べていますが、読み手にとってはそれが事実なのか判断できません。もし、「A商品が安い」ことが事実なのであれば、その証拠を述べるようにしましょう。

6.必要な情報のみ書く

ポイント6点目は、必要な情報のみ書くことです。読み手にとって意味のない情報を述べると、読み手はどの情報が本当に必要なのかわからず、混乱を招く恐れがあります。

不要な情報を書く原因として、目的と読み手の明確化ができていないことが考えられます。上述のように、目的と読み手を明確にすることで、必要な内容を決定することができます。ビジネス文書を書く際は、必ず目的と読み手を明確にしましょう。

7.要件は1つに絞る

ポイント7点目は、要件を1つに絞ることです。1つのビジネス文書に複数の要件を入れてしまうと、どの案件が重要であるかわからなくなってしまいます。1文書1要件と決めておくことで、読み飛ばされることがなく、文書の管理もしやすくなります。

8.箇条書きを活用する

ポイント8点目は、箇条書きの活用です。特に、日時や開催地などを記載する文書は、箇条書きでまとめましょう。以下は、箇条書きの例文です。

記念パーティを、下記の通り実施します。

1.日時 :令和〇〇年〇〇月〇〇日

17:00〜22:00

2.会場 :〇〇ビル4階ホール

3.持ち物 :招待状を持参

テンプレートやソフトを有効活用

ビジネス文書を作成する際、テンプレートやソフトを活用するとを効率的に作成できます。たとえば、オフィスがインストールされたパソコンでは、ワードを立ち上げた際に、「ビジネス文書」のテンプレートを選択することができます。また、インターネットで無料でテンプレートをダウンロードすることも可能です。

レイアウトを一から考える必要がないため、書類作成にかかる時間を削減できます。

文書作成の基本を理解して正しい文書作成に活かしましょう

文書作成の基本とビジネス文書の作成方法をご紹介しました。ワードで文書を作成する場合、本文を入力する前に、用紙サイズや余白、日付やタイトルなどを入力しましょう。入力する順番を決めておくことで、ミスを防ぐことができます。

次に、本文を入力する際は、長文にならないように意識することで、読みやすい文書を作成できます。特にビジネス文書は、敬語やビジネスマナーにも注意しましょう。

そして、本文を入力した後は、読みやすいように体裁を整えましょう。文書の読みやすさは、書き方だけでなく、体裁も影響します。書き終わった後に、全体を見直し、読みにくい部分がないか確認しましょう。

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