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社内情報共有ツールのメリットと役立つ社内情報共有おすすめクラウドツール21選

投稿日:2019年6月24日 更新日:


社内情報共有における課題

社内の情報を共有することはコミュニケーションの円滑化や業務効率の改善などにとって必要不可欠です。

情報共有の主な手段としてメールが挙げられますが、過去の経緯を遡ったり必要な情報を検索したりする際に不便なことも多いです。

そのため社内共有を円滑に進めるためにさまざまなツールが用いられています。

しかし、ツールの利用が難しい場合はかえって情報共有に時間がかかってしまうことでしょう。

そこで今回は社内共有によく用いられているツールやそのメリット・ツール活用のポイントをご紹介します。

円滑に社内情報共有を進めるには(ツールのメリット)

円滑に社内で情報共有を進めるためには社内共有ツールを用いることが最も効果的でしょう。

従来のメールや電話、FAXといった連絡方法よりも格段に早いやり取りを行うことが可能であるためです。

また共有サーバーで共有フォルダを作れば、社内の情報を一括整理し情報を社員全員で共有できます。

このように円滑に社内で情報共有を進めるには社内共有ツールを利用することが書かせません。

以下にツールのメリットや選び方を詳しく解説します。

社内情報共有ツールのメリット

ではまず社内情報共有ツールのメリットを解説します。

社内情報共有ツールを導入するメリットは主に4つ挙げられます。

1社内情報共有にかかる手間を削減

例えばメールであればまずメールアドレスの確認から始まり、タイトル決めやCCに誰を入れるか、署名はどうするかなど様々な形式をビジネスシーンでは気にしなければなりません。

しかし社内情報共有ツールはそういった面を気にせず非常に円滑に情報を共有することが可能です。

伝えたい情報を迅速に伝達することができます。

2.情報を一括整理・管理

ファイルサーバーで保存場所を共有

社内情報共有ツールを利用することで、情報の一括整理や管理が容易となります。

社員ごとでばらばらだった情報を共有ツールによって一つにまとめられるようになるのです。

情報のすり合わせを迅速に行え、業務の効率化に繋がります。

3.情報の検索や更新を簡易化

社内情報共有ツール内にドキュメントやフォルダを作成し、関連する情報をまとめることによって情報の検索や更新を簡易化することができます。

例えば社内で新しい製品が発売された際、その情報を共有ツールに載せておけば社員全員が簡単に検索することができるようになります。

また管理権限を社員全員に付与すれば更新も容易で、常に最新の情報が更新されます。

4.コミュニケーションの活性化

社内情報共有ツールをパソコンだけでなくスマートフォンなどにインストールすれば、外部にいても迅速に連絡が取れコミュニケーションが活発化します。

また複数が参加できるチャット機能を使えば、1対1のやりとりでなく複数名と一挙にやり取りをすることが可能です。

社内情報共有ツールの選び方

先述したように社内情報共有ツールにはさまざまなメリットがあります。

しかし、メリットが多いからと言ってただ導入すれば良いとうわけではありません。

次に社内情報共有ツールを選ぶ際のポイントをご説明します。

1.社内の課題を明確にした上で使い方を設定にする

まず最も重要なことは自社の課題を明確にし、使い方を明確にした上で使い方を設定するということです。

課題が不明瞭なまま社内情報共有ツールを導入しても、どのように使用して良いかわからずあまり使われないままという事態に陥りかねません。

そのツールを導入することによって社内のどの課題を変えたいのか、どのように使ってもらいたいのかといったことを明確にしておけば、スムーズに導入を行えるようになります。

2.使いやすいかどうかを重視する

先述しましたが、社内の情報共有の課題として「情報共有を推進しても社員の間で浸透しない」というものがあります。

この原因の一つとして「新しいツールが使いにくく従来使用しているメールの方が良い」というものが挙げられるでしょう。

使いづらいツールの使い方を覚えるよりも、慣れ親しんだメールを使い続けた方が良いというのは当然言えます。

そのため、社内情報共有ツールを選ぶ際には「使いやすさ」を重視しましょう。

役立つ社内情報共有ツール

これまで社内情報共有ツールのメリットや選び方をご紹介いたしました。

社内で情報共有をするにあたり、これらのツールがいかに効果的であるかおわかりいただけたと思います。

しかし、社内情報共有ツールと一言で言っても種類によって特化した機能が異なるのです。

今回は「データ共有」「社内コミュニケーション」「スケジュール・タスク管理」の3つの機能から、各種の社内情報共有ツールの強みや特徴をご紹介します。

データ共有に特化したツール

まずデータ共有に特化したツールをご紹介します。

flouu


情報共有ツールflouu(フロー)は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。
また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン(版)の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。

flouu

GoogleDrive

Google DriveはGoogleが提供している社内情報共有ツールです。

Googleのアカウントを持っていればすぐに無料で始めることができます。

共有カレンダーやドキュメント、スプレッドシートなどにより社員のスケジュールや文書などさまざまなデータを簡単に共有できます。

またGmailなどのGoogleサービスと連携できるのも大きな魅力です。

Google Drive

Kibela

Kibelaは株式会社ビットジャーニーが提供している社内情報共有ツールです。

その最大の特徴は情報共有がBlog形式とWiki形式に分かれていること。

個人で発信する情報はBlog形式で、複数で情報を更新していく際はWiki形式を用います。

特にWiki形式の情報発信は社内掲示板として優れており、社員全員に共有して欲しい情報を簡単に発信することが可能です。

また非営利団体であれば6名以上の利用でも無料で利用することができます。

Kibela

NotePM

NotePMは株式会社プロジェクト・モードが提供しているドキュメント専用の社内情報共有ツールです。

事前に設定すれば業務プロジェクトやチーム単位で情報の公開範囲を設定できるなど、フォルダを階層化し情報を見やすくすることが可能です。

また添付ファイル名だけでなくその中身を対象にを全文検索する機能があり、欲しい情報をすぐに見つけることができます。

NotePM

Qiita:Team

Qiita:TeamはIncrements株式会社が提供している社内情報共有ツールです。

社内ドキュメントを一括管理することができます。

直感的な操作で文書作成が容易であることが特徴です。

またフォルダの階層構造がなく、タイムラインが一つであるため書いた文書の共有を簡単に行うことができます。

文書ごとにコメント欄が用意されているため、各文書の意見交換の場として活用することも可能です。

Qiita:Team

Dropbox

DropboxはアメリカのDropbox,inc.が提供しているオンラインストレージサービスです。

個人向けオンライストレージサービスでは最も有名なものの一つでしょう。

しかし、Dropbox Businessというビジネス向けのサービスも提供しています。

個人向けのサービスと最も大きな違いは管理機能が存在することです。

管理機能によってメンバー登録・削除や特定のメンバーのみが共有できるフォルダの作成などを行うことができます。

この機能により情報漏洩を防ぐことができ、ビジネス用ツールとして非常に優れています。

また共有フォルダ内で共同作業を行うことも可能で、作業は自動で共有されるため非常に便利です。

Dropbox

Stock

Stockは株式会社リンクライブが提供している社内情報共有ツールです。

シンプルさと使いやすさを重視しており、簡単にチーム内の情報ストックとタスク管理ができます。

しっかりとストックされていくため、従来のチャットツールのように情報が流れていくことがありません。

またストック方法もチャット画面にドロップするだけで行えるので、非常に扱いやすいツールと言えるでしょう。

stock

Confluence

Confluenceはオーストラリアのアトラシアン社が提供している社内情報共有ツールです。

テンプレートが複数用意されているためドキュメントが作成しやすく、階層構造で管理することが可能です。

このようにConfluenceは情報共有のステップが簡単で見た目もわかりやすいため、社内Wiki作成などに重宝されています。

世界的に高い評価を受けており、NASAやBMWなど世界で10万以上の企業が導入しています。

Confluence

社内コミュニケーションに特化したツール

次に社内コミュニケーションに特化したツールをご紹介します。

Slack

Slackはビジネス向けチャットツールとして最も有名なものの一つです。

GoogleカレンダーやTrello、Dropboxなど連携できるアプリが多く、効率よく業務を進めることができます。

また「特定のメンバーのメッセージ検索」「指定した日付・期間に絞ったメッセージ検索」などを行えるため、メッセージやファイルの検索方法が非常に簡単です。

Slack

Chatwork

ChatworkはSlackと同様にビジネス向けチャットツールとして非常に有名です。

その最大の特徴はタスク管理機能です。

自分のタスクだけでなく相手のタスクも作成することができるため、相手のタスクを共有した上で業務を進めることができます。

またタスク設定の際は完了期限なども設定でき、非常に便利です。

チャットは1対1だけでなく複数名で行うこともでき、プロジェクトや部署単位で情報共有を行えます。

Chatwork

Yammer

YammerはMicrosoftが提供するOffice365に含まれているチャットツールです。

チームやプロジェクトなどで使用される社内SNSとして、フォーチュン500に選ばれた企業の内85%が使用するなど高い人気を誇ります。

他のチャットツールよりもSNSのようなインターフェースをしているため、フランクに利用しやすいのが特徴です。

またグループ作成やファイル添付も行うことができ、多様な利用方法が可能です。

Yammer

LINE WORKS

LINE WORKSはLINEのビジネス用チャットツールです。

インターフェースがLINEを基にして設計されているため、始めやすいことが特徴としてあげられるでしょう。

スタンプ機能などもあるため、多様なコミュニケーションを行えます。

またカレンダーやファイル共有機能もあり、ビジネス上必要な機能も充実しています。

LINE WORKS

InCircle

InCircleには1対1のトークやグループチャット、メッセージ通知などチャットツールとして重要な機能が備えらています。

操作感や見やすさを重視して開発されているため、社内のコミュニケーションがより円滑になることでしょう。

またAPI機能が搭載されており、Google ドキュメントやOfficeなど多様なアプリケーションと連携できます。

これによって、自社にとって必要な機能を組み合わせ最適なチャットツールの導入ができるのです。

InCircle

Talknote

Talknoteの最大の特徴は独自の人工知能によってコミュニケーション量とモチベーション量の分析が行われていることです。

例えばTalknoteへのアクセス時間が勤務時間よりも長い場合、「オーバーワーク検知」がなされ、人事担当者や管理者に通知が届きます。

これによって単にチャットツールとしてだけでなく、業務環境の是正にもつながるツールとして用いることができるのです。

もちろんグループ作成やスタンプ機能、見やすいUIなどチャットツールとしての機能も非常に充実しています。

Talknote

Workplace by Facebook

WorkplaceはFacebookがビジネス向けに開発したチャットツールです。

最大の特徴はUIがFacebookと同じであること。

これによって普段Facebookを使用しているユーザーであれば、違和感なく利用することが可能になります。

また文書の投稿だけでなく、メッセンジャーのように音声通話やライブ通話も行えるので多様な利用方法があります。

Workplace by Facebook

スケジュール・タスク管理に特化したツール

最後にスケジュール・タスクに管理に特化したツールをご紹介します。

Garoon

Garoonはサイボウズが提供するサービスであるため、日本人にあった操作性を実現しています。

特に管理機能が充実しており、スケジュールや施設予約、タスク管理などが容易に行えるのです。

またタイムライン形式で書き込まれた情報を時系列で整理する機能が搭載されています。

そのため、引き継ぎの際や途中から話題に参加した際も問題なくコミュニケーションを行えます。

Garoon

kintone

kintoneはノンプラミングでアプリを作ることができ、データ管理やタスク管理、情報共有を最適な形で行うことが可能です。

アプリストアからサンプルアプリを探し、ドラッグ&ドロップで自由に構築することができます。

スケジュールやタスク管理に関するアプリは非常に充実しているので、自分にあったツールを利用することができます。

kintone

Trello

Trelloではふせんを使うような感覚でスケジュール・タスク管理ができます。

タスクが生まれれば「Board」と呼ばれる部分で管理をし完了すれば削除するため、視覚的に非常にわかりやすいです。

またタスクは未着手・着手・確認待ちなどステータスに分けることもでき、さまざまなビジネスシーンに対応しています。

Trello

Jooto

JootoはTrelloとよく似た操作感をしており、タスクごとにカードを作成しそのカードは一つの画面で管理するという方式をとっています。

カードごとに進捗状況や期限を書き込むことができるので、一目で自分が行うべきアクションが理解できます。

またカードには画像や動画などを共有することも可能です。

Jooto

Backlog

Backlogは様々まチャートによってスケジュールやタスク管理を容易に行うことができます。

ガントチャートはタスクの完了期限を棒グラフで表示し、決められた項目を埋めると自動的に作成されます。

またバーンダウンチャートは折れ線グラフで進捗状況が表示され、業務が問題なく遂行しているか一目でわかります。

このようにBacklogではチャートを用いることによってスケジュールやタスク管理を円滑に行うことが可能なのです。

Backlog

Asana

Asanaは管理方法をリスト形式かボード形式のいずれかに分けることができます。

これによってプロジェクトによって最適なスケジュール・タスク管理が可能となります。

またAPI機能が豊富でSlackやGoogleドライブなど100種類以上のツールと連携しているので、業務効率を最大限に高めることができます。

Asana

社内情報共有の際は手段を見直しましょう

社内で情報を共有するためにツールの利用は欠かせません。

しかし、今回ご説明した通り社内情報共有ツールには数多くの種類がありその用途もさまざまです。

そのためツールを導入する際には社内情報共有においてどのような課題を抱えているのか、どのような手段によって解決できるのかといったことをしっかりと見直しを行う必要があるでしょう。

この点を踏まえれば社内情報共有が円滑に進み、コミュニケーションの活性化や業務効率の改善などにつながり、利益を最大化することが可能となるのです。

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