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情報管理の重要性と仕事で徹底する方法を成功させるためのステップとは

投稿日:2019年6月24日 更新日:

情報管理の概要と重要性

情報管理の成功は、ビジネスの成功に直結します。

社内業務のスピードや質の向上、正確な情報で安定した業務の遂行をおこない、顧客を満足させるためには、まず社内の情報管理を徹底していくことが求められてきます。

情報管理の重要性について、代表的な例を1つ挙げると、顧客情報について。取引先の情報がうまく共有できていない場合、相手方の要望に沿った取引ができず、将来的に大きなプロジェクトを逃してしまう可能性もあるのです。

正確なデータを出し続けるための管理方法、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ強化も非常に重要な課題の1つとなってきます。今回は、情報管理の徹底にスポットを当てて紹介していきます。

情報管理とは

情報管理は経営管理上に必要な「収集・処理・伝達・管理・検索・廃棄」など、社内にある様々な情報を管理することを指しています。

近年では、独自のシステムを駆使して社内の情報管理をおこなう企業が増え、IT(information technology)という英語は企業規模の大小を問わず飛び交うワードとなっています。

主に社内管理のアプリケーションやソフトの導入、クラウドサービスを使用した情報管理がメインです。

また、スマートフォンが普及率が上がり始めた2014年頃からは、スマホアプリで情報管理をおこなう企業も増え続けています。いつでもどこでも情報を収集できることから、顧客を相手にするスピード感を必要とされる業種に導入される傾向があります。

情報管理の重要性

業務に関わるデータ(顧客管理・市場情報・仕入先情報・売上管理)を社員間でリアルタイムで共有できるというのが情報管理の強みになります。

また情報管理の重要性は、パソコン、スマートフォン、紙媒体、社員の記憶など企業として資産となる情報を「一元管理」できるというところにもあります。

企業の経営資源と呼ばれる「人、物、金」に次ぐ、4つ目に挙げられるのが情報管理で、企業を支える支柱となってくれる大切なものです。

情報管理の考え方

社内で情報管理を徹底するためには、核となる考え方やフローを用意する必要があります。

オーナーとなる管理者の選定、データを活用する使用者の選定などは、情報管理を徹底するための第一歩となります。

情報管理を定着させるために

社内に情報管理を定着させるためには、「ポリシーの制定」、「責任の所在と組織」、「情報の更新や廃棄までのプロセス」、「測定とレポート」という4つの工程を踏む必要があります。一概に情報管理と言っても、事前に抑えておかなければいけないポイントは多数あるのです。

ポリシーの制定

ポリシーとは、「政策・政略・方針」のことを指します。どのような方向性を持って情報管理を進めていくのか、一番初めに決めるべきポイントです。

データの定義に関して組織が共通の認識を持つこと、データの意味、数字の見方など、社内の誰が見ても共通の認識で話しを進められるように定義付けをおこないます。

組織の中で情報管理のデータの意義、データが何を指しているか理解を深めることです。

ガバナンス(組織まとめるための方針やルールを決めて、組織内で共通の認識を作ること)を徹底することが情報管理を定着させるための第一歩となります。

責任の所在と組織

オーナーとなる管理者となる人物を決めること、データにアクセスする使用者を決めておく必要もあります。

特にオーナーについては社内の全体を把握している人物が好ましいです。顧客との接点がある、数字に強い、できればITやシステムに強い人物がオーナーになると進めやすいです。

オーナーを決めたうえでどのように管理していくのか、方向性を決めていくことが必要となります。

情報の更新や廃棄までのプロセス

情報管理のオーナーを決めたら、次は情報の更新や廃棄など具体的な運用について進めます。

情報管理を定着させる目的としては、的確で最新の情報にいつでもどこでもアクセスできるところにありますので、どのようにデータを更新、廃棄するのか。細かい部分までのデータの取り扱いに関するプロセスを選定しておかなければいけません。

測定とレポート

データの品質レベルをチェックし、質が落ちている部分があれば直ちに改善できる柔軟性も求められます。

データの吸い上げや、データの使用者からのフィードバックにも対応できるような準備、情報管理を運用していくなかで成果が出ているかどうかの測定、レポート(報告)の運用についても定めておく必要があります。情報管理で運用するデータの信頼性を挙げるためのチェック機能を強化していく方向性も持たなければいけません。

情報管理ツールはIT導入が目的ではない

例えば、社員が手帳にメモ書きしている顧客の情報があったとします。顧客の元を訪れるたびにメモ帳を見る必要があり、顧客の元を訪れるたびに更新しなければいけません。

この作業をITツールを導入することによって、わざわざ手帳にメモ書きする必要がなく、情報更新をする手間も省くことができ効率がアップします。

しかしITツールを導入しても、情報管理のポリシーや明確なプロセスが定まっていなければ、信頼のおけるデータの構築は難しく、情報管理がうまく機能しなくなってしまいます。

情報管理を成功させるためのステップ

1つ1つ段階を踏んで運用を進めていくことが、情報管理を成功させるためのカギとなります。

社内に出るデータを信頼できるものにするために、一定の品質を保つことが必要です。具体的にどのようなことをすれば良いのか、5つのステップに分けて紹介していきます。

現状の課題と達成目標を明確にする

情報管理を徹底するにあたり、現状の社内の課題を知るところから始めます。

管理者は一定の基準を持ってデータを管理できているか、データの使用者は共通の認識を持ってデータを活用できているか、達成目標を明確にしておく必要があります。

アップデートすることに目を向けることも大切ですが、過去の問題点を振り返り修正していく力も求められます。

情報管理をすすめる目的を明確にする

情報管理を徹底するためには、ビジネスニーズを特定しておく必要があります。

例を挙げると、顧客からの苦情や収益の減少、小売業であれば新製品の売り上げ動向など、情報管理を生かして予測を立てる方向性を考えなければいけません。

なぜ、情報管理を徹底していく必要があるのかを考えていくと、具体的な方向性が見えてきます。

ソリューションを選定 

情報管理の徹底にあたり、運用自体のソリューションも選定しておかなければいけません。

「核となるマスタデータの管理」「収集されるデータを統合するための管理」「データの質を落とさないための品質管理」これら3つは最低限抑えて必要があるでしょう。また、データが有益なものであり続けるためには、管理者と使用者の間でも密なコミュニケーションが要求されます。

情報管理の効果を定量的に分析する

情報管理は、目標は達成できたのか常に振り返る必要があります。

社内にとってどのぐらい有益なものだったのかを算定して、これからの情報管理に生かしたものにしていかなければいけません。データを定量化(計測、集計、分析)していき、次なる目標に対しての予算や期間を決定する基準にしていきます。

予算と優先順位を明確にして推進の仕方を決める

どんなに大企業であっても1つのプロジェクトに対する予算は決まりがあります。

情報管理というプロジェクトに対しても限られた予算で取り組まなければいけません。その際に重要となってくるのが「優先順位」です。

情報管理を徹底させるための管理体制の構築、使用者へデータ管理を徹底するための必要経費など、今の時点で必要なことを、優先順位を付けて取り組んでいく必要があります。

情報管理はツールの導入がゴールではない

ビジネスの成功に直結する情報管理について紹介してきましたが、ツールの導入によって全てか解決するというものではありません。

もちろんツール導入によって得られるメリットは多数あるかもしれません。ただ、社内で情報管理が徹底されていない場合、ツールから算出される数値1つをとっても社員間で認識の違いが生まれ、データを算出した意味が無くなってしまいます。

また、有益なデータでありつづけるためにはデータの品質管理も求められてきます。情報管理を社内に徹底するためには、明確なビジョンを持って、管理者と使用者の間で共通の認識を持つための独自の取り決めやプロセスを1つ1つクリアしていく必要があります。

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