情報共有

情報管理ツールを選ぶポイントとタスク管理や整理に使えるおすすめツール21選

投稿日:2019年6月24日 更新日:


情報化社会の現代において、情報共有の重要性はますます高まっています。
誰が見ても分かるように情報を管理して共有する。
そして、その情報を元に戦略を練っていくという流れは今ではスタンダードなものです。
そこで、大切になってくるのが情報管理ツールの存在。どのようなツールを使うのかによって、その後が大きく変わってくるので、導入する前にはしっかりと比較検討することが求められます。

情報管理ツールを選ぶポイントとは

まずは情報管理ツールを選ぶポイントについて知ることから始めましょう。

どんな情報を管理したいのか明確にする

情報管理の方法やツールを決める時に大切になってくるのが、どんな情報を管理するのか?という点にあります。
例えば、CRMとSFAといったようなものです。
CRMとは、顧客関係管理と訳すことができます。つまり、顧客情報や顧客との関係を管理するシステム。
SFAとは、予算管理やプロジェクト管理、営業活動を管理するシステムです。
最近は、CRMとSFAをひとまとめにして考えることが多くなっていますが、機能面で見ると二つには大きな違いがあります。
営業面の情報を管理するのがSFA。顧客情報を管理するのがCRM。
どのような情報を管理していくのかを明確にすることで、適切な管理方法やツールを見つけることができるのです。

クラウド型?インストール型?

クラウドシステムの発達によって、多くのソフトがクラウド上で使えるようになりました。
それは、情報管理ツールの分野でも同じ。
そこで、悩みになるのがクラウド型を使うのか?インストール型を使うのか?という点です。
どちらのタイプを導入するのかを決めるためにも、まずはそれぞれの特徴を知っておく必要があります。

クラウド型の特徴

クラウド型の特徴は、ネットにつながるデバイスがあれば、基本的にどこにいてもアクセスできる点にあります。
また、パソコンにソフトをインストールする必要がなく、アカウントを作成してログインすると、その瞬間から使えるというのが大きな特徴となっています。
ソフトは、常にバージョンアップをしていて、常に最新の状態で使えるという利点も大きなメリットです。
セキュリティ面に不安を感じる人もいるようですが、セキュリティも常にバージョンアップしているので、必要以上の心配はいりません。
しかし、サービスがいつ終了するのか?という問題を抱えているのは事実です。
ソフトに依存し過ぎると、万が一の時に困るので、その点の対策が必要になってきます。

インストール型の特徴

ソフトを購入して、パソコンにインストールして使うのがインストール型のソフト。
特徴としては、オフラインでも操作が可能という点にあります。
ソフトにもよりますが、比較的安く販売されているものが多く、小規模な会社であれば問題なく機能するので、中小企業の中には、インストール型のソフトを使っているというところも多いようです。
しかし、インストールしているパソコンでなければ使用できないということもあり、利便性を考えた時には、クラウド型に劣ってしまいます。

使いやすさはどうか?

ソフトの導入を検討する時に気になるのが、使いやすさです。
何を管理するのかを明確にすることによって、どのようなソフトを導入するのかをある程度絞ることができます。
そこで、次の段階が候補となるソフトの比較検討です。
一度、導入したソフトはしばらくの間は使うことになるので、操作性が悪いソフトは避けなければいけません。
ソフトを使って、どのようなことをするのかという部分をイメージしながら、操作説明を確認していく必要があります。

セキュリティに問題はないか

ソフト導入の前に確認しておかなければいけないのが、セキュリティに問題がないか?という点。
どのようなセキュリティ対策がなされているのかを確認しておく必要があります。
過去にセキュリティの問題を起こしていないか?ということも確認しておきましょう。

利用可能ユーザー数と料金は適切か

ソフト導入前には、利用可能ユーザー数と料金についても調べておかなければいけません。
クラウド型ソフトの多くは、利用ユーザー数によって料金が変わってきます。
例えば、5人までの利用であれば月額○○円。6人から10人までの利用であれば月額○○円といったようなものです。
クラウドソフトは、毎月のランニングコストがかかります。料金が適切かどうかの確認は忘れないようにしましょう。
また、ソフトによっては利用できるユーザー数に限りがある場合もあるので、利用すべき人数が上限に達していないのか?という部分も重要になってきます。

目的別のおすすめ情報管理ツール21選

ここまで、ツールを選ぶ前に知っておくべきことと、ツールの選び方について紹介してきました。
では、実際に情報を管理するためのツールにはどのような物があるのでしょうか?
以下、目的別に分けておすすめツールを紹介していきます。

タスク・スケジュール管理ができるツール

チームでプロジェクトを進めていく時に大切になってくる情報が、タスクとスケジュールです。
ここでは、無料でプロジェクトやリソースを管理することができるツールを紹介していきます。

Jooto

Jootoはクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。条件はありますが、基本的に無料で使用できます。
複数のプロジェクト管理の手間を大幅に削減することができるのが大きな魅力です。
Jooto

Redmine


Redmineもクラウド型の無料で使用できるプロジェクト管理ツールです。
世界的な認知度を誇っているだけあって、多彩な機能が搭載されています。
海外のツールということもあり、使いこなすためにはある程度の英語力が求められます。
Redmine

Trello


Trelloは、クラウド型の無料で使えるプロジェクト管理ツールで、管理機能に特化しているという特徴があります。
有料バージョンを使うと、自社の使用に合わせたカスタマイズが可能です。
Trello

Backlog


Backlogも無料で使えるクラウド型のプロジェクト管理ツール。
特徴の一つが、タスク管理に特化しているという部分。
10ユーザーまでなら無料で使うことができるので、気軽に試すことができます。
Backlog

情報の管理と整理ができるツール

情報の管理と同じぐらい大切になってくるのが、情報の整理です。ここでは、情報の管理だけでなく、情報の整理もできるツールを紹介していきます。

flouu(フロー)

flouuはチームでの文書作成・共有に特化したクラウド型の文書作成・管理ツールです。メンバーを招待することで情報共有や記事を起点にコミュニケーションを行うことができます。

完成した文書には様々なラベルを添付することができるため、情報の整理がやりやすい設計になっています。

また、作成した文書は後から変更が入った場合も「バージョン管理」の機能を使うことにより過去の文書の保存と、過去の文書からの変更履歴を確認することができます。

flouu

Pocket


Pocketは、無料で使用できる情報管理ツールです。
資料の作成に必要な情報を一元に管理することができ、オフラインでも利用できるという特徴があります。
ネット上の記事をまとめて管理できるというだけでなく、分類することもできるので、整理しながら管理することが可能です。
Pocket

Evernote


Evernoteは、世界中で利用されている情報管理ツールです。
保存したい情報をノートで保存するだけでなく、分類して整理することもできます。
また、保存している情報に対する検索機能も充実していて、多くの情報を整理しながら管理することができます。
Evernote

OneNote

OneNoteは、Microsoftが提供しているOfficeシリーズの一つ。WordやExcelと同様に、文字の入力や画像の貼り付けができるのですが、より自由度が高くなっています。
また、同期・共有もリアルタイムで行えるため、複数人で情報を共有したり編集することが可能です。

OneNote

Simplenote


Simplenoteは、使いやすさに特化したメモ保管ツール。情報をメモとして保管するのですが、大きな特徴が同期の早さにあります。
ビジネスにとって、スピードは重要な部分。情報共有のスピードを高めたいのであれば、おすすめです。
Simplenote

顧客情報を管理できるツール

顧客情報管理もビジネスでは重要な部分。
情報をどのように管理して、営業に活かしていくのか?この部分にこそ、顧客情報管理の重要性はあるのです。
こちらも、おすすめのツールをいくつか紹介していきます。

Salesforce


Salesforceは、クラウド型のツールでCRMやSFAといった顧客情報の管理や営業支援を行うことができます。
マーケティングや営業活動に活かせる情報をしっかりと管理することが可能です。
無料トライアルでツールの使い心地を試すことができるので、少しでも興味を持ったのであれば、気軽に試してみましょう。
Salesforce

Zoho CRM


Zoho CRMは、クラウド型顧客管理システムです。見込み顧客の獲得だけでなく、既存顧客との関係構築に役立つ情報を一元管理することができます。
顧客の様々なアクションを一元管理することで、効率がよい営業が可能になります。
Zoho CRM

Senses


Sensesは、クラウド型の営業支援ツールです。
営業案件に関する情報を一元管理することで、営業方針や営業戦略、情報の共有による効率がよい営業を可能にすることができます。
Senses

eセールスマネージャー


eセールスマネージャーは、労働時間の削減と売上アップを叶えることを目標として作られた営業支援ツール。
大きな特徴の一つとして、専任のコンサルタントの存在があります。
ツールの定着と、効果の最大化のために、営業課題に合わせたサポートを行ってくれます。
導入後に不安を感じている場合は、コンサルタントの存在も視野に検討してみて下さい。
eセールスマネージャー

情報管理に留まらない多機能なツール

情報管理はもちろん、それ以外の機能を持ったツールも存在します。

Microsoft Dynamics 365


Microsoft Dynamics 365は、ビジネスを統合することを目的としたツールです。
顧客管理だけでなく、財務関係の情報も管理することができる上に、人材の情報まで管理できるので、新入社員の成長に活かすこともできます。
ビジネスにおいて、大切な情報全てを管理することが可能です。
Microsoft Dynamics 365

kintone


kintoneは、バラバラだった情報を統合できるツールです。
エクセルデータ。メール。紙の書類といった、管理が難しいものでも、一括で管理することができます。
情報を統合して管理することによって、チームの意識を一つにすることが可能です。
kintone

SkyDesk


SkyDeskは、情報の管理だけでなくメールを使ったマーケティングもできる、クラウド型のツールです。
メルマガの配信だけでなく、特定の企業に対してのみメールを配信することもできます。
配信した結果を確認することが可能で、それを元に効率的な営業を行えるという特徴があります。
SkyDesk

Canbus.


Canbus.は、データを蓄積して活用していくためのツールです。
専門知識が不要で、直観的な操作が人気の秘密となっています。
稟議の申請や、契約書まで管理できるので、アクションまでの時間を短縮することが可能です。
Canbus.

パスワードの管理ができるツール

情報管理を行う上で、大切になってくるのがパスワードの管理です。
ここでは、パスワードの管理ができるツールを紹介していきます。

Lastpass


Lastpassは、全てのパスワードを一元管理するためのツールです。
個人用だけでなく、ビジネス用も用意されていて、ビジネス用を使用すれば、社員全員のパスワード管理が簡単にできます。
ハッキングなどに強いパスワードの作成も可能で、大切な情報を守ることが可能です。
Lastpass

KeePass


KeePassは、無料で動作が軽いパスワード管理ツールです。
無料で使用できるので、導入までのハードルは低いといえるでしょう。
無料という部分で、セキュリティに対して不安を抱く人もいるかもしれませんが、世界中で多くの人に利用されているという実績があります。
KeePass

Dashlane


Dashlaneは、10,000社以上の主要企業が使用しているパスワード管理ツール。
無料で50個までのパスワードを管理することができ、使用しているデバイスに入っている全ての個人情報を永久的に管理することができます。
Dashlane

True Key


True Keyは、パスワード管理に顔認証や指紋認証を使用しているソフトです。
パスワードを管理するだけでなく、パスワードの入力という面倒な作業をなくすことができるのが、大きな特徴となっています。
True Key

タスクやスケジュールはツールで効率的に

ビジネスでは、優先順位をつけることが大切になってきます。
だからといって、優先順位が低いタスクやスケジュールを無視していいわけではありません。
そのようなミスを繰り返していると、信用を失ってしまいます。
そんな、ミスを防ぐためにもタスク管理やスケジュール管理は、とても重要になってきます。
そこで、考えなければいけないのが、どのようにして管理するのか?という部分。

テクノロジーの発達によって、私たちは便利なツールを手に入れました。
そして、これらのツールを使いこなすことが、現在のビジネスマンには必要な能力とされているのです。
もし、ツールを導入していないのであれば、いますぐ検討してみて下さい。

効率よく、管理することによってビジネスのスピードは飛躍的に加速していくでしょう。

情報管理の重要性と仕事で徹底するためのポイントとは

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