資料作成

スライド作成時間が1/3に?絶対に覚えるべきPowerPoint(パワーポイントのショート)カット22選

投稿日:2019年6月23日 更新日:

資料作成に追われて残業が続く・・・本来の業務に時間をかけられない・・・そんな悩みを抱えているビジネスパーソンの方は少なくないはずです。

資料作成の効率の悪さは小さな非効率の積み重ねにより起こっており、小さな非効率を解消するテクニックを少しづつ学ぶことで圧倒的な資料作成効率を実現することができます。

ここでは、作業効率化の大きなポイントの一つである「キーボードショートカット」について、WORK-BOOK編集長の内田が長年のコンサルティング経験で使ってきたものを厳選してご紹介します。

文字の操作編

[Ctrl] + [B] 太文字

選択した文字を太くします。BはBoldのBと覚えるとよいでしょう。

[Ctrl] + [U] 下線

選択した文字に下線を引きます。UはUnderlineのUと覚えるとよいでしょう。

[Ctrl] + [+] / [Ctrl] + [Shift] + [+] 下付き文字/上付き文字

注釈をつける時によく使う上付き文字/下付き文字にします。

[Ctrl] + [Shift] + [<] / [Ctrl] + [Shift] + [>] フォントサイズを小さく/大きく

フォントサイズを変更する際には毎回フォントサイズのプルダウンを使わずとも、こちらのショートカットを1回押すと少しづつフォントサイズを変えることができます。筆者は多様しています。

オブジェクトの操作編

[Ctrl] + [C] コピー

選択したオブジェクトをコピーします。CopyのCと覚えるとよいでしょう。

[Ctrl] + [X] カット

選択したオブジェクトをカット(切り取り)します。
筆者はコピーのショートカットの隣に切り取りのショートカットがあると覚えました。

[Ctrl] + [V] 貼り付け

コピー・カットしたオブジェクトを貼り付けます。
コピー・切り取り・貼り付けのショートカットの位置は隣り合っているので、まとめて覚えるとよいかと思います。

[Ctrl] + [Shift] + [V] 書式のみ貼り付け

あるオブジェクトの書式を選択した他のオブジェクトに反映させることができます。コピーしたオブジェクトの色やオブジェクトに記載されている文字のフォント(サイズ、色含む)を選択したオブジェクトに反映させます。図形の形は反映されません。

[Ctrl] + [D] オブジェクトの複製

選択したオブジェクトと全く同じオブジェクト(オブジェクト内に記載されている文字含む)をそのまま複製することができます。

[Ctrl] + [A] 全てのオブジェクトを選択

全てのオブジェクトを選択して位置の移動をしたい時などは、Ctrl + Aを押すと全てのオブジェクトを一斉に選択できるので便利です。

[Ctrl] + [G] / [Ctrl] + [Shift] + [G] 選択した複数のオブジェクトのグループ化/グループ化解除

複数のオブジェクトの位置関係を変えずに一つのまとまりにしたい時に「グループ化」が役にたちます。グループ化をすることで、複数のオブジェクトの集合を一つのオブジェクトにすることができます。グループ化したい複数のオブジェクトを選択してCtrl + Gを押すとグループ化されます。グループ化を解除したい場合はCtrl + shift + Gでできます。グループ化もコピーやカット等と同様右クリックで表示されるメニューからもできますが、ショートカットを覚えておくと便利です。

[F2] テキスト入力モード

選択したオブジェクトをテキスト入力モードにします。オブジェクトに文字を差し込む際に多用するショートカットです。

[F4] 直前の操作を繰り返す

F4を押すと直前の操作を簡単に繰り返すことができます。例えば前述の[Ctrl]+[Shift]+[V]で書式を貼り付けた場合、直後にF4を押すと同じように書式の貼り付けをすることができます。慣れると非常に便利なショートカットです。

オブジェクトを選択し、[Shift]を押しながら移動 近くの他オブジェクトを起点とした垂直・水平移動

選択した移動対象のオブジェクトの近くにあるオブジェクトを自動的に認識し、そのオブジェクトに対して水平・垂直移動ができます。垂直・水平移動しかできないため、近くのオブジェクトとの位置が揃った状態でオブジェクトの位置を変えることができます。実際に操作してみるとイメージが湧くかと思います。

オブジェクトを選択し、[Ctrl]を押しながら移動 移動させた場所にオブジェクトを複製

選択した移動対象のオブジェクトを移動先に複製します。前述の[Shift]を押しながらの移動と組み合わせる([Ctrl]+[Shift]を押しながら移動)ことにより、近くのオブジェクトの水平位置・垂直位置にオブジェクトを複製することができます。似たような要素を並べる際に多用するショートカットです。

ファイルの操作編

[Ctrl] + [Z] 操作を一つ前に戻す

スライド上で行った操作を前に戻したい時に使うショートカットです。1回押すことで1操作分前に戻せます。
上書き保存は前に戻せないので注意が必要です。

[Ctrl] + [Y] 前に戻した操作を戻す(取り消す)

Ctrl+Zなどで前に戻した操作を取り消したい時に使うショートカットです。1回押すことで1操作分取り消すことができます。

[Ctrl] + [S] 上書き保存

ファイルを上書き保存する時のショートカットで、パワーポイントで資料する人にとっては必須と言っていいショートカットです。筆者はコンサルタント時代、少しでもスライドを変えたら無意識にCtrl+Sを押す癖をつけろと教わりました。文章で句点打つような感覚でCtrl+Sを押しています。予期せぬ強制終了によりこれまで行った作業が無駄にならないよう、こまめにCtrl+Sを押すのをオススメします。

[Ctrl] + [Shift] + [S] 名前を付けて保存

前のバージョンを残した上で最新版を保存したい場合はこちらのショートカットを使いましょう。

プレゼンテーション編

[F5] プレゼンテーションの開始(1ページ目が投影)

プレゼンテーションモードにするショートカットです。1ページ目が表示されます。

[Shift] + [F5] プレゼンテーションを再開(現在表示しているページが投影)

今見ているページを大きく映したいためにプレゼンテーションモードにするケースは少なくありません。その場合は毎回1ページ目が表示されてしまうF5ではなく、Shift+F5でプレゼンテーションモードにすると、今表示されているページからプレゼンテーションが開始されるので便利です。

[Esc] プレゼンテーションモードの終了

右クリックメニューを表示させなくても、プレゼンテーションモードを終了させることができます。

[Ctrl] + [L] ポインタの表示

プレゼン中にマウスやタッチパッドを使用して位置を示したい時にこのショートカットを使うと、画面上にポインタを表示させることができます。

[Ctrl] + [T] タスクメニューの表示

プレゼン中に他のファイルの操作やプレゼンテーション以外のPC操作をしたい場合、こちらのショートカットを使うとプレゼンテーションモードを終了させずにタスクメニューを表示させることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?かなり多くのショートカットが登場したかと思いますが、いきなり全てのショートカットを覚えるのではなく、少し自分が良く使うものから少しづつ実践で使ってみて、自身の中に取り込んでいきましょう。

テキスト操作のショートカット

[Ctrl] + [B] 太文字

[Ctrl] + [U] 下線

[Ctrl] + [+] / [Ctrl] + [Shift] + [+] 下付き文字/上付き文字

[Ctrl] + [Shift] + [<] / [Ctrl] + [Shift] + [>] フォントサイズを小さく/大きく

オブジェクト操作のショートカット

[Ctrl] + [C] コピー

[Ctrl] + [X] カット

[Ctrl] + [V] 貼り付け

[Ctrl] + [Shift] + [V] 書式のみ貼り付け

[Ctrl] + [D] オブジェクトの複製

[Ctrl] + [A] 全てのオブジェクトを選択

[Ctrl] + [G] / [Ctrl] + [Shift] + [G] 選択した複数のオブジェクトのグループ化/グループ化解除

[F2] テキスト入力モード

[F4] 直前の操作を繰り返す

オブジェクトを選択し、[Shift]を押しながら移動 近くの他オブジェクトを起点とした垂直・水平移動

オブジェクトを選択し、[Ctrl]を押しながら移動 移動させた場所にオブジェクトを複製

ファイル操作のショートカット

[Ctrl] + [Z] 操作を一つ前に戻す

[Ctrl] + [Y] 前に戻した操作を戻す(取り消す)

[Ctrl] + [S] 上書き保存

[Ctrl] + [Shift] + [S] 名前を付けて保存

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プライズ株式会社 代表取締役CEO 内田 孝輔

2004年早稲田大学政治経済学部卒業後、アクセンチュア経営コンサルティング本部等にて多数の戦略・業務改革コンサルティング業務に従事。 その後、カカクコム食べログ本部等3社にて新規事業の立ち上げおよび事業経営に従事した後、株式会社iettyにて取締役COOとして業務改革、オペレーション組織立ち上げを中心とした幅広い企業経営に携わる。 登壇・専門誌への記事の寄稿多数。 営業から経理まで幅広い領域における業務変革をコンサルタント・事業経営者としてリードした経験を有する業務変革のプロフェッショナル。

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