情報共有

情報共有のため無料から使える11のおすすめサイトやアプリとは

投稿日:2019年6月20日 更新日:


情報共有に便利なアプリを15種類、ご紹介します。日常的に使用するスマートフォンで、情報の共有・確認ができることで、仕事の効率化に役立ちます。仕事だけでなく、家族や恋人同士で情報共有する際に便利なアプリもご紹介しますので、利用目的に合わせて最適なアプリを選択しましょう。

情報共有の意義と、情報共有時にアプリを使用するメリット・デメリットを説明します。大切な情報をアプリで共有することで、チーム内の情報共有漏れを防げます。効率的な情報共有を行うために、アプリを活用しましょう。

情報共有とは

情報共有とは、社員が持つ情報を収集し、共有することです。情報は、会社にとって財産です。社員同士が業務で培った知識や能力を共有することで、業務が効率化され、会社の成長に繋がります。

会社の成長に繋がる情報共有を行うために、まずは収集可能な情報を全て蓄積し、収集した情報をまとめて整理しましょう。次に、整理した情報を分析・考察して、分析結果から情報を抽象化し、さらに情報を体系化して、すぐに活用可能な状態にすることが必要です。

情報共有アプリを使うメリット

情報共有アプリを利用すると、様々な種類のファイルを簡単に閲覧・共有できて活用しやすくなることと、いつでも情報を閲覧できることの2点のメリットがあります。

情報共有アプリでは、多種多様なファイルを簡単に閲覧・管理・共有できて、業務の効率化に役立ちます。さらに、多くの情報共有アプリでは、パソコンやスマートフォン、タブレットといった複数のデバイスからアクセスでき、いつでも情報を閲覧できるメリットがあります。

アプリによっては、チーム全員のスケジュールを一括管理できるものがあり、業務の効率化に役立ちます。

情報共有アプリを使うデメリット

情報共有アプリは、社内の生産性向上に役立つものの、3点のデメリットがあります。

1点目は、対面のコミュニケーションが希薄になり得ることです。情報共有アプリを利用すると、アプリを通じたコミュニケーションが主になることで、社員同士の会話が減り、意見交換や新たなアイデア発掘の機会損失に繋がる可能性があります。

2点目は、情報共有アプリの通知を確認する手間が発生し、業務に支障をきたす可能性があることです。社内では、日常的に様々な情報がやり取りされるため、その度に通知を確認していては、効率的ではありません。

3点目は、アプリの利用料がかかるため、コスト面で負担になることです。アプリ使用の際には、これら3点のデメリットについて認識及び対策することが重要です。

情報共有アプリの種類

情報共有アプリには、以下の4種類に分けられます。

  • ドキュメントで情報共有できるアプリ
  • コミュニケーションに特化したアプリ
  • タスク・スケジュールを一括で共有できるアプリ
  • 場所や位置情報を共有できるアプリ

業務のノウハウや知識共有のためのアプリや、スケジュール管理アプリ、社内コミュニケーションを円滑化するためのアプリなど、情報共有の目的に応じて利用すべきアプリは異なります。利用目的に応じた、最適なアプリを選択して、業務の効率化に役立てましょう。

 

情報共有アプリを選ぶ際には、アプリを利用する目的に応じた機能が搭載されているかを最重要視すべきです。複数のデバイスから利用できるか否か、利用可能な人数、などを確認しましょう。また、スマートフォンやタブレットは画面が小さいため、利用時の操作のしやすさが重要です。

アプリを導入したにもかかわらず、利用したい機能が搭載されていないことで、ファイルが共有できず、業務の手間が増えてしまっては、元も子もありません。利用目的に合ったアプリを選びましょう。

こちらの記事では、利用目的別に、情報共有アプリをご紹介します。社内で共有すべき情報は、文書ファイルや画像等のファイル情報だけでなく、多岐にわたります。利用目的に合わせて、最適な情報共有アプリを選択して、生産性の向上に役立てましょう。

メモやノートの情報を共有したい方

まずは、メモやノートを共有する際に便利なアプリをご紹介します。ビジネスシーンにおいて、スムーズな文書ファイル共有が可能なことで、業務の効率化に大きく貢献できます。

flouu(フロー)

情報共有ツールflouu(フロー)は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。
特に情報共有のベースとなる文書作成の段階からチームで作成する際に役に立ちます。

また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン(版)の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。

flouu

Stock

会社やチーム別にフォルダを作成して、ファイルを管理・共有できるアプリです。フォルダごとに関連するタスクを付けて、メンバーのタスクをチーム全員で確認でき、タスク漏れを防げます。タスクごとにメモやファイルを管理したい方に最適です。

無料のフリープランから月額11,400円のラージプランまで、ユーザー数や利用可能な機能が異なる全5種類の中から、自社の規模や目的に合わせてプランを選択しましょう。

Stock

Evernote

2億人以上が利用するEvernoteでは、ノートやボイスメモ、写真、Webサイト、さらに、スマートフォンのカメラで撮影した名刺やスケッチ、紙文書を保存・共有できます。リマインダー通知を設定したタスク管理も可能で、タスク漏れを防げます。

さらに、ブラウザ拡張機能を利用して、ニュース記事やレシピ、PDFをEvernote上に保存しておけます。Apple Watch版のアプリでも同期できるため、様々なデバイスで利用したい方に最適です。

Evernote

DropboxPaper

Dropbox Paperでは、ブラウザ上でドキュメント作成が可能なサービスツールのアプリです。オンライン上で複数人が同時に1つのドキュメントを編集できます。複数のデバイスで同期可能で、ファイル共有はファイルのURLを取得するだけなので簡単です。

タスクのリスト管理や、Googleカレンダーの情報共有が可能で、記事録フォーマット等の様々な種類のファイルを利用できます。iOS版・Android版のスマートフォンアプリしか配信されていないため、パソコンから利用したい方には不向きです。

DropboxPaper

OneNote

無料で作成可能なOffice365のアカウントがあれば、誰でも利用できる、ExcelやWordと同じOfficeシリーズのソフトです。

OneNoteでは、画像・表・テキストを自由に配置でき、編集結果をリアルタイムで保存できます。また、ファイル共有ユーザーごとに、編集や閲覧のみ等の権限を指定できるため、顧客等の社外の人とのファイル共有を行いたい方におすすめです。

OneNote上で録音したデータや、動画データ、オンラインビデオを貼付でき、手書きでのコメントも可能です。ファイルとページの2種類のカテゴリでファイルを管理できるため、書類管理にも役立ちます。

OneNote

複数の人とコミュニケーションをとりたい方

次に、社内のコミュニケーションを円滑にするために役立つアプリをご紹介します。アプリを利用して社内のコミュニケーションが活発化することで、意見交換を行えます。また、スマートフォンアプリから確認社内の状況を確認でき、不測の事態が生じた際でも素早く対応可能です。

Chatwork

Chatworkでは、チャット機能に加えて、音声通話やビデオ通話を行えます。さらに、タスク管理やWordやExcel等のファイル共有が簡単で、メッセージの受信通知をスマートフォンのプッシュ通知で受け取れます。

無料のフリープランから、月額800円のエンタープライズプランの4種類のプランがあります。エンタープライズプランでは、情報漏洩の予防を目的に、端末単位でのログイン制限や、ファイル送信制限、チャット制限を設定できます。社内コミュニケーションを円滑化したい方におすすめです。

Chatwork

Slack

Slackは、トピックやプロジェクト毎にチャンネルを設定し、グループチャットが行えるアプリです。音声通話機能やビデオ通話機能も搭載されており、通話中に画面を共有して効率化を図れます。

DropboxやGoogleカレンダー等とアプリ連携が可能で、社内で簡単に情報共有や管理が可能なため、会社全体のコミュニケーションを活発化できます。無料で利用可能ですが、大人数での利用やアップロードしたいファイルの容量が大きい場合には、有料プランの利用を検討しましょう。

Slack

Wantedly Chat

Wantedly Chatでは、グループを作成して、プロジェクト単位のチャットや通話が可能です。チャットグループは、URLを共有するだけでグループ外のメンバーを招待して会話できます。

OfficeファイルやPDF、Photoshop、Illustrator等の様々なファイルを共有でき、Wantedly Chat上でプレビュー確認も可能なため、デザイナーさんやイラストレーターさんと情報共有したい場合に最適です。無料でグループ数や登録社員数の制限なく利用可能です。

Wantedly Chat

場所や位置情報を共有したい方

最後に、場所位置情報の共有に役立つアプリをご紹介します。日常的に持ち歩くスマートフォンの位置情報が共有できることで、子どもの安全や、スマートフォン紛失時、災害時に役立ちます。アプリをダウンロードして、安全対策に活用しましょう。

Life360

GPSを用いて位置情報を共有し、家族の安全を見守るのに役立つ無料アプリです。移動履歴を確認できるため、きちんと目的地に到着したかどうかを確認可能です。完全招待制なため、他人に位置情報を知られる心配はありません。

自宅や塾等場所を事前に登録して、その場所に到着した時点で通知を受信できます。また、緊急事態が発生した際に、指定したサークル内のメンバーに通知できる機能があり、安心です。

Life360

goo防災アプリ

総合防災アプリです。防災コラムで事前に災害に備えられます。よくいる地域を登録して、地域のリアルタイムな気象情報、災害情報をプッシュ通知で受け取れます。また、防災マップの機能から、避難所や公衆電話、標高の高い施設等をオフラインでも絞り込めます。

安否確認WEBサイト「J-anpi」と連携しており、災害時に自身や家族の安否情報も簡単に検索できて非常に便利です。

goo防災アプリ

防災情報 全国避難所ガイド

全国の自治体が定めた、約13万件の災害時の避難所や避難場所が収録され、現在地周辺の避難所を検索して、道順をルート案内してくれる災害時用ナビゲーションアプリです。現在地に連動した防災情報がプッシュ通知され、避難勧告や地震情報を受信できます。

また、土砂災害警戒区域等の危険地域を地図上に表示して、安全性の確認に役立てられます。安否情報の登録と確認機能が搭載されており、家族間での安否情報確認に役立ちます。

防災情報 全国避難所ガイド

 

アプリで円滑なコミュニケーションを

情報共有に役立つ、スマートフォンアプリをご紹介しました。情報共有を行うことで、チームの生産性が向上し、業務を効率化できて、会社の成長に繋がります。また、情報共有アプリは、複数の端末から利用可能なものを選択することで、いつでも情報確認ができ、非常に便利です。

さらに、情報共有アプリは、家族や恋人、友達同士でスケジュール等の情報を共有する際にも、役立ちます。自身の利用目的に応じたアプリを選択して、円滑にコミュニケーションをとるために活用しましょう。

 

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WORK-BOOK編集部

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