情報共有

情報共有しない原因を分析 正しく情報共有するメリットとツールを使った方法を解説

投稿日:2019年6月20日 更新日:

情報共有

情報共有は、業務を進めるうえで必要不可欠であり、できるビジネスパーソンほど情報共有を徹底しています。とはいえ、「情報共有の必要性がわからない」「どのように情報共有することがベストなのかわからない」など、課題を感じているビジネスパーソンが多いのではないでしょうか。

この記事では、情報共有の意義から具体的な手法まで幅広く解説します。正しく理解して、効果的な情報共有ができるようにしていきましょう。

情報共有の概要と目的

そもそも、情報共有とは何でしょうか。情報共有についてきちんと理解していないと、正しく情報共有ができません。

さらに、情報共有が行われないことで、会社や組織には大きなリスクとなります。では、情報共有が会社や組織にとって必要な理由をみていきましょう。

情報共有の概要

情報共有とは、情報を収集、整理、共有することを言います。まず、顧客情報やノウハウなどの情報を集め、次に情報をカテゴリーごとに整理し、そして最後に社内に共有します。

情報を集めて共有すれば良いと思っている方もいらっしゃるかもしれませんが、集めた情報を整理する過程も重要です。

整理しなければ、社内の情報が乱雑になり、情報を引き出すのに手間がかかる恐れがあります。情報共有の際は、収集、整理、共有の3つの過程を意識しましょう。

情報共有の目的

情報共有の概要を解説しましたが、ただ情報を収集、整理、共有すればいいわけではありません。情報共有の目的を意識して進めることが重要です。

情報共有の目的は大きく5点あります。

組織の成長のために必要な情報を取捨選択する

情報共有の目的の1点目は、組織の成長のために必要な情報を取捨選択することです。個人が収集してきたすべての情報が会社や組織にとって必要とは限りません。

個々が保有している情報をメンバーに情報共有することで、価値のある情報を取捨選択し、社内に蓄積することができます。

ナレッジの属人化を防ぐ

情報共有の目的の2点目は、ナレッジの属人化の防止です。ナレッジの属人化とは、情報やノウハウが個人や少人数の社員のみ保有している状態です。このような状態では、会社全体のパフォーマンスの向上ができません。

会社として売り上げを達成するためには、社員全体のパフォーマンスを向上しなければなりません。

そのためには、情報共有で個人が保有しているノウハウを共有し、会社全体の課題解決のスピードを上げる必要があります。

業務の生産性を上げる

情報共有の目的の3点目は、業務の生産性の向上です。情報共有では、ある社員が収集した情報を他の社員も活用できるため、情報を集め直す手間が省けます。例えば、ある社員の情報共有によって、顧客情報や資料作成のノウハウなどが共有されていれば、他の社員は一から調べる必要がなく、二度手間を防ぐことができます。

コミュニケーションを活性化する

情報共有の目的の4点目は、コミュニケーションの活性化です。社員数や部門数の多い会社では、コミュニケーションは業務を進める上で重要です。情報共有を行うことで、コミュニケーションのきっかけとなり、業務を円滑に進めることができます。

新たな発想を生む

情報共有の目的の5点目は、新たな発想を生むきっかけになることです。チーム内や会社内で、お互いの情報やノウハウを共有し合うことで、自身では気づけなかった視点や相違点を発見でき、新たな発想やアイデアを生むきっかけになるのです。

あなたの組織の現状は?

情報共有を行うことで、生産性の向上やコミュニケーションの活性化など、会社にさまざまなメリットをもたらします。自身が所属している組織ではきちんと情報共有ができているでしょうか? 一度、組織の現状を振り返ってみましょう。

・お互いのタスクや進捗を把握していない

・効率的に作業ができていない

・社員同士のチームワークが悪い

・社員によって情報共有の仕方が異なる

・情報共有したつもりになっている

以上の項目に当てはまっている場合、情報共有ができていない、もしくは問題があると言えます。では、なぜ情報共有が進まないのでしょうか?

情報共有が機能しない原因

情報共有が進まない原因は、仕組み・ルールに問題がある場合と意識に問題がある場合の2つに分かれます。では、それぞれの原因について詳しくみていきましょう。

仕組み・ルールに問題がある

情報共有が機能しない原因の1点目は、仕組みやルールに問題があることです。例えば、社内の情報共有がメールであったり、口頭であったりと、社員によって情報共有の方法が異なるという問題は、情報共有のルールが明確でないことが原因として考えられます。

情報共有では、仕組みやルールを決め、誰もが情報共有できる環境を作ることが大切です。

情報共有がなかなか浸透しない場合は、情報共有の仕組みやルールをもう一度見直しましょう。

意識に問題がある

情報共有が機能しない原因の2点目は、意識に問題があることです。会社や組織に情報共有しない同僚や部下がいる場合、「情報共有にメリットを感じていない」「情報共有の優先順位が低い」など、社員の意識に問題がある可能性があります。

意識に問題がある場合は、まず情報共有しない心理を明らかにし、対策をたてることが必要です。例えば、情報共有に手間がかかっており、面倒に感じている場合であれば、情報共有の負担を軽減する対策を行いましょう。

 

正しく情報共有するためには

情報共有

ここまでは、会社や組織で情報共有が進まない原因についてご紹介しました。次に、情報共有を徹底するための方法をみていきましょう。

正しく情報共有をするためには、情報共有を仕組み化することが必要です。仕組み化とは、情報共有の制度を作り、ルーチンワークの作業に組み入れることです。仕組み化することで、情報共有が毎日の業務の一部となり、社員に習慣化させることができます。

情報共有を仕組み化するためには、情報共有の環境、ルール、意識の3つのポイントから制度を作り上げる必要があります。では、仕組み化の具体的な方法についてご紹介します。

情報共有ツールを導入し、負担を減らす

仕組み化の方法1点目は、情報共有ツールの導入です。情報共有ツールを導入することで、情報共有が効率的に行える環境が整います。

なお、情報共有ツールには、さまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。情報共有ツールを選ぶ際は、以下のポイントを意識しましょう。

・利用目的に応じた機能の掲載可否

・複数のデバイスからの利用可否

・共有可能なファイルサイズの上限

・利用可能な人数

・利用料金

ルールを明確にする

仕組み化の方法2点目は、ルールを明確にすることです。「情報共有をしろ」と言っても、ルールが社員に浸透していない状態では、情報共有は進みません。情報共有のルールを明確にし、社員の誰もが知っている状態にしましょう。

情報共有のルール作りのポイントは、方法、タイミング、内容の3点です。いつ、どのように、何を共有するかが明確であると、情報共有がしやすい環境になります。

方法

情報共有の方法には、口頭やメール、情報共有ツールなどさまざまあり、それぞれ以下の特徴があります。

・口頭:その場ですぐに共有できるが、あとで内容を確認することが難しい

・メール:あとで内容を振り返ることができるが、共有の際に手間がかかる

・情報共有ツール:共有を簡単にできるが、対人コミュニケーションが希薄になりやすい

ルールを決める場合は、複数の方法を使い分けることをおすすめします。例えば、緊急性の高い情報は口頭で行い、内容を確認したい情報はメールで行うなどしましょう。

タイミング

情報共有のタイミングを決めることも大切です。特に、進捗の遅れやトラブルの報告は、情報共有することに抵抗があり、報告が遅れがちになります。トラブルや緊急性の高い情報に関しては、発覚したタイミングですぐに共有するルールを作りましょう。

内容

情報共有すべき内容を決める際は、以下の4項目をおさえましょう。

・仕事の目的や目標:業務を進める方向(ゴール)を認識する

・ノウハウ:会社全体のスキルの底上げを行う

・タスク・スケジュール:遅れなど進捗度合いをいち早く把握する

・仕事の結果・問題:成果やトラブルを他の業務に活かす

これら4項目の内容をおさえ、情報共有不足を改善しましょう。

社員に情報共有の重要性を認識してもらう

仕組み化の方法3点目は、情報共有の重要性を社員に認識してもらうことです。情報共有をする社員の意識が変わらなければ、環境やルールが整っても機能しません。

具体的な方法としては、情報共有の優先順位が低く、報告が後回しになる社員に対しては、情報共有のメリットを提示しましょう。「◯◯のデータを共有することで、△△の効率が上がる」と具体的に提示することで、情報共有のメリットを具体的にイメージしやすくなり、行動を促しやすくなります。

また、なかなか情報共有を行わない社員には、情報共有の場を設け、強制的に情報共有する環境を作ることも手段として挙げられます。

情報共有する際の注意点

情報共有を浸透させるためには、仕組み化が必要であると解説しました。ただし、仕組み化を進める上でいくつか注意しなければならないことがあります。

目的を持って情報共有ツールを利用する

情報共有ツールを導入する場合は、目的意識を持って情報共有ツールを利用しましょう。目的意識とは、解決したい課題です。例えば、コミュニケーションを効率的に進めたいから情報共有ツールを導入するなどです。

ここでの注意点は、情報共有ツールを使うことが目的になってはいけないことです。情報共有ツールは、情報共有にかかる負担を軽減しますが、むやみに利用することで不要な情報までも出回ってしまう恐れがあります。

情報共有ツールを導入する際は、ツールを利用することが目的でなく、解決したい課題を意識して利用するようにしましょう。

効果的なナレッジ共有の方法とは? その意義やおすすめツールについて紹介

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ルールは柔軟に変更する

情報共有で決定したルールは、柔軟に変更しましょう。仕組み化するうえで、ルールを明確にすることは大切です。

しかし、厳格過ぎるルールでは情報共有が機能しなくなる可能性があります。例えば、忙しい部門に対しても、細かな情報共有を求めてしまっては、情報共有に手間がかかってしまいます。

ルールを決定する場合は、全社を通して大まかなルールを設け、部門や社員に応じてルールを柔軟に変更しましょう。

メンバー全員の意識を高める

社員の認識を改善する際は、一部のメンバーだけでなく、メンバー全員の認識を高めましょう。上司に対して情報共有の重要性を提示しても、部下が理解していなければ、トラブルや進捗の遅れの報告を隠す可能性があります。

社員に情報共有の重要性を認識してもらうために、定期的にメンバー全員を集め、情報共有の重要性を認識してもらい、メンバー全員で取り組む環境を整えましょう。

情報共有の目的を理解し、意義のある共有をしましょう

情報共有の目的、方法、そして注意点についてご紹介しました。情報共有は、情報を収集、整理、共有の流れで行います。

ただし、情報を共有して完了ではなく、ナレッジの共有や業務の生産性の向上など、共有した情報が活用されてこそ意味があります。

情報共有は、属人化させるのではなく、仕組み化することでより効果を発揮します。環境を整え、ルールを明確にし、社員の意識を高めることで、情報共有を浸透させることができます。現在、情報共有がうまくいっていない場合は、まず原因を解明し、仕組み化に必要な対策を立てましょう。

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