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効果的なナレッジ共有の方法とは? その意義やおすすめツールについて紹介

投稿日:2019年6月20日 更新日:

ナレッジ共有は組織のパフォーマンスの向上には必要不可欠であり、効率化を図るためにナレッジ共有ツールを導入する会社が増加しています。しかし、本当にツールがナレッジ共有の効率化に役立つのでしょうか? 

また、ツールを導入する際は、どのように選ぶべきなのでしょうか? 
この記事では、ナレッジ共有の概要とナレッジ共有ツールを導入するメリット、また導入する際のポイントについてご紹介します。

ナレッジ共有とナレッジマネジメントとは

ツールのご紹介の前に、ビジネスにおいて重要な「ナレッジ共有」と「ナレッジマネジメント」の意義についてみていきましょう。ただツールを使いこなすだけではなく、ナレッジ共有の概念や重要性を理解しておくことで、高い成果に繋がります。

ナレッジ共有の意義

ナレッジ共有とは、その名の通り知識を共有することです。会社や組織にとってナレッジ共有は必要不可欠です。では、なぜナレッジ共有が必要なのでしょうか?

ナレッジ共有の目的

ナレッジ共有の目的とは、主に以下の3点が挙げられます。

・パフォーマンスの向上

・業務の効率化

・暗黙知を形式知にする

まず、ナレッジ共有はパフォーマンスを向上させる目的があります。会社や組織にとって有益な情報やスキルは、個人が保有している状態では売り上げに大きく貢献しません。ナレッジを共有することで、多くの社員のスキルの底上げを図り、結果会社全体のパフォーマンスを向上させることができます。

また、ナレッジ共有は、業務の効率化にも繋がります。ナレッジ共有は、集めた情報や知識を共有するため、他の社員は再び収集し直す必要がなく、二度手間を防げます。

そして、ナレッジ共有は暗黙知を形式知に変える役割も果たします。簡単に言うと、特定の状況下において個人の経験値に基づいて使っている暗黙知を、論理的な表現手段によって伝達が可能な形式知に変換することです。こうすることで、ナレッジの属人化を防ぎ、社内の誰しもに共有できる状態にできます。

ナレッジ共有の4項目

ナレッジ共有の目的を理解していただいたところで、具体的には、何を共有すべきなのでしょうか? 具体的に共有すべき内容として、以下の4項目が考えられます。

・知識

・顧客情報

・マニュアル

・事例

知識は、業務を通じて培った専門知識やスキルのことを指します。知識の共有は、社員全員のパフォーマンスの向上を図る目的があります。また、顧客情報の共有を行うことで、担当者が変わった場合に、スムーズに顧客情報を引き継ぐことができます。次に、マニュアルの共有では、資料作成手順など作業の効率化を図る目的があります。そして、過去の成功事例を共有することで、データとして蓄積し、他の業務や新たな提案に繋げることができます。

ナレッジマネジメントとは

次に、ナレッジマネジメントの意義をみていきましょう。ナレッジマネジメントとは、ナレッジ共有を進めるための手法です。ナレッジマネジメントの手法の1つに、ナレッジ共有を根付かせるための仕組み化が挙げられます。

例えば、ナレッジ共有のルールを明確にすることで、社員はどのようにナレッジ共有すればいいのかわかりやすくなります。また、ナレッジ共有の場を設けることで、ナレッジ共有が日常業務となるため、習慣化されます。

組織として高い成果を上げるために、ナレッジマネジメントが重要であることを理解して、効率的なナレッジ共有の仕方をみていきましょう。

効率的にナレッジ共有するには

ナレッジ共有は、ただ実施すればいいというわけではありません。社員や部門の多い会社では、周知すべきナレッジも多くなるため、ナレッジ共有を効率化しなければいけません。そこで、ナレッジ共有の効率化に役立つナレッジ共有ツールをご紹介します。ナレッジ共有ツールは、ナレッジ共有にかかる作業負担を軽減するため、ナレッジマネジメントに役立ちます。

ナレッジ共有ツールを使うメリット

ナレッジ共有ツールとは、データの一括管理や共有などが行えるツールです。ナレッジ共有ツールのメリットとして、以下の2点が挙げられます。

・効率的にナレッジ共有できる

・ナレッジを整理・編集できる

上述のように、ナレッジ共有ツールはナレッジ共有にかかる作業負担を軽減し、効率化を図れます。例えば、メールでナレッジ共有を行う際は、件名や本文を考えなければいけませんが、ナレッジ共有ツールはクラウド上で一括でナレッジを貯めることができます。

また、ナレッジ共有ツールは、ナレッジの整理や編集にも役立ちます。ナレッジ共有ツールで共有されたナレッジは、グループやカテゴリーごとに分別することができます。さらに、ナレッジにコメントができ、編集内容がリアルタイムで反映されます。

ナレッジ共有ツールの選び方

ナレッジ共有ツールには、さまざまな種類があります。ナレッジ共有ツールを導入する際は、以下のポイントを意識しましょう。

課題・目的に対する手段になっているか

ナレッジ共有ツールは、ツールごとに機能や特徴が異なります。そのため、自身に合ったナレッジ共有ツールを選ぶためには、ツールで何を解決したいのかを考え、その課題が解決できる機能が搭載されたナレッジ共有ツールを選ぶことが大切です。

月額利用料金

ナレッジ共有ツールは、無料(オープンソース)と有料のツールがあります。有料の場合、登録ユーザー数や機能数によって料金が変動こともあるため、必ず月額利用料金は確認するようにしましょう。また、ナレッジ共有ツールによっては、無料トライアルが設けられているため、まずは無料で試してみるのもおすすめです。

セキュリティ

ナレッジ共有ツールを選ぶ際は、セキュリティも注意しましょう。ナレッジ共有ツールには、会社や組織にとって重要な情報が蓄積されます。そのため、ナレッジ漏洩を防ぐためにも、セキュリティ体制が万全なナレッジ共有ツールを選びましょう。

操作性

ナレッジ共有ツールは操作性も大切です。使いづらいナレッジ共有ツールでは、社員は積極的にナレッジを共有しにくくなります。画面の見やすさやデザインなど、可能な限り操作性を確認するようにしましょう。

役立つナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールを選ぶ際のポイントをご紹介しました。こちらでは、ナレッジ共有に役立つツール9選をご紹介します。特徴や機能を確認しながら、自身にあったナレッジ共有ツールを選びましょう。

チームでの文書作成・活用に特化したナレッジ共有ツール「flouu(フロー)」

情報共有ツールflouu(フロー)は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。文書をゼロから作成せずとも済むように、目的別のテンプレートも充実しています。

また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。

加えて文書のバージョン(版)の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。

flouu

無料で利用できる「GoogleDrive」

GoogleDriveは、無料で利用できるナレッジ共有ツールです。ツールで作成したドキュメントやスプレッドシート、スライドはクラウド上で保存され、簡単な操作で複数のメンバーに共有できます。flouuと同じく、GoogleDriveにも資料のテンプレートが搭載されているため、資料作成にかかる時間を削減できます。

資料のほかにも、カレンダーやメール、さらにはチャット機能やカメラミーティング機能も搭載されています。GoogleDriveは、無料でありながらも、多機能で非常に優秀なナレッジ共有ツールです。

GoogleDrive

日報や議事録のテンプレートが搭載された「Qiita:Team」

Qiita:Teamにも日報や議事録など、あらかじめテンプレートが搭載されたナレッジ共有ツールです。コメント欄にてユーザー同士のコミュニケーションもできるため、ナレッジのフィードバックもツール上で行えます。

また、Qiita:Teamは、もともとエンジニア向けに開発されたナレッジ共有ツールです。ツールでは、MarkDown記法を採用しており、共有した情報をHTML化できます。投稿された情報はフィード形式で表示され、検索することも可能なため、開発部門のナレッジ共有ツールとして役立ちます。

Qitta:Team

2段階認証で高い安全性を誇る「DocBase」

DocBaseは、2段階認証によるアクセスで、高い安全性を誇るナレッジ共有ツールです。共有されたナレッジは、DocBaseにて暗号化されます。ナレッジを確認する際も、2段階承認で不正利用を防止するため、セキュリティ対策は万全です。

また、DocBaseもMarkdown記法に対応したナレッジ共有ツールです。HTML化が可能であり、さらに、SlackやChatworkで連携することでメンバー同士で簡単にナレッジの共有ができます。月額900円というリーズナブルな価格もポイントです。(2019年4月現在)

DocBase

削除したデータも30日間保存される「Stock」

Stockは、乱雑な状態で保存されたナレッジを整理・管理できるナレッジ共有ツールです。ナレッジだけでなく、タスク管理機能も搭載されているため、社員の進捗状況の確認にも役立ちます。さらに、誤削除防止機能では、誤って削除してしまったデータも30日間保存されます。

月額利用料金は、無料のフリープランから月額11,400円のラージプランまで、ユーザー数や利用可能な機能が異なる全5種類の中から自由に選択できます。(2019年4月現在)

Stock

コスパの高いナレッジ共有ツール「Neuron」

Neuronは、ナレッジ検索に特化したナレッジ共有ツールです。Neuron内で共有したナレッジは、キーワードで検索できるため、すぐにナレッジを引き出すことができます。さらに、検索履歴は、データとして蓄積され、管理レポートにて検索されやすいキーワードやナレッジを確認することができます。

Neuronでは、2ヶ月間のトライアル期間があるため、機能や操作性を無料で確認したい方はトライアル期間の利用をおすすめします。(2019年4月現在)

Neuron

共有ナレッジをすぐに検索できる「ConceptBase Enterprise Search」

ConceptBase Enterprise Search(CBES)も同じくナレッジ検索に特化したツールです。インターネットの検索のように、キーワードでツール内で共有されたナレッジを検索できます。

また、ConceptBase Enterprise Searchには独自の辞書機能が搭載されています。社内や組織で頻繁に利用される言葉や専門用語を辞書に登録することで、社内Wikiとして活用できます。

ConceptBase Enterprise Search

企業向けTwitterで知られる「Yammer」

Yammerは、SNSのようにナレッジを確認できるツールです。Yammerは、Twitterのタイムラインのようにナレッジが確認できるため、企業向けTwitterとも呼ばれています。利用者も150万人以上と非常に知名度の高いナレッジ共有ツールです。

さらに、最大1万人が参加できるコミュニティを作成できるため、Yammerで社内会議やセミナーなども開催可能です。Yammerには、無料版と、よりセキュリティ面を強化した有料版がありますが、機能として大差はありません。

Yammer

ナレッジ共有する際の注意点

ナレッジ共有ツールは、共有作業を軽減し、効率的にナレッジ共有ができます。ただし、ナレッジ共有を推進するためには、ナレッジ共有ツールの導入だけではなく、ナレッジ共有を行う際は、以下の2点に注意しましょう。

ナレッジ共有ツールを使うことが目的になってはいけない

ナレッジ共有ツールを導入する際は、ツールを使うことが目的にならないようにしましょう。ナレッジ共有ツールは、作業が効率化されるために、むやみにナレッジ共有される恐れがあります。ナレッジ共有ツールは、あくまでもナレッジ共有を効率化するための手段だと忘れないようにしましょう。

仕組み化にも注力する

ナレッジ共有を根付かせるためには、ナレッジ共有ツールの導入だけではなく、仕組み化に注力すべきです。きちんとルールの明確化や社員の意識も高めることで、ナレッジ共有を行う仕組みも作り上げましょう。

ナレッジ共有の仕組み化として、推進者を決めることも1つの手です。率先してナレッジ共有を行う社員を決めることで、社員自らナレッジ共有を実施する体制を作りましょう。

ナレッジ共有の効率化を図るにはツールを導入しましょう

ナレッジ共有とナレッジマネジメントの概要、そしてナレッジ共有ツールについてご紹介しました。ナレッジ共有は、パフォーマンスの向上、業務の効率化、暗黙知の可視化などの目的があり、会社の成長には欠かせません。

ナレッジ共有ツールを導入することで、共有作業を効率化し、ナレッジ共有のしやすい環境ができます。ただし、ナレッジ共有ツールを導入する場合は、会社や組織に合ったツールを選ぶ必要があります。ナレッジ共有ツールを選ぶ際は、搭載機能、月額利用料金、セキュリティ、操作性の4点を確認しましょう。また、導入後もツールの使い過ぎに注意し、ナレッジ共有の仕組み化にも取り組むことが大切です。

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