情報共有

おすすめ情報整理ツールとツール選びのポイントを解説。ツールの活用方法も紹介

投稿日:2019年6月18日 更新日:


収集・蓄積した大量の情報を、どのように整理すべきかお困りではないでしょうか? 情報整理の際にツールを利用すると、収集した情報を効率的に整理できて、業務全体の効率化や、社内の生産性向上に繋がります。ツール選びのポイントも解説しますので、自社に最適な情報整理ツールを選択して、仕事の効率化を図りましょう。

情報整理の意義

ツールの前に、そもそも何故情報整理をすべきなのか、正しく理解できているでしょうか。

情報収集や情報共有に意識がいきがちですが、情報整理はビジネスシーンにおいて実は非常に重要です。自身のスキルアップのために、情報整理の意義を理解しておきましょう。

情報の流れ

情報が共有されるまでには、膨大な情報の中から必要なもの収集して、集めた情報を整理するという流れがあります。情報整理とは、集めた情報を理解・共有しやすいように分類したり、必要な情報を精査したりするなど、情報を整理することです。では、情報整理の目的を以下で細かくみていきましょう。

情報整理の目的

情報整理は、以下の目的で行われます。

  1. 情報を記憶するため
  2. 情報活用のため
  3. 知識を蓄えるため

情報整理の目的の1点目は、情報を記憶することです。情報を整理することで、情報に触れる回数が増え、収集した情報を忘れにくくなります。また、収集した情報を整理して、いつでも取り出せるような状態にしておくことで、収集した情報や蓄積した知識が無駄にならず、情報を資産化できます。

情報整理の目的の2点目は、収集した情報を活用することで情報は、収集して終了ではなく、成果を出すという目的のために使われてこそ価値を増します。情報がわかりやすく整理されていることで、目的に応じて情報を活用しやすくなるため、情報整理の大きな目的と言えるでしょう。

情報整理の目的の3点目は、自身の知識を蓄えることです。収集した情報を整理すると、同時に自身の脳内も整理されます。単に情報を収集だけでなく、情報を整理することで、知識として定着可能な情報の割合が高まります。

情報整理の仕方

次に、仕事に役立つ情報整理の方法を解説します。

収集した情報をどのように効率的に整理すべきか、迷った経験はないでしょうか。情報を綺麗に整理できると、仕事を効率化できて、社内の生産性を向上できます。仕事を効率化できる情報整理の方法を理解して、自身のスキルアップに役立ててみましょう。

情報収集の方法

情報を収集する際には、インターネットを利用する方法が主流です。インターネット上には、非常に多くの情報が存在しており、収集したい情報に関連するキーワードを入力することで、最適な情報が手に入ります。また、情報収集の手間や時間が、書籍や新聞等に比べて大幅に短縮でき、情報の新規性も他の媒体と比較して非常に高いと言えます。

ただし、情報量が多いため、なかには誤った情報が混在しているケースも少なくありません。情報源を確認したり、複数の情報をチェックして、正確性の高い情報を入手できるようにしましょう。

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情報整理にツールを利用するメリット

情報整理にツールを利用すると、以下のようなメリットがあり、情報整理を効率化できて便利です。

・分かりやすく情報を管理できる

・簡単に共有できる

・仕事の効率化に繋がる

ツールを利用して必要な情報を記録し、その情報を共有して活用可能な状態にしておくことで、情報整理だけでなく、仕事全体を効率化できます。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、情報整理ツールの導入に迷っている方は確認しておきましょう。

分かりやすく情報を管理できる

情報整理にツールを利用するメリットの1点目は、必要な情報を分かりやすく管理できることです。膨大な情報が存在する現代社会では、自身が本当に必要な情報を取捨選択したうえで、管理できることが重要です。

情報整理ツールを利用すると、収集したバラバラな状態の情報を、カテゴリや種類ごとに分けて、まとめて管理できます。ツールによっては、フォルダごとにタグを付けて情報を管理できるものもあり、必要な情報や関連情報をすぐに取り出せて便利です。

簡単に共有できる

情報整理ツールを利用するメリットの2点目は、情報を簡単に共有可能なことです。情報整理ツールでは、整理した情報単体はもちろん、フォルダごとに情報を共有できます。情報共有のハードルが下がることで、情報共有が活発化し、社内の業務の効率化に繋がります。

ツールによっては、フォルダやファイル、ユーザーごとに閲覧・編集等の権限を指定して付与可能な場合があり、社外の人と情報をやり取りする際などに、公開したくない情報を見られる心配がなくなります。

仕事の効率化に繋がる

情報整理ツールを利用するメリットの3点目は、仕事の効率化に繋がることです。情報整理するのに時間がかかったり、情報を探し出すのに手間や時間がかかると、他の仕事に着手するタイミングが遅れるなどして、業務全体の進捗に影響を及ぼす可能性があります。ツールを利用すると、フォルダごとの情報管理や、情報共有の手間を短縮可能で、タスクを効率的にこなせます。

情報整理ツールを活用して、情報整理の無駄を省けることで、仕事を効率的に進められます。

情報整理ツール選びのポイント

次に、情報整理ツール選びのポイントを説明します。情報整理ツールには、豊富な種類があり、ツールごとに搭載機能は様々です。

そのため、利用目的に合ったツールを選択しないと、ツール利用によって情報整理の手間が増え、業務が非能率化する可能性があります。社内で整理したい情報の種類や、ツール導入に割ける資金等を考慮したうえで、利用する情報整理ツールを選択することが大切です。以下のポイントをきちんと確認しておきましょう。

使いやすさ

情報整理ツール選びのポイントの1点目は、情報整理ツールの使いやすさです。業務の効率化を目的にツールを利用するにも拘らず、操作が複雑で情報整理の手間が増えてしまっては、本末転倒です。

整理した情報の編集や削除等の操作をスムーズに行えることで、情報整理の手間と時間を短縮できます。また、ツール自体の操作が簡単なことで、導入後に社員に浸透しやすくなります。

共有の簡単さ

情報整理ツール選びのポイントの2点目は、情報共有することまでを考慮して、情報共有のしやすさまで着目することです。整理した情報は、共有しておくことで、別の場面で活用可能な状態になり、資産化できます。そのため、情報共有に手間がかかると、情報共有が活発化せず、せっかく整理した情報を有効活用できません。

情報共有までの手間ができるだけ少ないものを選択すると、業務の効率化のために情報整理ツールを活用可能になります。

料金

情報整理ツール選びのポイントの3点目は、利用料金です。情報整理ツールによっては、利用料がかかる場合があります。ツールは、業務の効率化や社内の生産性向上を目的に導入されますが、高すぎる利用料は組織全体の生産性向上の足かせになる可能性があります。

また、ツールごとに料金体系は異なるため、自社が多く取り扱う資料の種類や、管理する量などに応じて、最適なツールが異なります。自社の情報整理の性格と合わせて料金体系を確認し、できるだけ安く利用可能なツールを選択して、生産性の向上に役立てましょう。

タグなどでノートを効率的に管理できる

情報整理ツールを選ぶ際のポイントの4点目は、タグやフォルダごとに情報管理が可能なことです。情報は、テキストファイルだけでなく、画像や動画、音声ファイルなど多岐にわたります。

多種多様な情報をタグを付けて管理したり、種類別に分けて管理可能なことで、情報を探し出しやすくなります。例えば、取引先ごとやプロジェクトごとにフォルダを分けておくことで、必要な情報がどこにあるのかがすぐ分かって非常に便利です。

情報整理ツール

ここからは、情報整理に便利なおすすめのツールを紹介します。2種類のツールの機能を比較し、それぞれの特徴を説明しますので、情報整理ツールの導入を見当している方は参考にしてください。

flouu(フロー)

flouu(フロー)はクラウド上で文書管理できるツールです。
テキストや画像などの情報を、ドキュメント形式で保存することができます。

作成した文書はフォルダで管理することができます。さらに文書の隣ではコミュニケーションができ、全ての会話をflouuに集約することができます。 修正に関連する作業はタスクとして管理もできます。

ドキュメントの検索性を高めるため、ドキュメントの検索やラベル付けが行えるため、情報整理をしやすい設計になっています。
特に整理した情報をチームで共有することが多い場合におすすめのツールです。

flouu

 

Evernote

世界で2億人以上に利用されている情報整理ツールです。Evernoteでは、ノートのように情報を蓄積できる特徴があります。スマートフォンのカメラで紙文書や名刺、手書きメモ、スケッチなどをデジタル化したり、音声ファイルを保存しておけます。保存した情報は、キーワードから検索可能で、情報をすぐに取り出せて便利です。

タスクをリスト管理できて、リマインダー機能を利用して通知を受け取ることも可能です。仕事上の様々な場面で活用可能な便利機能が多数搭載されている便利な情報整理ツールです。また、Webクリッパーと言われる機能を利用して、WebサイトをEvernote上に保存できます。

パソコンだけでなく、スマートフォンアプリやApple Watchからもアクセス可能なため、いつでも情報を確認したい方に最適なツールです。最大で2デバイスまで無料で同期可能ですが、会社や部署等のチームで利用する場合には有料プランがおすすめです。

Evernote

Scrapbox

テキストファイルを、Webブラウザ上で編集可能な情報整理ツールです。Scrapboxでは、テキストファイルのみしか記録できませんが、指定したキーワードにURLリンクを埋め込んだり、画像やPDFのURLを貼付して、ファイル上に表示したりできます。

Slackと連携して簡単に情報を共有でき、チャット通知機能を利用して、情報の更新情報を受け取れる特徴があります。複数人でグループを作成して、グループ内の情報の変更履歴を一目で確認可能できるなど、情報を簡単に共有・管理可能です。

Scrapbox内で管理している情報は、キーワードを入力して検索でき、簡単に情報を探し出せます。また、Webブラウザに接続可能なデバイスであれば利用可能で、iOSとAndroid版のアプリからもアクセスできます。

最大300ページまで無料で利用できますが、30人以上で利用する場合には、有料プランを選択することがおすすめです。大量のテキストファイルを整理したい場合には、Scrapboxが最適です。

Scrapbox

情報整理ツールの活用方法

情報整理に便利なツールの活用方法を説明します。情報整理ツール導入後の、どのような場面でツールを活用可能かを確認して、ツールを業務の効率化に最大限活用しましょう。

チェックリスト

情報整理ツールは、チェックリストとして活用可能です。情報整理ツールによっては、情報のリスト管理が可能なものがあります。

例えば、プロジェクトにおけるタスクをリスト管理して、完了したものにチェックを付けられることで、行うべきタスクが明確になります。プロジェクトチーム全体でのタスク管理も可能で、タスク漏れ防止に役立ちます。

予約情報管理

予約情報等の管理に、情報整理ツールを活用することもできます。

旅行や飲食店、ライブ等の予約をオンライン上で行って、予約時の確認メールを探すのに手間や時間がかかったことはありませんか? オンライン予約機能を利用すると、番号で予約管理が行われるため、会場に到着してから番号が必要だったり、突然予約番号が必要になるケースが少なくありません。

このような場合に、情報整理ツールを利用して、メールを「予約情報」等のフォルダに入れて管理しておくことで、番号が必要になった場合にすぐに探し出せます。

名刺管理

情報整理ツールは、名刺管理に役立ちます。ツールによっては、スマートフォンのカメラを利用して、名刺をスキャンし、デジタル化して管理できます。

例えば、Evernoteでは、名刺スキャン機能を活用して「連絡先ノート」という形式で名刺情報を保存可能です。スキャンした名刺内の情報が自動的に文字化されるため、情報入力の手間を省けます。

大量の名刺情報の中からキーワードを入力して検索でき、大量の名刺情報の中から必要な情報を簡単に探し出せます。また、スマートフォンから検索して、そのまま電話をかけることもできて非常に便利です。

グルメ情報やレシピ情報

情報整理ツールでは、グルメ情報やレシピ情報を管理する際にも活用できます。ツールでは、Webサイトや紙媒体の情報を一括保存できる場合があります。Web上で気になるレシピを発見した際や、レシピ本の中の気になるレシピ情報を一括で管理可能なことで、自身独自のレシピ情報フォルダを作成可能です。

また、気になるお店の情報も同様に、オンライン情報と紙媒体の情報を一括で管理できるため、お店情報を知りたくなった場合に簡単に情報を探し出せて非常に便利です。

情報整理ツールを利用して情報収集から整理・共有までを効率的に行いましょう

情報整理ツールについて解説しました。情報整理ツールは、利用目的を明確にしたうえで、やり取りする情報の種類や、操作性などを考慮して利用を判断することが大切です。業務を効率化するために自身に合った最適なツールを選んで、仕事にツールを役立てましょう。

また、情報共有ツールは、資料等を管理するだけでなく、名刺情報やお店情報など多種多様な情報管理にも役立ちます。情報過多な現代において、自身が必要な情報を取捨選択し、整理したうえで共有・管理できることで情報を資産化できます。自身に合った情報整理ツールを利用して、情報を有効活用しましょう。

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