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情報共有ツール・アプリ13選。情報共有の効率化に役立つツールを選ぶポイントとは

投稿日:2019年6月14日 更新日:


情報共有の徹底が求められ、情報共有の効率化の手段として情報共有ツールやアプリを導入する会社が増加しています。数ある情報共有ツールの中から、どのように自身にあった情報共有ツールを選べば良いのでしょうか? この記事では、情報共有ツールのメリットと選び方、またおすすめ情報共有ツールをご紹介します。

情報共有の意義とツール

情報共有ツールのメリットや紹介の前に、まずは情報共有の意義を振り返りましょう。意義を理解することで、情報共有ツールを最大限活用できます。

情報共有の意義

そもそも情報共有とは、情報を収集、整理、そして共有する一連の流れを指します。情報はただ共有して完了ではなく、以下の4点の目的を達成するために行われます。

・組織の成長のために必要な情報を取捨選択する

・ナレッジの属人化を防ぐ

・業務の生産性を上げる

・コミュニケーションを活性化する

情報共有は、個人が保有している情報を共有し、社員同士で組織に必要な情報かどうか取捨選択する目的があります。また、ナレッジやマニュアルを共有することで、社員全員のスキルの底上げと業務の効率化に繋がります。さらに、情報共有をきっかけにコミュニケーションが生まれ、社員同士のチームワークの向上を図ることができます。

上述のように、情報共有は会社や組織の成長に大きく影響します。情報共有を徹底していくと、不必要な時間がかかってしまうなど、効率化の必要性に気付かされます。情報共有を効率化する際に役立つのが、情報共有ツールです。

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情報共有ツールを使うメリット

情報共有の効率化には、情報共有ツールが役立ちます。そもそも、情報共有の手段には、情報共有ツールのほかに、口頭やメール、エクセルなどさまざまあります。それぞれの方法は、特徴やデメリットがありますが、情報共有の手間をできるだけ軽減したいのであれば、情報共有ツールが最適です。

なぜ情報共有ツールが最適なのでしょうか? その理由は、情報共有ツールには以下のようなメリットがあるからです。

・集めた情報に編集やコメントができる

・情報をグループやカテゴリーごとに整理できる

・収集した情報はいつでも誰でも閲覧できる

・相手のタスクやスケジュールが把握しやすくなる

・一度に複数の人とコミュニケーションがとれる

情報共有ツールは、クラウド上で情報を管理、共有します。そのため、情報共有ツールを導入しているユーザーであれば、いつでも誰でも情報を共有することができます。さらに、情報に対してコメントや編集ができるため、情報を常に最新の状態にすることもできます。

情報共有ツールを使うデメリット

効率的に情報共有ができるツールですが、一方で以下のようなデメリットもあります。

・料金がかかる場合がある

・対人コミュニケーションが希薄になる

・通知で業務に支障ができる場合がある

情報共有ツールは、基本的には無料で利用できます。しかし、情報共有ツールによっては、月額数百〜数千円の料金が発生する場合があります。

また、手軽に情報共有ができるため、対人のコミュニケーションが希薄になったり、情報共有の通知で業務に支障をきたす可能性もあります。

情報共有ツールを導入する場合は、これらのデメリットも考慮したうえで判断しましょう。

 

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情報共有ツールを選ぶポイント

情報共有ツールは、さまざまな種類があります。情報共有ツールを選ぶ際は、以下のポイントをおさえましょう。

・利用目的に応じた機能

・複数のデバイスからの利用可否

・共有可能なファイルサイズの上限

・利用可能な人数

・利用料金

特に重要なのは、情報共有ツールの機能です。情報共有ツールには、資料作成に特化したものやコミュニケーションに特化したものなど、それぞれ特徴があります。情報共有ツールを導入する際は、情報共有の目的を明確にし、その目的を達成できる機能が搭載されたものを選ぶことが大切です。

また、共有された情報をスマホから確認したい方は、デバイスもチェックしましょう。スマホからも利用したい方は、情報共有ツールのデバイスも確認しておくことが大切です。

さらに、情報共有ツールごとに、共有可能なファイルサイズの上限や利用可能人数、利用料金も異なるため、導入の際は確認するようにしましょう。

情報共有ツール導入時に気を付けること

よくある情報共有ツール導入時の失敗例として、ツールだけを導入して、どのような情報をどのような形式、どのようなルールで共有するのか決めず、結果雑多な情報が散在して探しづらかったり、必要な情報が不足していて活用できず、結果として情報共有が形骸化してしまうということがあります。情報共有ツールを導入する際には、以下のことを明確にし、組織全体が理解した上で始めることが重要です。

  • WHY:なぜ情報共有を行うのか?
  • WHAT:どのような情報をいつ共有するのか?
  • HOW:どのようなフォーマットで共有するのか?

これらを明確なっていることにより、活用可能な情報が集約され、情報共有ツールが有益なものとなります。

また、導入当初はナレッジ管理を主導する「ナレッジマネージャー」を決め、日々情報共有が適切な形でなされているか確認するとよいでしょう。

おすすめの目的別情報共有ツール

こちらでは、おすすめ情報共有ツールを目的別にご紹介します。ドキュメント作成、社内掲示板、タスクの管理、コミュニケーションの4つの目的において、それぞれの情報共有ツールの特徴や使い方を解説するので、ご自身にあったものを選びましょう。

マニュアルなどドキュメントを作成・共有したい方

こちらでは、マニュアルなどドキュメント作成に特化した情報共有ツールをご紹介します。ご紹介する情報共有ツールには、マニュアルのテンプレートが搭載されたものもあるため、資料作成の手間を軽減してくれます。

flouu(フロー)

情報共有ツールflouu(フロー)は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。文書をゼロから作成せずとも済むように、目的別のテンプレートも充実しています。
また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン(版)の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかります。

flouu

Qiita:Team

Qiita:Teamは、エンジニア向けに開発された情報共有ツールです。特徴は、MarkDown記法を採用しており、共有した情報をHTML化できることです。投稿された情報はフィード形式で表示され、検索も可能なため、開発部門の情報共有ツールとして役立ちます。

Qiita:Teamには、日報や議事録のテンプレートも搭載されています。さらに、コメント欄にてユーザー同士のコミュニケーションができるため、情報のフィードバックをツール上で行えます。

Qitta:Team

社内掲示板として情報を共有したい方

こちらでは、社内掲示板として利用できる情報共有ツールをご紹介します。社内での業務連絡が多く、常に最新情報を共有したい方は、こちらでご紹介する情報共有ツールがおすすめです。

Workplace by Facebook

こちらは、Facebookが提供する情報共有ツールです。情報共有ツールには、スタンダードとプレミアムの2種類のコースがあり、スタンダードでは、情報の共有やメッセージ機能が無料で利用できます。

さらに、ニュースフィード機能では、共有された情報の中からAIが自動的にユーザーに応じた情報をピックアップし、Twitterのタイムラインのように表示してくれます。つまり、ユーザーごとに社内掲示板の内容が変更されるため、社内wikiとして利用できます。

Workplace by Facebook

LineWorks

ネイバー株式会社が提供する、ビジネス版のチャットワークツールです。チャット機能はもちろんのこと、ノートやファイルを作成し、複数のメンバーに情報を共有することもできます。

プランには、フリー、ライト、ベーシック、プレミアムの4種類あります。フリーはオープンソースのツールであり、コミュニケーションやタスク管理などの機能が搭載されています。

LineWorks

社員のタスクを管理・共有したい方

こちらでは、社員のタスクやスケジュールを一括で管理や一覧できる情報共有ツールをご紹介します。業務の進捗度合いを把握し、いち早く遅れやトラブルに対処したい方におすすめです。

Confluence

チームのタスク管理からドキュメントの作成まで可能な情報共有ツールです。Confluenceでは、スケジュール上でメンバーのタスクが管理できるため、タスクとスケジュール管理を一括で行うことができます。

さらに、提案書や議事録などの資料のテンプレートも搭載されています。資料には、画像や簡単な動画であるGIF(ジフ)画像等も簡単に貼り付けできるため、オリジナル性の高いドキュメントが作成できます。

Confluence

kintone

kintoneは、サイボウズが提供する情報共有ツールです。ツール内には、「日報」や「問い合わせ管理」、「タスク管理」など、共有内容ごとにアプリが用意されており、自社に必要なアプリをカスタマイズすることができます。

さらに、コミュニケーション機能に特化しており、情報に対するコメントや、グループチャット、さらには個人宛にメッセージを送ることもできます。

kintone

複数の社員と一度に情報を共有したい方

こちらでは、コミュニケーション機能に特化した情報共有ツールをご紹介します。他のツールと比べて、資料作成や社内掲示板などの機能が搭載されていないため、シンプルな機能となっています。

Chatwork

Chatworkは、コミュニケーションに特化した情報共有ツールです。チャット形式でメンバー同士のコミュニケーションがスムーズになり、さらに画像やExcelのデータもチャット上に送信できます。

また、タスク管理機能では、チャットのグループごとにタスクの作成・共有ができます。メンバーのタスクを一括で把握したい際には、タスク管理機能が便利です。パソコンだけでなく、スマホからも利用ができます。

Chatwork

Slack

同じく、コミュニケーションに特化した情報共有ツールです。社員同士の個人はもちろんのこと、チームを作成し、チーム内のメンバーでチャットができます。Slackbotと呼ばれる機能には、Slackに関する疑問や相談点を随時チャットボットが答えてくれます。

基本的には無料で利用ができますが、画面を共有した音声通話など、オプション機能を利用する場合は、有料になります。Slackもスマホからの利用が可能です。

Slack

目的別情報共有アプリ

こちらでは、おすすめの情報共有アプリを目的別にご紹介します。アプリでは、コミュニケーションやメモ機能に特化したものが多いことが特徴です。また、情報共有ツールと異なり、位置情報を共有することもできます。

メモやノートの情報を共有したい方

まずは、メモやノートの情報を共有したい方におすすめの情報共有アプリをご紹介します。ビジネスでは、自身のアイデアやノウハウを随時メモに残すことが多くあると思います。こちらでご紹介するアプリは、残したメモやノートをリアルタイムで共有したいとう方ににおすすめです。

EverNote

Evernoteは、メモアプリとして多くのビジネスマンから支持されているアプリです。メモ機能には、音声でメモが残せるボイスメモが搭載されているため、作業をしながらメモを残せます。

さらに、メモには写真やWebサイト、名刺、紙文書まで保存、共有ができます。ブラウザ拡張機能を利用すれば、ニュース記事やPDFの資料も共有できるため、メモアプリとして非常に役立ちます。

Evernote

DropboxPaper

DropboxPaperは、ブラウザ上で随時情報を共有できるアプリです。共有された情報には、複数のユーザーがコメントなど編集ができるため、フィードバックとして活用できます。

さらに、タスクの管理やスケジュール管理機能も搭載されています。また、共有されたメモはプレゼンテーションの資料に変換も可能です。

DropboxPaper

スケジュールを共有したい方

こちらでは、複数のメンバーのスケジュールを管理できるアプリをご紹介します。ビジネスだけでなく、家族同士のスケジュール管理アプリとしても活用できます。

TimeTree

TimeTreeは、ビジネスでもプライベートでも利用できるスケジュール管理アプリです。カレンダー上には、自身だけでなく他のメンバーのスケジュールも登録されます。さらに、アプリにはチャット機能も搭載されているため、スケジュールに対してコメントができます。

通知を設定すれば、アプリを起動していない際にも、スケジュールの通知が画面上に表示されます。パソコンからも利用できるため、ビジネスシーンにも役立ちます。

TimeTree

URECY

URECYも、カレンダー上にスケジュールを管理できるアプリです。個人で利用できるのはもちろんのこと、最大10人までのグループを作成し、メンバー同士のスケジュールも随時共有できます。

さらに、グループで3ヶ月以上投稿がないメンバーには、自動的にグループからフェードアウトする機能も搭載されています。つまり、作成されたグループは、アクティビティ状態のメンバーのみで形成されます。

URECY

場所や位置情報を共有したい方

こちらでは、場所や位置情報を共有できるアプリをご紹介します。位置情報が共有できることで、子どもの居場所やスマホの紛失場所、さらに災害時にも位置情報を把握できます。

Life360

GPSで位置情報が共有できるアプリです。現在位置だけでなく、移動履歴も確認できます。さらに、あらかじめ場所を登録すれば、その場所に到着した際に通知を受け取る機能も搭載されています。完全招待制のため、他の人に位置情報が漏れる心配もありません。

Life360

目的に合った情報共有ツールを選びましょう

情報共有ツールやアプリのメリット、選び方、そしておすすめ商品についてご紹介しました。情報共有は、生産性の向上やコミュニケーションの活性化など会社や組織の成長には欠かせません。しかし、情報共有に手間がかかってしまっては、情報共有がうまく機能しません。その際、役立つのが情報共有ツールです。

情報共有ツールを選ぶポイントは、①機能②対応デバイス③容量の上限④利用可能人数⑤料金です。さらに、この5点に加えて、操作性や画面の見やすさなどにも注意しましょう。組織において情報共有する目的を明確にし、その目的に応じて最適なツールを選びましょう。

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