情報共有

仕組み倒れに終わらない情報共有の方法とは?WHY・WHAT・HOWで考える効果的なプロセスを説明

投稿日:2019年6月11日 更新日:

情報とは会社や組織にとって資産であり、情報共有を徹底することで、売り上げや業務の効率化に繋がります。

しかし、情報共有が重要だと理解していても、なかなか情報共有が進まず、成果が上がらない方は多いのではないでしょうか。

この記事では、情報共有のポイントについて目的(why)、プロセス(what)、手段(how)の3つの観点から説明しますので、チーム内での情報共有に役立ててください。

 WHY:なぜ情報共有を行うのか?

そもそも情報共有とは、会社や組織で情報を活用するために、情報を収集、整理、共有する一連の流れのことを指します。情報共有しているにもかかわらず、会社や組織で業務の生産性が向上していなかったり、組織の成果が向上していなかったりする場合は、情報共有すること自体が目的化している恐れがあります。

情報共有の目的

では、情報共有の目的とは何なのでしょうか?情報共有の方法を学ぶ前に、まず情報共有の目的を理解しておくことで、より成果を上げやすくなります。ここでは、情報共有の目的を5つに分けてみていきましょう。

組織の成長のために必要な情報を取捨選択する

情報共有の目的の1点目は、組織の成長のために必要な情報を取捨選択することです。組織が成長するためには、必要な情報を会社に蓄積することが大切であり、集めた情報が必要かどうかを判断する必要があります。情報共有を行うことで、個人が保有している情報を社員全員に共有し、本当に必要な情報かどうかを取捨選択するきっかけにできます。

ナレッジの属人化を防ぐ

情報共有の目的の2点目は、ナレッジの属人化を防ぐことです。会社の売り上げに貢献するためには、社員の業務遂行におけるスキルの向上が重要です。情報共有が浸透することで、自身が身につけていないナレッジの共有をうけることができ、より質が高い業務遂行に繋がります。このように、情報共有は、ナレッジの属人化を防ぎ、会社全体のパフォーマンスの向上に繋がります。ナレッジマネジメントは多くの会社で重要なテーマであり、上手に運用できている企業とそうでない企業で成果に大きな差が生まれてきます。

業務の生産性を上げる

情報共有の目的の3点目は、業務の生産性の向上です。情報共有は、社員が集めた情報を共有するため、他の社員は新たに情報を集める必要がありません。例えば、過去に収集した市場調査の情報を共有することで、もう一度調べる手間を防ぎ、業務を効率的に進めることができます。

コミュニケーションを活性化する

情報共有の目的の4点目は、コミュニケーションを活性化することです。業務を進めるうえでチームワークは重要であり、特に社員数や部門数の多い会社では必要不可欠です。その際、上司や同僚への報告、ノウハウの共有などがコミュニケーションのきっかけとなり、チームワークの活性化に繋がります。

新たな発想を生む

情報共有の目的の5点目は、情報共有によりチーム内で議論が活発になることで、新たなアイデアを生むきっかけになることです。情報共有は、他の社員のノウハウやスキルを学ぶことで、自身では気づけなかった視点や相違点を発見でき、新たな発想やアイデアを生むきっかけになるのです。

情報共有のポイント

情報共有には、業務の効率化やアイデアの発見などの目的があります。情報共有は行うべき業務ではありますが、簡単に始められるものではありません。情報共有を失敗に終わらせないためには、情報共有の仕組みを作り、習慣として根付かせる必要があります。

仕組みづくりのポイントは、ルールの明確化と社員意識の向上の2点です。まず、ルールの明確化においては、情報共有のタイミングや手段を決定し、誰もが情報共有できる環境作りが大切です。どのようなタイミングで、どういう手段で行うなどのルールが明確でないと、情報共有を根付かせることはできません。

次に、情報共有に対する社員の意識を高めることが大切です。ルールが明確であっても、社員が情報共有の必要性を理解しなければ、積極的に情報共有をしません。情報共有の重要性やメリットを具体的に提示し、行動を促しましょう。

WHAT:成果に繋がる情報共有のステップ

情報共有の目的とポイントをご紹介しました。ここからは情報共有の内容や手順など、具体的な情報共有のプロセスについて解説します。情報共有・ナレッジマネジメントのレベルが高い組織は、どのような方法で行なっているのでしょうか?

情報共有すべき内容とその意図を明確にする

まずは、どのような内容を共有するのかを決めます。例えば以下のような情報があげられます。

  • 仕事の目的や目標:業務を進める方向(ゴール)を認識する
  • ノウハウ:社員のスキルやレベルの底上げを行う
  • タスク・スケジュール:遅れなど進捗度合いをいち早く把握する
  • 仕事の結果・問題:成果やトラブルを他の業務に活かす

情報共有を行うということは、その背景に情報共有をすることにより達成したいことがあるはずであり、それがぼやけていると結果として情報共有のプロセスがうまく回らなくなってしまいます。

情報共有の仕組みを構築する際にはどのような意図で情報共有を行うい、どのような情報を共有するのかを組織内で明確にしましょう。

その際には情報を共有する(つまり、情報共有をする負担をお願いする)人にとってその情報共有がどのようなメリットや必要性があるのかを納得してもらうことが重要です。

情報共有をするルールを決める

次に具体的な情報共有のルールを決めます。これを決めないと集まってくる情報に粒度と内容のムラが出てきてしまい、活用し難い情報になってしまいます。

情報を共有する場所

社内で使用しているビジネスチャットアプリや、グループウェア、Excel、googleスプレッドシートなど、様々な情報共有の場所があるかと思います。以下の方針で適した方法で共有をすると、効果的な情報共有ができるでしょう。

  • 一度確認すればいい情報:組織内のメンバーが必ず目にする場所での共有をする(ビジネスチャットアプリなど)
  • 継続的に検索して活用する情報:情報を様々な条件で検索できる場所での共有をする(スプレッドシートや情報共有ツールなど)
共有する項目

次に共有すべき情報の項目を明確にしましょう。また情報共有を行う人が具体的にどのような内容を共有すればよいかイメージできるように各項目に共有する内容を例示してもよいでしょう。共有する項目に漏れがないようにするには、googleフォームのようなフォーム作成ツールで共有を行うのも一つの手です。

共有するタイミング

情報共有をする人は他に多数の業務を抱えているため、「随時」「適宜」での情報共有だとまず情報が集まらないと思っていいでしょう。毎週月曜日や、毎日朝9時など、共有をお願いするタイミングを決めておくと、情報が集まりやすくなります。

「ナレッジマネージャー」の指名

情報共有は自分の目先の業務のためというより、(結果として自分のためにはなるが)組織のための取り組みであるため、どうしても共有のモチベーションが下がりがちです。そこを仕組みで補うために組織内の情報共有推進に責任を持つ「ナレッジマネージャー」を決めましょう。ナレッジマネージャーが情報共有の状況をチェックし、是正していくことにより、徐々に運用が軌道に乗り出すはずです。現場の担当者が協力してくれない時のために、ナレッジマネージャーを支援するマネジメント層の存在も重要です。

情報を活用しやすいように整理・加工する

継続的に活用する類の情報は、情報量が多くなればなるほど、探しやすい・活用しやすい形での整理が非常に重要になります。せっかく情報がたくさんあっても、活用したいときに探し当てることができなければ意味がないからです。主な整理の仕方には「構造化」「タグ付け」があります。

構造化

フォルダをツリー構造にするなど、特定の軸で構造化をすると、情報を探し当てやすくなります。この形で整理するときに重要になるのは、情報を探す人がどのような検索イメージを持って探すのかということを理解し、それに合わせた構造にすることです。そうすることで直感的にブレイクダウンするフォルダを理解することができます。

タグ付け

例えば「商材の種類」+「情報の種類(見積書や企画書)」のように複数の軸で情報を探したい場合は情報にタグ付けができ、複数の条件でタグ検索ができる情報共有ツールを導入し、情報にタグ付けをするとよいでしょう。この時も構造化と同様、実際に情報を探す人の検索の仕方をイメージすることが重要です。

また、蓄積された情報はそのままだと再利用が難しいことがあるため、必要に応じて情報の加工も必要になるかもしれません。

情報に接触しやすくする

どれだけ活用しやすい情報が蓄積されても、情報を活用する人がその情報を認識しなければその価値を感じることはできません。ナレッジマネージャーを中心とし、情報に接触しやすくする仕組みを構築しましょう。例えば以下のようなことが考えられます。

複数のデバイスで活用できるようにする

共有された情報は、パソコンやスマホなど複数のデバイスからアクセスできる状態にしましょう。共有された情報がいつ必要になるかはわかりません。社外や外出中でも情報を閲覧できるように、情報のアクセス性は注意しましょう。

情報をオープンにする

情報をオープン化し、誰でも情報共有ができるように心がけましょう。情報共有では、最新情報の共有が重要です。情報をオープン化することで、誰でも更新や編集が簡単に行え、情報を最新の状態に保ちやすくなります。一部の社員しか情報共有できない手段は、できるだけ避けましょう。

HOW:情報共有する手段

情報共有の手段として、以下の5種類が挙げられます。上述したポイントを意識して、手段を選びましょう。

  1. メール
  2. 口頭
  3. チャット
  4. 掲示板
  5. 情報共有ツール

手段においては、それぞれ特徴が異なるため、1つの手段に偏らず、複数の手段を使い分けることも大切です。では、それぞれの手段について詳しくみていきましょう。

1.メール

メールは、社内の情報共有の手段として多くの会社で活用されます。メールの特徴は、情報がテキストとして残るため、後から共有内容を振り返ることができます。また、相手が作業中であっても情報共有ができます。

しかし、メール作成の手間や、敬語やマナーに気をつけなければいけないのが難点です。また、普段からメールのやり取りが多い場合は、情報共有のメールが他のメールに埋もれてしまい、見逃してしまう可能性があります。

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2.口頭

口頭も、メールと並んで情報共有の手段として主要な手段です。口頭はすぐに共有ができるため、緊急性や重要性の高い情報に関しては有効です。メールと異なり、相手の反応がすぐに得られます。

しかし、メールのようにテキストとして残らないため、共有された内容を振り返れません。口頭で情報共有した場合は、後からメールなどでもう一度共有することをおすすめします。

3.チャット

近年、情報共有の手段としてチャットやコミュニケーションツールも活用されるようになりました。チャットの特徴は、メールと比べて手軽に情報共有ができ、なおかつ後から振り返りができる点です。

しかし、チャットでは簡単に共有ができるため、むやみに情報共有が行われる恐れがあります。さらに、チャットには通知機能が搭載されており、共有されるたびに表示されるため、業務に支障をきたす恐れがあります。

4.掲示板

掲示板も情報共有の手段の1つであり、従来のアナログ掲示板だけでなく、ネットで情報共有ができるネット掲示板なども誕生しています。掲示板は、メールのように、件名や宛先を設定する必要がなく、一度に複数のメンバーに共有できます。ただし、共有された情報は一ヶ所に集まっているため、自身で情報を探し出す必要があります。

5.情報共有ツール

情報共有ツールはビジネス版コミュニケーションツールとも呼ばれ、チャット機能や資料作成などの幅広い機能が搭載されています。情報共有は、コミュニケーションを効率化するだけでなく、作業の負担も軽減してくれます。

情報共有ツールのメリット

情報共有の手段として、5つの方法をご紹介しました。この中でも特に情報共有を効率化できるのは、情報共有ツールです。情報共有ツールには、上述した特徴のほかに、他の情報共有の手段にはない以下のようなメリットがあります。

  • 収集した情報はいつでも誰でも閲覧できる
  • 情報をグループやカテゴリーごとに整理できる
  • 集めた情報に編集やコメントができる
  • 相手のタスクやスケジュールが把握しやすくなる
  • 一度に複数の人とコミュニケーションがとれる

情報共有ツールは、クラウド上で情報を共有します。そのため、情報へのコメントやフィードバックがリアルタイムで反映され、常に最新の状態に保つことができます。また、情報共有ツールには、スケジュールやタスク管理機能が搭載されています。そのため、一々メールで進捗の報告をする必要がなく、スケジュール上でメンバーの進捗状況を一括で管理できます。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールは、さまざまな種類があります。情報共有ツールを選ぶ際は、以下のポイントをおさえましょう。

・利用目的に応じた機能の掲載可否

・複数のデバイスからの利用可否

・共有可能なファイルサイズの上限

・利用可能な人数

・利用料金

特に、情報共有ツールの機能は必ず確認しましょう。情報共有ツールは、資料作成やコミュニケーション、タスクの管理など、ツールごとに特徴や機能が異なります。自身に合った情報共有ツールを利用するためには、利用目的を明確にして、それに応じた情報共有ツールを選ぶことが大切です。

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情報共有ツールで効率化を図りましょう

情報共有の方法についてご紹介しました。

情報共有を始める際は、まず情報共有する内容と手段を決定する必要があります。特に手段は、メールや口頭、情報共有ツールなどさまざまあり、それぞれ特徴が異なります。

情報共有の手段を決める際は、情報共有の内容や目的に応じた手段を選びましょう。

また、効率的に情報共有を行いたいのであれば、情報共有ツールの導入がおすすめです。

情報共有ツールは、情報共有にかかる負担が少なく、複数のデバイスからアクセスできるため非常に便利です。

一方で、目的を明確にして導入しないと、業務に余計な負荷がかかってしまうこともあります。情報共有ツールを導入する際は、目的に応じたツールを選び、効率化を図りましょう。

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