ありそうでなかったドキュメンテーションとコラボレーションが統合されたUI。会議の際にはまずflouuを起動しています。

マイプリント株式会社

情報共有の悩みが一気に解決したflouu。書く・探す手間が短縮されて、作業効率が大幅改善。

新型コロナウイルスの感染拡大にともない、テレワーク体制へ移行したマイプリント株式会社。以前から社内の情報共有に課題を感じ、様々な情報共有ツールを比較・検討していた同社ですが、現在はスムーズな情報共有ができているといいます。テレワーク時のflouu活用についてお話をうかがいました。

--- まずはflouuをお知りになったきっかけを教えてください。

古川様:もともと社内の情報共有のやり方に課題を持っており、様々な情報共有ツールをGoogleで検索しているうちに、flouuにたどり着きました。

--- 具体的にどういったことが課題だったのでしょうか。

古川様:社内では各プロジェクトごとに、たくさんのフォルダが存在し、プロジェクトによってフォルダ構成や階層もバラバラでした。議事録や見返したいファイルも埋もれており、あちこち探すのに非常に時間がかかっていたんです。

さらにちょっとした打ち合わせは議事録という形では残らず、個人のメモだけにとどまるので、細かい情報共有ができていませんでした。また新型コロナウイルスの影響でテレワークに移行し、より一層個々の動きや情報が見えなくなっていきました。

いよいよ危機感を覚え、何か良い情報共有の仕方はないかと真剣に検討するようになりました。

--- flouuを導入した決め手は何でしたか?

古川様:実はflouuにたどり着くまでに様々なツールを比較しています。ただ会社で利用しているファイル管理ツールはドキュメントの数が増えるとどこにあるのかわからなくなってしまったり、過去に使用したツールはUIがよくなかったりと、なかなか使い続けられるツールに出会えませんでした。

そのような中、flouuは大量のドキュメントを統一でき、かつクラウドサービスで、しかも気軽に使えました。そんな今までありそうでなかった使い勝手がポイントになりました。

--- ありがとうございます。「ありそうでなかった」というのは例えばどういったところでしょうか?

古川様:そうですね。まずはメモ帳のように気軽に使えるところです。例えば議事録を書こうとすると、他のツールだと書式にとらわれ、形式ばった議事録になっちゃうんですよね。それがflouuだとメモのような形で細かい内容も含めた会議録として残せます。

またflouuにはリアルタイムチャット機能があるので、例えば会議中にメンバーが、flouu上で文章を共有しながら入力していきます。ふと見て内容が違う場合は横からチャットで指摘を入れて、その場で修正が可能です。これが意外といいんです!その場で文章を共有する機能は他のツールにもありますが、このような使用感はflouuならではですね。

--- flouuを導入してどのような変化・効果がありましたか?

古川様:やはりメモの様に気軽にドキュメントが作れて作業効率が改善したこと、チャット機能で内容についてすばやくコミュニケーションが取れるようになったことでしょうか。

これまで議事録は、Microsoft Wordで作っていました。議事録を作るためにWordを立ち上げ、共有フォルダからテンプレートを探し、実際の議事録を入力、メールやslackで配布する、という複数のツールを利用しながら4つの手順にわかれていました。

また配布されるまでどんな議事録かわからない、修正したくとも個別でメール等を送って指摘しなければいけないためそのまま放置されるなど、議事録の形骸化が起きていました。

しかしflouuを導入してからは、ブラウザでflouuにアクセス、flouu上のテンプレートを利用して議事録を入力、会議中に見ながら修正し、その場で共有して終了。基本的に会議終了とともに議事録作成が終わっており、その後の作業が必要ありません。

文書を作って共有するまでの行程数が減りました。当社では数年前から色々な業務改革を行い、作業効率の改善を図っていますが、その点においてもflouuが当社のニーズを満たしています。

--- 文書作成や情報共有は日々の業務ですし、ひとつ行程数が減るだけで大きく作業効率が変わりますね。

古川様:はい。またわたしは普段マネジメントをする立場ですが、すべての会議に出れる訳ではありません。

しかしflouuを日常的にメモとして使うメンバーが多くなってきて、日々のやり取りが可視化され、後からでも確認することが可能になりました。文書の内容に疑問があればチャットでコメントし、すぐに返信がきて、疑問の解消や文書の修正などにつながります。コミュニケーションがとてもスムーズになりました。Slack連携しているのでコメントもSlack上で通知が来るので便利です。

今では会議をはじめる前にまずflouuを立ち上げてからはじめています!会議中に参加者全員でflouuを開いて、どんどん文書を書き込むんです。一人だけだとその場で入力が間に合わない場合も、みんなで書き込めるのでフォローしあえますし、会話の記録やメモはチャットで残し、あとから文書にまとめています。

--- 理想的な活用方法で、とてもうれしいです。flouuも使い方次第では、情報が散乱する可能性がありますが、そのあたりはどのように使われていますか?

古川様:テンプレートがないと書く内容がばらついてしまうので、入力シーンごとにテンプレートを活用し、記載項目に漏れがないように注意しています。

またチーム・テーマごとにフォルダを分けて管理しているのですが、フォルダに該当しないトピックが発生すると、フォルダに格納できず段々とflouu直下にたまってしまうことがあります。それはわたしの方で定期的にチェックして、格納先を指示することで解決しています。

--- 情報共有をスムーズにするには、情報のメンテナンスが必要ですね。その労力をできる限り減らせるようflouuでは先日、全文検索機能をリリースし、ファイル内の中身検索もできるようになりました。

古川様:(実際のflouuの画面で操作しつつ)本当ですね。Googleのような検索結果になっていてわかりやすいです。使ってみます。

--- 最後に、今後のflouuに期待することを教えてください。

古川様:今回のためにメンバー全員にアンケートとりました。期待していることは、細かな機能面の要望が多いですね。当社の場合はすでに部門全体でflouuを使うことが日常に組み込まれているので、あとは文書作成時にあると便利な細かな機能が充実していけば、もっと使い勝手が良くなると思っています。

--- 古川様、ありがとうございました!

企業データ

社名:マイプリント株式会社

事業内容:婚礼印刷(招待状や席次表などのペーパーアイテムの企画)や年賀状などの印刷事業。全国1,800社のホテル・結婚式場との取引および年間154万件の年賀状印刷を受注。

従業員数:330名(2020年3月時点)

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